Проблемы применения электронного документооборота в бухгалтерском учете Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

УДК 005.92: 004

DOI 10.17150/2500-2759.2019.29(1).132-137

ПРОБЛЕМЫ ПРИМЕНЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

И.В. Тихонова

Байкальский государственный университет, г. Иркутск, Российская Федерация

Информация о статье

Дата поступления 18 января 2019 г.

Дата принятия к печати 12 марта 2019 г.

Дата онлайн-размещения 4 апреля 2019 г.

Ключевые слова

Электронный документооборот; правовая база электронного документооборота; взаимоотношения бухгалтера и компьютера в связи с распространением информационных технологий; несанкционированный доступ к электронной информации; юридическая ответственность пользователей информационной системы

Аннотация

Переход в бухгалтерском учете на электронный документооборот с контролирующими органами получает все более широкое распространение. В статье рассмотрены перспективы взаимоотношений бухгалтера и компьютерной техники под воздействием развития информационных систем, а также угроза несанкционированного доступа к электронной информации со стороны легально работающих сотрудников организации. Проанализированы изменения методологического подхода к формированию правовой базы, регулирующей электронный документооборот, и их практические результаты. Основной вывод состоит в следующем: применение информационных технологий выводит профессию бухгалтера на новый уровень, но принять точку зрения, что компьютер способен заменить профессионального бухгалтера, было бы ошибочным. Для уменьшения угрозы несанкционированного доступа к электронной информации со стороны легальных пользователей информационных систем особое внимание необходимо уделять развитию юридической ответственности пользователей. Требуется изменить методологический подход к формированию правовой базы электронного документооборота, чтобы не разрушались целостность и единство терминологической системы.

PROBLEMS OF ELECTRONIC WORKFLOW APPLICATION IN ACCOUNTING

Irina V. Tikhonova

Baikal State University, Irkutsk, the Russian Federation

Article info

Received January 18, 2019

Accepted March 12, 2019

Available online April 4, 2019

Keywords

Electronic workflow; legal framework of electronic workflow; relationship between accountant and computer due to application of information technologies; unauthorized access and legal liability of information system users

Abstract

Switch to accounting in electronic form is becoming more and more widespread. The article addresses the following issues: prospects of relations between accountant and computer equipment under the influence of information systems development; threats of unauthorized access and misuse of information in an electronic document by legally working employees of the organization; the changes in the methodological approach associated with the formation of the legal framework governing electronic document flow and its practical results are analyzed. The main conclusions are as follows: the use of information technology brings the profession of an accountant to a new level, but to accept the point of view that a computer can replace a professional accountant is wrong. To reduce the threat of unauthorized access to electronic information by legal users of information systems, special attention should be paid to the development of legal liability of users. It is necessary to change the methodological approach of forming the legal base of electronic document circulation so that the integrity and unity of the terminological system is not harmed.

Переход на электронный документооборот при ведении бухгалтерского учета получа-

ет все более широкое распространение. Согласно данным, подготовленным ФНС России,

© Тихонова И.В., 2019

ISSN 2500-2759

некоммерческим партнерством «Разработчики и операторы систем электронных услуг» (ассоциация)1, наблюдается неуклонный рост числа электронных документов, представляемых по телекоммуникационным каналам связи (рис.). Быстрее всего увеличивается объем передачи счетов-фактур в электронном виде (во втором квартале 2017 г. их число превысило 30 млн), на втором месте — ТОРГ-12, далее идут сканированные документы, иные документы, формализованные акты, универсальный передаточный документ.

Рассмотрим подробнее следующие наиболее важные, по нашему мнению, проблемы. Во-первых, проанализируем направления развития взаимоотношений бухгалтера и компьютера под воздействием информационных технологий электронного документооборота. Во-вторых, охарактеризуем угрозу несанкционированного доступа к электронным документам со стороны легально работаю-

1 Темпы прироста электронных документов. URL: https://ecm-journal.ru/docs/Infografika-Rossijjskijj-ry-nok-vneshnego-dokumentooborota—obmena-ehlektron-nymi-dokumentami.aspx.

щих в системе пользователеи-сотрудников. Кроме того, обсудим проблему применения бессистемного методологического подхода при формировании нормативно-правовой базы, регулирующей развитие электронного документооборота.

