CC BY
155
УЧЕТ ПРОЦЕССА ЗАГОТОВЛЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ И ПРИМЕНЕНИЕ ИННОВАЦИОННЫХ ВОЗМОЖНОСТЕЙ erp-СИСТЕМЫ oracle (на примере экспедиторской компании)
© Сорокина З.Э.*
Финансовый университет при Правительстве Российской Федерации Новороссийский филиал, г. Новороссийск
Организация грамотного учета производственных запасов в настоящее время является весьма актуальной проблемой. Финансовый результат деятельности хозяйствующего субъекта напрямую зависит от организации процесса закупки и доставки материалов, их принятия к учету. Автор ставит перед собой задачу изучить основные позиции отражения в учете процесса заготовления материально-производственных запасов и применение инновационных разработок в их учете с использованием возможностей ERP-системы Oracle на примере экспедиторской компании, а также внести предложения по его улучшению.
Ключевые слова: материально-производственные запасы, ERP-сис-тема Oracle, центры ответственности, центры затрат, управленческий учет, контроль.
На современном этапе социально-экономического развития страны можно отметить, что увеличение эффективности общественного производства зачастую может быть достигнуто посредством минимизации расходования материальных, трудовых и денежных ресурсов. Политика ресурсосбережения - реальный источник удовлетворения растущих потребностей общества. Чтобы применить такую политику в деятельности хозяйствующего субъекта, необходимо знать все тонкости учета наличия и движения ресурсов, в первую очередь материально-производственных запасов, которые составляют основу деятельности компании.
Учет производственных запасов в настоящее время является весьма актуальной проблемой. Заготовление материально-производственных запасов играет важную роль в хозяйственной деятельности организации, так как стоимость материалов не только занимает существенную часть в себестоимости выпускаемой продукции. Без использования материально--производственных запасов не обходится ни одно из подразделений предприятия, даже если оно не участвует напрямую в процессе изготовления продукции. Материальные расходы могут входить в состав общехозяйственных, общепроизводственных расходов, а также в состав прочих расходов предприятия.
* Старший преподаватель кафедры экономики и финансов, соискатель.
Примечательно, что финансовый результат деятельности хозяйствующего субъекта напрямую зависит от организации процесса закупки и доставки материалов, их принятия к учету. Ошибки, допускаемые в учете, ведут к неправильному формированию себестоимости готовой продукции, к искажению финансового результата и налогооблагаемой прибыли. Поэтому важно выявить все особенности синтетического и аналитического учета материалов. Следует отметить, что аналитическая информация о составе, стоимости, движении материалов, используемых в производстве, важна для обеспечения контроля за их сохранностью, а также для принятия оптимальных управленческих решений.
Как показывает практика, используется большая номенклатура материально-производственных запасов. После принятия решения о производстве определенного вида продукции либо услуг, следует обеспечить производство сырьем, полуфабрикатами, комплектующими изделиями. Возникает проблема закупки нужного количества требуемых материалов по приемлемым ценам. Необходимо построить такую систему закупочной и складской логистики, которая позволит руководству удовлетворить потребность производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью.
При этом следует помнить, что новая система хозяйствования характеризуется: свободой выбора контрагента по закупке товаров; множественностью источников закупки (поставщиков); равноправием партнеров; возросшей ролью договоров, контрактов на поставку товаров; саморегулированием процессов поставки товаров; свободой ценообразования; конкуренцией поставщиков и покупателей; экономической ответственностью сторон; инициативой, самостоятельностью и предприимчивостью продавца и покупателя.
Различают такие функции закупочной логистики, как определение потребности в материальных ресурсах; получение и оценка предложений; выбор поставщиков; согласование цены и заключение договоров; формирование заказов; контроль количества и сроков поставок; входной контроль и размещение материальных ресурсов на складе; управление запасами и контроль.
