CC BY
46Внедрение концепции Agile в управление учреждениями дополнительного образования творческого профиля на основе процессного подхода к осуществлению закупок
Гладилина Ирина Петровна,
доктор педагогических наук, профессор, профессор кафедры управления государственными и муниципальными закупками, ГАОУ ВО «Московский городской университет управления Правительства Москвы имени Ю.М. Лужкова» E-mail: [email protected]
Шатова Елена Леонидовна,
аспирант кафедры управления государственными и муниципальными закупками, ГАОУ ВО «Московский городской университет управления Правительства Москвы им.Ю.М.Лужкова» E-mail: [email protected]
Управление закупками в образовательных организациях творческого профиля является частью общей системы управления учреждением. Основная цель закупок - удовлетворение потребностей получателей услуг. Интеграция всех видов управленческой деятельности (проектов организации) помогает эффективно реализовывать политику организации, решать поставленные задачи с применением методов планирования и анализа качества оказываемых услуг на основе обеспечения нужд участников образовательной деятельности нестандартного творческого характера. Модель гибкого управления закупками для образовательных учреждений с творческим направлением деятельности включает все уровни менеджмента. При этом соблюдаются общие подходы к пониманию сущности терминов управление и менеджмент. Для выполнения проектных задач важна детализация всех этапов процесса закупки и корректное определения актуальных показателей уровня эффективности. Представленная модель управления в сфере закупок, которая включает в себя все аспекты, необходимые для определения взаимосвязи между управленческими решениями и конкурентными процедурами, вариантами новых предложений, направленных на решение проблем в закупках для нужд образовательных учреждений творческой направленности позволит решать управленческие проблемы по достижению качества предоставляемых образовательных услуг.
Ключевые слова: закупки образовательных учреждений дополнительного образования, гибкое управление.
Закупки учреждений дополнительного образования творческого профиля нестандартны и требуют особых подходов к управлению процессом осуществления закупки начиная с обоснования потребности. По мнению авторов, таким подходом является применение технологий Agile (технологий гибкого проектирования) в систему управления закупками.
Сущность гибкого управления вызывает интерес не только ученых, но и практиков на протяжении более четверти века. Agile включает в себя ряд технологий, таких как Scrum, XP, Канбан и др. [3, 4, 5], и каждая из них несет определенную смысловую нагрузку. Agile в переводе на русский язык означает живой, подвижный, гибкий. Зарубежные и отечественные учёные, работающие в данном направлении считают, что Agile, появившись как методики создания новейшего продукта для маленьких команд, направленные на расширение гибкости и возможностей производства, сейчас начинают постепенно входить в управленческую парадигму в роли нового культурного пласта управления [3, 4, 5, 7, 8]. Сфера закупок, отличающаяся особым динамизмом, постоянными изменениями законодательства, требованиями к кадрам требует постоянного внедрения новых управленческих технологий, отличающихся гибкостью [6].
Система управления закупками в образовательной системе (профильное разделение в которой отсутствует) в московском регионе показана на рис. 1.
Задачи, которые выполняются абсолютно всеми подразделениями в учреждениях, относящихся к творческому профилю, требуют системной аналитики, направленной на определение уровня эффективности закупок и профессиональной работы всех участников закупки.
Гибкость в системе управления государственными закупками необходимо рассматривать с точки зрения проекта, отличающегося определённой гибкостью, которая даёт возможность эффективно адаптироваться ко всем изменениям в среде. Для повышения уровня эффективности апробации проекта в исследуемом формате необходимо непрерывное повышение уровня управленческих компетенций работников системы закупок. Гибкость п подходах не исключает внедрения отдельных элементов функциональной парадигмы. К примеру, анализ функционала с последующей оценкой и оптимизацией. В данном случае, отделы и подразделения выступает в роли самостоятельного набора определённого функционала.
сз о
со £
m Р
сг
от А
=Е
Рис. 1. Система управления закупками в образовательной системе Московского региона
Среди преимуществ гибкой системы управления закупочной деятельности выделяют:
• борьба с неявными конфликтами между разными подразделениями (общие задачи и цели);
• увеличение уровня эффективности координации и общего взаимодействия между различными подразделениями (за счёт единой системы);
• начало процесса вовлечённости (повышение общего уровня инициативности сотрудников) всех работников для улучшения всех процессов;
• определение актуальных мер, направленных на повышение уровня эффективности всей организации [3, 4, 5, 7, 8].
