CC BY
160
УДК 005.92
Баранова Анастасия Валерьевна студент группы 16 ВД1, Пензенский государственный университет, Факультет вычислительной техники, кафедра Информационное обеспечение управления и производства e-mail: anastasiyabar@mail.ru
Маслов Владимир Алексеевич к.т.н, доцент кафедры ИнОУП, Пензенский государственный университет, Факультет вычислительной техники e-mail: mvaco@mail.ru
ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ МЕЖВЕДОМСТВЕННОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Аннотация: в статье рассматривается цель создания и применения межведомственного электронного документооборота в органах власти. А также, рассматриваются проблемы, которые могут в первую очередь возникнуть при внедрении системы межведомственного электронного документооборота и пути решения этих проблем.
Ключевые слова: документооборот, электронный документооборот, системы межведомственного электронного документооборота.
Baranova AnastasiyaValerievna student of group 16 VD1, Penza state University, Faculty of computer engineering, Department of Information support of management and production
E-mail: anastasiyabar@mail.ru,
Maslov Vladimir Alekseyevich candidate of technical Sciences associate Professor Department information support and production management, Penza state University, Faculty of computer engineering e-mail: mvaco@mail.ru
PROBLEMS OF IMPLEMENTING THE SYSTEM OF
INTERDEPARTMENTAL ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT
Summary: the article considers the purpose of creating and applying interdepartmental electronic document management in government bodies. Also, the problems that may first arise when implementing the system of interdepartmental electronic document management and ways to solve these problems are considered.
Keywords: document management, electronic document management, interdepartmental electronic document management systems.
В настоящее время актуальна проблема внедрения системы межведомственного электронного документооборота. В рамках реализации проекта "Цифровая экономика" к 2024 году правительство поставило цель добиться полной цифровой трансформации российской экономики и социальной сферы. Для того, чтобы реализовать необходимо разработать законодательство в сфере цифровых технологий, внедрить цифровую практику во всех ключевых областях экономики и государственного управления. Прежде чем приступить к рассмотрению проблем, необходимо определить для чего необходима система межведомственного электронного документооборота, выделить преимущества и соответственно недостатки от использования системы.
Система межведомственного электронного документооборота - это информационная государственная система, предназначенная для взаимодействия систем электронного рабочего процесса между структурными подразделениями органов государственной власти.
Под взаимодействием системы межведомственного электронного документооборота понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:
• документы - реквизиты документов и файлы;
• уведомления — получение информации о рассмотрении и исполнении документов адресатами.
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (28) 2020
Целью разработки и использования системы межведомственного электронного документооборота - является прежде всего повышение эффективности управления в государственных органах власти за счет минимизации времени прохождения документов между организациями и ведомствами, снижения затрат на обработку и отправку документов, а также на оформление документов.
Принцип системы межведомственного электронного документооборота передвижение участников системы электронного документооборота и систмеы почтовой службы, которая обеспечивает защиту электронных сообщений в автоматизированном режиме.
Для реализации межведомственного электронного документооборота положили основу следующие принципы:
• пользователи межведомственного электронного документооборота пользуются единым форматом обмена электронными сообщениями, утвержденного ФСО России и Минкомсвязь России;
• пользователи электронного документооборота пользуются программно-техническим комплексом (шлюз), который обеспечивает обмен электронными сообщениями между своей системы электронного документооборота;
• пользователи электронного документооборота пользуются программным комплексом сопряжения (адаптер) своей системы электронного документооборота;
• для поступающих по межведомственному электронному документообороту документы - прием и преобразование из единого формата обмена в формат системы электронного документооборота для дальнейшей обработки;
• для исходящих по межведомственному электронному документообороту документы - их формирование, преобразование из формата системы электронного документоо в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (28) 2020
При внедрении электронной системы рабочего процесса выполняются следующие действия:
• обмен документами;
• проверка соответствия полученной документации;
• объединение полученных для регистрации документации;
• создание уведомлений для полученной документации;
• просмотр полученного документа с электронной подписью;
• подписать документа (можно одной или несколькими электронными подписями;
• создание графических элементов для просмотра электронной подписи и регистрационных данных документа;
• следить за отправкой и сохранением отправленных документов;
• сохранение документов, в том состоянии в котором переданы.