Взаимоотношения между человеком и компьютером сегодня все больше усложняются. В эпоху цифровой экономики информация и знания становятся новым информационным ресурсом и влияют на стратегическое развитие общества. Современные информационные технологии создают новый феномен в развитии общества — искусственный интеллект, с помощью которого можно будет не просто освободить человека от рутинных и громоздких операций, а возложить на системы искусственного интеллекта сбор, обработку, передачу, трансформацию информации, прогнозирование развития ситуации [1].

Что же будем иметь в результате? Человек со своими знаниями зачастую рассматривается как лишний в этой системе. Заместитель министра финансов России Т. Несте-ренко на Московском финансовом форуме

I

ш *

о

о

а *

Ш С

m

О

с

о

35

30

25

20

15

10

Первый квартал

Второй квартал

Третий квартал

2016

Электронные счета-фактуры ТОРГ-12

Формализованные акты

I I I

Четвертый Первый Второй Третий квартал квартал квартал квартал

2017

Иные документы

Универсальный передаточный документ Сканы документов

Темпы прироста объема электронных документов

Источник: Темпы прироста электронных документов. URL: https://ecm-journal.ru/docs/Infografika-Rossijjskijj-rynok-vneshnego-dokumentooborota---obmena-ehlektronnymi-dokumentami.aspx

S

w gg

n n т s ■0

Б

&>

s<

а

л г

о

X

о

о

о

а

■и о т я № X X

о

п

о у

X

S

gg

л ■и

о

S т

№

0 2 О

2 ,

Z

ю

U 2

I

^

Ы

■ч

5

0

в сентябре 2016 г. отметила, что профессия бухгалтера в том виде, в каком она есть, постепенно будет уходить с рынка, а на смену ей придут технологии2. Из этого можно сделать вывод, что осуществление бухгалтерского учета как профессиональная деятельность будет сведено к автоматической регистрации фактов хозяйственной жизни и составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом, на наш взгляд, упущено, что при регистрации факта хозяйственной жизни бухгалтер квалифицирует его, а это уже в ряде случаев процесс творческо-ана-литический (например, в условиях, когда законодательство не разъясняет ряд вопросов, а задает лишь векторы для руководства, либо когда требуется принять решение в условиях неопределенности). Мы согласны с мнением М.Л. Пятова о том, что такая точка зрения является заблуждением [2, с. 86].

Автоматизация и переход на электронный документооборот в бухгалтерском учете имеют свои ограничения, или «границы», не достигая которых мы не получаем возможного экономического эффекта, а при их переходе имеем негативные последствия иного рода, когда квалифицированные специалисты вынуждены искать новую работу или даже переквалифицироваться. Разделяем мнение Г.В. Максимовой и М.П. Алганаевой, которые отмечают, что существует необходимость в выделении такой бухгалтерской информации, как учетные решения. Учетные решения представляют собой особый вид информации, позволяющей на основании учетных данных вычислять суммы налогов, проводить подсчет заработной платы и начислений, расчет амортизации и т.д. [3, с. 53].

Как указывает И.А. Слободняк, автоматизация бухгалтерского учета затрагивает следующую немаловажную проблему [47]. Пользователь информационной системы бухгалтерского учета зачастую не знает и не понимает, какие методические и методологические принципы построения заложены в программе, поэтому необходимо развитие методологии автоматизированной формы бухгалтерского учета. Эта сторона крайне мало освещается разработчиками информационных систем, и потому при решении практических задач у бухгалтеров возникает ряд сложностей.

Проанализируем, как нормативные акты определяют термин «электронный документ».

2 Минфин предсказал исчезновение профессии бухгалтера с рынка // РБК. 2016. 23 сент. URL: http// www.rbc.ru/rbcfreenews/57e52b8b9a79474430068912.

Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ (ред. от 3 августа 2018 г.), электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Рассмотрим, как данный термин раскрыт в п. 11.1 ст. 2 Федерального закона Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (ред. от 18 декабря 2018 г.). Под электронным документом в законе понимается документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах. Таким образом, в приведенном определении акцент перенесен на понятие документа, представляемого в электронной форме. О том, что именно делает документ документом, в определении ничего не говорится.

Еще одно определение рассматриваемого нами термина содержится в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Рос-стандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст). В п. 10 ГОСТ Р 7.0.8-2013 указано, что под электронным документом понимается «документ, информация которого представлена в электронной форме». Последнее определение предельно лаконично и указывает только на форму представления информации.

По нашему мнению, главный недостаток такого нормотворческого подхода заключается в том, что вместо единого определения понятия «электронный документ» их три, и ни одно из них не раскрывает в полной мере рассматриваемый термин, что в дальнейшем потребует раскрытия сути рассматриваемого термина.