Проблемы, возникающие на практике при апробации системы гибкого управления, заключаются в следующем:
• консерватизм среди сотрудников к профессиональной деятельности (проблемы с апробацией новых разработок и технологий из-за некорректного восприятия рядом сотрудников парадигмы развития);
• система гибкого подхода правильно понимается работниками;
• недостаточный уровень квалификации работников (повышаются риски возникновения задержек и ошибок между этапами профессиональной деятельности);
• недостаточная автоматизация при апробации гибкого подхода [3, 4, 5, 7, 8].
Модель гибкого управления закупками для образовательных учреждений с творческим направлением деятельности включает все уровни менеджмента, начиная от руководителей подразделение и высшего руководящего состава и заканчивая ответственным сотрудниками низшего звена. Для выполнения проектных задач значима е детализация всех этапов процесса закупки и кор-т^ ректное определения актуальных показателей еЗ уровня эффективности. За счёт этих показателей Ц можно будет определять направления совершен-
ствование системы управления закупками. Всё это приведёт к плотному взаимодействию всех сотрудников, участвующих в процессе закупки, повышению уровня удовлетворённости конечных получателей образовательных услуг и росту экономических показателей организации (рис. 2.).
На приведённой выше модели управления закупочной системой во время первого этапа (определение потребности в закупке) всё действие происходит на уровне заказчика / потребителя.
После этого происходят согласования и заявка на закупку проходит утверждение руководителем. Далее осуществляется непосредственное осуществление закупки: определение способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя), подготовка закупочной документации, выбор подрядчика, подписание контрактных обязательств и др.
Рассмотрим основные парадигмы управленческого, а в нашей ситуации, процессного моделирования, а конкретно, основные блоки построения модели, которые используются в закупках (рис. 3).
Для реализации данной модели управления закупками необходимо применять следующие подходы.
- Системный. Организация - единая структура. Результат деятельности каждого обеспечивает достижение поставленной перед системой (организацией) цели. Анализ эффективности деятельности системы проводится с учетом внешних и внутренних факторов.
- Компетентностный. Оценка, анализ, оптимизация при применении компетенций в произвольной внешней ситуации. Единое понимание целей и профессионализм, эффективное выполнение последовательности операций для выполнения задачи.
- Управление рисками. Обоснованность закупки: нецелевое использование средств бюджета недопустимо (ФЗ-44, ст. 18). Расчет начальной максимальной цены: ошибка в расчетах приведет к ограничению конкуренции, неэффективному расходу бюджета. Нарушение циклично-
сти или сбой поставок: изменение хода обра- тельных площадей для хранения товаров или зовательного процесса, обустройство дополни- отказ от услуги.
Определение источн«код финансирования
У-вержденне илвки руководителем
Опреде/1 ение способа осуществле н ия за куп ки
Рис. 2. Модель управления закупками
При этом, необходимо соблюдать следующие
принципы:
- Системность. Определение этапов осуществления закупки и документальное сопровождение: обоснование потребности, определение поставщика, критерии расчета начальной максимальной цены, понятные сроки и условия выполнения закупки, отчетность.
- Контролинг. Определение форм промежуточного анализа закупочной деятельности, разработка плана корректирующих мероприятий по итогам проведения анализа.
- Взаимодействие. Совместное определение и согласование номенклатуры необходимых товаров и услуг между заинтересованными участниками процесса; консультации с контролирующими органами для недопущения ошибок в проведении закупочных процедур.
- Открытость. Свободный, безвозмездный доступ к единой информационной системе (ис-
ключение - государственная тайна и иная законодательно ограниченная информация).
- Результативность. Соответствие плановых и достигнутых показателей.
- Профессионализм заказчика. Умение применять имеющиеся знания основных законов и положений, постоянное повышение квалификации; в случае необходимости - обращение в специализированные организации. Еще одним показателем профессионализма является личная ответственность за проведение, качество и результат закупочной деятельности. Профессионализм заказчика включает в себя комплекс деловых и личностных качеств работника, которые позволяют ему наиболее эффективно выполнять свои функциональные обязанности: 1. Наличие специального образования, знание
нормативно-правовой (законодательной) базы, умение и желание дополнительно получать знания и совершенствоваться в выбранной сфере деятельности, а именно - государственные закупки.
