CC BY
258
Cloud of Science. 2019. T. 6. № 4 http:/ / cloudofscience.ru
Внедрение системы электронного документооборота на предприятии
Д. А. Серпуховитин
Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации 119571, Москва, Проспект Вернадского, 82
e-mail: d.serpuhovitin@gmail.com
Аннотация. Приведен опыт автора, полученный при реализации проекта внедрения системы электронного документооборота на производственном предприятии. Метод. Отправной точкой в формировании требований стал стандарт (спецификация) MoReq-2010 «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота». В рамках проекта было проведено комплексное обследование ИТ-инфраструктуры, разработана и внедрена «Концепция развития ИТ-инфраструктуры»; проанализированы общие и определены локальные требования к содержанию проекта; выявлены и проанализированы потребности пользователей по разработанной собственной методике; разработана методика оценки и анализа систем электронного документооборота; разработано расписание и ресурсный план проекта, а также оценена стоимость внедрения. Разработана оригинальная методология внедрения, основанная на комбинации классического и современного подходов к управлению проектами. Результатом проекта стала всеохватывающая система подготовки и внедрения информационных систем на производственном предприятии автора, учитывающая его особенности, как малого предприятия, находящегося на начальной стадии развития. Внедрение электронной системы документооборота на предприятии с неформализованными бизнес-процессами, формируемой системой управления и турбулентной внешней средой не может ограничиваться только лишь внедрением ПО СЭД, но требует множества дополнительных, стратегически важных работ (как, например, глубокое исследование требований пользователей или разработка концепции развития ИТ систем).
Ключевые слова: информационные технологии, электронная система, документооборот, цифровизация, информационная система.
1. Введение
Система документооборота является одним из краеугольных камней в фундаменте управления любой организацией и именно поэтому попытки автоматизации этой сферы управления в России начались еще в 80-х гг. прошлого века и в настоящее время уже сложно представить предприятие, в котором не была бы внедрена такая
система. Современные информационные системы управления документооборотом имеют довольно широкий функционал и часто основываются на многофункциональной платформе управления предприятием. Электронная система документооборота — это информационная система, помогающая автоматизировать работу с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессы взаимодействия между сотрудниками. При выборе СЭД необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает решение таких задач и отвечает ряду требований, предъявляемых к ней. Основным критерием выбора СЭД является соответствие системы стандартам и нормам делопроизводства, концепции развития информационных технологий предприятия, а также отсутствие противоречий с законодательством России.
2. Постановка задачи
Применение современных информационных технологий имеет большое значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, оптимизации каналов взаимодействия подразделений и сотрудников, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, т. е. в конечном счете способствует более оперативному и полному управлению документами. В результате достигается повышение: эффективности взаимодействия подразделений, управляемости, оперативности, конкурентоспособности — получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменения внешней среды.
Все это определяет актуальность и практическую значимость проекта по внедрению электронной системы управления документами.
Необходимо отметить, что предприятие по результатам предшествующей диагностики находится перед стадией высокой активности (GO-GO) [1], численность сотрудников 193 человека в 63 структурных подразделениях, система управления качеством и системность организации работ находятся на начальном этапе формирования. Основная деятельность предприятия: разработка и производство навигационных систем для авиационной техники и поставляется в рамках государственному оборонному заказу.
Осознавая это, руководство производственного предприятия в начале 2018 г. приняло решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД).
3. Методы исследования
Для выполнения решения необходимо:
1) определить границы поиска системы электронного документооборота;
2) провести оценку готовности ИТ-инфраструктуры к внедрению;
3) оценить объем и стоимость подготовки ИТ-инфраструктуры к внедрению
СЭД;
4) сформировать перечень систем электронного документооборота, наиболее
подходящих организации;
5) выбрать СЭД с учетом мнений пользователей и стоимости комплексного ре-
шения с учетом доработок ПО и ИТ-инфраструктуры;
6) сформировать и исполнить проект внедрения.
Отправной точкой в формировании требований стал стандарт (спецификация) MoReq-20101 «Типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота» [2], изданный в 2011 г. Европейской ассоциацией национальных архивов стран Европейского Союза и переведенный на русский язык, содержит более 700 требований к управлению электронными документами в 12 модулях (табл. 1).
