CC BY
29
Посилання на статтю_
Снитко Е.А. Управление проектами строительства на основе концепции контроллинга/Е.А. Снитко, М.А. Прилепова// Управлшня проектами та розвиток виробництва: Зб.наук.пр. - Луганськ: вид-во СНУ iм. В.Даля, 2007 - №3(23). С. 112118.
УДК 658.15:624.04
Е.А. Снитко, М.А. Прилепова
УПРАВЛЕНИЕ ПРОЕКТАМИ СТРОИТЕЛЬСТВА НА ОСНОВЕ КОНЦЕПЦИИ КОНТРОЛЛИНГА
Проанализирована структура строительного проекта, содержание информации системы контроллинга для обеспечения реализации строительного проекта. Сделаны выводы о целесообразности и возможности использования концепции контроллинга в процессе управления проектами строительства. Рис.1, ист. 5.
Ключевые слова: контроллинг, планирование, контроль, управление проектами, планово-контрольные расчеты, проектное планирование.
Е.О. Сштко, М.О. Пршепова
УПРАВЛ1ННЯ ПРОЕКТАМИ БУД1ВНИЦТВА НА ОСНОВ1 КОНЦЕПЦП КОНТРОЛ1НГУ.
Проанал1зовано структуру буд1вельного проекту, зм1ст 1нформац1Т системи контрол1нгу для забезпечення реал1зац1Т буд1вельного проекту. Зроблен висновки про доц1льн1сть та можливють використання концепц1Т контрол1нгу в процес1 управл1ння проектами буд1вництва. Рис.1, дж. 5.
Y.A. Snitko, M.A. Prilepova
BUILDING PROJECT MANAGEMENT ON THE BASIS OF CONTROLLING CONCEPTION
The structure of building project is analyzed, as well as maintenance of the controlling system information for realization the building project. Conclusions about expedience and possibilities of using the controlling conception in building project management are done.
Постановка проблемы. Актуальность поиска эффективных методов управления строительными проектами в рыночной экономике очевидна. Одним из наиболее продуктивных современных направлений в этой области является управление проектами (project management). В странах с развитой рыночной экономикой этот метод широко распространен как эталон при реализации различных проектов - от строительных до социальных [1]. Анализ процесса управления реализацией строительных проектов показывает отсутствие эффективной системы сбора, анализа внешней и внутренней информации о ходе реализации строительного проекта и необходимость ее формирования
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
1
[1,2]. Мировой опыт показывает, что такой эффективной системой при реализации проектов может стать система контроллинга [3,4,5].
Целью статьи является обоснование целесообразности использования концепции контроллинга в управлении проектами строительства а также анализ содержания информационной составляющей системы контроллинга при управлении проектами строительства.
Для достижения поставленной цели были намечены следующие задачи: проанализировать сущность современной концепции контроллинга и строительного проекта; обосновать целесообразность формирования системы контроллинга в процессе управления строительным проектом; выделить основные информационные составляющие системы контроллинга в системе управления проектом строительства.
Основная часть исследования. Планирование реализации проекта строительства необходимо рассматривать как процесс систематической подготовки и принятия решений относительно сроков, стоимости и последовательности действий. Планирование в совокупности с процессами регулирования и контроля параметров образует процесс управления строительными проектами [2]. Здесь управление рассматривается как организация взаимодействия процессов таким образом, чтобы достичь заданной цели проекта эффективным образом. Управление как система принятия решений включает планирование и контроль. Планирование в теории принятия решений (управление) занимает центральное место и представляет собой ориентированный в будущее, регулярно повторяющийся процесс принятия решений, в котором соединяются различные виды управленческой деятельности, в том числе с деятельностью по поддержанию (регулированию) и контролю. Поэтому планирование в широком смысле означает принятие на основе систематической подготовки управленческих решений, связанных с будущими событиями.
Главный смысл планирования состоит в повышении эффективности управления посредством [3]:
- целевой ориентации и координации всех событий;
- оценки практической возможности (реализуемости) достижения целей;
- поиска лучших и эффективных путей достижения целей;
- прогнозирования будущих проблем и возможностей, установления зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий, то есть уменьшения влияния неопределенности и риска;
- разукрупнения общей проблемы управления и, тем самым упрощения процессов управления;
- повышения гибкости, приспособляемости к изменениям [1,3].