В статье поставлена цель - изучить фактическое состояние бухгалтерского и управленческого учета процесса заготовления материально-производственных запасов и расчетов с поставщиками на примере компании, которая занимается организацией перевозки грузов, погрузочно-разгру-зочной деятельностью, транспортно-экспедиционной деятельностью в морских портах, владеет терминалом, который представляет собой современный высокотехнологичный комплекс, обеспечивающий прием с железной дороги и отгрузку на морской транспорт навалочных грузов. Режим работы терминала - круглосуточный, круглогодичный. Автор ставит перед собой задачу изучить основные позиции отражения в учете процесса заготовления материально-производственных запасов и применение инновацион-
ных разработок в учете запасов с использованием возможностей ERP-системы Oracle, а также внести предложения по его улучшению.
Для достижения поставленной цели при написании статьи была изучена сфера деятельности организации, рассмотрена организационная структура управления экономического субъекта, структура бухгалтерской службы и организация бухгалтерского учета на предприятии. Изучены формы документов, оформляемых в подразделениях и документооборот предприятия в целом. Особое внимание уделено нормативной базе предприятия и ее оценке. Изучен с практической и теоретической точки зрения программный продукт, используемый в Компании, рассмотрена организация системы внутреннего контроля.
Потребность в материально-производственных запасах зависит от:
1) объема производства и реализации продукции, ее состава и структуры;
2) вида деятельности хозяйствующего субъекта и характера выпускаемой продукции;
3) структуры имущества организации;
4) видов и структуры потребляемых в производстве материалов;
5) длительности производственного цикла;
6) применяемых методов учета и калькулирования себестоимости продукции;
7) механизма материально-технического снабжения и др. [16].
Далее необходимо наладить складскую логистику. Главная цель управления складскими запасами - поддержание минимального уровня складских запасов при минимизации затрат на содержание запасов, но поддержание максимально качественного уровня обеспечения обслуживаемых подразделений. Критерием выбора стратегии функционирования может считаться достижение минимума издержек при максимуме прибыли.
Помимо изложенного выше, большое значение имеет выбор наиболее рациональной формы расчетов с поставщиками, которая позволит сократить разрыв между временем получения покупателями товарно-материальных ценностей и совершением платежа, ликвидировать образование необоснованной кредиторской задолженности и рост остатков товарно-материальных ценностей в пути. В процессе организации учета материально-производственных запасов (далее МПЗ) необходимо руководствоваться определенной законодательно-нормативной базой.
Единица бухгалтерского учета материально-производственных запасов выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации об этих запасах, а также надлежащий контроль за их наличием и движением. В зависимости от характера материально-производственных запасов, порядка их приобретения и использования единицей материально-производственных запасов может быть номенклатурный номер, партия, однородная группа и т. п.» [14].
В соответствии с п. 5, 6 ПБУ «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01) материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.
Фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
Порядок формирования фактической себестоимости материалов приведен в табл. 1. В представленной таблице можно сравнить порядок формирования фактической себестоимости запасов в целях бухгалтерского и налогового учета.
В процессе деятельности каждая организация осуществляет множество операций внутри предприятия и за его пределами, взаимодействует с частными лицами, предприятиями, государством и прочими субъектами экономического процесса.
Для нормальной производственной деятельности организации должны приобретать необходимые материальные ценности, заниматься организацией процесса производства, обеспечивать реализацию произведенной продукции. В связи с этим у организации возникают широкие расчетные взаимоотношения с поставщиками материально-технических ресурсов, покупателями произведенной и реализованной продукции, с предприятиями, оказывающими электротехнические, транспортные и прочие услуги, с кредитными организациями и бюджетными органами.
Для учета расчетов в бухгалтерском учете существует множество счетов. Как правило, эти счета активно-пассивные, т. е. сальдо таких счетов может быть как активным, так и пассивным. По дебету счетов расчетов отражается возникновение задолженности перед организацией, по кредиту - задолженность организации перед контрагентами. Соответственно дебетовое сальдо отражает задолженность перед организацией, а кредитовое - задолженность самой организации.
К поставщикам и подрядчикам относят организации, поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие различные виды услуг и выполняющие различные работы.
Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и оказание услуг подрядчиками производятся на основании заключенных организацией договоров. В договорах содержатся вид поставляемых товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг, условия поставки, сроки отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг, порядок расчетов (условия платежей).
В настоящее время организации сами выбирают форму расчетов за поставленную продукцию или оказанные услуги [15].
Таблица 1
Формирование фактической себестоимости материалов
Вид расходов Фактическая себестоимость (стоимость) материалов
Бухгалтерский учет Налоговый учет
Сумма, уплачиваемая поставщику материалов Включают (п. 6 ПБУ 5/01) Включают (п. 2 ст. 254 НК РФ)
Расходы на информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материалов Включают (п. 6 ПБУ 5/01) Включают (п. 2 ст. 254 НК РФ)
Таможенные пошлины и сборы Включают (п. 6 ПБУ 5/01) Включают (п. 2 ст. 254 НК РФ)
Затраты по заготовке и доставке материалов до места их использования, включая расходы по страхованию Включают (п. 6 ПБУ 5/01) Включают (п. 2 ст. 254 НК РФ)
Затраты по доведению материалов до состояния, в котором они пригодны к использованию Включают (п. 6 ПБУ 5/01) Включают (п. 2 ст. 254 НК РФ)
Посреднические вознаграждения и другие затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов Включают (п. 6 ПБУ 5/01) Включают (п. 2 ст. 254 НК РФ)
Суммы НДС и акцизов в тех случаях, когда материалы используются для операций, облагаемых этими налогами Не включают (п. 6 ПБУ 5/01) Не включают (п. 2 ст. 254 НК РФ)
Суммы НДС и акцизов в тех случаях, когда материалы используются для операций, не облагаемых этими налогами Включают (п. 6 ПБУ 5/01) Включают (п. 2 ст. 170, п. 2 ст. 199, п. 2 ст. 254 НК РФ)
Суммы других налогов и сборов (например, взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование) Включают (п. 6 ПБУ 5/01) Включают (п. 2 ст. 254 НК РФ)
Проценты по кредитам (займам), начисленные до принятия материалов к бухучету Включают (п. 6 ПБУ 5/01) Не включают (подп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ -внереал. расходы)
Проценты по кредитам (займам), начисленные после принятия материалов к бухучету Не включают (п. 6 ПБУ 5/01) Не включают (подп. 2 п. 1 ст. 265 НК РФ -внереал. расходы)
Разницы, связанные с покупкой материалов, стоимость которых выражена в ин. валюте, но оплата произв. в рублях Не включают (абз. 4 п. 3, п. 5 и 13 ПБУ 3/2006) Не включают (подп. 5.1 п. 1 ст. 265 НК РФ, п. 11.1 ст. 250 НК
Все сделки с поставщиками и подрядчиками можно разделить на две группы в зависимости от предмета и сущности заключаемых договоров. В первую группу входят расчеты с поставщиками. Предмет договоров данной группы - приобретение любых товаров (термин «товар» применяется в контексте ГК РФ) и имущественных прав. Основные формы заключаемых договоров в рамках этой группы: договор купли-продажи, поставки, энерго-
снабжения, мены. Во вторую группу входят расчеты с подрядчиками. предметом договоров этой группы является выполнение определенной работы и сдача ее результата заказчику. Основные формы договоров: договор подряда, возмездного оказания услуг, на выполнение НИОКР [17].
Договора с поставщиками достаточно однотипны, однако, при заключении договора необходимо убедится в том, что форма договора полностью соответствует экономическому смыслу совершенной предприятием сделки, содержит все существенные условия и риск признания его недействительным отсутствует.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организации возникают расчетные отношения, отражающие взаимные обязательства, связанные с покупкой или продажей материальных ценностей, выполнением работ или оказанием услуг друг другу. Поэтому очень важно вести по счету 60 аналитический учет в хронологическом порядке по каждому поставщику и подрядчику. Учет должен быть организован так, чтобы сведения можно было получать сгруппированными по срокам оплаты (долгосрочная или краткосрочная задолженность); расчетным документам, срок оплаты которых еще не наступил; не оплаченным в срок расчетным документам; выданным неоплаченным и просроченным векселям; неотфактурованным поставкам и т. д.
