Организация процесса учета изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства на основе процессного подхода Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА УЧЕТА ИЗГОТОВЛЕНИЯ И ВЫПУСК СПЕЦИАЛЬНОЙ ОСНАСТКИ СОБСТВЕННОГО ПРОИЗВОДСТВА НА ОСНОВЕ ПРОЦЕССНОГО ПОДХОДА

Р. Г. МИХАЙЛЕНКО,

кандидат экономических наук, доцент кафедры аудита Ростовский государственный экономический университет (РИНХ)

М. Н. ПИЛИПЕНКО,

ведущий специалист ОАО «Роствертол»

Предмет/тема. В настоящее время применение процессного подхода к организации учета специальной оснастки предполагает четкое определение тактических целей и приемов их достижения. Процессный подход требует адаптации описания бизнес-процесса к особенностям учета изготовления и выпуска специальной оснастки.

Цели/задачи. Основная цель статьи — сформировать дескриптивную модель бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства».

В рамках поставленной цели решены следующие задачи:

— проведен анализ существующих подходов к организации процессного управления;

— обоснована возможность трактовки традиционных учетных процессов как бизнес-процессов бухгалтерских служб организаций;

— интерпретированы основные понятия, используемые при формировании дескриптивной модели исследуемого бизнес-процесса.

Методология. Для решения поставленных задач применялись общенаучные методы: анализ и синтез, дедукция и индукция, классификация и сравнение, позволяющие обеспечить достаточный уровень релевантности полученных результатов и осуществить решение поставленных задач.

Результаты работы и область их применения. Самостоятельное и практическое значение имеет авторская дескриптивная модель ««Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства», которая может быть применена при автоматизации процесса учета изготовления и выпуска специальной оснастки собственного производства коммерческими организациями.

Выводы/значимость. Применение разработанной модели позволяет формировать качественную информацию о работе системы управления коммерческой организации, на основе которой можно осуществлять независимый анализ результативности функционирования как коммерческой организации в целом, так и отдельных сотрудников.

Ключевые слова: бизнес-процесс, специальная оснастка, процессное управление, учетный процесс, дескриптивная модель, структура бизнес-процесса

В настоящее время успешная деятельность коммерческих организаций выполнима при условии, что они будут применять в своей хозяйственной практике инновационные подходы, в том числе и к управлению. В связи с этим на сегодняшнем этапе развития одним из передовых является процессный подход к управлению, который целесообразно использовать при разработке модели описания учетных бизнес-процессов.

С внедрением в практическую деятельность коммерческой организации процессного подхода к управлению появляются следующие преимущества:

— процессный подход дает возможность улучшить систему управления, сделать ее понятной для руководителей и способной реагировать на изменения, происходящие во внешней среде;

— процессный подход предоставляет возможность применять систему показателей, критериев

оценки результативности управления на каждом этапе производственной/управленческой цепочки;

— процессный подход гарантирует соучредителям, что действующая система управления направлена на постоянное увеличение и максимальный учет заинтересованных сторон;

— о сновой процессного подхода является принятие решений, составленное на фактах, благодаря чему наибольшую важность имеет наличие в организации информационной системы.

Внедрение системы управления предприятием на основе модели описания бизнес-процессов предполагает создание интегрированной информационной системы, которая позволяет осуществлять постоянный мониторинг процессов. При этом информация предоставляется специалистам в зависимости от уровня допуска в соответствии с их функциональными задачами.

Система управления модели описания бизнес-процесса обеспечивает вероятность построения на предприятии системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ISO 9001:2000. Наличие сертификата соответствия системы менеджмента качества требованиям международного стандарта дает гарантию потребителям, что вопросам качества в коммерческой организации уделяется должное внимание.

Достоинства процессного подхода осмыслены руководителями отечественных коммерческих организаций, однако внедрение процессного подхода в финансово-хозяйственную деятельность коммерческих организаций связано с проблемами, поиск решений которых по силам экономическим субъектам.

Таким образом, необходимо научное подтверждение трактовки понятия бизнес-процесс и разработки направлений осуществления разнообразных функций управления применительно к ним. В частности это имеет отношение к учетной функции, так как информационная система, являющаяся основой системы управления бизнес-процессами, в превалирующей доле содержит учетные данные финансового и управленческого учета. Создание и внедрение системы управления бизнес-процессами, базирующимися на модели описания бизнес-процессов, вырабатывает надобность в теоретическом подтверждении выделения учетного процесса как независимого бизнес-процесса.

