CC BY
132
ТЕОРИЯ И ПРАКТИКА УПРАВЛЕНИЯ THEORY AND PRACTICE OF MANAGEMENT
УДК 005.92:004.63
DOI 10.17150/2500-2759.2019.29(2).253-261
РАЗВИТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УСЛОВИЯХ ИНФОРМАЦИОННОЙ ЭКОНОМИКИ
Г.В. Максимова, И.В. Тихонова
Байкальский государственный университет, г. Иркутск, Российская Федерация
Информация о статье
Дата поступления 11 апреля 2019 г.
Дата принятия к печати 22 мая 2019 г.
Дата онлайн-размещения 27 июня 2019 г.
Ключевые слова
Электронный документооборот; электронная подпись; правовая база электронного документооборота
Аннотация
В статье рассмотрены проблемы формирования электронного документооборота в условиях широкого использования компьютерной обработки бухгалтерской информации. Показано влияние подходов к управлению на формирование документооборота (системный, функциональный, процессный, риск-ситуационный); предложено производить выделение счетной (технологическо-информационной) функции в самостоятельный объект электронного документооборота во взаимосвязи с контрольно-аналитической функцией, выполняемой работниками бухгалтерии; определено узкое место в системе электронного документооборота — контроль за вводом, формированием, хранением электронных документов с сохранением требований к их полноте, достоверности и юридической полноценности. При формировании правовой базы электронного документооборота следует менять методологический подход, чтобы в процессе нормотворчества сущностная основа вводимых понятий и терминов не подменялась техническими стандартами. Рассмотрена судебная практика документального оформления поставки товара при электронном документообороте. Отмечен ряд положительных перемен в позиции судебной власти по существу рассмотрения вопросов электронного документооборота.
DEVELOPMENT OF DOCUMENT FLOW IN TERMS OF INFORMATION ECONOMY
Galina V. Maksimova, Irina V. Tikhonova
Baikal State University, Irkutsk, the Russian Federation
Article info
Received April 11, 2019
Accepted May 22, 2019
Available online June 27, 2019
Keywords
Electronic workflow; electronic signature; legal framework of the electronic workflow
Abstract
The article examines the problems of developing electronic document flow in terms of widespread use of computer processing of the accounting information. It shows the influence of management approaches on developing the document flow (system, functional, process, risk-situational); it offers to identify the counting (technological and information) function as an independent object of electronic document flow in its interrelation with the control and analytical function performed by accountants; it specifies the bottleneck in the electronic document flow system — the control of the input, development, storage of of electronic documents while maintaining the requirements for their completeness, accuracy and legal full value. When developing the legal framework for electronic document flow, the methodological approach should be changed so that in the process of rulemaking the essential basis of the concepts and terms introduced is not replaced by technical standards. The article considers the judicial practice of
© Максимова Г.В., Тихонова И.В., 2019
documenting the delivery of goods in electronic document flow. It notes a number of positive changes in the position of the judiciary on the merits of considering еру issues of electronic document flow.
Государство в рамках Федеральной целевой программы «Информационное общество (2011-2020 годы)» последовательно реализует политику обязательного представления в электронном виде все большего числа отчетов.
Рынок электронного документооборота демонстрирует устойчивый рост, при этом, по мнению экспертов, он все еще находится на этапе становления, что подтверждается следующими цифрами. С 2011 г. начался обмен электронными счетами-фактурами с ФНС России. В 2017 г., по заявлению исполнительного директора АНО РОСЭУ А. Миклашеви-ча, 100-процентная цифровизация достигнута пока лишь в одном направлении — это предоставление отчетности в государственные органы, но и здесь остаются значительные резервы. Количество счетов-фактур и сопутствующих им документов в 2017 г. достигло в России 10 млрд, из них в электронный вид было переведено всего около 600 млн документов, что по отношению ко всему количеству счетов-фактур составляет около 4,4 %. Ежегодно объем переданных электронных счетов-фактур увеличивается приблизительно в 2 раза. Данная цифра меньше, чем прогнозировали эксперты, но при этом наблюдается устойчивая тенденция роста [1]. С 2014 г. стало обязательным представлять налоговые декларации по НДС в электронном виде. При этом, начиная с отчетности за 2019 г., все юридические лица, согласно изменениям, внесенным в законодательство о бухгалтерском учете Федеральным законом «О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 444-ФЗ, обязаны представлять бухгалтерскую (финансовую) отчетность в электронном виде в инспекции ФНС России. Отсрочка на год дана индивидуальным предпринимателям.
Вопросы электронного документооборота и возникающие в связи с этим проблемы широко обсуждаются профессиональным сообществом [2-9]. Рассмотрим некоторые из них. Так, в последние годы сформировалось устойчивое мнение, что при автоматизации бухгалтерского учета первичные документы могут быть составлены по разработанному в программном обеспечении алгоритму, что позволит автоматически формировать документооборот, отражающий информацию о финансово-хозяйственной деятельности компаний.
