CC BY
77
ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ
!*
УДК 657.24
УПРАВЛЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ НА ПРЕДПРИЯТИИ АНАЛИЗ ОСНОВНЫХ ПОДХОДОВ
С. Ф. ЛЕГЕНЧУК,
доктор экономических наук, доцент, заведующий кафедрой фундаментальных экономических дисциплин E-mail: Legenchyk@list. ru К. О. ДУДАРЕВА, аспирант кафедры бухгалтерского учета E-mail: dudareva. katya@rambler. ru Житомирский государственный технологический университет, Украина
В статье проанализированы основные подходы к управлению деятельностью предприятия. Раскрыты направления управления процессом «бухгалтерский документооборот», используя предложенную последовательность изученных подходов (системного, процессного, функционально-ориентированного и ситуационного).
Ключевые слова: документооборот, процессный подход, функционально-ориентированный подход, ситуационный подход, системный подход, бизнес-процесс.
Актуальность. Вопросы повышения эффективности организации документооборота на предприятии, выделения этапов
* Статья подготовлена Информационным центром Издательского дома «ФИНАНСЫ и КРЕДИТ» при Житомирском государственном технологическом университете, Украина.
документирования фактов хозяйственной жизни в условиях интенсивного развития информационно-компьютерных технологий получают все большее распространение. В то же время следует обратить внимание на недостаточность изучения поставленных вопросов современными исследователями, что вызвано рядом субъективных и объективных причин.
В современных условиях сформировалось общепринятое мнение, что при компьютеризированном учете процесс документирования уже не требует исследований, так как все бухгалтерские документы составляются по разработанному в программном обеспечении алгоритму, на основе чего автоматически формируется информация о деятельности субъекта хозяйствования.
Однако здесь упускается управленческий аспект данного вопроса, поскольку эффективность
осуществления предпринимательской деятельности на больших предприятиях во многих случаях зависит от четко налаженного бухгалтерского учета, который всегда начинается с задокументированного факта хозяйственной жизни. Поэтому в настоящее время актуальным является разрешение проблемы выявления направлений управления процессом бухгалтерского документооборота на средних и больших предприятиях.
Проведенный анализ работ российских и украинских ученых позволил выявить тенденцию в формировании новизны исследований относительно создания отдельных форм первичных документов для конкретных предприятий по определенным объектам бухгалтерского учета.
По нашему мнению, такие внедрения приводят к бессистемности использования бухгалтерских документов и невозможности их универсального использования. Более того, выявлено, что предлагаемые учеными научные разработки значительно отстают от практической деятельности, а в отдельных случаях вообще отсутствуют.
Перечисленные выше проблемы управления бухгалтерским документооборотом предприятия требуют дальнейших исследований с целью повышения эффективности функционирования предприятий в условиях формирования информационной экономики.
Целью исследования являются изучение и анализ подходов к управлению деятельностью предприятия и выявление преимуществ каждого из них для повышения эффективности управления бухгалтерским документооборотом.
Вопросы организации и контроля за документированием на предприятии рассматривались в работах таких известных ученых, как Ф. Ф. Бу-тынец, Т. А. Бутынец, П. П. Нимчинов (Украина), Р. Я. Вейцман, Е. И. Глейх, Я. В. Соколов (Российская Федерация), Х. Курек, Т. Наумюк, К. Савицкий (Польша) и др.
Одним из наиболее глубоких исследований вопросов документирования в Украине является работа Т. А. Бутынец (2001). Все дальнейшие исследования по данному вопросу до 2012 г. являются частичными и посвящены отдельным объектам бухгалтерского учета, распространенными предложениями в которых выступают разработанные формы первичных документов.
Исследования различных подходов к управлению деятельностью предприятия представлены в работах Б. Андерсена, Л. фон Берталанфи, А. А. Богданова, У. Гомберга, П. Друкера, Г. Кунца, П. Лоуренса, Дж. Лорша, Г. Саймона, Дж. Томпсона, В. К. Чаадаева, Дж. Харрингтона, Дж. Чампи, А. Чандлера, Г. Шермана и др. [9].
На современном этапе развития науки о бухгалтерском учете наблюдается возрастание интереса исследователей к сфере логистики, маркетинга, менеджмента и других смежных с учетом дисциплин, направленных на управление деятельностью субъекта хозяйствования, к проблемам процесса документирования. Поскольку основной целью бухгалтерского учета является предоставление релевантной и полной информации для принятия управленческих решений, необходимо провести параллели между системой бухгалтерского учета и подходами к организации управления на предприятии.