Организованная надлежащим образом система внутреннего контроля на предприятии позволяет руководству быть уверенным, что задолженности контрагентов и задолженности перед контрагентами числятся на счетах учета в реальных значениях. Наиболее эффективными способами проверки данного факта является наличие подписанных актов сверки и проведение инвентаризации расчетов. «В ходе инвентаризации устанавливаются сроки возникновения задолженности, реальность ее погашения, тождественность расчетов с различными организациями, правильность и обоснованность числящихся по балансу сумм дебиторской и кредиторской задолженностей, а также предъявлены ли иски на взыскание просроченной дебиторской задолженности» [17].
Учет МПЗ в исследуемой организации (название которой не указывается в целях неразглашения коммерческой тайны) следует указать на то, что там работают с компаниями, зарегистрированными и ведущими свою деятельность не только в России, но и за рубежом. С целью приближения учета материально-производственных запасов к стандартам МСФО, в компаниях применяется специфическая программа по учету запасов, которая будет рассмотрена ниже. В 2009 году Компанией было принято решение создать обособленное подразделение Общества в городе Новороссийске с целью экспедирования и координации движения грузов при их экспорте через порт Новороссийск и другие порты РФ на Черном море. Структура управления построена по линейно-функциональному признаку. Каждое подразделение отвечает за определенный участок работы. Обя-
занности и ответственность работников определены в должностных инструкциях. В компании развита система управленческого учета. Внутри определены центры ответственности и соответствующие им центры затрат.
Все расходы, планируемые или понесённые компанией, должны быть отнесены на потребителей, по чьей инициативе или в чью пользу производится расход, или являющихся владельцами/пользователями активов, с которыми связаны расходы.
Потребителями являются Центры затрат (далее - ЦЗ) - структурные подразделения предприятия или группы подразделений, или обособленные функции, имеющие отдельный бюджет. Если из сути операции ясно, к какому ЦЗ относится сумма расхода, то говорится об «идентификации потребителя», и это фиксируется в учётной системе в момент регистрации первичного документа. Потребителем может быть, например, заказчик или инициатор данного расхода, владелец или куратор имущества, в связи с которым возник данный расход.
Центр Ответственности (далее - ЦО) - это структурное подразделение, контролирующее возникновение расхода, и/или обеспечивающее взаимодействие с соответствующим поставщиком. ЦО отвечает за планирование расхода, передачу расхода в другие ЦЗ, и за ввод в систему учёта информации о расходе.
Организационная структура разбита по зонам ответственности. Центры затрат соответствуют зонам ответственности организации и имеют соответствующую кодировку, представленную в табл. 2.
Бухгалтерский учет ведется финансово-бухгалтерской службой - Отделом Бухгалтерского учета и финансового контроллинга (отдел БУ и ФК), возглавляемым Главным бухгалтером.
Бухгалтерский учет ведется по смешанной форме с применением комплекса программ для автоматизации бухгалтерского учета на базе E-Businnes Suite Oracle.
В процессе анализа, было изучено, что для организации и систематизации учета в холдинге, управляющей компанией разработаны Стандарты общества, по которым работают все аффилированные компании. Введены единые справочники материально-производственных запасов, Административных доходов и расходов, кодов Готовой продукции. Дополнение справочников ведется управляющей компанией по отдельным заявкам от предприятий, анализируется потребность в новых позициях. Эти мероприятия позволяют не «раздувать» справочники и исключают дублирование статей затрат по всему холдингу.