В условиях развивающейся информационной экономики проблемы управления элек-
тронным документооборотом и использования электронных документов требуют увязки с подходами к организации управления.
Наиболее распространенными подходами к управлению деятельностью компаний в современном мире считаются функциональный, процессный, ситуационный и системный. Однако наибольшей критике в профессиональной литературе подвергается функциональный подход к управлению производственной и финансово-хозяйственной деятельностью компаний. Предпочтение отдается более эффективному и гибкому процессному подходу.
Рассматривая функциональный подход к формированию бухгалтерского документооборота как набор действий и функций по отношению к объекту управления, следует выделить информационную, контрольную и аналитическую функции. Для обеспечения реализации указанных функций в компаниях закрепляют обязанности и ответственность между работниками через график документооборота. К сожалению, в современной учетной практике недооценивают значимость этих графиков документооборота, и чаще всего они не составляются. Актуальность же формирования графика документооборота состоит в том, что его можно использовать и при компьютерной обработке бухгалтерской информации, так как он регламентирует функции работников компаний, обеспечивающих бухгалтерский документооборот, и может видоизменяться в зависимости от управленческих целей и задач.
В настоящее время успешное развитие деятельности компаний напрямую связано с построением действенной системы управления рисками. Риск имеет универсальный характер, его природа одна и та же для всех компаний, хотя его появление вызвано разнообразными аспектами их экономической деятельности и их отраслевой принадлежностью. Он представляет собой вероятность возникновения неблагоприятной ситуации, которая оказывает существенное влияние на положительный исход принимаемых управленческих решений и на результат финансово-хозяйственной деятельности компаний в целом. В нестандартных и непредвиденных ситуациях используется ситуационный подход к управлению, который предполагает рассмотрение факторов, влияющих на ход и изменение конкретных процессов финансово-хозяйственной деятельности, устранение
негативных фактов и использование позитивных, что достаточно актуально при функционировании бухгалтерского учета на ЭВМ, включая документооборот.
При рассмотрении системного подхода бухгалтерский учет является системой высшего уровня, а бухгалтерский документооборот — системой низшего уровня (подсистемой), включающей совокупность объектов, субъектов информации и технических средств обработки информации. Рассматривая бухгалтерский документооборот в качестве подсистемы, можно использовать методы системного подхода для повышения эффективности управления им.
Процессный подход предполагает рассмотрение бухгалтерского учета в разрезе набора процессов (бизнес-процессов), среди которых можно выделить бухгалтерский документооборот, так как он позволяет реализовать информационную функцию бухгалтерского учета путем предоставления необходимой бухгалтерской информации внутренним и внешним пользователям на всех этапах учетного процесса, включая первичный учет, текущий и итоговый.
Таким образом, использования исключительно одного из подходов для управления электронным документооборотом недостаточно, необходима, с нашей точки зрения, совокупность указанных подходов или их отдельных элементов.
Наряду с повышением эффективности организации электронного документооборота и управления им необходимо обратить внимание на недостаточность их изучения.
Автоматизация бухгалтерского учета затрагивает немаловажную проблему, состоящую в том, что пользователь информационной системы бухгалтерского учета зачастую не знает и не понимает, какие методические и методологические принципы построения заложены в программу, поэтому необходимо дальнейшее развитие методологии автоматизированной формы бухгалтерского учета [2, с. 18].
Форма счетоводства бухгалтерского учета — одно из центральных и сложных понятий. По мнению Я.В. Соколова и В.Ф. Палия, выделяются три основных ее определения: процедурное, содержательное и организационное [10, с. 224].
Первое определение, как отмечают авторы, подчеркивает «вход» и «выход» формы счетоводства как системы регистрации, хранения и обработки данных. При этом «вход» охватывает первичные носители информации, а «выход» — формы отчетно-
сти. Такой подход полностью лишает бухгалтерский учет таких функций, как извлечение информации из первичных документов, их хранение и порядок формирования бухгалтерских регистров, передавая последние так называемому черному ящику — техническому средству [10, с. 187]. Таким образом, самое узкое место автоматизации бухгалтерского учета — ввод в информационную систему первичных данных и формирование электронных документов.
Во втором определении центральное место отводится учетному регистру, который, являясь техническим средством фиксации информации, как и электронный документ, подвергается проверке на предмет юридической обоснованности и достоверности. Отсюда корифеи бухгалтерского учета предложили понимать под учетным регистром «упорядоченный носитель информации, обобщаемой на счетах бухгалтерского учета, приспособленный для регистрации данных из первичных документов или получаемый в результате механизированной обработки данных первичного учета, представляющий собой юридический документ, подтверждающий правильность отражения информации в системе бухгалтерского учета» [там же, с. 191]. Данное положение на сегодняшний день подкреплено ст. 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ, включая наличие подписи, в том числе электронной, лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации. А также в регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправления должны содержать дату исправления и подписи (включая электронную) лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Обработка информации в бухгалтерском учете в условиях использования компьютеров одновременно с действиями бухгалтера в информационной системе переходит в объект наблюдения и обслуживания ^-инженера, порождая проблему ответственности за достоверность и правильность формирования информации в контрольном документе — бухгалтерском регистре.