Наиболее распространенными подходами к управлению деятельностью предприятия являются функционально-ориентированный, процессный, ситуационный и системный подходы. В последнее время учеными все чаще критикуется функциональный подход к управлению отдельными процессами предприятия и его деятельностью в целом и перечисляются преимущества процессного подхода как более эффективного и гибкого.
Для определения наиболее эффективного подхода к управлению бухгалтерским документооборотом предприятия, обеспечению системности бухгалтерских научных исследований в данной сфере проведем анализ существующих подходов с целью выявления их преимуществ и недостатков.
В основе каждого подхода к управлению бухгалтерским документооборотом выделяется определенный базис (рис. 1).
Все исследуемые подходы к управлению можно выстроить в логическую последовательность. Любую деятельность, на которую направлены управленческие действия, следует рассматривать как систему. Далее в ней можно выделять процессы, определять в них функции субъектов, управляющих процессом, а также факторы, которые могут возникнуть в конкретных ситуациях. Исходя из вышеизложенного, внедрение на предприятии одного из подходов к управлению
Рис. 1. Объекты управления при использовании соответствующих подходов
не позволяет построить целостную методологию управления бухгалтерским документооборотом и является неэффективным. По нашему мнению, следует учесть положительные стороны всех указанных подходов к управлению бухгалтерским документооборотом, что позволит рассмотреть хозяйственную деятельность предприятия под различными углами зрения и при помощи различного методологического инструментария, применяемого в каждом из подходов.
Рассмотрим возможность и целесообразность использования рассмотренных подходов по отношению к бухгалтерскому документообороту.
Системный подход предусматривает определение основных элементов в организации (вхо-
Внесение данных в первичные документы
Сбор, группировка и обработка данных, полученных из первичных документов
ДОК
Факт хозяйственной жизни ФХЖ)
СИСТЕМА Б^ХГАЛТЕРСКОГ УМЕНТООБОРС
Регистрация ФХЖ - составление первичного документа
СИСТЕМА
БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕ
Э
ТА
Сбор, обработка и группирование первичных документов
¿¿ГШ
Данные
Информация
Используют контролеры, ревизоры, аудиторы и работники налоговой службы для проверки их достоверности
Рис. 2. Система бухгалтерского документооборота как элемент системы бухгалтерского учета
ды — процесс — выходы) и необходимость ее адаптации к условиям системы высшего уровня, частью которой она является. Системный подход объясняет, почему ресурсы должны использоваться для деятельности, непосредственно связанной с достижением цели предприятия [12, с. 172]. В данном случае бухгалтерский учет является системой высшего уровня, а бухгалтерский документооборот — системой низшего уровня. В частности, бухгалтерский документооборот можно определить как информационную подсистему информационной системы бухгалтерского учета, который является совокупностью объектов, субъектов информации и технических средств обработки информации.
Бухгалтерский документооборот является основой для формирования информации в системе бухгалтерского учета (рис. 2).
При совершении факта хозяйственной жизни данные вносятся в первичные документы, что является первым шагом ведения бухгалтерского учета на предприятии. Далее эти данные в результате прохождения процессов накопления, обработки, анализа и т. д. превращаются в учетную информацию, которая предоставляется пользователям системы бухгалтерского учета. Разработанная модель (см. рис. 2) показывает, что бухгалтерский документооборот можно рассматривать в качестве отдельной системы, что позволяет использовать методы системного подхода для повышения эффективности управления ею.
Процессный подход предполагает рассмотрение определенной деятельности, в частности бухгалтерского учета, в разрезе набора процессов.
Для применения процессного подхода к системе бух-
Обобщение обработанной информации из первичных документов по объектам учета
Информация
для аналитиков,
менеджеров, руководителей предприятия, для экономического анализа, планирования И т.д.
международный бухгалтерским учет
45
галтерского учета рассмотрим основные категории («процессный подход», «процесс», «бизнес-процесс»), составляющие его сущность.
С. В. Беляева определяет процессный подход как концентрацию усилий не на отдельных функциях структурных подразделений, а на целостных сквозных цепочках операций [5, с. 21]. В. В. Репин исследуемое понятие трактует как использование для управления деятельностью и ресурсами организации системы взаимосвязанных процессов [2, с. 24].