В настоящее время подходы к организации учета, анализа, внутреннего и внешнего аудита в коммерческих организациях обращены в большей мере не на отдельные объекты отчетности, а на

экономические процессы, приводящие к их формированию.

Следует отметить, что и современная теория бухгалтерского учета определяет организацию учета по объектам, но не по процессам, что значительно усложняет возможности практического применения системы управления бизнес-процесса. Так, это активизирует креативный подход к организации учета исходя из надобности в информации и целей, которые установлены перед руководителями коммерческих организаций. С другой стороны, трудность формирования учетно-аналитического обеспечения системы управления бизнес-процессами, адекватного информационным потребностям менеджмента, приводит к тому, что коммерческие организации отстраняются от прогрессивных технологий учета.

Деятельность любой организации может рассматриваться как совокупность взаимодействующих процессов (бизнес-процессов), при этом система процессов должна строиться не формально, а с учетом особенностей организации.

Несмотря на достаточную освещенность вопросов использования процессного подхода, переход многих организаций к его применению заканчивается неудачей. Это связано, как правило, с отсутствием единства применяемой терминологии и, как следствие, с некорректным применением на практике методологических основ, используемых при внедрении процессного подхода. В рамках использования процессного подхода при разработке модели описания бизнес-процесса встает вопрос о сущности самого понятия «бизнес-процесс», который имеет массу различных определений, приписывающих ему те или иные свойства. Обзор понятий «процесс» и «бизнес-процесс», используемых при разработке модели описания бизнес-процесса, приведен в табл. 1.

Авторы работ, посвященных использованию процессного подхода, неодинаково анализируют дефиниции «процесс» и «бизнес-процесс». Интерес авторов концентрируется только на одном или нескольких его свойствах в зависимости от задач, стоящих перед организацией.

Так, бизнес-процесс может рассматриваться:

— как целевая организационная деятельность;

— как получение продукта;

— как бизнес-процесс;

— как система;

— как механизм получения добавленной стоимости.

Анализ существующих определений позволил сделать вывод о том, что понятие бизнес-процесс

Таблица 1

Обзор понятий «процесс» и «бизнес-процесс»

Авторы | Содержание понятия

Процесс

ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Доступ из справ. -правовой системы «Консультант Плюс» Процесс — это совокупность взаимосвязанных или взаимодействующих видов деятельности, преобразующих входы и выходы

Харингтон Дж. Совершенство управления процессами. М.: Стандарты и качество, 2007. С. 35—41 Процесс — это последовательность взаимосвязанных работ, имеющих своей целью потребление входов процесса и их преобразование в выходы, требующиеся внутренним или внешним потребителям, сопровождаемое созданием добавленной стоимости

Бизнес-процесс

ГОСТ Р ИСО 9001-96. Системы качества. Модель обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании. М.: Изд-во стандартов, 1997. Доступ из справ. -правовой системы «Консультант Плюс». Совокупность взаимосвязанных ресурсов и деятельности, которая преобразует входящие элементы в выходящие

Павлов Д. В. Особенности моделирования учетных бизнес-процессов // Экономический анализ: теория и практика. 2009. №16. С. 46—53 Бизнес-процесс (учетный) — это совокупность однородных регламентированных учетных процедур, преобразующих исходные данные (входы) в результативную информацию (выходы, продукты)

Стрыгина В. Систематизация бизнес-процесса: «Наем персонала» // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2009. № 7. URL: http://www.delo-press.ra/articles.php?n=7210 Бизнес-процесс — это структурированный набор действий, охватывающий различные сущности предприятия и подчиненные определенной цели

Репин В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, B. Г. Елиферов. М.: Стандарты и качество, 2009. C. 23 Бизнес-процесс — это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющий ценность для потребителя

Легенчук С. П., Дударева К. О. Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов // Международный бухгалтерский учет. 2013. № 1. С. 43—49 Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных операций и функций субъектов их выполнения, имеет вход (разного рода ресурсы) и выход (конечный продукт) для удовлетворения потребностей конечного потребителя

Горулев Д. А., Кварандзия А. А. Формирование страховых резервов при прямом возмещении убытков // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании. 2008. № 3. Доступ из справ. -правовой системы «Консультант Плюс» Бизнес-процесс — это набор необходимых и достаточных мероприятий, наиболее эффективно связывающих точку входа в систему (начало процесса) и точку выхода из нее (конец процесса), приводящих в конечном счете к результативности самого процесса

Зиндер Е. З. Новое системное проектирование: информационные технологии и бизнес-реинжиниринг // Системы управления базами данных. 1996. № 1. С. 55—67 Логические серии взаимозависимых действий, которые используют ресурсы предприятия для создания или получения в обозримом или измеримо предсказуемом будущем полезного для заказчика выхода, такого как продукт или услуга

