CC BY
161О возможности применения Agile в управлении государственными и муниципальными закупками
Жуков Василий Николаевич,
директор Центра эффективных закупочных практик ГАОУ ВО «Московский городской университет управления Правительства Москвы им. Ю.М. Лужкова», v.n.zhukov@gmail.com
Свищева Екатерина Игоревна,
соискатель Финансового университета при Правительстве Российской Федерации, svishcheva_ekaterina@list.ru
В настоящей статье рассматривается методика гибкого управления Agile и ее возможность применения в управлении государственными и муниципальными закупками. Авторами выделяется необходимость использования новых управленческих методик в сфере контрактных отношений в силу активных изменений контрактной системы.
В исследовании представлены принципы для использования в сфере контрактных отношений на основе Agile. Авторами высказано предположение о целесообразности применения данной методики при управлении отдельными этапами осуществления закупки товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд. Предлагается применять основные подходы Agile на следующих этапах осуществления закупок: по отдельным вопросам определения потребностей и планирования закупок (только взаимодействие внутри команды), при исполнении обязательств по контракту, в ходе приемки товаров, работ и услуг по контракту, при проведении претензионной работы, а также в случае расторжения контракта. Авторы считают нецелесообразным применять методику Agile на этапе определения потребностей и планирования (вопросы регламентированные законодательством), подготовки закупочной документации и проведения закупочной процедуры. Кроме того, в статье проанализированы психологические аспекты, влияющие на успешность внедрения методики Agile в организации.
Ключевые слова: Agile; государственные закупки; муниципальные закупки; управление; контрактная система.
Динамичное правовое совершенствование контрактной системы Российской Федерации обязывает управленцев в сфере государственных и муниципальных закупок быстро реагировать на изменения, корректировать работу контрактных служб и иных вверенных им подразделений. Так законопроект № 1100997-7 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части упрощения и оптимизации порядка осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» (внесен в Государственную Думу Российской Федерации 26.0l.2021 г.) [7] подразумевает существенные изменения в рассматриваемой сфере, которые должны повлечь новые управленческие решения на уровне федеральных, региональных органов исполнительной власти, а также для каждого заказчика в отдельности.
Логика управления, заложенная в Федеральном законе от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [8] (далее -Закон о контрактной системе), свойственна водопадному подходу это: заранее установленные процессы и инструменты взаимодействия участников контрактной системы, следование плану-графику закупок, единые правила подготовки, размещения документации, жесткие контрактные ограничения. Как отмечает, Д. Н. Лопатин «требования исполнительности и дисциплины убивают инновативность, а инновации по природе своей об-ратны дисциплине» [6, с. 31], но на наш взгляд в каждом из озвученных этапов возможно применять локально гибкие методики управления процессами для достижения оптимального результата.
Поэтому является актуальным вопросом создание и использование новых гибких методик управления, которые бы позволяли оперативно реагировать на изменившиеся реалии с учетом сохранения или улучшения качества выполнения поставленных задач. Мы предлагаем рассмотреть гибкое управление проектами Agile и с помощью данной методики выработать предложения по использованию ее эффективных приемов в сфере закупок.
X X
о
го А с.
Что такое Agile?
Agile -это гибкая методика управления, как правило, IT-проектами, в которой главную роль играют люди и их взаимодействие в команде, работающий продукт, сотрудничество разработчиков с заказчиками и готовность как команды, так и каждого в отдельности к изменениям. Роб Коул и Эдвард Скотчер допускают применение Agile не только в сфере IT-проектов [5, с. 239 - 245].
Методика строится на:
- поэтапном подходе к решению задач с заранее установленными жесткими сроками, которые подлежат изменению в сторону увеличения только в критических случаях;
X
го m
о
ю
2 О
м
сч
0 сч
01
о ш m
X
3
<
m О X X
- команда разработчиков осуществляет непрерывное взаимодействие с заказчиком и другими участниками проекта, а также постоянно оценивает полученные результаты, подвергает их анализу и при необходимости корректирует свои действия для получения желаемого результата;
- в случае, когда выявляется потребность во внесении изменений в продукт, а также при изменении требований к нему в ходе выполнения ранее оговоренных задач - изменения вносятся мгновенно.