Контроль является продолжением планирования, сопровождает процесс реализации планов и предполагает определение и фиксирование фактических показателей, сравнение их с плановыми для определения результатов деятельности. К контролю также относится сравнение показателей ожидаемого и фактического выполнения планов, проверка допустимости исходных предпосылок и контроль методической и содержательной согласованности планового процесса. Контроль включает также мероприятия по анализу вероятных отклонений от запланированных показателей. Сравнение и анализ стимулируют новые процессы принятия решений, которые, в свою очередь, инициируют проведение корректирующих мероприятий и потому обеспечивают долгосрочный обучающий эффект [4].
Таким образом, главный смысл контроля заключается в создании гарантии выполнения планов и повышении эффективности управленческого процесса.
2
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
Планирование и контроль можно рассматривать как процесс получения, переработки и передачи информации, результаты которых находят свое отражение в планах и отчетах. Преобразование качественной и количественной информации для планирования и контроля создает предмет планово-контрольных расчетов, под которыми понимается как сам процесс, так и результат сбора и обработки информации (планы и отчеты). Планово-контрольные расчеты представляют собой выраженные в конкретных показателях цели, альтернативы достижения цели, фактические результаты реализации управленческих решений, отклонения от запланированных результатов. Планово-контрольные расчеты служат важнейшим инструментом руководства при определении целей и разработке мероприятий по их достижению.
Таким образом, планово-контрольные расчеты являются инструментом достижения более высоких результатов деятельности через улучшение процесса управления, позволяют качественно описывать будущие и фактические события во взаимосвязи с процессами во внутренней и внешней среде. При этом управление рассматривается как система принятия решений; планирование и контроль - как центральные основные функции системы управления; планово-контрольные расчеты - как инструмент выработки решений. Все это вместе представляет законченную концепцию контроллинга, ядром которой выступает планирование и контроль. При этом контроллинг выступает в качестве интегрированной, базирующейся на непрерывном потоке внутренней и внешней информации системы планирования и контроля, а концепция контроллинга рассматривается как инструмент интегрированного планирования и контроля деятельности предприятия [4].
Проектное планирование, независимо от характера и сложности проектов, включает планирование содержательной (продуктивной) цели, структуру работ по проекту в целом и по отдельным его этапам, планирование сроков, затрат и экономических результатов. Планирование структуры работ охватывает [2]:
- составление перечня и содержания работ или их комплексов с определением взаимосвязей между ними;
- расчеты параметров времени и мощностей (ресурсов), требуемых для осуществления работ проекта;
- детальное планирование относящихся к проекту целей, сроков, затрат и результатов.
Цели проекта строительства связаны постоянно с его предметом и подразделяются на специфические цели стратегического (или оперативного) характера, цели относительно сроков, затрат и результатов. В оперативных проектах на первый план выходят цели минимизации продолжительности и затрат.
При планировании структуры работ в качестве целей выступают:
- в качестве временной цели - минимизация продолжительности и (или) соблюдение сроков выполнения работ и реализации проекта в целом;
- в качестве ресурсной цели - эффективное (оптимальное) использование мощностей (ресурсов);
- в качестве стоимостной цели - минимизация затрат, максимизация результатов или оптимальная по затратам длительность осуществления проекта.
Упорядоченная в технологической и организационной последовательности структура выполнения работ проекта по времени называется планом реализации проекта. При этом возникают различные альтернативы, как по структуре, так и в последовательности выполнения работ. Альтернативы, таким
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
3
образом, - это возможности различных последовательностей действий, посредством которых реализуются цели проекта. Последовательность и структура работ - это объекты планирования в проектах. В них в качестве переменных выступают:
- содержание одной работы;
- длительность одной работы;
- потребность в ресурсах (мощностях) по времени и по количеству для одной работы;
- затраты на одну работу.
Содержание работы и ее результат можно описать при помощи качественных специфических и количественных характеристик, которые в сочетании с параметрами продолжительности и сроков выполнения работ позволяют планировать отдельные, привлеченные к конкретному локальному результату, этапы проекта.