Беккер И и др. Менеджмент процессов / И. Бейкер, Л. Вилков, В. Таратухин, М. Кугелер, М. Роземанн. М.: Эксмо, 2008. 384 с. Бизнес-процесс является особым процессом, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес-целей) и описывает центральную сферу его деятельности. Основными признаками бизнес-процесса являются точки соприкосновения этого процесса с бизнес-партнерами предприятия

Тищенко Г. Совершенствование бизнес-процессов. URL: http://quality.eup.ru/MATERIALY3/pns-bp.htm Бизнес-процесс — это логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат потребителю

Зырянова Т. В., Тарновская Ю. С. Моделирование процессного подхода для целей управленческого учета // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 44. С. 15—28 Бизнес-процесс — это реализация целей компании через определенную совокупность последовательных процессов, контролируемых на разных уровнях управления, имеющих точку входа, последовательную цепочку действий и точку выхода

Парасоцкая Н. Н. Бизнес-процессы как способ повышения эффективности принимаемых управленческих решений // Все для бухгалтера. 2010. № 6. С. 19—23 Упрощенно бизнес-процесс можно трактовать как поток чередующихся событий и операций, ограниченный входом и выходом

Рис. 1. Основные характеристики процессов

характеризуется следующим образом: вид деятельности; наличие входов и выходов; создание продукта, представляющего ценность для потребителя; наличие «добавленной стоимости», «потребительской стоимости».

При разработке модели описания бизнес-процесса необходимо принимать во внимание основные характеристики процесса, представленные на рис. 1.

В настоящее время в рамках процессного подхода Н. М. Абдикеев, Т. П. Данько, С. В. Иль-деменов, Д. А. Кисилев, Д. В. Павлов, Д. Р. Наговицын выделяют подходы, которые предполагают

Рис. 2. Порядок организации учетного процесса

выделение «сквозных процессов» и процессов в рамках структурных подразделений. Специфика представленных подходов отражена в табл. 2.

Исходя из проведенного исследования следует, что подход, основанный на выделении процессов в рамках структурных подразделений, предоставляет возможность для проведения исследования, описания и оценки результативности бизнес-процессов некоторых подразделений коммерческих организаций и позволяет рассматривать учетные процессы как бизнес-процессы финансово-бухгалтерской службы. Порядок организации учетного процесса изображен на рис. 2.

Под учетным процессом понимается единый, повторяющийся во времени (цикличный), организованный процесс документирования, обработки, предоставления и использования информации о хозяйствующем субъекте. Учетный

Таблица 2

Подходы к организации процессного управления

Подходы Характеристика подходов

Первый подход предполагает выделение «сквозных» процессов Под «сквозным» процессом понимается целенаправленная последовательность работ (функций, операций), осуществляемых разнообразными подразделениями предприятия. Эта последовательность должна приводить к получению заданного конечного результата, представляющего ценность для клиента. Разработка и внедрение модели управления на основе «сквозных» процессов является излишне трудным, долгим и дорогостоящим делом. Более того, при выделении и упорядочивании «сквозных» процессов частично решаются такие вопросы, как распределение ресурсов, управление процессом и оценка его результативности

Второй подход предполагает выделение процессов в рамках структурных подразделений Если определять бизнес-процесс как повторяющуюся регламентированную деятельность, которая преобразовывает входы и ресурсы в выходы и продукты бизнес-процесса, представляющие ценность для потребителя, то допускается рассматривать деятельность в рамках как одного, так и нескольких структурных подразделений. Бизнес-процесс подразделения ограничен рамками одного структурного подразделения. Это означает, что все ресурсы, используемые для реализации процесса, находятся под управлением руководителя этого подразделения, который и является владельцем процесса

процесс формируется самой организацией исходя из особенностей ее деятельности и принятой учетной политики, что является сочетанием общепринятого подхода с разработками конкретной организации по рационализации и совершенствованию учетного процесса.

В результате адаптации общепринятого определения бизнес-процесса к особенностям учетного процесса можно получить следующее определение: бизнес-процесс (учетный) — это совокупность однородных регламентированных учетных процедур, преобразующих исходные данные (входы) в результатную информацию (выходы). Необходимо интерпретировать основные общепринятые термины, используемые при описании бизнес-процессов, с точки зрения учета. Интерпретация основных терминов, используемых при формировании модели описания бизнес-процесса, представлена в табл. 3.