Цель: увеличение экономической эффективности управления закупками в образовательных учреждениях творческого профиля
Рис. 3. Модель управления закупками в учреждении творческого профиля с использованием подходов гибкого
управления (начало)
о. в
Рис. 3. Модель управления закупками в учреждении творческого профиля с использованием подходов гибкого
управления (окончание)
2. Коммуникативные навыки: ораторское мастерство (монологическая связная грамотная речь), умение выстраивать диалог (полилог), умение вникать в суть высказываний и печатных текстов, умение вести переписку и пр., умение выстраивать взаимосвязи по должности (вертикаль-
ные и горизонтальные), а также эффективно взаимодействовать с контрагентами.
3. Практикоориентированный подход к профессиональной деятельности, умение решать насущные задачи, умение выделять главное, умение расставлять приоритеты и распределять силы
сз о со от гп Р от
от А ш
и время для решения поставленных задач, эффективный тайм-менеджмент.
4. Стрессоустойчивость, нацеленность на результат, умение работать в команде, умение быстро реагировать на возникающие форс-мажорные ситуации.
5. Умение прогнозировать результаты труда, видеть риски и управлять ими, умение анализировать и делать выводы из успешных и неуспешных закупок, умение признавать и исправлять ошибки.
По нашему мнению, невозможно представить исчерпывающий список необходимых знаний, умений и навыков и личностных характеристик, чтобы определить понятие «профессионализм заказчика».
Перечень необходимых профессиональных компетенций управленца, специалиста и эксперта в сфере закупок для своей организации определяется с учетом специфики деятельности организации.
В процессе аналитических исследований основной и одной из универсальных форм является мониторинг для сбора и систематизации данных. На их основании проводится статистический анализ, по итогам которого разрабатываются управленческие решения и формируется необходимый инструментарий для ведения закупочной деятельности в образовательных организациях творческого профиля.
Критерии оценки для мониторинга. По результатам проведенных закупочных процедур:
- количество заявок, поданных на торги;
- число поставщиков, допущенных к торгам по результатам проверки конкурсной документации;
- процентное соотношение закупок, размещенных по результатам торгов, электронных аукционов, конкурсов, котировок;
- несостоявшиеся торги и торги с одним участником;
- экономическая эффективность: заключение по стартовой цене, среднее снижение цены;
- количество обоснованных жалоб и нарушение процедуры размещения информации о состоявшихся торгах.
В рамках мониторинга уделяется особое внимание удовлетворенности подразделений полученными товарами и услугами. Этот критерий имеет высокий удельный вес в общих итогах анализа. Он оказывает прямое влияние на качество оказания дополнительных образовательных услуг творческого профиля, в частности, на бесперебойность и соответствие процесса реализации утвержденной программе. Оценить указанный критерий можно по количеству жалоб получате] лей услуг, основанных на срыве или низком уров-"ё не оказания услуг.
е Планирование - выполнение плана бюдже-^ та закупок в соответствии с планом финансового хозяйственной деятельности учреждения. Показа-ав тель является относительным, однако он позволя-
ет оценить эффективность сбора и систематизации потребностей.
Проводимый по итогу мониторинга статистический анализ выявляет проблемы и определяет задачи по внесению корректировок в процесс закупочной деятельности образовательной организации творческого профиля или разработку мероприятий по совершенствованию данной деятельности.
Итоговым документом мониторинга должны стать рекомендации по выбору самой рациональной схемы использования бюджетных средств, определению основных векторов экономии, механизму контроля.
В результате, представленная модель управления в сфере закупок, которая включает в себя все аспекты, необходимые для более полного понимания взаимосвязи между управленческими решениями и конкурентными процедурами, вариантами новых предложений, направленных на решение известных проблем в закупках для нужд образовательных учреждений творческой направленности позволит решать управленческие проблемы по достижению качества предоставляемых образовательных услуг.
Литература
1. Федеральный закон № 44 «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Консультант Плюс.
2. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы, утв. Указом Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы». [Электронный ресурс]. - Режим доступа: Консультант Плюс.
