CC BY
30
УДК 930.22
05.25.00 Документальная информация
РЕАЛИЗАЦИЯ КОНЦЕПЦИИ «ЭЛЕКТРОННОГО ПРАВИТЕЛЬСТВА» В ВЫСШЕМ УЧЕБНОМ ЗАВЕДЕНИИ
Каширина Елена Ивановна кандидат исторических наук, доцент кафедры компьютерных технологий и информационной безопасности
РИНЦ-SCIENCE INDEX. SPIN-^=1886-9172 [email protected]
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Кубанский государственный технологический университет ", г. Краснодар, Россия
350072, улица Московская, 2, Краснодар, Россия
В статье рассмотрены актуальные сегодня вопросы перехода на безбумажную технологию обмена документированной информации. Общая тенденция применения информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления связана с концепцией «электронного правительства» и «информационного общества». В работе дан обзор нормативно-правовой основы Концепция «электронного правительства» в России. Рассмотрена динамика современных форм информационного взаимодействия и создания единого информационного пространства в целях оперативного, эффективного взаимодействия социума и государства, в том числе переход на работу с документами в электронном виде, по вопросам образования и науки. Автором проведен подробный анализ функционирования модуля «Взаимодействие», участниками которого являются Минобрнауки России и подведомственные организации, обозначены технологические особенности обмена документной информации. На основе анализа дана оценка реализации модуля «Взаимодействие», отмечается актуальность и высокая эффективность информационного обмена, а также простота и комфортность работы для пользователя
Ключевые слова: ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ, СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ, УПРАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИЕЙ, ЭЛЕКТРОННЫЕ СООБЩЕНИЯ, МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Doi: 10.21515/1990-4665-127-065
UDC 930.22
Documentary information
THE IMPLEMENTATION OF THE CONCEPT OF "ELECTRONIC GOVERNMENT" IN HIGHER EDUCATION
Kashirina Elena Ivanovna Candidate of historical Sciences RSCI-SCIENCE INDEX. SPIN-code=1886-9172 [email protected]
Federal State Budgetary Educational Institution of Higher Education «Kuban State Technological University» Krasnodar, Russia 350072, Moskovskaya street, 2, Krasnodar, Russia
The article describes the current state of the transition to paperless exchange of documented information. The general trend of application of information technologies in the field of document management is linked to the concepts of "electronic government" and "information society". The article gives an overview of the legal and regulatory framework the concept of "electronic government" in Russia. We present the dynamics of modern forms of communication and creating unified information space to ensure efficient, effective interaction of society and the state, including the transition to work with documents in electronic form, on education and science. The author has conducted a detailed analysis of the functioning of the module of "Interaction" between the Ministry of education and science and its subordinate organizations; we have also identified technological features of exchange document information. Based on the analysis, we give the evaluation of the implementation of the module of "Interaction"; we emphasize the urgency and high efficiency of information exchange, as well as comfort for users
Keywords: ELECTRONIC DOCUMENT, ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM, ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT BETWEEN DEPARTMENTS, INFORMATION MANAGEMENT, ELECTRONIC COMMUNICATIONS, INTERDEPARTMENTAL DOCUMENT CIRCULATION
Общая тенденция применения информационных технологий в сфере документационного обеспечения управления связана с концепцией «электронного правительства». Век, в котором мы живем, в целом характеризуется построением глобального информационного общества. Этот процесс затронул все сферы социума. Среди прочих разработок основной технологией стали сбор, обработка, передача и хранение документированной информации. Потребность в новых средствах и способах обработки информации все растут. Вектор развития основан на динамике современных форм информационного взаимодействия и создания единого информационного пространства в целях оперативного, эффективного взаимодействия общества и государства.