Форма счетоводства бухгалтерского учета по третьему определению В.Ф. Палия и Я.В. Соколова предполагает, что записи в формулярах представляют определенную структуру. Каждая конкретная форма сче-
ф
п ч
01
ш
5<
а
л т
п *
о
о
о
а ^
о ч
я ф
X X
о
п
о у
X
ф ^
п 5
ч
ф
ч
2 О
Ю
№
ю р
N
1Л
Ы 2
в)
товодства — один из вариантов инварианта и может быть рассмотрена как вариант единой порождающей структуры [10, с. 193].
В современном мире характер труда бухгалтера меняется, использование передовых информационных технологий позволяет отделить аналитическую и контрольную функции от процесса технической (счетной) обработки информации, при этом нельзя забывать об усилении контроля за электронным документооборотом.
Считаем, что форма счетоводства в бухгалтерском учете представляет собой в этих условиях объединение технических средств с трудом счетных работников, что сказывается на построении документооборота, в том числе электронного. Она определяется порядком и последовательностью действий с первичными данными и записями их в учетные регистры в хронологическом и систематическом направлении, представляя собой алгоритм обработки, который необходимо учитывать при формировании электронного документооборота.
Эта сторона крайне мало освещается разработчиками информационных систем, и потому при решении практических задач у бухгалтеров возникает ряд сложностей.
Выделим одну из работ коллектива авторов БГУ, раскрывающую тенденции развития рынка электронного документооборота [6, с. 93-94]. Исследования информационно-аналитического портала DOCFLOW показали, что к 2013 г. из 64 % организаций, которые начали переход на безбумажный документооборот, систему электронного документооборота (СЭД) внедрили 41 % компаний, а треть организаций на момент проведения исследования находились в процессе ее внедрения, что показывает достаточно хорошие темпы развития данного сегмента рынка. При этом, как отмечается в исследовании, количество компаний, внедряющих СЭД на уровне всей организации, растет по сравнению с числом компаний, внедряющих систему на уровне отделов. Причем даже в компаниях, где СЭД внедрена на уровне организации в целом, порядка 40 % важных документов не попадает в систему, а в организациях, где СЭД внедрена лишь на уровне отделов, эта цифра составляет 76 %. Это свидетельствует о том, что с внедрением системы электронного документооборота в организациях не изменились или не исполняются регламенты обработки данных, и документы продолжают храниться вне СЭД. Несмотря на заинтересованность руководителей компаний в переходе с бумажного документооборота на электронный, основной
проблемой остается устоявшееся на уровне государства мнение о большей надежности бумажного документа и бухгалтерского регистра, заверенных подписью и печатью, в сравнении с их электронной копией, подписанных квалифицированной электронной подписью. Этот фактор отметили 46 % респондентов, и на сегодняшний день он является одним из препятствий при внедрении СЭД. Большую роль в сдерживании внедрения СЭД играет человеческий фактор, поскольку многим сотрудникам удобнее читать и делать записи на бумаге, чем работать в программе, — об этом заявили 40 % опрошенных. Это связано также с тем, что безбумажное документирование, автоматизация первичного учета накладывают свой отпечаток на методы и технику бухгалтерского контроля хозяйственных операций и правильность данных в них, поступающих на ЭВМ. «Концепции контроля, эффективные при наличии удобочитаемых документов, могут оказаться неэффективными, когда эти документы исчезают», т.е. когда применяется так называемое электронное документирование, внутренний контроль должен быть автоматизирован [6, с. 94].
Бумажный документооборот заменяется представлением данных на дисплее в виде формирования разных массивов данных. Прежние формы счетоводства, основанные на хронологической записи в журнале и систематической записи по синтетическим и аналитическим счетам в книгах и карточках, заменяются системой автоматизированной обработки данных на ЭВМ, вытесняя накопительные регистры, итоговые журналы и вспомогательные книги. Как было отмечено, под формой счетоводства понимается совокупность алгоритмов для обработки первичных данных и получения результативной учетной информации с помощью заданных технических средств. Модели и алгоритмы, переводящие их на команды программы, олицетворяя форму счетоводства, одновременно определяют качество обработки учетных данных и достоверность получаемой на ЭВМ информации. Ориентация бухгалтера не на регистрацию, не на запись данных, а на алгоритм и программу отражает характер изменения его функций в новых условиях.