В табл. 3 представлена традиционная интерпретация основных терминов, используемых при формировании дескриптивной модели бизнес-процесса в целях изучения всех характеристик процессов. Одним из возможных подходов к описанию бизнес-процессов бухгалтерских служб является адаптация существующих стандартов описания бизнес-процессов к специфике учетных процессов. При описании бизнес-процесса учета изготовления и выпуска специальной оснастки собственного

производства следует руководствоваться стандартом описания, регламентации и аудита бизнес-процессов, разработанным В. В. Репиным и В. Г. Ели-феровым. В соответствии со стандартом должна определяться следующая информация:

— информация о владельце и назначении бизнес-процесса;

— информации о подразделениях, участвующих в выполнении или выполняющих бизнес-процесс;

— спецификации выходов/входов бизнес-процесса;

— перечень входов бизнес-процесса и поставщиков этих входов;

— перечень ресурсов с указанием поставщика, краткая спецификация ресурса;

— информации по операциям бизнес-процесса;

— исходящая информация;

— получатель информации;

— используемое программное обеспечение;

— информация о матрице ответственности по бизнес-процессу;

— информация о показателях бизнес-процесса. В качестве показателей могут быть использованы: число проверяемых документов; количество некорректно оформленных документов; количество регистрируемых документов; количество формируемых справок, отчетов, выборок и т. п.; процент

Таблица 3

Основные понятия, используемые при формировании дескриптивной модели бизнес-процесса

Элемент процесса учета Сущность элементов Характеристика элементов процесса изготовления и выпуска специальной оснастки собственного производства

Вход Совокупность необходимых и достаточных документов для выполнения учетных процедур Первичные документы по учету материалов, трудовых затрат, а также услуг сторонних организаций

Потребитель учетной информации Должностное лицо, получающее результат учетного процесса для принятия управленческого решения или для дальнейшей обработки этой информации Бухгалтерия в лице главного бухгалтера

Поставщик Является должностным лицом, на которого возложена обязанность входа в процесс Бюро оснащения, которое разрабатывает задание на изготовление специальной оснастки Производственно-технологическое бюро, формирующее извещения на изготовление специальной оснастки

Процесс Учетная процедура Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства

Ресурсы Документы на бумажных носителях и в электронном виде. Персонал. Программное обеспечение Первичные учетные документы на бумажных носителях. Должность сотрудников, участвующих в процессе изготовления и выпуска специальной оснастки: начальники, бухгалтеры, экономисты, инженеры-технологи, кладовщики. Автоматизированная система

Выход Результат исполнения учетных процедур в виде документов Расчет фактической себестоимости выпуска специальной оснастки собственного производства

несвоевременно поступающих документов; трудоемкость процесса (подпроцесса);

— информация о графических схемах бизнес-процессов.

Описание бизнес-процессов используется для оценки и анализа существующих процессов; их оптимизации; разработки нормативных документов, регламентирующих технологию выполнения бизнес-процессов или их отдельных элементов; формулирования требований к новым информационным системам управления.

Разработка регламентов бизнес-процессов нужна руководству производственно-коммерческой организации для проверки правомерности осуществления процессов сотрудниками и обучения новых работников.

Отсутствие таких регламентов в организации приводит к несоблюдению технологии процесса, что влечет за собой рост затрат, увеличение продолжительности выполнения процессов, рост числа дефектов, ошибок и несоответствий.

В целях выделения процесса учета изготовления и выпуска специальной оснастки собственного производства, его структурирования в разрезе подпроцессов и операций (рис. 3) изучены график документооборота, порядок обработки и свода данных, состав и взаимосвязь используемых систем автоматизации бухгалтерского учета.

Для возможности применения адаптивных методик описания бизнес-процессов к особенностям учетных процессов на основе стандарта В. В. Ре-

пина и В. Г. Елиферова разработана дескриптивная модель бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства». Методологией создания модели является совокупность приемов, при помощи которых объекты деятельности организации и связи между ними изображаются в виде модели. Укрупненная модель описания бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства» представлена в табл. 4.