Например, содержание работ можно определить как монтаж железобетонных конструкций, а можно расчленить на составляющие конструкций: монтаж колонн, монтаж подкрановых балок, монтаж ферм, плит покрытий, стеновых панелей и т.д.
Длительность одной работы - это время между началом и окончанием отдельной работы. Начало (конец работы) может быть привязано к определенной календарной дате, которую называют также сроком начала (окончания) работы. Оценка длительности каждой отдельной работы осуществляется исходя из предыдущего опыта (по нормативным данным) и количества и качества ресурсов.
Потребность в мощностях (ресурсах) для одной работы характеризуется количеством, качеством и временем, которое необходимо для нее. В качестве субъектов работ рассматривают рабочую силу и машины и (или) их комбинацию. Потребность в мощностях может, таким образом, определяться временными, количественными и качественными параметрами. Здесь под качественными параметрами подразумеваются качественные (технические) характеристики машин (например, емкость ковша, грузоподъемность, квалификация работников и т.д.).
Управление необходимо рассматривать как непрерывный технологический, детерминированный по месту и времени процесс для обеспечения согласованной деятельности всех элементов производства и достижения конечных его целей с минимальными затратами ресурсов и времени.
Этот процесс управления реализацией строительных объектов может быть расчленен на пять последовательных этапов или функций в зависимости от стратегических целей проекта:
- внутрифирменное планирование строительной политики, стратегии тактики;
- оперативно-производственное планирование строительства объектов;
- финансовое планирование;
- контроль времени и стоимости;
- выработка и реализация решений.
Вместе с тем система планирования, опираясь на данные исследований рынка и прогнозные расчеты, должна обеспечивать реализуемость поставленных руководителями целей и (в долгосрочном аспекте) авторитарно сформулированной целевой картины. Цели и планы должны разрабатываться совместно с теми сотрудниками, которые будут отвечать за их реализацию, и рассматривать как свое расписание движения. Только за счет мотивации и на
4
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
основе личного участия можно достичь согласованности между требованиями к результату, выраженными в форме плановых заданий, и их реализуемостью.
Эти предпосылки образуют фундамент контроллинга, в котором основным является сопоставление плановых и фактических величин, то есть сравнение того, что произошло или достигнуто, с тем, что должно было произойти в соответствии с планом [4,5]. Таким образом, происходит формирование самообучающейся системы. Плановые показатели приобретают характер ориентиров для действий, а фактические показатели, в свою очередь, становятся контрольными цифрами для сопоставления плановых показателей с точки зрения оценки эффективности деятельности.
Поскольку причины отклонений многообразны, они требуют соответствующего анализа. В этом случае также целесообразно говорить, что отклонения - это сигналы, дающие толчок (диспозитивному) планированию мероприятий по совершенствованию производства.
Определенное состояние реализации проекта формируется посредством планирования; фактическое положение дел отражается в текущей отчетности. Поэтому сопоставление плановых и фактических показателей является основой системы управления. Благодаря сравнению и анал1зу, отчетность становится частью системы управления, поскольку отклонения, исчисляемые путем сравнения запланированных показателей с фактическими, являются основой для выявления причин и выбора последующего адекватного принятия соответствующих мер, именно в этом состоит суть концепции контроллинга.
Планирование и контроль необходимо рассматривать интегрировано по следующим причинам:
- в процессе планирования одновременно происходит контроль плановых результатов (показателей) и, в случае их несоответствия желаемым результатам (показателям), корректируются исходные предпосылки, сам план или рассматриваются альтернативные планы, т.е. процессы планирования и контроля не отделены во времени;
- результатом процесса планирования являются плановые показатели, с которыми сравниваются фактические результаты, то есть в процессе планирования создаются стандарты для контроля;
- контрольная информация, полученная в процессе фиксации достигнутых результатов, после сравнения и анализа становится исходной информацией для принятия корректирующих мер, пересмотра плана вплоть до разработки нового плана.
Поэтому результаты планирования реализации проекта должны определяться не только ради показателей по срокам и стоимости, но и для целей контроля в рамках структуры разбиения работ, а также должны быть удобными, наглядными и понятными.