ЭВМ берет на себя всю работу, связанную с обработкой первичных данных, формированием итоговой информации и ее контролем. Однако самым узким местом автоматизированной системы бухгалтерского учета является ввод в ЭВМ первичных данных (технология записей реквизитов, кодирование бухгалтерских записей и после-
дующей обработки данных), а также работа с первичными документами, дальнейшее развитие первичного учета; автоматизация ввода первичных данных в ЭВМ с полным соблюдением бухгалтерских требований к достоверности и юридической полноценности отражения хозяйственного факта; предотвращение ошибок и искажений информации в системе ЭВМ; организация автоматического внутреннего контроля.
Для усиления контроля за первичной регистрацией данных рекомендуется вести отдельный хронологический файл.
Определенный интерес имеют контрольные вопросы о возможных сбоях в системе обработки учетных данных на ЭВМ — учетные риски.
Последующий контроль данных бухгалтерского учета на ЭВМ оценивается весьма скептически — способность хотя бы в какой-то мере провести пересмотр законности и целесообразности проведенных хозяйственных операций, их обоснование и достоверное отражение в системе учета. Ряд авторов указывают, что сейчас контроль отстает от технологии и лица, осуществляющие контроль, недостаточно высоко владеют умением вскрыть подлог, совершенный с помощью ЭВМ [10, с. 96]. Отмечается возрастающее значение оперативного учета на ЭВМ, хотя его методические вопросы проработаны далеко не так хорошо, как бухгалтерского учета. Проблемы необходимости стыковки оперативного и бухгалтерского учета касаются пропуска записей, несовпадения итогов, неполных учетных записей данных, неверного разграничения данных по календарным периодам и т.д.
Оценивая эффективность внедрения СЭД, отметим, что, согласно данным исследования, в 73 % случаев окупаемость проекта подтвердилась. Однако 27 % респондентов указали на окупаемость ниже ожидаемого уровня. Исследование также показало, что более половины компаний не проводят оценку эффективности внедренной системы электронного документооборота. Возможно, это связано с трудностью выбора критериев оценки, поскольку эффект от СЭД измеряется не только прямой экономией ресурсов, а в основном косвенно — повышением качества работы организации [6, с. 94].
Достаточно значимой проблемой, которая также препятствует росту электронного документооборота, является проблема, суть которой заключается в подмене юридического подхода в понимании электронного документа соблюдением технических стандартов [11, с. 168]. Документ, как отмечает Большая
советская энциклопедия, представляет собой материальный предмет, на котором человеком с помощью различных средств и способов зафиксирована в целесообразной для восприятия форме представленная и закодированная информация [12, с. 403]. Документы призваны выполнять ряд функций, связанных с обработкой данных, включая их фиксацию, хранение, передачу. При наличии технической и экономической значимости документ юридически подтверждает совершение факта хозяйственной жизни. Возникает противоречие: с одной стороны, фиксация, хранение и передача данных обеспечиваются большей емкостью документа, совмещением в одном носителе нескольких документов, а с другой — наблюдается специализация (доказательность) данных.
В условиях формирования электронных документов следует все реквизиты делить на призначные и содержательные, оказывающие влияние на организацию электронного документооборота [10, с. 167-168]. Возникает необходимость разделять все информационные массивы на документальные и фактографические. В соответствии с принятой фактографической системой документооборот предполагает использование специально составленного каталога типов и моделей электронных документов. Организация электронных массивов задает и порядок циркуляции электронного документооборота. Мы согласны с Н.И. Соловяненко в том, что в информационном обществе изменяется правовая трактовка в понимании документа.
Юридический подход в понимании документа подразумевает совокупность юридических действий, имеющих правовые последствия и требующих соблюдения всеми участниками не только технических и эксплуатационных стандартов, но и в первую очередь правовых норм [11, с. 168]. В нормативно-правовых актах, раскрывающих понятие электронного документа, основной акцент перенесен на понятие информации, представленной в электронном виде. Согласно п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса Российской Федерации, в качестве электронного документа рассматривается информация, передаваемая по каналам связи, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств. В результате, как указывает Н.И. Соловя-ненко, утрачивается юридическая функция электронного документа и становится непонятным, на каком основании электронный документ должен вызывать те же правовые последствия, что и документ бумажный.
ф
п ч
01 И 5<
а
л т
п *
о
о
о
а ^
о ч
я ф
X X
о
п
о у
X
ф ^
п S
ч
ф
ч
2 О
м
Z
10
О
N
1Л
U 2
в)
В подтверждение особенностей работы с электронными документами, вопроса их юридической значимости заслуживает внимания судебная практика, касающаяся использования электронных документов, которые возникают в силу того, что единые подходы к широкому их применению только вырабатываются. В качестве примера приведем результаты судебного разбиратель-ства1 по делу о продаже лекарств на сумму 37,5 млн р. Общая сумма иска по делу с учетом процентов составила 115,3 млн р. Суть спора состояла в том, что истец поставил покупателю лекарства, которые последний отказывался оплатить, отрицая факт поставки. В подтверждение факта поставки продавец представил отчет удостоверяющего центра, осуществлявшего обмен электронными документами между сторонами. Отчет был подписан электронной подписью покупателя. Незначительный объем поставок (1 млн р.) был оформлен бумажными документами, остальная часть поставок оформлялась электронными документами. По соглашению сторон подтверждением поставки являлся электронный отчет, подписанный сторонами. Отчет содержал реестр накладных, по которым продавец отпускал товар покупателю. Отчет был доставлен оператором покупателю и подписан представителем покупателя электронной подписью.