Данный подход активно внедряется и при разработке отечественного государственного программного обеспечения, так, например, Л. В. Евсеев, С. М. Голяков, А. Ю. Журавлев сообщают об использовании Agile при разработке следующих систем: Государственная информационная система «ЖКХ», Госуслуги, Автокод, Портал госзакупок, Почта России [3, с. 31-32].
По мнению Д.С. Ильдеменова Agile представляет собой серийный подход к разработке программного обеспечения с учетом различных итераций, динамическое формирование требований и их реализация при непрерывном взаимодействие участников процесса с учетом работы в самоорганизующихся группах, в группы должны входить различные специалисты [4, с. 84].
Что на наш взгляд схоже с работой контрактной службы конкретной организации - системность взаимодействия специалистов различного профиля для целей осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд, с учетом поэтапного планирования, публикации закупок, проведения закупочных процедур, заключения контракта и его исполнения.
Поэтому для нас интересны ключевые принципы Agile, которые возможно использовать и в сфере государственных и муниципальных закупок. Считаем возможным адаптировать принципы следующим образом:
- главная цель - удовлетворение потребностей заказчика, то есть результативное и эффективное осуществление закупки товаров, работ, услуг;
- изменений требований на этапе подготовки закупочной документации приветствуется с соблюдением законодательства в сфере контрактных отношений, развития конкуренции;
- изменение требований на этапе исполнения обязательств по государственному (муниципальному) контракту допускается в рамках, допустимых Законом о контрактной системе;
- исполнение обязательств при наличии соответствующей потребности заказчика рекомендуется осуществлять поэтапно, устанавливая короткие промежутки времени для соответствующего этапа в целях своевременной реакции для обеспечения надлежащего качества оказания услуг, поставки товара, выполнения работы;
- обеспечение ежедневного взаимодействие заказчиков с поставщиками, подрядчиками, исполнителями. Целесообразно для данной цели внутри структуры заказчика уполномочить инициатора закупки;
- поддержание профессионализма и мотивации сотрудников контрактной службы с созданием соответствующих условий заказчиком внутри организации;
- организация взаимодействия с учетом не только официальной переписки внутри организации заказчика или с поставщиками (подрядчиками, исполнителями), а также обеспечение непосредственного общения по вопросам исполнения обязательств с целью контроля текущей ситуации;
- эффективное расходование бюджетных средств и результат закупки, соответствующий потребностям заказчика, контракт, исполненный надлежащим образом и эффективное, своевременное взаимодействие внутри команды заказчика будет являться показателем прогресса;
- минимизация лишней работы - то есть, максимальное использование механизмов стандартизации закупочной деятельности и документации;
- поощрение заказчиком возникновения внутри организации (контрактной службы) самоорганизующихся групп;
- анализ и систематический поиск вариантов по улучшению деятельности контрактной службы.
Где возможно применение Agile?
Роб Коул и Эдвард Скотчер отмечают, что для внедрения Agile следует учитывать следующие факторы [5, с. 42-43]:
- Соответствующий проект, то есть заказчику целесообразно протестировать на одном из процессов или одной из закупок (как единичном проекте) возможность применения рассматриваемых в данном исследовании методик.
- Подходящие люди, в данном аспекте следует учитывать не только принцип профессионализма заказчика, провозглашенный в Законе о контрактной системе, а также желание сотрудников развиваться, меняться, применять нестандартные методики и критически отслеживать как внедряется Agile, насколько эффективно его применение в рамках решения текущей задачи, способность вынести по итогам проведенной работы соответствующие выводы и приступить к следующему действию.
- Реалистичные ожидания, соответственно не во всех случаях мы можем молниеносно получить результат или оценить эффект от внедрения Agile. Следует заранее спланировать этапы внедрения и получения среза результата, определить, насколько долгосрочный или краткосрочный процесс затрагивается и применять адекватную шкалу оценки исходя из этого.
- Адекватное обучение, для полноценного внедрения Agile рекомендуется пройти специализированный курс обучения или пригласить стороннего специалиста, который бы помогал заказчику внедрять выбранную методику, корректировать действия всех участников процессов и давал бы независимую оценку успешности и эффективности данной гибкой модели управления в конкретной организации.
В сфере контрактных отношений выстроены жесткие рамки поведения участников контрактной системы и заказчиков, действия осуществляются по заранее определенным в Законе о контрактной системе алгоритмам, которые можно разделить на несколько этапов осуществления закупки:
1. Определение потребности и планирование закупки.
2. Подготовка закупочной документации.