В соответствии с утвержденными в Обществе справочниками учетных сегментов (аналитических признаков) и в качестве дополнительной детализации к бухгалтерским счетам при отражении хозяйственных операций используются выборочно:
Таблица 2
Коды структурных подразделений - центров затрат
280000 Название самой компании
280010 Службы управления
280021 Директор
280031 Юридический отдел
280041 Отдел информатизации
281000 Финансовые службы
281011 Отдел бухгалтерского учета и финансового контроллинга
281500 Административные службы
281521 Административные службы
282000 Службы закупок и логистики
282011 Директор по эксплуатации
282021 Отдел экспедирования и координации движения грузов
282031 Группа доставки грузов
282051 Диспетчерская группа
282061 Группа управления погрузкой (ЦУП)
282071 Складская группа
282081 Обособленной подразделение в г. Новороссийске
283000 Специальные службы
283011 Директор по общим вопросам
283021 Отдел транспортной безопасности и режима
283500 Общепроизводственные службы
283511 Технический директор
283521 Отдел главного механика
283531 Отдел главного энергетика
283541 Отдел охраны труда, охраны окружающей среды, противопожарной и промышленной безопасности
283721 Производственно-технический отдел
- коды статей аналитики доходов и расходов (АДР) «Справочник кодов статей»;
- коды Центров затрат Общества «Справочник учетных сегментов (аналитических признаков) «Центр затрат»;
- коды Межфирменного учета «Справочник учетных сегментов (аналитических признаков) «Межфирменный учет»;
- коды Целей расхода «Справочник учетных сегментов (аналитических признаков) «Цель расхода».
Все понесенные Обществом расходы и все полученные доходы имеют все вышеперечисленные признаки. Комбинация аналитических признаков дает представление о видах доходов и расходов Общества в различных аналитических разрезах.
Сводная бухгалтерская отчетность Компании составляется с учетом показателей дочерних и зависимых организаций. В связи с этим учетная
политика всех зависимых обществ холдинга имеет единые организационно-технические и методические аспекты ведения бухгалтерского и налогового учета. Всеми зависимыми обществами применяется Единый разработанный план счетов бухгалтерского учета.
Все используемые формы первичных учетных документов утверждаются Обществом в качестве Приложений к Учетной политике.
При изучении учетной политики было выявлено, что учет материально-производственных запасов осуществляется в соответствии с требованиями Положения по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденного приказом Минфина России от 09 июня 2001 г. № 44н. Материально-производственные запасы принимаются к бухгалтерскому учету в сумме фактических затрат на приобретение. Поступление материалов и товаров отражается с использованием счетов 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» плана счетов Общества.
При отпуске материально-производственных запасов в производство, их оценка производится по средней скользящей учетной стоимости номенклатурной позиции в пределах группы МПЗ.
Следует особо выделить организацию работы с поставщиками с использованием современных систем планирования работы компании на базе OEBS Oracle.
Многие современные крупные компании переходят на так называемые корпоративные системы автоматизации функций управления предприятием, бухгалтерская составляющая в которых не является главенствующей. ERP (Enterprise Resource Planning - Управление ресурсами предприятия) - системы представляют собой набор интегрированных приложений, которые позволяют создать единую среду для автоматизации планирования, учета, контроля и анализа всех основных бизнес-операций в масштабе предприятия. Среди них можно выделить планирование производственных ресурсов, оперативное управление производственным планом, учет и анализ результатов деятельности и т. д. Все операции планирования и анализа в ERP-системах подразделяются на отдельные функциональные модули: планирование ресурсов (финансовых, людских, материальных) для производства товаров или услуг, оперативный контроль за выполнением планов (снабжения, сбыта), выполнением договоров, все виды учета, анализ результатов хозяйственной деятельности. Вся информация хранится в единой базе данных, откуда она может быть в любое время получена по запросу.
Примечательно, что в ERP-системах есть механизмы управления не только компаниями, функционирующими в одной стране, но и территори-ально-распределёнными компаниями. Система позволяет поддерживать не-
сколько организационных единиц (несколько юридических лиц, несколько предприятий), включая поддержку различных часовых поясов, языков, валют, систем бухгалтерского учета и отчетности, что делает ее привлекательной для использования в крупных холдингах. В настоящее время для многих организаций становится актуальной задача ведения учета одновременно в отечественном и международном стандартах учета.
В декабре 2010 года управляющей Компанией было принято решение ввести в промышленную эксплуатацию интегрированную систему управления ресурсами предприятия (СУРП) OEBS Oracle в компании. Ранее бухгалтерский учет велся в программе «1С Бухгалтерия».