Две первые судебные инстанции заняли позицию истца, согласившись с тем, что порядок электронного документооборота определен сторонами, отчет о получении товара подписан электронной подписью продавца, следовательно, этого достаточно для подтверждения факта поставки. Однако ответчик, отстаивая свою позицию и отрицая, что поставка состоялась, указал суду на отсутствие в материалах дела товарной накладной как первичного документа, подтверждающего факт поставки товара. Кассационный суд отменил ранее вынесенные судебные решения и отправил дело на повторное рассмотрение, мотивировав свою позицию следующими доводами. Согласно ч. 5 ст. 68 Арбитражно-процессуального кодекса Российской Федерации установлено, что обстоятельства дела, которые в соответствии с законом должны быть подтверждены определенными доказательствами, не могут подтверждаться в арбитражном суде иными доказательствами. Таким образом, кассаци-
1 Картотека экономических споров по гражданским правоотношениям // Электронное правосудие. URL: http://kad.arbitr.ru/Card/6295de4e-a3c3-4e5f-bb29-40c7d44c791c.
онный суд занял позицию, что только наличие бумажного носителя товарных накладных подтверждает факт поставки товара. Также суд указал, что отчет, подписанный сторонами, не содержит всех обязательных реквизитов, предъявляемых к первичному учетному документу, установленных согласно ст. 9 закона «О бухгалтерском учете», а именно сведений о переданном товаре.
Наконец, дело было рассмотрено эко-номколлегией Верховного Суда Российской Федерации. Ответчик отрицал получение товара, настаивая, что на подписанных товарных накладных нет расшифровок подписей, что на них стоят не те печати. Отчет, представленный оператором электронного обмена в подтверждение получения товара на сумму 37,5 млн р., как указал покупатель, подписан неуполномоченным лицом, которое не имело право получать товар и подписывать документы электронной подписью; доверенность этому лицу покупатель не выдавал; в настоящее время лицо, подписавшее спорные документы, в организации не работает и такой должности нет в штатном расписании. При этом ответчик не делал заявлений о том, что ключ электронной подписи им не выдавался данному должностному лицу или вообще не использовался для подписания спорных накладных. Коллегия пришла к следующему выводу: электронный отчет, содержащий реестр накладных, подписан покупателем, при этом, согласно ст. 6 Федерального закона «Об электронной подписи» № 63-ФЗ, документы, подписанные электронной подписью, являются аналогом бумажных документов, подписанных собственноручной подписью. Поэтому просто отрицать факт поставки, не представляя никаких доказательств, недостаточно. Нужно доказать это заявление. При этом судьи поинтересовались, что предпринято покупателем в отношении лица, которое от имени аптеки получило товар на 37,5 млн р., на что юрист ответчика не смог ответить. Суд отменил ранее вынесенное решение и отправил дело на дальнейшее рассмотрение, указав, что теперь ответчику необходимо доказать свою позицию, а не просто отрицать факт поставки.
Суд распределил бремя доказывания между сторонами, рассмотрев спор по существу, не прибегая только к формальным требованиям закона. Такая позиция, безусловно, способствует распространению электронного документооборота и не позволяет недобросовестной стороне выигрывать судебный спор, ссылаясь на упущения в оформлении качества и полноты электронных документов. Вместе с тем из рассмотренного примера
следуют практические выводы. С принятием Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ было отменено требование обязательного применения унифицированных первичных документов, за исключением расчетных и кассовых документов. Документальное оформление фактов хозяйственной жизни может оформляться как типовыми первичными документами, так и самостоятельно разработанными организацией документами. При этом первичный документ и регистры бухгалтерского учета должны содержать обязательные реквизиты, установленные в ст. 9 и 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. Именно правильное заполнение всех значимых реквизитов, с одной стороны, фиксирует наиболее важные характеристики хозяйственного факта, а с другой — придает первичным документам и регистрам бухгалтерского учета юридическую значимость и юридическую силу.
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ не запрещает вместо накладной использовать для отпуска и оприходования ценностей электронный первичный документ, но при условии, что он будет содержать весь набор обязательных реквизитов. Следует также утвердить образец такого документа в приказе об учетной политике организации и между сторонами, ведущими электронный обмен документами. Считаем, что для усиления контроля за первичной регистрацией данных и выпиской электронных документов необходимо организовать ведение отдельного хронологического файла.