Как указывает В.Б. Наумов, к сожалению, такой подход при формировании правоотношений в сфере информационных технологий превратился в обычную практику. Он приводит пример с термином «идентификация субъектов» (табл.), который также является одним из ключевых понятий при работе с электронными документами.

Примеры определений в системе института идентификации

Документ Нормы

Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 7 августа 2001 г. № 115-ФЗ (ред. от 28 декабря 2016 г.) Идентификация — совокупность мероприятий по установлению определенных настоящим Федеральным законом сведений о клиентах, их представителях, выгодоприобретателях, бенефициарных владельцах, по подтверждению достоверности этих сведений с использованием оригиналов документов и (или) надлежащим образом заверенных копий

Постановление Правительства РФ «Об использовании федеральной государственной информационной системы ЕСИА в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме» от 10 июля 2013 г. № 584 (ред. от 14 ноября 2015 г.) Идентификация сведений об участниках информационного взаимодействия, в том числе с использованием квалифицированных сертификатов ключей проверки электронных подписей, посредством сравнения идентификатора участника информационного взаимодействия или идентификатора его информационной системы, вводимых в единой системе, со сведениями о данном участнике или о его информационной системе, содержащимися в соответствующем базовом информационном ресурсе

Методический документ. Меры защиты информации в государственных информационных системах (утв. ФСТЭК России 11 февраля 2014 г.) Идентификатор — представление (строка символов), однозначно идентифицирующее субъект и (или) объект доступа в информационной системе. Идентификация — присвоение субъектам доступа, объектам доступа идентификаторов (уникальных имен) и (или) сравнение предъявленного идентификатора с перечнем присвоенных идентификаторов

Приказ ФСТЭК России «Об утверждении Требований к обеспечению защиты информации в автоматизированных системах управления производственными и технологическими процессами на критически важных объектах, потенциально опасных объектах, а также объектах, представляющих повышенную опасность для жизни и здоровья людей и для окружающей природной среды» от 14 марта 2014 г. № 31 (зарегистрировано в Минюсте России 30 июня 2014 г. № 32919) Меры по идентификации и аутентификации субъектов доступа и объектов доступа должны обеспечивать присвоение субъектам и объектам доступа уникального признака (идентификатора), сравнение предъявляемого субъектом (объектом) доступа идентификатора с перечнем присвоенных идентификаторов, а также проверку принадлежности субъекту (объекту) доступа предъявленного им идентификатора (подтверждение подлинности)

ГОСТ Р ИСО/ТО 13569-2007 «Финансовые услуги. Рекомендации по информационной безопасности» (утв. приказом Ростехрегулиро-вания от 27 декабря 2007 г. № 514-ст) Идентификация (identification) — процесс установления единственным образом однозначной идентичности объекта

Приказ Росрыболовства «Об утверждении Концепции информационной безопасности Росрыболовства» от 6 марта 2013 г. № 154 (ред. от 26 июля 2016 г.) В целях предотвращения работы с ИИВС Росрыболовства посторонних лиц необходимо обеспечить возможность распознавания системой каждого законного пользователя (или ограниченных групп пользователей). Для этого в системе (в защищенном месте) должен храниться ряд признаков каждого пользователя, по которым этого пользователя можно опознать. В дальнейшем при входе в систему, а при необходимости — и при выполнении определенных действий в системе пользователь обязан себя идентифицировать, т.е. указать идентификатор, присвоенный ему в системе. Кроме того, для идентификации могут применяться различного рода устройства: магнитные карточки, ключевые вставки, дискеты и т.п.

ф п ч

01 И 5<

а

л т

п *

о

о

о

а

и ^

о ч

я ф

X X

о

п

о у

X

ф ^

п S

ч

ф

ч

2 О

2

Z

10

U 2

Ы ■Ч

Источник: [8].

Подобная ситуация, когда отставание ключевого федерального закона № 149-ФЗ от других нормативных актов приводит к неправильному методологическому подходу при формировании нормативно-правовой базы, при котором за основу принимается не систематизированный подход, а по сути «латание» пробелов в нормотворчестве, в итоге ведет к разрушению целостности и размыванию единства терминологической базы.

Как указывает в своем исследовании В.Б. Наумов, количество определений, связанных с основными понятиями системы информационных правоотношений, содержащимися только в ст. 2 базового федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», удвоилось по сравнению с 2006 г. Причем, как отмечено в исследовании, количественный рост не приводит к качественному улучшению, а

наоборот, наблюдается разрушение единой системы понятий как в отношении субъектного состава, так и в отношении дефиниций объектов [8].

