CC BY
96
Цай Н.И.
Ассистент МИРЭА - Российского технологического университета (РТУ
МИРЭА), Москва Tsay N.
Assistant of MIREA - Russian Technological University (RTUMIREA), Moscow E-mail: caj@mirea.ru
Боюнова А.С.
Студент МИРЭА - Российского технологического университета (РТУ
МИРЭА), Москва Boyunova A.
Student of MIREA - Russian Technological University (RTUMIREA), Moscow E-mail: alenaboyunova@gmail. com
ВНЕДРЕНИЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ГОСУДАРСТВЕННОЙ ГРАЖДАНСКОЙ
СЛУЖБЕ
Implementation of interdepartmental electronic document flow in the state civil
service
Аннотация: В статье рассматривается межведомственное электронное взаимодействие в части осуществления электронного документооборота, а именно история его развитие и ключевые аспекты МЭДО.
Ключевые слова: государственная гражданская служба, информационные технологии, межведомственное взаимодействие, электронный документооборот.
Abstract: The article discusses interagency electronic interaction in terms of the implementation of electronic document management namely, the history of its development and the key aspects of MEDO.
Keywords: public civil service, information technology, interdepartmental interaction, electronic document management
Быстрое развитие информационных технологий в последние десятилетия открывает как перед бизнес-сектором, так и перед государственным большой спектр возможностей. С распространением компьютерных технологий стало понятно, что наиболее эффективным инструментом, позволяющим повысить качество работы государственных служащих и всего государственного аппарата в целом, станет его информатизация. И одной из первых она коснулась системы документооборота. Выбор не случаен. Именно документооборот является
одним из ключевых аспектов организации деятельности любого ведомства. Правильно и грамотно организованный документооборот позволяет своевременно получать необходимую для принятия управленческих решений информацию, осуществлять контрольные функции за исполнение поручений разного уровня руководства, да и просто систематизировать работу.
В рамках реализации Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (2002 - 2010 годы), утвержденной для решения задач по внедрению информационных технологий на государственной гражданской службе в 2002 году, было реализовано множество проектов по переводу документооборота на государственной гражданской службе в электронный вид, но несмотря на это, за прошедшие десять лет проблема полностью так и не была решена в некоторых ведомствах.
Действительно, компьютеры появились на всех рабочих местах в министерствах и ведомствах, в ряде ведомств даже появились автоматизированные системы делопроизводства, но они обеспечивали автоматизацию только отдельных внутриведомственных операций, чаще всего, централизованную регистрацию и контроль исполнения документов службой ДОУ, что не привело к кардинальному повышению эффективности работы.
Зачастую внедрение системы электронного документооборота означало лишь дополнительный объем работы для государственных гражданских служащих, например, введение отчета в систему об исполнении тех или иных документов, необходимость выделения дополнительных сотрудников для обслуживания системы, ввода данных и т.п.
Следующая попытка повышения эффективности работы управленческого аппарата связана с созданием системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Однако попытка организации межведомственного обмена документами выявила ряд проблем, а именно:
• наличие в ведомствах несовместимых между собой систем электронного документооборота (СЭД). В федеральных ведомствах используются и крупные системы мирового уровня, такие как DOCUMENTUM корпорации EMC, Open Text, решения на платформе IBM Lotus Notes - CompanyMedia, БОСС-Референт, решения крупных российских разработчиков - система ДЕЛО (Электронные офисные системы), Евфрат (Cognitive Technologies), DocsVision, LanDocs (Ланит), так и множество решений мелких компаний. Также часто встречались индивидуально разработанные системы по заказу министерства (ведомства).
• отсутствие систем СЭД в ряде ведомств или наличие крайне устаревших, не поддерживаемых разработчиками систем СЭД;
• отсутствие доступа к СЭД с рабочих мест большинства сотрудников;
• зачастую СЭД использовалась только в рамках службы ДОУ ведомства.
Позднее было принято постановление Правительства от 6 сентября 2012 г. №890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти» (далее - Постановление). Данным Постановлением было установлено, что переход на обмен электронными документами при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти между собой и с Правительством России должен быть завершен до 31 декабря 2017 года.
Также в соответствии с Постановлением были реализованы пилотные проекты по внедрению электронного документооборота между Аппаратом Правительства Российской Федерации и Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, а также между Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Министерством юстиции Российской Федерации в части государственной регистрации нормативных правовых актов Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Также Постановлением закреплялась возможность создания документов как на бумажном носителе, так и в электронной форме (если сведения документа не содержат государственную тайну).
Система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) - это федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия СЭД участников межведомственного электронного документооборота. Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:
• документы - метаданные (реквизиты) документов и их файлы,
• уведомления — информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.
Целью создания и использования МЭДО является повышение эффективности управления в органах государственной власти. МЭДО позволяет сократить время прохождения документов между организациями и ведомствами, а также минимизировать затраты на обработку и отправку документов, мониторинг хода рассмотрения и исполнения документов.
Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО, ведет адресные справочники МЭДО, а также реализует создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.