Таблица 1. Функциональные требования к СЭДMoReq-2010
№ Группа требований Количество требований
1 Схема классификации и организация дел 77
2 Управление доступом и безопасность 40
3 Хранение, отбор и передача 68
4 Ввод и регистрация документов 69
5 Идентификация информационных объектов 33
б Поиск, извлечение и отображение 54
7 Административные функции 62
8 Опциональные модули 199
9 Нефункциональные требования 124
Каждая компания в зависимости от специфики деятельности и организации документооборота формулирует свои требования к системам электронного документооборота. Важным документом стал государственный стандарт [3], идентифицирующий следующие процессы управления документами: регистрация документа в системе, классификация доступа и защиты, установление порядка и сроков хранения и др. Такие процессы будут общими практически для любой компании. Обобщенные требования к СЭД включают в себя также: регистрацию, учет и контроль входящих, исходящих, внутренних документов, обращений, организационно-распорядительных документов; возможность перевода бумажных документов в электронный вид, потоковое сканирование, распознавание документов; постоянство бизнес-процессов и в то же время возможность выстраивать их «на лету» и в свободной форме; обмен документами между территориально распределенными
1 Model Requirements for the management of electronic records.
подразделениями; рубрикацию, категоризацию и классификацию документов; поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом морфологии языка; учет и обработку документов, находящихся на архивном хранении; формирование отчетности; управление правами доступа; применение электронно-цифровой подписи.
Рабочей группой проекта по результатам анализа внутренних нормативных документов были выявлены следующие требования к СЭД, названные «базовыми» требованиями: создание проектов документов; согласование проектов документов; утверждение документов; создание резолюций, поручений; контроль исполнительской дисциплины; контроль версий документов; протоколирование действий; необходимость обсуждения документов; делегирование полномочий по исполнению документов и т. д.
Кроме всех перечисленных выше требований, руководство ожидает соответствия возможностей системы концепции развития ИТ организации, что, в свою очередь, предполагает, как правило, масштабируемость, возможность создания территориально-распределенных СЭД, а также — расширения функциональна. Особо важное свойство системы — открытость, т. е. возможность внесения изменений, в том числе силами штатных специалистов.
4. Обсуждение результатов
Обследование показало, что информационная система организации является продуктом революционного, а не эволюционного развития и обладает крайне ограниченным функционалом в сферах: коммуникации, обработки и хранении информации и состоит из подсистем: обмена электронными почтовыми сообщениями (письма) через сеть интернет; файлового хранилища; бухгалтерского учета.
Внутренние коммуникации осуществляются преимущественно через непосредственное общение, личные мобильные телефоны и системы обмена сообщениями через сеть интернет (мессенджеры). Рабочий телефон есть не на каждом рабочем месте. Принципиальная схема информационной системы представлена на рис. 1.
Действующая информационная система обладает множеством критических недостатков и не отвечает требованиям, предъявляемым к СЭД.
Рабочие места при внедрении любой из СЭД разделяют на два типа: 1) рабочее место администратора системы и 2) рабочее место пользователя. Различия заключаются в более производительном процессоре, объеме оперативной памяти и свободного пространства на жестком диске первого. Типовые требования к конфигурации ПК были взяты с сайтов разработчиков и поставщиков ПО.
Рисунок 1. Принципиальная схема действующей ИС, где: БД — база данных; ДС СМК — документы по стандартизации системы менеджмента качества; КД — конструкторская
документация; ОРД — организационно-распорядительная документация; ПД — программная документация; ПК — персональный компьютер; ПП — производственное планирование; ПУ — проектное управление; СП — служба персонала; Ср — среда разработки; СУ — система управления; ТД — технологическая документация; МД — метрологическая
документация
Примечания: 1) линиями показаны информационные потоки; 2) связи двунаправленные, т. е. доступ, в общем случае, может быть, как на «чтение», так и на запись»
Необходимо отметить, что типовые конфигурации носят рекомендательный характер — разработчики СЭД указывают минимальные параметры системы при работе в рекомендованной стандартной (без надстроек) операционной системе и дополнительного параллельно работающего ПО. На реальном рабочем месте производительность клиентского приложения СЭД может быть существенно ниже из-за особенностей программной среды и конфигурации ПК.