Концепция «электронного правительства» в России была определена Постановлением Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65 "О федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002 - 2010 годы)» (ФЦП) [1]. Концепция обусловила идеологию формирования инфраструктуры «электронного правительства» к 2009-2010 гг. В рамках ФЦП был создан единый портал государственных услуг, и что самое важное обеспечен доступ к этим услугам через сайты органов власти, многофункциональных центров, а также «службы одного окна». Появились терминалы «Электронной приёмной Президента Российской Федерации», самообслуживания граждан, мобильные приложения и сервисы. Траектория создания государственных информационных систем получила дальнейшее развитие в положениях о системе межведомственного электронного документооборота МЭДО [2] и о единой системе межведомственного электронного документооборота СМЭДО [3]. В октябре 2010 года Правительство Российской Федерации утвердило государственную программу Российской Федерации
«Информационное общество (2011-2020 годы)». Конечный результат реализации этой программы - создание целостной и эффективной системы использования информационных технологий, при которой граждане получают максимум выгод, характеризующих целевое состояние уровня и качества жизни населения, социальной сферы, экономики, общественной безопасности, государственных институтов, степени реализации других общественно значимых интересов и потребностей в сфере развития информационного общества [4]. Распоряжением Правительства Российской Федерации от 12 февраля 2011 г. № 176-р был утвержден план мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот [5].
Информатизация общества предъявляет серьезные и повышенные требования к документированной информации. Сегодня это одна из актуальных проблем отрасли. В 2012 году в соответствии с Планом мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот был запланирован переход на работу с документами в электронном виде, в том числе по вопросам образования и науки. Реагируя на вызов времени и исполняя поручение Минобрнауки России от 14.05.2012г. № 07-240 «Об электронном взаимодействии», подведомственные учебные заведения перешли на безбумажный документооборот с Министерством образования и науки Российской Федерации в рамках программного модуля «Взаимодействие».
Под взаимодействием понимается обмен электронными сообщениями между участниками электронного документооборота в виде электронных документов и уведомлений. Основной принцип МЭДО состоит в обеспечении в автоматизированном режиме защищенного обмена электронными сообщениями между всеми участниками межведомственного электронного документооборота. Информация о ходе
получения, регистрации, рассмотрения и исполнения документов, передаваемых по МЭДО, направляется в виде уведомлений. В качестве основного тезиса цель создания МЭДО - повышение эффективности управления в целом. Ключевые показатели эффективности достигаются за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации трудозатрат на обработку и отправку документов, мониторинга исполнения поручений, а также в возможности получения оперативной информации. Программный модуль «Взаимодействие» обеспечивает автоматизацию процесса документационного взаимодействия в части передачи документов и метаданных в электронном виде через адрес электронной почты, предназначенный исключительно для данного вида взаимодействия.
Во исполнение поручения Минобрнауки России от 29.07.2013 №11146 «О переходе на работу с документами в электронном виде по системе электронного взаимодействия» на основании инструктивных писем Минобрнауки России от 26.12.2011 № МК-1777/07 «Об электронном взаимодействии», от 21.12.2012 № 11-120 «О переходе на работу с документами в электронном виде по системе электронного взаимодействия» в подведомственных организациях утвержден Регламент электронного взаимодействия с Министерством образования и науки Российской Федерации (далее - Регламент).
Регламент устанавливает общие правила документационного взаимодействия системы электронного документооборота и контроля исполнения поручений (далее - СЭДКП) Минобрнауки России (далее -Министерство) с системами электронного документооборота университета (далее - СЭД), включающего в себя передачу электронных сообщений и метаданных между ними. Положения Регламента распространяются на организацию обмена электронными сообщениями и содержащимися в них
электронными образами документов, включая их подготовку, обработку, учет, хранение, использование и контроль исполнения, осуществляемые с помощью программного модуля «Взаимодействие» за исключением электронных сообщений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и служебную информацию ограниченного доступа (распространения).
Работа в системе происходит в режиме всплывающих окон форме диалога, в процессе которого пользователь выбирает из предложенного меню необходимые ему действия, отвечает на запросы системы и вводит необходимую информацию.