3. Мухин К.Ю. Agile-трансформация: миф или революционный управленческий инструментарий? // Научное обозрение: теория и практика. 2017. № 11. - С. 33-48.
4. Основополагающие принципы Agile-манифе-ста. / [Электронный ресурс] Режим доступа -URL: http://agilemanifesto.org/iso/ru/principles. html
5. Ригби Д., Сазерленд Д., Такеучи Х. Новый рецепт инноваций: модель agile. Как освоить модель, которая меняет саму суть управления // Harvard Busines Review- Россия. Август, 2016. -С.39-42.
6. Сергеева, С.А. Обучение цифровым навыкам работников контрактных служб в условиях цифровой трансформации закупочной деятельности / Сергеева С.А., Кулаженкова Ю.В. // Инновации и инвестиции. 2019. No 11
7. Gandomani, T.J., Nafchi, M.Z. Agile transition and adoption human-related challenges and issues: A Grounded Theory approach. Computers in Human Behavior, 2016, 62(9), pp. 257-266
8. Guay M. Project Management 101: The Complete Guide to Agile, Kanban, Scrum and Beyond // The Ultimate Guide to Project Management by the Zapier team. - [Электронный ресурс]. Режим доступа URL: https://zapier.com/learn/project-management/project-management-systems
IMPLEMENTATION OF THE AGILE CONCEPT IN THE MANAGEMENT OF CREATIVE CONTINUING EDUCATION INSTITUTIONS BASED ON A PROCESS APPROACH TO PROCUREMENT
Gladilina I.P., Shatova E.L.
Moscow City University of Management of the Moscow Government named after Yu.M. Luzhkov
Procurement management in creative educational organizations is part of the overall management system of the institution. The main purpose of procurement is to meet the needs of service recipients. Integration of all types of management activities (organization projects) helps to effectively implement the organization's policy, solve the assigned tasks using planning methods and analyzing the quality of services provided based on meeting the needs of participants in educational activities of a non-standard creative nature. A flexible procurement management model for creative educational institutions encompasses all levels of management. At the same time, general approaches to understanding the essence of the terms management and management are observed. To accomplish project tasks, it is important to detail all stages of the procurement process and to correctly determine the relevant indicators of the level of efficiency. The presented model of management in the field of procurement, which includes all aspects necessary to determine the relationship between management decisions and competitive procedures, options for new proposals aimed at solving problems in procurement for the needs of creative educational institutions will allow solving management problems to achieve the quality of the provided educational services.
Keywords: procurement of educational institutions of additional education, flexible management.
References
1. Federal Law No. 44 "On the contractual system in the field of procurement of goods, works, services to meet state and municipal needs. [Electronic resource]. - Access mode: Consultant Plus.
2. Strategy for the development of the information society in the Russian Federation for 2017-2030, approved. Decree of the President of the Russian Federation of May 9, 2017 No. 203 "On the Strategy for the Development of the Information Society in the Russian Federation for 2017-2030". [Electronic resource]. - Access mode: Consultant Plus.
3. Mukhin K. Yu. Agile transformation: myth or revolutionary management toolkit? // Scientific review: theory and practice. 2017. No. 11. - S. 33-48.
4. Fundamental principles of the Agile manifesto. / [Electronic resource] Access mode - URL: http://agilemanifesto.org/iso/ru/ principles.html
5. Rigby D., Sutherland D., Takeuchi H. New recipe for innovation: the agile model. How to master a model that changes the very essence of management // Harvard Busines Review-Russia. August, 2016. - S. 39-42.
6. Sergeeva, SA Teaching digital skills of contract service workers in the context of digital transformation of procurement / Sergeeva SA, Kulazhenkova Yu.V. // Innovation and investment. 2019. No.11
7. Gandomani, T.J., Nafchi, M.Z. Agile transition and adoption human-related challenges and issues: A Grounded Theory approach. Computers in Human Behavior, 2016, 62 (9), pp. 257266.
8. Guay M. Project Management 101: The Complete Guide to Agile, Kanban, Scrum and Beyond // The Ultimate Guide to Project Management by the Zapier team. - [Electronic resource]. URL Access Mode: https://zapier.com/learn/project-management/ project-management-systems