Для связи с региональными властями используется система межведомственного электронного документооборота. Кроме того, через систему поступают обращения граждан и направляются в приемную к президенту, которые в свою очередь требуют немедленного исполнения.
Реализация системы межведомственного электронного
документооборота, началась со следующих нормативных актов.
1. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»
2. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)».
3. Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об утверждении технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».
4. Приказ Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (28) 2020 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
5. Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью.
6. Перечень видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р).
7. Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде (утв. совместным приказом Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258).
Вышеупомянутые положения заложили основу для создания системы электронного управления межведомственной документацией. Данные документы документы определяют, что в процессе информационного взаимодействия участники системы межведомственного электронного документооборота будут обмениваться документами в электронном виде с электронными подписями. Вид электронной подписи - усиленная квалифицированная электронная подпись.
Следует отметить, что система межведомственного электронного документооборота -это прежде всего закрытая система. Эта система взаимодействия электронного документооборота позволяет осуществлять передачу или обмен документами между федеральными органами власти. Иными словами, система межведомственными электронными документами-это государственная информационная система, содержащая базу данных, информацию о программном обеспечении и технических средствах,
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (28) 2020 используемых государственными органами.
Ниже мы рассмотрим преимущества межведомственной системы электронного документооборота.
Прозрачность. Система электронного документооборота позволяет контролировать этапы реализации, что дает руководству прозрачный контроль за этапами.
Сокращение времени затрат сотрудниками и руководством. Система электронной обработки документов минимизирует время, затрачиваемое на рутинные операции с документами (создание, поиск, утверждение и т.).
Обеспечение конфиденциальности информации. В системе межведомственного электронного документооборота, чтобы получить доступ к документам строго в соответствии с правами пользователя, регистрируются все действия над документом (чтение, редактирование, подпись).
Несмотря на преимущества, реализации системы межведомственного электронного документооборота создает ряд проблем.
Могут возникнуть организационные трудности. Они возникают, если нет четкого понимания того, что необходимо для электронной системы управления межведомственными документами.
Кроме того, могут возникнуть экономические и технические трудности. Есть затраты на новое оборудование и серверы, которые необходимы для реализации электронного рабочего процесса. При выборе системы электронной обработки документов необходимо обратиться за помощью к консультанту, что также требует дополнительных технических и экономических затрат.
Использование систем электронного документооборота сопряжено с трудностями, так законодательство интегрировано на бумажное делопроизводство.
Государство не заинтересовано в новых системах электронного документооборота, и мало внимания уделяется разработке правовой базы для реализации новых возможностей работы с электронными документами.
Открытый вопрос на сегодняшний день это хранение электронных
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (28) 2020 документов, и непосредственно сдача их в архив. Во всех органах государственной власти имеются документы с постоянным или длительного хранения документов. В архивах отсутствует профессиональное оборудование и специалисты, которые могли бы отвечать за хранение и использование электронных документов.
Также важной проблемой является неустойчивая работа электронных сервисов. Несмотря на то, что выполняется работа по улучшению услуг межведомственных запросов, запуск новой версии или обновление существующей версии программы приводит к техническим ошибкам и перерывам.
Также, проблема состоит в отсутствие единой информационной системы, сотрудники органов государственной власти запрашивают информацию по нескольким информационным системам. побудило власти поставить под сомнение несколько информационных систем.
Также, одну из проблем можно выделить это отсутствие органа или ведомства отвечающего за ведение бумажного или электронного делопроизводства.
Подводя итог, для успешной реализации системы межведомственного электронного документооборота в свою очередь важную роль играет работа со стороны органов государственной власти, подготовки нормативной законодательной базы. Это связано, с тем, что в государственных организациях отсутствует специалисты с квалификацией и опытом. Решение вышеуказанных проблем связанные с реализацией системы межведомственного электронного документооборота, это осуществление плана по созданию информационного общества и высокое качество предоставления государственных услуг.
Список источников:
1. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»
НАУЧНЫЙ ВЕСТНИК КРЫМА, № 5 (28) 2020
2. Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р «О государственной программе Российской Федерации «Информационное общество (2011 - 2020 годы)».
3. Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «Об утверждении технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».
4. Приказ Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
5. Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью.
6. Перечень видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р).