3. Проведение закупочной процедуры.
4. Заключение контракта с победителем или единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем).
5. Исполнение сторонами обязательств по контракту.
6. Приемка результатов по контракту.
7. Возможный вариант: ведение претензионной деятельности и (или) расторжение контракта.
8. Закрытие контракта по результатам приемки.
На наш взгляд наиболее эффективным возможно применение Agile на этапах исполнения сторонами обязательств по контракту, осуществления приемки, ведение претензионной деятельности и расторжения контракта, так как на данных этапах достаточно ярко проявляются особенности методики Agile. То есть возможно настроить работу контрактной службы с точки зрения провозглашенных принципов, осуществлять деятельность в жесткие сроки, установленные в контракте и в соответствии с требованиями Закона о контрактной системе, обеспечение взаимодействия между заказчиком и контрагентом, а также налаживание взаимодействия внутри команды заказчика, активное реагирование на возникающие новые вводные и изменения, действия контрагента в процессе исполнения обязательств.
Также допускается использование отдельных элементов методики Agile при определении потребности и планирования закупки исключительно в рамках взаимодействия сотрудников внутри контрактной службы и с иными подразделениями заказчика.
Вывод.
Для внедрения гибкой методики управления заказчикам необходимо определить в своей организации ответственное лицо, которое будет ответственным за принятие решений, адаптацию Agile-подходов и иных управленческих практик, в противном случае при наличии нескольких ключевых управляющих процессом - имеется риск, что внедрение будет осуществляться с различными отступлениями от плана и будет сорвано, на что соответственно в своем исследовании обращают внимание Р. И. Акмаева, Н. Ш. Епифанова, В. М. Жуков [1, с.13].
Считаем возможным использование методики Agile для отдельных этапов осуществления закупок, таких как: отдельное взаимодействие сотрудников контрактной службы при определении потребности и планировании закупки, полноценное применение при исполнении обязательств по контракту, приемке результатов обязательств, проведении претензионной деятельности и расторжении контракта.
Где невозможно применять Agile?
Внедрение Agile требует от сотрудников определенной компетенции так как данная методика является гибкой имеется соблазн быстро и кардинально изменить существующую систему управления в организации при этом достаточно сложно сопротивляться гибкости и имеется риск потери ориентиров для организации, введение излишних отступлений от процессов там, где в этом отсутствует необходимость. Подобный риск также отмечает и С. А. Акопян [2].
Не рекомендуется применять Agile там, где сотрудники:
- получают удовольствие от того, что диктуют другим как поступать - то есть исключают возможность создания самоорганизующихся групп;
- присваивают себе чужие заслуги;
- ищут виноватого при командной работе и не решают проблему сообща;
- негативно относятся к тем, кто получает удовольствие от своей работы;
- не признают гибкость и считают ее личностной слабостью.
Помимо обозначенных особенностей организационно-административного характера считаем нецелесообразным применение методики Agile на следующих этапах осуществления закупок таких как:
- определение потребности и планирование закупки (за исключением взаимодействия внутри команды) -данные действия осуществляются в жестких рамках, установленных Законом о контрактной системе.
- подготовка закупочной документации - так как целесообразна минимизация излишних действий заказчика и рекомендуется использование механизмов системы стандартизации закупочной документации включая информационную карту закупки (извещение), контракт, техническое задание, критерии оценки и иных документов с учетом возможностей автоматизации данного процесса.
- проведение закупочной процедуры, заключение и закрытие контракта - данные процессы достаточно полно регламентированы и исключают какие-либо непредвиденные действия участников контрактной системы и заказчиков, не предполагают изменений требований и не требуют непрерывного взаимодействия сотрудников контрактных служб.
Литература
1. Акмаева, Р.И., Епифанова, Н.Ш., Жуков, В.М. Возможности адаптивной модели Agile для менеджмента/ Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Экономика. - 2017. - № 1. - С.7-15.
2. Акопян, С.А. Управление проектами по принципам системы Agiile, Scrum как один из методов управления проектами, основанный на Agile/ Economics. - 2017. - № 2. - С.27-31.
3 Евсеев, Л.В., Голяков, С.М., Журавлев, А.Ю. Проблемы применения Agile-подходов по управлению проектами в российских ИТ-компаниях и способы их решения/ Наука и мир, 2016. - Т.1, № 6. - С.31-32.