Другая важная проблема касается создания защищенного электронного документооборота. Как указывает А.Г. Сабанов, если раньше защищался сам электронный документ или информационный ресурс, то теперь защиты требуют сами системы передачи, обработки, хранения электронных документов при работе с ними легальных пользователей системы [9, с. 73]. То есть наиболее уязвимым звеном в защите становятся информационные ресурсы в процессе взаимодействия человека — легального пользователя с информационными ресурсами системы. Согласно данным опроса системных администраторов государственных учреждений, на вопрос, за какую плату можно получить у них конфиденциальную информацию, около 50 % респондентов ответили, что готовы рискнуть за большие деньги, 40 % готовы сделать это за любое вознаграждение, только 10 % ответили, что никогда не пойдут на такое должностное преступление [10, с. 60]. К сожалению, результаты опроса говорят сами за себя.

Решение проблемы, по нашему мнению, лежит в сфере морально-нравственных отношений, на которые оказать влияние не так просто. Безусловно, решать указанную проблему следует, используя разные средства: путем повышения материальной заинтересованности сотрудников, внедрения комплексного подхода к электронной защите информации, но в первую очередь путем усиления и применения на практике механизмов юридической ответственности.

Таким образом, рассматривая процесс автоматизации бухгалтерского учета и переход на электронный документооборот, которые имеют очевидные положительные

моменты для всех участников, необходимо обратить внимание на ряд серьезных вопросов, требующих решения.

Рассматривая в перспективе развитие взаимоотношений бухгалтера и компьютера и анализируя их влияние на качество бухгалтерской отчетности, наблюдаем, что компьютеризация и автоматизация ведения бухгалтерского учета открывают новые возможности при расчете финансово-экономических показателей с точки зрения повышения оперативности составления отчетности, в процессе планирования и выбора вариантов развития компании, при этом, по нашему мнению, всеобщая автоматизация бухгалтерского учета несет в себе угрозу, связанную с формированием достоверной публичной отчетности и, как следствие, с адекватной оценкой инвестиционной привлекательности компании.

Следует обратить самое пристальное внимание на нормотворческий подход при формировании правовой базы, регулирующей электронный документооборот. Анализируя сложившуюся практику, наблюдаем устойчивую тенденцию, негативно влияющую на развитие электронного документооборота, в том числе и в бухгалтерском учете, которая сводится к применению бессистемного подхода со стороны законодательной власти, что приводит к размыванию единой терминологической базы и разрушению единства понятийного аппарата.

Также требуют изучения вопросы обеспечения безопасности процесса электронного документооборота, его защиты от несанкционированного доступа к информации, содержащейся в электронном документе. Как показывает практика, угроза может исходить от пользователей информационной системы, легально работающих в ней, что, по нашему мнению, требует усиления юридической ответственности пользователей информационной системы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОМ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Удовик В.Е. Информационная революция и становление информационного общества / В.Е. Удовик, А.В. Се-лютин // Известия МГТУ «МАМИ». — 2011. — № 2 (12). — С. 263-267.

2. Пятов М.Л. Бухгалтерская отчетность и новые технологии / М.Л. Пятов // Бухгалтерский учет. — 2018. — № 3. — С. 82-91.

3. Максимова Г.В. Влияние компьютеризации бухгалтерского учета на формирование документооборота / Г.В. Максимова, М.П. Алганаева // Современное состояние и перспективы развития бухгалтерского учета, экономического анализа и аудита : материалы Междунар. науч.-практ. конф. — Иркутск, 2016. — С. 52-57.

4. Слободняк И.А. Актуальные проблемы автоматизации бухгалтерского учета / И.А. Слободняк, И.В. Пискунов // Международный бухгалтерский учет. — 2014. — № 1 (295). — С. 16-22.

5. Ованесян С.С. Информационное обеспечение бухгалтерской управленческой отчетности / С.С. Ованесян, И.А. Слободняк // Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. — 2012. — № 3. — С. 34-49.

6. Слободняк И.А. Система принципов формирования и анализа показателей внутренней бухгалтерской управленческой отчетности / И.А. Слободняк. — Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2010. — 130 с.

7. Слободняк И.А. Организация бухгалтерского учета на основе компьютерных технологий / И.А. Слобод-няк. — Иркутск : Изд-во БГУЭП, 2004. — 205 с.