В числе причин, препятствующих развитию электронного документооборота, можно также выделить:
- отсутствие в федеральном законе «Об электронной подписи» четко установленной ответственности удостоверяющего центра как хранителя информации и как оператора информационной системы;
- добровольный характер аккредитации удостоверяющих центров;
- вопросы, касающиеся организации хранения электронных документов.
Неаккредитованные удостоверяющие центры не обязаны хранить и предоставлять информацию о сертификатах ключей электронных подписей владельцев, если они по каким-либо причинам перестают осуществлять свою деятельность, например ликвидируются. Такое упущение в законодательстве приводит к потере информации, и, если возникнет необходимость проверить действие электронного ключа, срок которого в настоящее время закончился, сделать это будет невозможно, а
значит, невозможно будет и получить доступ к интересующей информации.
ФНС России планирует стать единственным органом, имеющим право выдавать юридическим лицам квалифицированную электронную подпись, что позволило бы решить описанную выше проблему. Ежегодно в России выдается свыше 5 млн подписей, при этом многие из удостоверяющих центров работают, допуская много нарушений2.
Неурегулированными остаются вопросы разграничения ответственности при сбоях в процессе передачи отчетности по телекоммуникационным каналам связи.
Из-за обновления программ ЭВМ в январе 2019 г. у налоговой службы возникли проблемы, связанные со сбоем в программе. В результате протоколы об отказе в приеме представленной декларации из инспекций были получены налогоплательщиками позже установленного срока. По административному регламенту, утвержденному приказом Минфина России от 2 июля 2012 г. № 99н, инспекция обязана проверить представленную декларацию и отправить протокол о приеме или об отказе в приеме представленной декларации на следующий рабочий день после ее получения (согласно пп. 3, 214, 215 регламента). При получении налогоплательщиком отчета о приеме декларации из инспекции, пусть даже и после срока, ему ничего не грозит. Если же после срока, установленного для представления декларации, налогоплательщик получил отчет о том, что представленная им декларация не принята, тогда считается, что он не исполнил свою обязанность по представлению налоговой отчетности в срок, и ему могут не только выставить штраф, но и закрыть счет. В данном случае если налогоплательщику не удастся решить вопрос положительно напрямую с инспекцией, то придется в суде пытаться доказать неправомерность действий инспекции. Следует отметить, что ФНС России не давала рекомендаций инспекциям не штрафовать компании за просрочку в представлении деклараций, произошедшую по причине технического сбоя в программе инспекций [13].
Из-за технического сбоя, возникшего в процессе обновления программы, налоговые инспекции не могли выгрузить и увидеть у себя в программе платежи после 22 января 2019 г., в результате у налогоплательщиков образовалась несуществующая задолженность. В связи со сложившейся ситуацией компании не могли получить справки об отсутствии задолженности, которые требуют контрагенты перед заключе-
2 ФНС монополизирует выдачу электронных подписей. URL: https://pravo.ru/news/204893/Fdesc_search.
Ф П ч
01 И 5<
а
л т
п *
о
о
о
а ^
о ч
я ф
X X
о
п
о у
X
ф ^
п S
ч
ф
ч 2
о
м Z
10
О 2
1Л
U 2
е>
нием договора, а также справки об отсутствии задолженности, необходимые для получения лицензии. Позже платежи удалось выгрузить. Если же платежи налогоплательщика так и не отразились в программе инспекции, то налогоплательщику необходимо решать этот вопрос непосредственно со своей инспекцией.
Случившиеся технические сбои говорят о том, что следует предусмотреть альтернативные варианты представления отчетности в периоды обновления программного обеспечения, чтобы избежать подобных сбоев и создания дополнительных трудностей для взаимодействующих сторон электронного обмена.
Но, несмотря на возникающие сбои и препятствия в области практического применения электронных документов, электронный документооборот продолжает развиваться. Полезно ознакомиться и с международной практикой его регулирования. Комиссия ООН по праву международной торговли предлагает при разработке национального законодательства в сфере электронной торговли, электронной подписи, электронных передаваемых записей странам-участницам руководствоваться принципом функционального эквивалента. Суть данного принципа заключается в том, что в законодательстве устанавливаются требования к электронному документообороту, чтобы выполнялись те же юридические функции, что и при традиционном бумажном документообороте.
В итоге резюмируем, что анализ формирования документооборота в условиях компьютерной обработки бухгалтерской информации позволил, во-первых, выделить взаимосвязь управленческих подходов с документооборо-
том. Документооборот рассматривается как подсистема системы бухгалтерского учета и отчетности с набором всех функций, характерных для системы управления (планирование, контроль, анализ, регулирование и т.д.); как успешный процесс, включающий первичный учет (сбор, накопление), текущий учет (группировка, оценка и систематизация — обработка), итоговый учет (отчеты, представляемые пользователям); как предметная область возникновения ситуационных рисков, которые требуют пристального контроля со стороны менеджмента.