Основной принцип МЭДО - интеграция, имеющихся СЭД, участников МЭДО и транспортной системы (почтовой службы), обеспечивающей в автоматизированном режиме защищенный обмен электронными сообщениями.
Принципы реализации МЭДО:
• все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями, утвержденный ФСО России и Минцифры России;
• каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), который позволяет обмениваться электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующий временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему МЭДО);
• каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, который обеспечивает:
о для поступающих по МЭДО сообщений - прием и преобразование из единого формата обмена во формат СЭД для дальнейшей обработки;
о для исходящих по МЭДО сообщений - их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.
МЭДО эксплуатируется с 2009 года и развивается по настоящее время. На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками происходило посредством обмена электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам), также производился обмен уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации названных документов. По ходу совершенствования технологии обмена по МЭДО, изменялись и требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании). При этом развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов.
В настоящее время МЭДО переходит на новый уровень развития, а именно осуществляется переход на обмен по МЭДО документами в электронном виде.
В рамках перехода на систему МЭДО разработаны и утверждены следующие документы:
• Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25 декабря 2014 г. № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;
• Перечень видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. распоряжением Правительства РФ от 2 апреля 2015 г. № 583-р);
• Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством
обмена документами в электронном виде (утв. совместным приказом Минкомсвязь России и ФСО России от 27 мая 2015 г. № 186/258).
В соответствии с перечисленными документами участники МЭДО в процессе информационного взаимодействия могут обмениваться документами в электронном виде с электронными подписями. При этом вид электронной подписи - усиленная квалифицированная электронная подпись.
Порядок осуществления взаимодействия по МЭДО:
• Документ в электронном виде готовится в СЭД отправителя;
• Автор документа подписывает файл документа в формате РОБ/Л-1 электронной подписью (файл документа может быть подписан одним или несколькими должностными лицами);
• Отправитель документа формирует графические элементы визуализации регистрационных данных отправляемого документа и его электронной подписи (одной или нескольких) и в виде графических файлов направляет в составе электронного сообщения по МЭДО вместе с координатами, определяющими местоположение этих графических элементов при отображении (визуализации) документа получателем;
• Получатель документа проверяет полученный документ на соответствие Требованиям, в т.ч. проверяет электронную подпись (подписи), и либо отказывает в регистрации документа с указанием причины отказа, либо регистрирует документ в своей СЭД. Документ может быть отображен получателем с использованием графических элементов визуализации (либо полученных от отправителя документа, либо сформированных самостоятельно на основе полученных данных) и их координат.
Электронной подписью могут подписываться не только файлы документов, а также, при желании, файлы приложений к документам, при этом требований к формату файлов приложений и формированию отметок об их электронных подписях не предъявляется.
Информационное взаимодействие по МЭДО предусматривает возможность обмена документами и без электронной подписи (как это было ранее). При этом любой обмен по МЭДО документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) должен сопровождаться обменом уведомлениями.
Все эти изменения требуют расширения возможностей программных комплексов сопряжения (адаптеров) СЭД всех участников взаимодействия.
Отправка документации по МЭДО несомненно была гораздо привлекательнее отправки почтой, ведь по МЭДО письма попадали в нужное ведомство уже в день отправления, когда при отправке почтой письмо могло идти от двух дней до недели. Сейчас к МЭДО подключены практически все министерства и ведомства. В субъектах Российской Федерации к МЭДО подключены только Администрации субъекта.
В настоящее время большинство министерств и ведомств уже полностью перешли на электронный документооборот, что значительно облегчает работу службы ДОУ, а в некоторых случаях позволяет и вовсе
обходиться без данной службы. Регистрация и отправка писем (за исключением документов ДСП) в системе электронного документооборота происходит автоматически.
Также решена проблема недостаточного места в архивных хранилищах, ведь материального документа не существует. Все образы электронных документов хранятся в системе. Это значительно экономит средства, а также избавляет службу ДОУ от дополнительной работы по учету и хранению документов.
Список использованных источников
1. Система межведомственного электронного документооборота органов власти.
URL:
https://www.eos.ru/eos_products/solution/gosudarstvennyy_sektor/medo/ (дата обращения: 10.10.2020).
2. Организация и ведения документооборота, его основные этапы URL: https://cyberleninka.ru/article/n/organizatsiya-i-vedenie-
dokumentooborota-ego-osnovnye-etapy (дата обращения: 12.10.2020).
Spisok ispol'zovannyh istochnikov
1. Sistema mezhvedomstvennogo jelektronnogo dokumentooborota organov
vlasti.
URL:
https://www. eos. ru/eos_products/solution/gosudarstvennyy_sektor/medo/ (data obrashhenija: 10.10.2020).
2. Organizacija i vedenija dokumentooborota, ego osnovnye jetapy
URL: https://cybeHeninka.ru/artideM/organizatsiya-i-vedenie-
dokumentooborota-ego-osnovnye-etapy (data obrashhenija: 12.10.2020).