В соответствии с подходом В. Е. Командиров-ской под процессным подходом следует понимать рассмотрение всей деятельности компании как сети взаимосвязанных процессов, которые протекают внутри организационной структуры компании и реализовывают цель ее существования [13]. Исходя из вышеприведенных определений, «процессный подход» следует понимать как рассмотрение деятельности предприятия в качестве совокупности взаимосвязанных процессов, на которые направлены управленческие действия персонала для реализации эффективного управления предприятием, а также оптимизации его деятельности.
При использовании процессного похода к изучению определенных явлений используются такие понятия, как «процесс», «бизнес-процесс», «бизнес-операция».
В соответствии с государственным стандартом Украины 9000: 2001 «Системы управления качеством. Основные положения и словарь» под процессом понимается совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, которая превращает входы в выходы [8]. А. В. Шеер определяет процесс как связанный набор повторяемых действий (функций), которые превращают выходящий материал и/или информацию в конечный продукт (услугу) в соответствии с предварительно установленными правилами [3, с. 8]. Таким образом, процесс является как деятельностью, которая совершается разными подразделениями организации (сквозные или межфункциональные процессы), так и деятельностью, которая совершается в рамках одного подразделения предприятия.
Относительно понятия «бизнес-процесс» в литературе исследователи приводят следующие
его определения. С. В. Беляева рассматривает бизнес-процесс как совокупность взаимосвязанных операций, которая интегрирует сквозные материальные, финансовые и информационные потоки через организационную структуру компании [5, с. 21]. К. А. Есипова дает следующее определение исследуемому понятию: «бизнес-процесс — это систематизированная последовательность потока взаимосвязанных операций, которая имеет непрерывную связь с другими процессами предприятия и использует ресурсы предприятия для получения на выходе конечного результата в виде продукта (услуги) для удовлетворения конечного потребителя» [11].
О. М. Калашян и Г. Н. Калянов считают, что бизнес-процесс — это совокупность функций, в ходе выполнения которых потребляются определенные ресурсы и создается продукт (вещественный или нематериальный результат человеческого труда: предмет, услуга, научное открытие, идея), который представляет ценность для потребителя [1, с. 8].
Анализ вышеприведенных определений понятия «бизнес-процесс» позволяет установить, что бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных операций и функций субъектов их выполнения, имеет вход (разного рода ресурсы) и выход (конечный продукт) для удовлетворения потребностей конечного потребителя.
Вышерассмотренные термины «процесс», «бизнес-процесс» относятся к теориям управления, а не бухгалтерского учета. Однако в бухгалтерском учете можно найти смежные понятия, а именно: «хозяйственная операция», «хозяйственный процесс» (рис. 3).
Проведенный анализ исследуемых понятий (см. рис. 3), несмотря на их однородность при переводе с английского языка, позволил установить, что они не являются тождественными. В свою очередь, понятия «бизнес-операция» и «бизнес-процесс» находят свое использование в управлении деятельностью предприятия, маркетинге и других направлениях деятельности, а понятия «хозяйственная операция» и «хозяйственный процесс» используются исследователями в сфере бухгалтерского учета и хозяйственного контроля. Следовательно, при исследовании управления бухгалтерским документооборотом на
Бизнес-операция Хозяйственная операция
Совокупность действий, которые составляют содержание одного действия предпринимательской деятельности [4] Действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия
Бизнес-процесс Хозяйственный процесс
Совокупность взаимосвязанных операций и функций субъектов их выполнения, имеет вход (разного рода ресурсы) и выход (конечный продукт) для удовлетворения потребностей конечного потребителя Совокупность хозяйственных операций предприятия [6, с. 55]
Рис. 3. Дефиниции терминов «бизнес-операция» и «хозяйственная операция», «бизнес-процесс» и «хозяйственный процесс»
предприятии его следует рассматривать в качестве определенного процесса, а именно, оперировать понятием «бизнес-процесс».
Бизнес-процесс «бухгалтерский документооборот» в системе бухгалтерского учета является одним из основных процессов, поскольку позволяет реализовать информационную функцию учета путем предоставления необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям.
Рассматривая бизнес-процесс «бухгалтерский документооборот» с позиции системы управления хозяйственной деятельностью предприятия, можно выделить следующие его основные этапы (рис. 4).