Во-вторых, использование современной вычислительной техники ведет к отделению контрольных и аналитических функций от счетной (технической) обработки бухгалтерской информации, что оказывает влияние на формирование документооборота, прежде всего электронного. Технологический учетный процесс одновременно с бухгалтером является объектом наблюдения и обслуживания, порождая юридическую проблему при формировании и хранении электронных бухгалтерских документов, регистров и отчетности.
В-третьих, внедрение системы электронного документооборота в компаниях выявило самое узкое место — контроль за формированием, вводом и хранением электронных документов с соблюдением требований, предъявляемых к полноте и достоверности отражения фактов хозяйственной жизни, а также юридической полноценности информации.
Следовательно, вопросы эффективного формирования электронного документооборота в условиях развития информационной экономики являются дискуссионными и недостаточно изучены.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОМ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Ускова А. Обмен без обмана. Обзор рынка юридически значимого документооборота (ЮЗЭДО) [Электронный ресурс] / А. Ускова // ЕСМ^оита1. — 2018. — 15 февр. — Режим доступа: https://ecm-journal.ru/ docs/Obmen-bez-obmana-Obzor-rynka-juridicheski-znachimogo-ehlektronnogo-dokumentooborota-JuZEhDO.aspx.
2. Слободняк И.А. Актуальные проблемы автоматизации бухгалтерского учета / И.А. Слободняк, И.В. Пискунов // Международный бухгалтерский учет. — 2014. — № 1 (295). — С. 16-22.
3. Слободняк И.А. Организация бухгалтерского учета на основе компьютерных технологий / И.А. Слободняк. — Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2004. — 205 с.
4. Архипова З.В. Информационные технологии в экономике : учеб. пособие / З.В. Архипова, В.А. Пархо-мов. — Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2003. — 182 с.
5. Архипова З.В. Трансформация «электронного правительства» в «цифровое правительство» / З.В. Архипова // Известия Байкальского государственного университета. — 2016. — Т. 26, № 5. — С. 818-824. — DOI: 10.17150/2500-2759.2016.26(5).818-824.
6. Современные информационно-телекоммуникационные технологии в управлении социально-экономическими системами / А.П. Суходолов [и др.]. — Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2013. — 196 с.
7. Хитрова Т.И. Проблемы информационных инноваций [Электронный ресурс] / Т.И. Хитрова // Известия Иркутской государственной экономической академии (Байкальский государственный университет экономики и права). — 2012. — № 1. — Режим доступа: http://brj-bguep.ru/reader/article.aspx?id=14266.
8. Хитрова Т.И. Интеграция информационных ресурсов [Электронный ресурс] / Т.И. Хитрова // Известия Иркутской государственной экономической академии (Байкальский государственный университет экономики и права). — 2010. — № 5. — С. 286-289. — Режим доступа: http://brj-bguep.ru/reader/article.aspx?id=13927.
9. Хитрова Т.И. Информационные системы для бухгалтерского учета, финансового анализа, аудита / Т.И. Хитрова. — Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2008. — 83 с.
10. Палий В.Ф. АСУ и проблемы теории бухгалтерского учета / В.Ф. Палий, Я.В. Соколов. — М. : Финансы и статистика, 1981. — 224 с.
11. Соловяненко Н.И. Законодательство об электронном документе как фактор актуализации правового пространства для инновационной (цифровой) экономики / Н.И. Соловяненко // Труды Института государства и права РАН. — 2017. — Т. 12, № 3. — С. 162-175.
12. Большая советская энциклопедия : в 30 т. / гл. ред. А.М. Прохоров. — 3-е изд. — М. : Сов. энцикл., 1972. — Т. 8 : Дебитор — Евкалипт. — 592 с.
13. Зотова О. Как избежать напрасных штрафов из-за проблем инспекторов [Электронный ресурс] / О. Зотова // Учет. Налоги. Право. — 2019. — № 6. — Режим доступа: https://e.gazeta-unp.ru/706686.
REFERENCES
1. Uskova A. Exchange without cheating. Review of market of juridically significant document flow (JSDF). ECM-Journal, 2018, February 15. Available at: https://ecm-journal.ru/docs/Obmen-bez-obmana-Obzor-rynka-ju-ridicheski-znachimogo-ehlektronnogo-dokumentooborota-JuZEhDO.aspx. (In Russian).
2. Slobodnyak I.A., Piskunov I.V. Topical Issues of Accounting Automation. Mezhdunarodnyi bukhgalterskii uchet = International Accounting, 2014, no. 1 (295), pp. 16-22. (In Russian).
3. Slobodnyak I.A. Organizatsiya bukhgalterskogo ucheta na osnove komp'yuternykh tekhnologii [Accounting Organization on the Basis of Computer Technologies]. Irkutsk, Baikal State University of Economics and Law Publ., 2004. 205 p.