Обследование парка ПК проводилось по наиболее важным характеристикам: объему оперативной памяти (RAM) и частоте процессора. Персональными компьютерами оснащено 108 рабочих мест, предполагаемых к интеграции в СЭД.
Анализ конфигураций рабочих ПК показали что минимальным требованиям не соответствует: 18% ПК по объему оперативной памяти и 12% по частоте процессора. Необходимо отметить, что все ПК, несоответствующие по объему оперативной памяти, также соответствуют и по частоте процессора.
Распределение ПК с объемом оперативной памяти по направлениям деятельности показало несоответствия: 25% ПК в администрации; 40% в КБ и 35% ПК в производстве. Несмотря на большое относительное количество несоответствующих минимальным требованиям ПК (65%) в направлениях наиболее перспективных для пилотного внедрения СЭД, абсолютное значение составляет всего 13 ПК и может быть сведено к нулю к концу проекта при условии корректировки планов по обновлению парка. Поэтому затраты на обновление парка ПК не были включены в затраты проекта.
На быстродействии СЭД, а значит, и на комфорте работы с ней, а также на устойчивость работы влияет состав и конфигурация серверного оборудования или в случае виртуализации серверов — количество ресурсов, выделенных под тот или иной сервер.
Типовые требования к конфигурации серверов также приводятся на сайтах разработчиков и поставщиков и носят то же характер, что и рекомендации к типовым конфигурациям ПК пользователей.
Обследование серверного оборудования показало, что ни один из серверов не обладает минимальными характеристиками для полноценного внедрения СЭД. Кроме того, только наращивание характеристик (замена процессора или увеличение RAM) или покупка нового сервера не может быть решением, поскольку (текущей топологии) серверное оборудование соединено напрямую, а структура сети не является доменной — является необходимым условием для внедрения СЭД.
Таким образом, подготовка ИТ-инфраструктуры должна носить комплексный и стратегический характер и осуществляться не только исходя из требований этого проекта, но и с учетом концепции развития информационных систем организации. На момент начала проекта такая концепция отсутствовала, следующим шагом проекта стала разработка и внедрение документа «Концепция внедрения информационных систем на производственном предприятии» (далее — Концепция).
Разработанная рабочей группой Концепция определяет следующие направления автоматизации и цифровизации, а также новую архитектуру информационной системы управления и место СЭД — рис. 2 (межсистемные коннекторы условно не показаны).
Рисунок 2. Архитектура информационной системы управления
После проведенных исследований и консультаций с внешними специалистами был выбран сервер, построенный по принципам гиперконвергентности [4-6].
Такое решение позволит, помимо внедрения СЭД, также уйти от «стихийно» создававшейся топологии сети к доменной структуре. Новая топология ИТ-инфраструктуры после интеграции сервера приведена на рис. 3.
Рисунок 3. Новая топология ИТ-инфраструктуры
Формирование исходных требований к СЭД не ограничивается общими требованиями к функционалу ПО, но носит комплексный характер. Исключение хотя бы одного направления: общая (максимальная) функциональность ПО, удобство работы пользователей, соответствие Концепции и т. д. может привести как к сильному сопротивлению пользователей, так и к значительным тратам в будущем на доработку и совершенствованию ИТ-инфраструктуры. Таким образом, проект по внедрению СЭД в организации должен включать решение следующих задач:
1) выбор СЭД и ее конфигурации на основе требований пользователей;
2) подготовка ИТ-инфраструктуры исходя из конфигурации СЭД и Концеп-
ции;
3) внедрение СЭД, (формирование пилотной группы, обучение администра-
тора и ключевых пользователей, разворачивание системы и т. д.);
4) анализ результатов внедрения и проведение комплекса корректирующих
и предупреждающих мероприятий.