Бизнес-процесс «бухгалтерский документооборот» является информационным бизнес-процессом, вследствие чего при управлении процессом документирования на предприятии одновременно совершается управление процессом формирования информации для пользователей бухгалтерского учета в соответствии с поставленными вопросами.
Функционально-ориентированный (функциональный) подход чаще всего отождествляется с реализацией функций управления (пла-
нирование, организация, мотивация, контроль, координация). Однако функциональный подход также можно рассматривать в более узкой интерпретации — как набор действий, функций по отношению к объекту управления (рис. 5).
При использовании функционального подхода в первую очередь следует разделить функции субъектов, обеспечивающих бухгалтерский документооборот, для обеспечения реализации основных функций управления, которые должна выполнять система, в которой протекает данный процесс. Бухгалтерский документооборот происходит в системе бухгалтерского учета, основными функциями которого являются:
— информационная;
— контрольная;
— аналитическая.
Следовательно, бухгалтерский документооборот должен быть организован так, чтобы обеспечивать реализацию этих функций, для чего необходимо разделить функции (обязанности) между субъектами, обеспечивающими этот процесс.
В организации учета существует бухгалтерский документ, который практически обеспечивает реализацию функционального подхода к органи-
БИЗНЕС-ПРОЦЕСС «БУХГАЛТЕРСКИЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ»
и:
и:
Поступление
внешних, составление внутренних первичных документов
Накопление и систематизация первичных документов по видам совершенных хозяйственных операций
Формирование сведенных бухгалтерских документов - учетных
регистров на основе первичных документов
Формирование отчетности
Рис. 4. Этапы бизнес-процесса «бухгалтерский документооборот»
Рис. 5. Сущность функционального подхода к управлению деятельностью предприятия
зации документооборота, — график документооборота, в котором указываются ответственные за его составление, утверждение, сохранение лица, сроки составления, проверки, количество экземпляров и т. д. То есть в данном документе устанавливаются функции лиц, ответственных за оборот отдельного документа. В свою очередь эти действия обеспечивают выполнение функций системы бухгалтерского учета, в частности:
— контрольной: четкое распределение обязанностей за составление, проверку документа минимизирует вероятность ошибок в документе, а также возможность его подделки;
— аналитической: функции по обработке, хранению документов позволяют в любой момент узнать информацию по определенной хозяйственной операции;
— информационной: совокупность правильно составленных документов, данные которых внесены в систему бухгалтерского учета, предоставляют полную и релевантную информацию о хозяйственной деятельности предприятия.
К сожалению, в настоящее время в учетной практике существует проблема недооценки пользы графика документооборота, и в большинстве случаев он не составляется на предприятии, так как это не предусмотрено законодательством. Актуальность составления графика документооборота в современных условиях заключается в том, что его можно использовать в компьютеризированных системах бухгалтерского учета, поскольку он регламентирует функции субъектов, обеспечивающих бухгалтерский документооборот, а также может видоизменяться в целях реализации различных управленческих решений и действий.
Ситуационный подход — это интеграция функций управления относительно характеристик решения задач [10, с. 541]. Данный подход был
разработан в Гарвардской школе бизнеса (США) для разрешения управленцами проблем в конкретной ситуации. Он требует принятия оптимального решения, зависящего от набора существующих факторов. Если процессный и системный подходы в управлении более целесообразно использовать в спокойной обстановке и в процессе планомерной деятельности управленца, то ситуационный подход чаще используют в нестандартных и непредвиденных ситуациях [7].
Ситуационный поход предполагает рассмотрение факторов, влияющих на ход и изменение определенного процесса, устранение из них негативных и использование позитивных в целях повышения эффективности данного процесса, что особенно актуально при построении компьютеризированных систем учета на предприятии.
В частности, на эффективность бухгалтерского документооборота негативно влияют следующие факторы:
— отсутствие мотивации работников (субъектов, обеспечивающих документооборот);
— непрофессионализм бухгалтера;
— некомпьютеризированный или частично компьютеризированный бухгалтерский учет, который забирает много времени у бухгалтера на составление и обработку документов и т. д.
Остальные факторы, противоположные названным выше, можно считать позитивно влияющими, которые повышают эффективность бухгалтерского документооборота.