4. Arkhipova Z.V., Parkhomov V.A. Informatsionnye tekhnologii v ekonomike [Information Technologies in Economy]. Irkutsk, Baikal State University of Economics and Law Publ., 2003. 182 p.
5. Arkhipova Z.V. Transformation of «The Electronic Government» into «The Digital Government». Izvestiya Bai-kal'skogo gosudarstvennogo universiteta = Bulletin of Baikal State University, 2016, vol. 26, no. 5, pp. 818-824. DOI: 10.17150/2500-2759.2016.26(5).818-824. (In Russian).
6. Sukhodolov A.P., Ozernikova T.G., Bratishchenko V.V., Arhipova Z.V., Rodionov A.V., Artamon-ov I.V., Kuznecova I.A. Sovremennye informatsionno-telekommunikatsionnye tekhnologii v upravlenii sotsi-al'no-ekonomicheskimi sistemami [Modern Information and Telecommunication Technologies in Management of Social and Economic Systems]. Irkutsk, Baikal State University of Economics and Law Publ., 2013. 196 p.
7. Hitrova T.I. Problems of Informational Innovations. Izvestiya Irkutskoi gosudarstvennoi ekonomicheskoi akademii (Baikalskii gosudarstvennyi universitet ekonomiki i prava) = Izvestiya of Irkutsk State Economics Academy (Baikal State University of Economics and Law), 2012, no. 1. Available at: http://brj-bguep.ru/reader/article.aspx?id=14266. (In Russian).
8. Hitrova T.I. Information Resources Integration. Izvestiya Irkutskoi gosudarstvennoi ekonomicheskoi akademii (Baikalskii gosudarstvennyi universitet ekonomiki i prava) = Izvestiya of Irkutsk State Economics Academy (Baikal State University of Economics and Law), 2010, no. 5, pp. 286-289. Available at: http://brj-bguep.ru/reader/ article.aspx?id=13927. (In Russian).
9. Khitrova T.I. Informatsionnye sistemy dlya bukhgalterskogo ucheta, finansovogo analiza, audita [Information Systems for Accounting, Financial Analysis, Audit]. Irkutsk, Baikal State University of Economics and Law Publ., 2008. 83 p.
10. Palii V.F., Sokolov Ya.V. ASU i problemy teorii bukhgalterskogo ucheta [ACS and Problems of Accounting Theory]. Moscow, Finansy i Statistika Publ., 1981. 244 p.
11. Solovyanenko N.I. Modernization of the Legal Environment for the Innovative (Digital) Economy: the Electronic Document. Trudy Instituta gosudarstva i prava RAN = Proceedings of the Institute of State and Law of the RAS, 2017, vol. 12, no. 3, pp. 162-175. (In Russian).
12. Prokhorov А.М. (ed.). Bol'shaya sovetskaya entsiklopediya [Soviet Great Encyclopedia]. 3rd ed. Moscow, Sovetskaya Entsiklopediya Publ., 1972. Vol. 8. 592 p.
13. Zotova O. How to avoid groundless fines because of inspectors' problems. Uchet. Nalogi. Pravo = Accounting. Taxes. Law, 2019, no. 6. Available at: https://e.gazeta-unp.ru/706686. (In Russian).
Информация об авторах
Максимова Галина Васильевна — доктор экономических наук, профессор, кафедра бухгалтерского учета и налогообложения, Байкальский государственный университет, г. Иркутск, Российская Федерация, e-mail: [email protected].
Тихонова Ирина Васильевна — кандидат экономических наук, доцент, кафедра бухгалтерского учета и налогообложения, Байкальский государственный университет, г. Иркутск, Российская Федерация, e-mail: [email protected].
Для цитирования
Максимова Г.В. Развитие документооборота в условиях информационной экономики / Г.В. Максимова, И.В. Тихонова // Известия Байкальского государственного университета. — 2019. — Т. 29, № 2. — С. 253-261. — DOI: 10.17150/2500-2759.2019.29(2).253-261.
Authors
Galina V. Maksimova — D.Sc. in Economic, Professor, Department of Accounting and Taxation, Baikal State University, Irkutsk, the Russian Federation, e-mail: [email protected].
Irina V. Tikhonova — Ph.D. in Economics, Associate Professor, Department of Accounting and Taxation, Baikal State University, Irkutsk, the Russian Federation, e-mail: [email protected].
For Citation
Maksimova G.V., Tikhonova I.V. Development of Document Flow in Terms of Information Economy. Izvestiya Baikal'skogo gosudarstvennogo universiteta = Bulletin of Baikal State University, 2019, vol. 29, no. 2, pp. 253-261. DOI: 10.17150/2500-2759.2019.29(2).253-261. (In Russian).
Ф 0 H
01 S) 5<
а
л т
n *
о
о
о
а
и ^
о
H
H ф
X X
о
п
о у
X
ф ^
n s
H
ф
H M
о
M
z
le p
M
U1
u 2
0)