Для формирования расписания, бюджета и проектной команды, необходимо: 1) утвердить СЭД; 2) выбрать конфигурацию серверного оборудования; 3) сформировать расписание проекта, бюджет и этапы финансирования; 4) критерии заверше-
ния проекта. Поскольку отправной точкой проекта является пакет2 ПО, выбор СЭД должен состоять из следующих шагов: предварительный отбор; субъективная оценка; анализ функционала; оценка стоимости; выбор конфигурации оборудования и оценка ее стоимости. Окончательный выбор СЭД для внедрения будет сделан исходя из суммарной стоимости компонентов: пакета ПО и стоимости серверного оборудования.
На этапе предварительного отбора отсеивались системы, присутствующие на рынке менее 5 лет или не имеющие крупных заказчиков, а также системы, требующие постоянной доработки и (или) обновления. В результате отбора было выбрано 11 систем: Documentum; 2) Directum RX; 3) DocsVision; 4) Дело (ЭОС); 5) Тезис; 6) Кодекс; 7) Босс-референт (Lotus Notes); 8) EOS for SharePoint (ЭОС); 9) Alfresco; 10) Е1 Евфрат; 11) ELMA ЕСМ. Безусловно, на рынке присутствует значительно большее количество систем, удовлетворяющих требованиям предварительного отбора, но в целях экономии времени риск пропуска подходящей системы был принят руководителем проекта, а решение согласовано с руководством организации. Субъективная оценка эксплуатационных качеств была составлена по отзывам и описаниям на различных ресурсах в сети интернет. В табл. 2 приведены субъективные критерии оценки и коэффициенты их значимости.
Величина коэффициента значимости определялась методом экспертных оценок путем осреднения мнений сотрудников. Каждому критерию присуждалась оценка (балл): хорошо (3); средне (2); плохо (1), далее умножалась на коэффициент значимости и суммировалась накопленным итогом. Результаты субъективной оценки приведены на рис. 4.
14
Рисунок 4. Результаты субъективной оценки
2 Под термином «пакет ПО» в статье понимается количество пользовательских лицензий и программное обеспечение, выполняющее функции СЭД.
Таблица 2. Критерии оценки и коэффициент значимости
№ Наименование критерия Коэффициент значимости критерия
1 Функциональность (количество и полнота реализованных функций) 1
2 Интерфейс Электронная система документооборота — это информационная система, помогающая автоматизировать работу с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессы взаимодействия между сотрудниками. При выборе СЭД необходимо убедиться в том, что система действительно обеспечивает решение таких задач и отвечает ряду требований, предъявляемых к ней. Основным критерием выбора СЭД является соответствие системы стандартам и нормам делопроизводства, концепции развития информационных технологий предприятия, а также отсутствие противоречий с законодательством России. Доступ через веб-браузер; Практичность (простота, удобство и т. д.) 0.8
3 Сопутствующее ПО - Тип и количество поддерживаемых ОС; - Тип и количество поддерживаемых СУБД 0.5
4 Условия лицензирования 0.5
5 Внедрение и настройка системы 1
6 Администрирование, обновление системы 0.7
7 Открытый код (возможность модификации системы собственными силами) 0.5
8 Условия интеграции с информационными системами предприятия 0.5
Примечание: для критериев 2 и 3 итоговая оценка вычислялась как произведение суммы значений по каждому подкритерию на коэффициент значимости.
Для удобства анализа результаты анкетирования были сгруппированы по характерным категориям:
- работа с документами (рис. 5);
- управление задачами (рис. 6);
- функции канцелярии (рис. 7);
- состав системы и системные функции (рис. 8);
- поддерживаемые СУБД (рис. 9);
- организация доступа к данным и объектам системы (рис. 10);
- прочие функции СЭД (рис. 11);
- дополнительные возможности (рис. 12);
- возможности по модернизации системы (рис. 13).
Розовым цветом в правой части рисунков выделены наиболее важные для опрошенных функции.