Таким образом, применение дескриптивной модели описания бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства» предоставляет возможность руководителям аккумулировать качественную информацию о работе коммерческой организации, на основе которой они могут осуществлять независимый анализ результативности функционирования как коммерческой организации в целом, так и отдельных ее сотрудников. Такой механизм предоставляет возможность перенести акцент с учетных задач на управление бизнесом. В автоматизированной системе бизнес-процессы необходимы для того, чтобы группировать отдельные операции в цепочки взаимосвязанных действий, приводящих к достижению конкретной цели. Отличительной особенностью представленной дескриптивной модели является применение таких концепций, которые позволяют организовывать учет в разрезе бизнес-процессов, а также должным образом реагировать на изменения, происходящие

Таблица 4

Укрупненная дескриптивная модель бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства»

Характеристики бизнес-процесса (разделы описания) Информация по бизнес-процессу, подлежащая сбору и отражению

Назначение и владелец бизнес-процесса Наименование бизнес-процесса. Назначение бизнес-процесса. Подразделение, должность владельца процесса

Информация о подразделении или подразделениях, выполняющих бизнес-процесс или участвующих в выполнении бизнес-процесса Полное и сокращенное название подразделения или подразделений, выполняющих бизнес-процесс или участвующих в выполнении бизнес-процесса. Может быть представлена организационная структура подразделения, выполняющего процесс

Выходы и входы бизнес-процесса Перечень клиентов бизнес-процесса с указанием получаемых ими выходов, в том числе выходов по управлению. Описание (спецификация) выходов. Перечень входов бизнес-процесса и поставщиков этих входов. Описание (спецификация) входов

Характеристики бизнес-процесса (разделы описания) Информация по бизнес-процессу, подлежащая сбору и отражению

Ресурсы Перечень ресурсов с указанием поставщика ресурса. Краткая спецификация каждого ресурса

Выполнение бизнес-процесса Информация по операциям бизнес-процесса. Матрица ответственности бизнес-процесса

Рис. 3. Структура бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства»

во внешней и внутренней среде, своевременно распределять области ответственности руководителей, вырабатывать административные компетенции руководителей всех уровней. Вместе с тем предлагаемая дескриптивная модель бизнес-процесса «Учет изготовления и выпуск специальной оснастки собственного производства» позволяет формировать релевантную информацию о специальной оснастке для различных групп пользователей, необходимую для принятия эффективных тактических и стратегических решений в области управления специальной оснасткой промышленных предприятий.

Список литературы

1. Абдикеев Н. М. Реинжиниринг бизнес-процессов / Н. М. Абдикеев, Т. П. Данько, С. В. Ильде-менов, Д. А. Кисилев. М.: ЭКСМО, 2005. Доступ из справ.-правовой системы «Гарант АЭРО».

2. Беккер Й. и др. Менеджмент процессов / Й. Бейкер, Л. Вилков, В. Таратухин, М. Кугелер, М. Роземанн. М.: Эксмо, 2008. 384 с.

3. ГОСТ Р ИСО 9000-2001. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

4. ГОСТ Р ИСО 9001-96. Системы качества. Модель обеспечения качества при проектировании, разработке, производстве, монтаже и обслуживании. М.: Изд-во стандартов, 1997. Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

5. Горулев Д. А., Кварандзия А. А. Формирование страховых резервов при прямом возмещении убытков // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании. 2008. № 3. Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».

6. Зиндер Е. З. Новое системное проектирование: информационные технологии и бизнес-реин-

жиниринг // Системы управления базами данных. 1996. № 1. С. 55—67.

7. Зырянова Т. В., Тарновская Ю. С. Моделирование процессного подхода для целей управленческого учета // Международный бухгалтерский учет. 2012. № 44. С. 15—28.

8. Легенчук С. П., Дударева К. О. Управление бухгалтерским документооборотом на предприятии: анализ основных подходов // Международный бухгалтерский учет. 2013. № 1. С. 43—49.

9. Международный стандарт ISO 9001:2000. Системы менеджмента качества-требования (неофициальный перевод для учебных целей). URL: http://www. adj. ru/.

10. Наговицын Д. Р. На пути к процессному подходу // Методы менеджмента качества. 2004. № 2. С. 23—25.

11. Павлов Д. В. Особенности моделирования учетных бизнес-процессов // Экономический анализ: теория и практика. 2009. № 16. С. 46—53.

12. Парасоцкая Н. Н. Бизнес-процессы как способ повышения эффективности принимаемых управленческих решений // Все для бухгалтера. 2010. № 6. С. 19—23.

13. Репин В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В. В. Репин, В. Г. Елиферов. М.: Стандарты и качество, 2004. С. 23, 39—42.

14. Стрыгина В. Систематизация бизнес-процесса: «Наем персонала» // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2009. № 7. URL: http://www. delo-press. ru/articles. php?n=7210.

15. Тищенко Г. Совершенствование бизнес-процессов. URL: http://quality. eup. ru/MATERIALY3/ pns-bp. htm.

16. Харингтон Дж. Совершенство управления процессами. М.: Стандарты и качество, 2007. С. 35—41.