В программе предлагается выбор объектов из следующих справочников: «Адресаты», «Подписывающие» (должностные лица, имеющие право подписи), «Исполнители», «Регионы», «Организации», «Департаменты», «Должности», «Персоналии» (Рис. 1.). Справочник «Адресаты» поставляется вместе с программой при ее установке. В указанном справочнике информация о том, в чей адрес можно направлять документы. Справочники «Подписывающие» и «Исполнители» формируются самой подведомственной организацией из числа руководителей, имеющих право подписи документов и работников, которые участвуют в процессе исполнения документов в роли ответственных, исполнителей или секретарей соответственно. Остальные справочники служат для возможного заполнения полей карточек основных справочников и являются вспомогательными. В модуле реализована возможность поиска документа и связанных с ним сообщений (Рис 2.).
Рис. 1. Справочники Рис. 2. Окно поиска документа
Направленные в адрес университета исходящие из Министерства электронные документы, содержащие сканобразы документов, поступают на почтовый ящик университета. При необходимости можно просмотреть журнал отправленных сообщений адресату.
Рис. 3. Реестр поступивших Рис. 4. Журнал обмена
сообщений сообщений
Присланные документы распечатываются и регистрируются в корпоративной подсистеме АСУ ВУЗ «Контроль исполнения поручений» (АСУ ВУЗ «КИП»). После регистрации входящего бумажного варианта документа уполномоченный работник отправляет в Министерство уведомление о получении с регистрационными данными. По МЭДО циркулируют следующие виды уведомлений: о регистрации, отказе в регистрации, принятии к исполнению, подготовке доклада, направлении доклада, изменении в ходе исполнения.
Рис. 5. Сообщение о регистрации Рис. 6. Сообщение об
исполнителе
документа
Правила и организация работы с документами, полученными с использованием программного модуля «Взаимодействие», устанавливаются внутренними локальными нормативными документами университета. На основании резолюции ректора уполномоченный работник университета отправляет в Министерство уведомление о назначении исполнителя по документу. Подготовка нового сообщения в виде документа-ответа или уведомления может выполняться в любой из папок, при этом само сообщение сохраняется только в папке «Черновики». Для этой цели на панели инструментов необходимо выбрать команду «Новый», во всплывающем окне (Рис. 7) тип создаваемого сообщения (Документ, Уведомление или Квитанция), а для сообщения Уведомление -тип этого уведомления. В случае необходимости можно добавить комментарий в передаваемом сообщении.
Рис. 7. Выбор типа создаваемого сообщения
Новый документ или уведомление создается после успешного выбора значений из выпадающих списков. Над созданным документом можно производить все действия, включая его просмотр, редактирование, отправку, удаление, выгрузку и т.д. Подготовленный для отправки документ-ответ после согласования и подписания ректором вуза в установленном порядке на бумажном носителе регистрируется. Уполномоченный работник университета осуществляет сканирование документа с использованием формата «.pdf» (Adobe Acrobat Reader), сохраненный электронный образ прикрепляется к электронной карточке.
Для конкретной карточки документа необходимо заполнить указанные ниже поля, прикрепить необходимые файлы, создать связки на документы, сохранить ее, и отправить в Министерство документ в электронном виде.
Рис. 8. Электронная Рис. 9. Текстовое поле «Подписали»
регистрационная карточка
Описание редактируемых полей: Рег.№ - текстовое поле, представляющее регистрационный номер исходящего документа в системе документооборота организации. Дата регистрации - по умолчанию проставляется текущая дата, может быть изменена пользователем. Текстовые поля карточки заполняются из следующих справочников:
«Регион», «Организация», «Подразделение», «Персона». Поля: «Регистрационный номер», «Дата регистрации», «Содержание» и «Контактная информация», «Количество страниц» заполняются с клавиатуры.
Если документ-ответ некорректно оформлен или направлен не тому адресату, Министерство оставляет за собой право отказать в регистрации документа с пояснением причин в виде квитанции. Сообщение об ошибках передается уполномоченным работником университета ответственному исполнителю для принятия соответствующих мер по устранению и исправлению ошибок. Отправка электронных документов по системе электронного взаимодействия осуществляется без их дублирования на бумажном носителе, за исключением документов, отправляемых только на бумажном носителе. Их перечень строго регламентирован и определен нормативными документами Министерства.