Рисунок 5. Работа с документами: 1.1 — Атрибутивный поиск документа; 1.2 — Полнотекстовый поиск документа; 1.3 — Поиск документа по штрих-коду; 1.4 — Распознавание скан-образа документов;
1.5 — Сканирование напрямую в систему;
1.6 — Потоковый ввод документов; 1.7 — Интеграция с электронной почтой; 1.8 — Контроль нахождения бумажных оригиналов документов (хранение в системе информации о фактическом месторасположении документа); 1.9 — Печать карточек
документа; 1.10 — Шаблоны документов
Рисунок 6. Управление задачами: 1.14 — Автоматическое завершение задач участников согласования, которые в течение указанного срока не выносят решения; 1.16 — Конкурентные задачи (если один из согласующих взял задачу, у остальных участников этапа задача исчезает); 1.20 — Назначение поручения одновременно нескольким исполнителям; 1.21 — Создание дочерних поручений; 1.22 — Отложенный запуск поручений; 1.23 — Создание периодических поручений; 1.24 — Назначение ответственного на контроль
Рисунок 7. Функции канцелярии: 1.25 — Резервирование регистрационных номеров; 1.26 — Ведение номенклатуры дел; 1.27 — Перенос оперативных документов в архивное хранилище; 1.28 — Автоматический контроль сроков хранения дел
Рисунок 8. Состав системы и системные функции: 1.29 — «Толстый» клиент (вся логика выполняется на КП пользователя, на сервере хранятся только данные); 1.30 — Веб-клиент (работа в системе через внутреннюю сеть или Интернет; вся логика выполняется на сервере); 1.31 — Клиент для IPad; 1.32 — Клиент для Android; 1.33 — Почтовый клиент (работа с задачами через почтовую программу)
6,90%
□ 1.34 01.35 □ 1.36 Р1 37
Рисунок 9. Поддерживаемые СУБД: 1.34 — Поддержка MS SQL Server; 1.35 — Поддержка PostgreSQL; 1.36 — Поддержка Oracle Database; 1.37 — Поддержка Firebird
□ 1.43 01.44 01.45 01.46
Рисунок 11. Прочие функции СЭД: 1.43 — Замещение должностей; 1.44 — Делегирование полномочий; 1.45 — Электронно-цифровая подпись; 1.46 — Шифрование
□ Î.39 □ 1.40 01.41 Ol 42
Рисунок 10. Организация доступа к данным и объектам системы: 1.39 — Дискретная модель разграничения прав доступа (назначаются права доступа к объектам системы); 1.40 — Мандатная модель разграничения прав доступа (устанавливается уровень
допуска для пользователя и для объектов системы); 1.41 — Ролевая модель разграничения прав доступа (права назначаются в зависимости от роли пользователя); 1.42 — Контекстно-ролевая модель разграничения прав доступа (права назначаются автоматически в зависимости от роли пользователя и значений атрибутов объекта)
□ 2.1 Q2.2 D2.3 □ 2.4 02.5
□ 2.6 О/ I D2.8 □ 2.9
Рисунок 12. Дополнительные возможности: 2.1 — Интеграция с 1С; 2.2 — Корпоративный портал; 2.3 — CRM (Customer Relationship Management или управление отношениями с клиентами); 2.4 — Управление проектами; 2.5 — Управление совещаниями;
2.6 — Управление договорами (контроль договорной документации, сроков, оплаты и т. д.); 2.7 — Учет трудозатрат сотрудников; 2.8 — Наличие готовых отчетов; 2.9 — Встроенная система KPI
Рисунок 13. Возможности по модернизации системы: 3.1 — Язык программирования С#; 3.2 — Язык программирования VB.NET; 3.3 — Язык программирования JavaScript; 3.4 — XSLT (язык преобразования XML-документов); 3.5 — Процедурное расширение языка SQL Transact SQL; 3.6 — Дизайнер карточек; 3.7 — Дизайнер отчетов
По результатам обобщения и анализа были выявлены системы, наиболее полно отвечающие потребностям пользователя (табл. 3).
Таблица 3. Результаты анализа
№ п/п. Наименование СЭД Степень соответствия, %
1 Тезис 93.1
2 Directum RX 82.8
3 ELMA ECM 82.8
4 Docsvision 82.8
5 Landocs 72.4
Стоимость ПО рассчитывалась для количества одновременно находящихся в системе пользователей: 52 — высшее руководство уровней; 70 — руководители всех уровней; 150 — все сотрудники Общества. Для расчета стоимости была сформирована «базовая конфигурация» ПО, индивидуальная для каждой системы, учитывающая потребности пользователей. В расчет стоимости не включены расходы на внедрение специалистами поставщика, стоимость обновления (замены) серверного оборудования и ПК пользователей. Оценка стоимости СЭД в конфигурациях: пакет 52; пакет 70; пакет 100; пакет 150 приведены диаграммах рис. 14-17.