8. Наумов В.Б. Негативные закономерности формирования понятийного аппарата в сфере регулирования Интернета и идентификации / В.Б. Наумов // Информационное право. — 2018. — № 1. — С. 32-39.

9. Сабанов А.Г. Комплексная защита электронного документооборота / А.Г. Сабанов // Оборонный комплекс — научно-техническому прогрессу России. — 2012. — № 4. — С. 72-77.

10. Сабанов А.Г. О борьбе с инсайдерами / А.Г. Сабанов // Защита информации. INSIDE. — 2007. — № 6. — С. 60-63.

REFERENCES

1. Udovik V.E., Selyutin A.V. The Information Revolution and Information Society. Izvestiya MGTU «MAMI», 2011, no. 2 (12), pp. 263-267. (In Russian).

2. Pyatov M.L. Accounts and New Technologies. Bukhgalterskii uchet = Accounting, 2018, no. 3, pp. 82-91. (In Russian).

3. Maksimova G.V., Alganaeva M.P. The Impact of Computerization of Accounting on the Formation Document. Sovremennoe sostoyanie i perspektivy razvitiya bukhgalterskogo ucheta. Materialy mezhdunarodnoi nauch-no-prakticheskoi konferentsii [Current State and Development Prospects of Accounting, Economic Analysis and Audit. Materials of International Research Conference]. Irkutsk, 2016, pp. 52-57. (In Russian).

4. Slobodnyak I.A., Piskunov I.V. Topical Issues of Accounting Automation. Mezhdunarodnyi bukhgalterskii uchet = International Accounting, 2014, no. 1 (295), pp. 16-22. (In Russian).

5. Ovanesyan S.S., Slobodnyak I.A. Information Support of Internal Accounting Control. Finansovyi vestnik: fi-nansy, nalogi, strakhovanie, bukhgalterskii uchet = Financial Bulletin: Finance, Taxes, Insurance, Accounting, 2012, no. 3, pp. 34-49. (In Russian).

6. Slobodnyak I.A. Sistema printsipov formirovaniya i analiza pokazatelei vnutrennei bukhgalterskoi uprav-lencheskoi otchetnosti [The system of principles of formation and analysis of internal financial statements indicators]. Irkutsk, Baikal State University Economics and Law Publ., 2010. 130 p.

7. Slobodnyak I.A. Organizatsiya bukhgalterskogo ucheta na osnove komp'yuternykh tekhnologii [Accounting Organization on the Basis of Computer Technologies]. Irkutsk, Baikal State University of Economics and Law Publ., 2004. 205 p.

8. Naumov V.B. Negative Regularities of Conceptual Framework Establishment in the Internet Regulation and Identification. Informatsionnoe pravo = Information Law, 2018, no. 1, pp. 32-39. (In Russian).

9. Sabanov A.G. A Combined Electronic Workflow Protection. Oboronnyi kompleks — nauchno-tekhniches-komu progressu Rossii = Defense Industry Achievements — Russian Scientific and Technical Progress, 2012, no. 4, pp. 72-77. (In Russian).

10. Sabanov A.G. On the Struggle against Insiders. Zashchita informatsii. INSAID = Information Protection. INSIDE, 2007, no. 6, pp. 60-63. (In Russian).

Информация об авторе Author

Тихонова Ирина Васильевна — кандидат эко- Irina V. Tikhonova — Ph.D. in Economics, Associ-

номических наук, доцент, кафедра бухгалтерского ate Professor, Department of Accounting and Taxation,

учета и налогообложения, Байкальский государ- Baikal State University, 11 Lenin St., 664003, Irkutsk, the

ственный университет, 664003, г. Иркутск, ул. Лени- Russian Federation, e-mail: irinat3873@gmail.com. на, 11, e-mail: irinat3873@gmail.com.

Для цитирования

Тихонова И.В. Проблемы применения электронного документооборота в бухгалтерском учете / И.В. Тихонова // Известия Байкальского государственного университета. — 2019. — Т. 29, № 1. — С. 132-137. — DOI: 10.17150/2500-2759.2019.29(1).132-137.

For Citation

Tikhonova I.V. Problems of Electronic Workflow Application in Accounting. Izvestiya Baikal'skogo go-sudarstvennogo universiteta = Bulletin of Baikal State University, 2019, vol. 29, no. 1, pp. 132-137. DOI: 10.17150/2500-2759.2019.29(1).132-137. (In Russian).