Модуль «Взаимодействие», функционирует в Кубанском государственном технологическом университете в течение 6 лет, обеспечивая оперативное и мобильное ведение служебной переписки в электронной форме с Минобрнауки России. Вместе с тем, по другим каналам связи (электронная почта, факсимильная связь) имеет место дублирование информации, поступающей от других корреспондентов, что приводит к неоправданному росту объема документооборота и двойному контролю. Функция контроля исполнения присланных документов в университете осуществляется посредством корпоративной подсистема АСУ ВУЗ «Контроль исполнения поручений», поскольку в модуле «Взаимодействие» она не предусмотрена. Однако в модуле есть возможность импорта электронного документа исполнителю по каналам электронной почты или на запоминающее устройство, служащее для накопления, хранения, переноса и обмена информацией, исключая
бумажный носитель.
Оценивая работу модуля «Взаимодействие» в целом, следует отметить, прежде всего, актуальность и высокую эффективность информационного обмена, а также простоту и комфортность работы для пользователя.
ЛИТЕРАТУРА
1. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Электронная Россия (2002- 2010 годы)» [Текст] от 28 января 2002 г. № 65 // Собрание законодательства Российской Федерации. - 2002. -№ 6.
2. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Собрание законодательства РФ, 28.09.2009, № 39, ст. 4614.
3. Положение о единой системе межведомственного электронного взаимодействия. Утверждено Постановлением Правительства РФ от 22.09.2010 № 697 // Собрание законодательства РФ, 20.09.2010, № 38, ст. 4823.
4. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р г. Москва «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)»» // Российская газета, 16 ноября 2010.
5. Распоряжения Правительства Российской Федерации [Текст] от 12 февраля 2011 г. № 176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности» // Собрание законодательства РФ, 21.02.2011, № 8, ст. 1151.
References
1. Postanovlenie Pravitel'stva RF «O Federal'noj celevoj programme «Jelektronnaja Rossija (2002- 2010 gody)» [Tekst] ot 28 janvarja 2002 g. № 65 // Sobranie zakonodatel'stva Rossijskoj Federacii. - 2002. - № 6.
2. Postanovlenie Pravitel'stva RF ot 22.09.2009 № 754 «Ob utverzhdenii Polozhenija o sisteme mezhvedomstvennogo jelektronnogo dokumentooborota» // Sobranie zakonodatel'stva RF, 28.09.2009, № 39, st. 4614.
3. Polozhenie o edinoj sisteme mezhvedomstvennogo jelektronnogo vzaimodejstvija. Utverzhdeno Postanovleniem Pravitel'stva RF ot 22.09.2010 № 697 // Sobranie zakonodatel'stva RF, 20.09.2010, № 38, st. 4823.
4. Rasporjazhenie Pravitel'stva Rossijskoj Federacii ot 20 oktjabrja 2010 g. № 1815-r g. Moskva «O gosudarstvennoj programme Rossijskoj Federacii
«Ыогтасюппое оЬ8ЫЫе81уо (2011-2020 §оёу)»» // Ко88Ц8ка]а §а2е1а, 16 по]аЬца 2010.
5. Ка8рог]а2Ыепуа Ргауке^уа Яоввувко] Беёегасп [ТекБ1;] о1 12 ГеугаЦа 2011 № 176-г «ОЬ ЩуегеЫёепп р1апа тегоргуа1;у ро регеЫоёи ГеёегаГпуЫ ог§апоу 1вро1ш1е1'по] укБй па Ье2Ьита2Ыпу] ёокитеп1ооЬого1 рп ог§аш2асп упи1хеппе] ёе]а1е1'поБ11» // БоЬгаше 2акопоёа1е1'Б1уа КБ, 21.02.2011, № 8, 1151.