Для оценки стоимости серверного оборудования приняты требования к серверам СЭД, занявшие первые 3 места по показателям «субъективная оценка» и стоимости «базовой конфигурации», а также Docsvision и Landocs3. Конфигурация серверного оборудования выбиралась исходя из рекомендаций разработчика с учетом
3 Системы Docsvision и Landocs были введены в проект по директивному требованию высшего руководства уже после этапа оценки стоимости ПО в пакете лицензий, поэтому предшествующие этапы оценок для них не проводились.
одновременного подключения к СЭД 100 человек (2/3 от максимального количества пользовательских лицензий) запаса 30% по объему оперативной памяти и 25% по тактовой частоте процессора. Состав серверного оборудования: сервер приложения ^еЬ-сервер) — 1 шт.; сервер базы данных (SQL-сервер) — 1 шт.
Рисунок 14. Оценка стоимости ПО СЭД в пакете 52 лицензий
Рисунок 15. Оценка стоимости ПО СЭД в пакете 70 лицензий
ЕОБ Ьг БИагеРотг (ЭОС)
ООСБУЫОП
Е1.МА ЕСМ (с модулем КР1)
□¡гесшт ИХ (БД Ро5гегез БСИ.)
□¡гесшт ИХ (БД МБ 5Си)
1,775
1,345 1,022
Щ 1,38
^00,12275
^Р 1,38
I Баллы, (балл/10) ■ Стоимость, мил.руб.
Рисунок 16. Оценка стоимости ПО СЭД в пакете 100 лицензий
Рисунок 17. Оценка стоимости ПО СЭД в пакете 150 лицензии
Сравнительная суммарная оценка стоимости серверного оборудования приведена на рис. 184.
Затраты на обеспечение функционирования дополнительного серверного оборудования (охлаждение, размещение на дополнительной площади, обеспечение
4 Цены действительны на 03.04.2018 г.
инфраструктурой и т. д.) не учитывались. Оценка стоимости внедрения проводилась для вариантов разворачивания, приведенных в табл. 4.
600000
528470
503300 _
БООООО 400000
300000 200000
100000 О
□¡гесшт Ю( Тезис 1_апс1ос5 Е1.МА ЕСМ Оос\льюп
Рисунок 18. Суммарная стоимость серверного оборудования, руб.
Таблица 4. Варианты внедрения СЭД
№ п/п Параметр Вариант 1: пилотное внедрение Вариант 2: проектное внедрение
1 Установка и первичная настройка СЭД поставщиком да да
2 Количество пользовательских лицензий 15 150
3 Количество одновременно находящихся в системе пользователей 15 100
4 Количество администраторов, обученных поставщиком 2 2
5 Количество пользователей, обученных поставщиком 10 50
5. Вывод
Обобщая результаты проекта, можно сказать, что внедрение электронной системы документооборота на предприятии с неформализованными бизнес-процессами, формируемой системой управления и турбулентной внешней средой не может ограничиваться только лишь внедрением ПО СЭД, но требует множества дополнительных, стратегически важных работ (как, например, глубокое исследование требований пользователей или разработка концепции развития ИТ систем). Проект по внедрению электронной системы документооборота задумывался как отравная точка в создании информационной системы управления предприятием, которая в дальнейшем позволила бы не только соединить все подразделения во всех направ-
лениях, но также автоматизировать множество рутинных функций, не добавляющих ценности продукту.
Литература
[1] Адизес И. Управление жизненным циклом корпораций. Пер. с англ. В. Кузина. — М. : Манн, Иванов и Фербер, 2014.
[2] MoReqlG1G Core Services Publication — Addresses International Records Management Requirements, DLM Forum Foundation «MoReqlG1G Version 1.1» [Электронный ресурс] URL: http://www.dlmforum.eu/index.php/resources/21 -the-moreq-work-programme.