Выводы. Анализ основных подходов к управлению бухгалтерским документооборотом, а именно системного, процессного, ситуационного и функционально-ориентированного, позволил сделать следующие выводы:
1. Выделение объектов управления в рассмотренных подходах позволило сформировать их логическую последовательность для использования в практической деятельности, а также дало возможность обосновать, что использование исключительно одного подхода к управлению бухгалтерским документооборотом не позволяет охватить объекты других подходов, что снижает
эффективность управления определенными процессами и в целом деятельностью предприятия.
2. В результате применения исследуемых подходов к управлению бухгалтерским документооборотом последний определен как:
а) система (подсистема бухгалтерского учета), которая является основой для формирования информации о хозяйственной деятельности предприятия, включающая в себя процессы накопления, обработки, проверки, анализа и других данных, которые превращаются в информацию, предоставляемую пользователям бухгалтерского учета;
б) бизнес-процесс с определенным набором этапов.
3. Установлено, что эффективность бухгалтерского документооборота зависит от функций, реализуемых субъектами его организации, а также от факторов, позитивно или негативно влияющих на ход исследуемого процесса.
Список литературы
1. КалашянА. Н. Структурные модели бизнеса: DFD-технологии / А. Н. Калашян, Г. Н. Калянов / под ред. Г. Н. Калянова. М.: Финансы и статистика, 2003. 256 с. (Прикладные информационные технологии).
2. Репин В. В. Процессный поход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, В. Г. Елиферов. М.: РИА «Стандарты и качество», 2004. 408 с.
3. Шеер А. В. Бизнес-процессы. Основные понятия. Теория. Методы. 2-е изд., перераб. и доп.; пер. с англ. Н. А. Михайлова / под ред. М. С. Ка-меннова, М. И. Громова. М.: АОЗТ «Просветитель», 1999. 152 с.
4. Экономический словарь: [электронный ресурс]. Режим доступа: http://www. dic. academic. ru/dic. nsf/econ_dict/3554.
5. Беляева С. В. Процесний тдхвд як основа операцшно! стратеги // Вюник Хмельницького нацюнального ушверситету. Серiя: економiчнi науки. 2009. № 3. Т. 1. С. 19—22.
6. Бутинець Ф. Ф. Теорiя бухгалтерського облшу: [тдручник]. 3-те вид., доп. i перероб. Житомир: Рута, 2003. 444 с.
7. Василенко В. О. Антикризове управлшня шдприемством: [навч. пошбник]: Електронний ресурс, вид. 2-ге, випр.. та доп. Кшв: ЦУЛ, 2005. 422 с. Режим доступу: http:// www. library. if. ua/ book/60/4288.html.
8. ДСТУ ISO 9000:2001 «Системи управлшня якютю. Основш положення та словник»: [Електронний ресурс] // Нащональне агентство Украши з питань державно! служби. Режим доступу: http:// www. nads. gov. ua/sub/data/upload/publication/ chernovytska/ua/6337/9000-2001.pdf?s398224032 =05caf75f637a7c026b934598592b1fbe.
9. Економiчний словник / [за ред. П. I. Баг-рiя, С. I. Дорогунцова]. К.: Головна редакщя ук-рашсько! радянсько! енциклопеди Академи наук Украшсько! РСР, 1973. 624 с.
10. Енциклопедiя бiзнесмена, економюта, менеджера / за ред. Р. Дяюва. К.: Мiжнародна економiчна фундащя, 2000. 703 с.
11. Сстова К. А. Теоретичш засади управлшня бiзнес-процесами туристичного тдпри-емства // Економiчнi науки. Серiя «Економiка та менеджмент»: збiрник наукових праць. Луцький нащональний технiчний ушверситет. Вип. 7 (26). Частина 1. Луцьк, 2010. Режим доступу: http:// www. nbuv. gov. ua/portal/soc_gum/en_em/2010_ 7_1/40.pdf.
12. Колодш Ю. С. Функщональний пiдхiд до iндикативного управлiння розвитком бущвельно! галузi // Науковий Вюник НЛТУ Украши. 2010. № 20.7. С. 172—177.
13. Командровська В. С. Бiзнес-процеси тдприемства: сутнiсть та методи удосконален-ня. [Електронний ресурс] / В. С. Командровська, О. Ю. Морозенко // Проблеми тдвищення ефективносп iнфраструктури: збiрник наукових праць: Випуск 30. Кшв: НАУ, 2011. Режим доступу: http://www. nbuv. gov. ua/portal/soc_gum/ ppei/2011_30/Moroz. pdf.