В этом отношении методы сетевого планирования по своей сути являются способом презентации, они хорошо подходят для сравнения плановых и фактических показателей реализации проекта при любой степени детализации. Это относится, прежде всего, к структурным изменениям плановых и фактических показателей.
При управлении любой системой необходимо выработать методы управляющих воздействий, соответствующие изменению условий работы этой системы. Создание обратной связи выхода системы с входом и сравнение выхода с желательным уровнем выполнения - важная особенность любого эффективного процесса управления [1 ]. Входной сигнал, его преобразование, обратная связь и корректирующее воздействие являются фундаментальными
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
5
понятиями в теории управления. Аналогичные понятия важны и при управлении проектами, как показано на рис. 1.
вход системы планирования выход системы
Рис.1. Схема управления реализацией строительного проекта
План проекта должен корректироваться в соответствии с изменяющимися условиями для того, чтобы наилучшим образом достигнуть цели проекта. Это может быть достигнуто путем контроля над действительным ходом выполнения работ с помощью использования обратной связи и сравнения фактических величин с плановыми заданиями.
Входы сетевого плана реализации строительного проекта (ресурсы, время, стоимость) преобразуются в выход. Информация о ходе работ и затратах (реализация проекта - обратная связь) поступает к руководству. Сопоставление результатов с плановыми заданиями проводится на основании этих отчетов, и если выход не соответствует плановым заданиям, то требуется изменить либо выходы, либо сам план.
Первоначальный план может оказаться несостоятельным из-за различных факторов [3].
Этими факторами можно управлять, если имеется информация о текущем состоянии проекта. Поэтому в процессе управления проектом необходимо иметь обратные связи, дающие информацию о ходе выполнения и затратах, чтобы иметь возможность выработать правильные корректирующие действия в любой возникающей ситуации.
Основной способ выполнения плановых заданий в изменяющихся условиях состоит в перераспределении имеющихся или доступных ресурсов на основе существующей плановой (сетевой) модели. Перераспределением трудовых ресурсов, машин и механизмов изменяют характеристики плана реализации проекта, в результате чего могут возникнуть новые критические работы. При анализе плана возникшие изменения выявляются, после чего
(§Н
н>
6
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
скорректированный план необходимо пересмотреть и вновь определить затраты.
Другим способом является разработка совершенно нового сетевого плана на оставшуюся часть работ проекта. При этом могут учитываться новые методы производства работ, оборудование вместе с другими дополнительными ресурсами для обеспечения планового срока выполнения проекта. На основе такой модели проводится оценка требуемых ресурсов и определяются новые суммарные затраты.
Выводы. Для повышения эффективности проектного проектирования, процесса реализации строительного проекта целесообразно использование концепции контроллинга. Для формирования структуры и содержания информационной составляющей системы контроллинга при управлении проектом в строительстве были выделены следующие составляющие: данные для планирования структуры работ по проекту в целом и по отдельным его этапам, данные для планирования сроков, затрат и экономических результатов. При этом в качестве переменных структуры работ как объектов планирования были выделены следующие: содержание одной работы, длительность одной работы, потребность в ресурсах (мощностях) по времени и по количеству для одной работы, затраты на одну работу. Также были выделены пять последовательных этапов или функций реализации строительного проекта. Использование представленных результатов в практике управления строительными проектами позволит повысить эффективность их реализации.
ЛИТЕРАТУРА
1. Тян Р.Б., Ткаченко В.А. Планирование и контроль деятельности предприятий. - Дн-ск: ДУЭП, 2004. - 305 с.
2. Ильин Н.И. и др. Управление проектами. - СПб.: Дса-три, 2004. - 410 с.
3. Хан Д. Планирование и контроль: Концепция контроллинга. - М.: «Финансы и статистика», 1997. - 800 с.
4. Контроллинг как инструмент управления предприятием / Под ред. Н.Г. Данилочкиной. - М.: Аудит-ЮНИТИ, 2000. - 275 с.
5. Манн Т., Майер Э. Контроллинг для начинающих. - М.: Финансы и статистика, 2000. -300 с.
Стаття надмшла до редакцп 20.08.2007 р.
"Управлшня проектами та розвиток виробництва", 2007, № 3(23)
7