[3] ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Ростехрегулирования 12.03.2007 № 28-ст).
[4] Российский интернет-портал и аналитическое агентство Tadviser: «Что такое гиперконвергентная инфраструктура и почему она стала так популярна?» [Электронный ресурс] URL: http://www.tadviser.ru/a738lll8.
[5] Ганьжа Д. «Гиперконвергенция: ИТ-инфраструктура на раз, два, три» // Журнал сетевых решений/LAN. 2G16. № 5. C. 33-39.
[6] Блог ООО «ИТ-ГРАД» «Немного о конвергентной (и гиперконвергентной) ИТ-инфраструктуре» [Электронный ресурс] URL: https://habr.com/ru/company/it-grad/blog/281813 (дата обращения 07.11.2018)
[l] Руководство к cводу знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK). — б-е изд. — Project Management Institute, Inc., 2G1l.
[8] Сазерленд Дж. Scrum. Революционный метод управления проектами: пер. с англ. М. Гескиной. — М. : МИФ, 2016.
[9] Неретина Е. А., Бочкина О. Н. Управление проектами на основе Scrum методологии // Управление экономическими системами. 2017. № 4 (98).
[1G] Шваб К. Четвертая промышленная революция: пер. с англ. — М. : Эксмо, 2019. Автор:
Дмитрий Александрович Серпуховитин — аспирант, Институт государственной службы и управления Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации; начальник службы развития систем управления и качества, ООО «НПК» Электрооптика»
Experience in the Implementation of Electronic Document Management System at the Production Plant
D. A. Serpukhovitin
Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration, 82, Vernadsky prosp., Moscow, 119571Russia e-mail: d. serpuhovitin@gmail. com
Absract. Experience of the author within the project to introduction of the electronic document management system at manufacturing enterprise is given in article. Within the project comprehensive examination of IT infrastructure was conducted, "The concept of development of IT infrastructure" is developed and implemented; the general are analysed and local requirements to contents of the project are defined; needs of users by the developed own technique are revealed and analysed; the technique of assessment and the analysis of electronic document management systems is developed; the schedule and the resource project plan is developed, and introduction cost is also estimated. The original methodology of introduction based on a combination of classical and modern approaches to project management is developed. The comprehensive system of preparation and introduction of information systems at manufacturing enterprise of the author considering his features as the small enterprise which is at an initial stage of development became result of the project.
Keywords: enterprise economics, management, innovations, information technologies, management, ECM, digitalization, information system.
References
[1] Adizes I. K. (2004) Managing corporate lifecycles (The Adizes Institute).
[2] MoReq2010 Core Services Publication —Addresses International Records Management Requirements, DLM Forum Foundation «MoReq2010 Version 1.1», (http://www.dlmforum.eu/index.php/resources/21-the-moreq-work-programme).
[3] State Standard R ISO 15489-1-2007. National standard of the Russian Federation. The system of standards according to information, library and to publishing. Management of documents. The general requirements (app. by the Order Rostekhregulirovaniya of 12.03.2007 № 28-st). [In Rus]
[4] Rossijskij internet-portal i analiticheskoe agentstvo Tadviser: «CHto takoe giperkonvergentnaya infra-struktura i pochemu ona stala tak populyarna?» (http://www.tadviser.ru/a/387728). [In Rus]
[5] Gan'zha D. (2016)Magazine of network decisions /LAN, (5):33—39. [In Rus]
[6] The blog of LLC IT-GRAD «Is a little about convergent (and hyper convergent) IT infrastructure» (https://habr.com/ru/company/it-grad/blog/281813). [In Rus]
[7] (2017) PMBOK GUIDE A guide to the project management body of knowledge. Sixth ed. (Project Management Institute, Inc.)
[8] Sutherland J. (2015) SCRUM. The Art ofDoing Twice the Work in Halfthe Time (Crown Business).
[9] Neretina E. A., Bochkina O. N. (2017) Upravlenie ekonomicheskimi sistemami, (98).
[10] Schwab K. (2017) The fourth industrial revolution (World Economic Forum).