4. Ильдеменов, Д.С. Повышение операционной эффективности организации при использовании Agile-ме-тодов/ Вестник Российского экономического университета им. Г. В. Плеханова. Вступление. Путь в науку. -2016. - № 4. - С.83-89.
5. Коул Р., Скотчер Э. Блистательный Agile. Гибкое управление проектами с помощью Agile, Scrum и Kanban. - СПб: Питер, 2020. - 304 с.: ил. - (Серия «IT для бизнеса»).
6. Лопатин, Д.Н. Agile - новый уровень мотивации в менеджменте/Динамика систем, механизмов и машин, 2012. - № 4. - С. 31-34.
7. Законопроект № 1100997-7 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части упрощения и оптимизации порядка осуществления закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд и признании утратившими силу отдельных положений законодательных актов Российской Федерации» [Электронный ресурс]/Система обеспечения законодательной деятельности. - Режим доступа: https://sozd.duma.gov.ru/bill/1100997-7.
8. Федеральный закон от 05.04.2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» [Электронный ресурс]/СПС Консультант Плюс: Законодательство. - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_14462 4/.
X X
о
го А с.
X
го m
о
ю
2 О
м
About the possibility of using Agile in the management of state and municipal procurement
JEL classification: B00, D20, E22, E44, L23, L51, L52, M11, M20, M30, Z33
Zhukov V.N., Svishcheva E.I.
Moscow City University of Management of the Moscow Government Yu.M. Luzhkov, Financial University under the Government of the Russian Federation
In this article, the authors consider the Agile management methodology and the possibility of using it in the management of state and municipal procurement. The authors emphasize the need to use new management techniques in the field of contract relations due to active changes in the contract system.
The study presents the principles for use in the field of contract relations based on Agile. The authors made the assumption about the feasibility of using this technique in the management of individual stages of the procurement of goods, works, and services to meet state and municipal needs. It is proposed to apply the main Agile approaches at the following stages of procurement: on certain issues of determining needs and planning purchases (only interaction within the team), in the performance of obligations under the contract, during the acceptance of goods, works and services under the contract, during the claim work, as well as in the event of termination of the contract. The authors consider it inappropriate to use the Agile methodology at the stage of determining needs and planning (issues regulated by law), preparing procurement documentation and conducting the procurement procedure.
In addition, the article analyzes the psychological aspects that affect the success of the implementation of the Agile methodology in the organization.
Keywords: Agile; public procurement; municipal procurement; management; contract system.
References
1. Akmaeva, R.I., Epifanova, N.Sh., Zhukov, V.M. Possibilities of the adaptive
Agile model for management / Bulletin of the Astrakhan State Technical University. Series: Economics. - 2017. - No. 1. - P.7-15.
2. Hakobyan, S.A. Project management according to the principles of the
Agiile system, Scrum as one of the project management methods based on Agile / Economics. - 2017. - No. 2. - P.27-31. 3 Evseev, L.V., Golyakov, S.M., Zhuravlev, A.Yu. Problems of Agile-Approaches to Project Management in Russian IT Companies and Ways to Solve Them / Science and World, 2016. - Vol. 1, No. 6. - P.31-32.
4. Ildemenov, D.S. Improving the operational efficiency of the organization
using Agile methods / Bulletin of the Russian University of Economics. G.V. Plekhanov. Introduction. The path to science. - 2016. - No. 4. - P.83-89.
5. Cole R., Scotcher E. Brilliant Agile. Agile project management with Agile,
Scrum and Kanban. - SPb: Peter, 2020 .-- 304 p .: ill. - (Series "IT for Business").
6. Lopatin, D.N. Agile - a new level of motivation in management / Dynamics
of systems, mechanisms and machines, 2012. - No. 4. - P. 31-34.
7. Bill No. 1100997-7 "On Amendments to Certain Legislative Acts of the
Russian Federation in terms of simplifying and optimizing the procurement procedure for goods, works, services to meet state and municipal needs and invalidating certain provisions of legislative acts of the Russian Federation" [Electronic resource ] / Legislative support system. - Access mode: https://sozd.duma.gov.ru/bill/1100997-
8. Federal Law of 05.04.2013, No. 44-FZ "On the contract system in the
procurement of goods, works, services to meet state and municipal needs" [Electronic resource] / ATP Consultant Plus: Legislation. - Access mode: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_144624/.
CN
0 CN
^t
01
O HI
m x
3
<
m o x
X