Отличительной чертой системы является то, что информация вводится в систему только один раз в том подразделении, где она возникает, хранится в одном месте и многократно используется всеми заинтересованными подразделениями. Внедрение систем планирования неизбежно связано с изменениями в работе предприятия, поэтому весь персонал - от директора до специалиста отдела производственно-технического обеспечения - должен быть достаточно гибок, чтобы принять нововведения.
Для работы в системе Oracle было произведено обучение сотрудников всех отделов работе в различных функциональных модулях программы: Дебиторы, Кредиторы, Денежные средства, Активы, Проекты, Ремонты, Закупки, Запасы, Продажи, Контракты, Кадры, Зарплата.
Для организации работы с поставщиками приказом директора утверждены: «Положение по определению поставщиков материально-технических ресурсов, работ и услуг», «Инструкция по работе с хозяйственными договорами».
С целью упорядочения выбора поставщиков и подрядчиков устанавливаются требования конкурентного определения поставщиков по договорам на поставку/закупку МПЗ для Общества. Положение по определению поставщиков МПЗ обязательно для исполнения руководителями и сотрудниками Общества, отвечающими в соответствии с должностными инструкциями за подготовку и заключение договоров на поставку МПЗ.
На предприятии создана тендерная комиссия в составе:
- директор Общества - председатель комиссии;
- директор по общим вопросам - заместитель председателя комиссии;
- директор по производству - член комиссии;
- главный бухгалтер - член комиссии;
- начальник юридического отдела - член комиссии;
- начальник ПТО - член комиссии.
Конкурсный выбор поставщиков МПЗ, работ и услуг в Обществе выполняется в следующих формах:
- упрощенный конкурс - конъюнктурная проработка (проводится при сумме сделок до 100 000.00 руб. с учетом НДС);
- конкурс (проводится при сумме сделок от 100 000.00 руб. до 500 000.00 руб. с учетом НДС);
- тендер (проводится при сумме сделок свыше 500 000.00 руб. с учетом НДС).
После выбора наиболее привлекательного поставщика (низкая стоимость МПЗ, оплата по факту поступления), осуществляется согласование договора на поставку МПЗ в модуле «Контракты» системы Oracle.
На этапе заключения сделки от контрагента получают следующие заверенные копии документов: Учредительный договор; Устав; доверенность, если лицо, подписывающее договор, действует на основании доверенности; свидетельства о регистрации и о постановке на учет в налоговом органе; выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей); документы, подтверждающие полномочия руководителя и главного бухгалтера; заверенная копия лицензии контрагента, если деятельность, выполняемая по сделке, подлежит лицензированию.
Руководители подразделений, заинтересованные в подписании хозяйственных договоров, инициируют заключение договора. В модуле «Контракты» инициатором создается запись о договоре с вложением проекта договора. Инициатор запускает процесс веерного электронного согласования договора.
Перечень лиц, согласующих договоры:
- директор по направлению или руководитель самостоятельного подразделения;
- директор по общим вопросам;
- директор по производству;
- главный бухгалтер;
- юридический отдел.
После согласования договора в системе, подписант проставляет личную подпись. Процесс согласования договора в системе завершен.
Изучая и анализируя порядок применения стандартов Компании по отбору поставщиков и заключению договоров, можно сделать следующие выводы:
- применение системы Оracle позволило создать единое хранилище данных, содержащее всю корпоративную бизнес-информацию по поставщикам и контрактам и обеспечивающее одновременный доступ к информации любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями;
- проведение комплексных мероприятий по выбору поставщика МПЗ при участии тендерной комиссии позволяет оптимизировать затраты предприятия на заготовление материально-производственных запасов высокого качества, что в дальнейшем приведет к увеличению рентабельности производства;
- применяемый порядок согласования договоров в системе позволяет ускорить процесс согласования и минимизировать риски сделок.
Каждый участник согласования имеет право отразить свои замечания в протоколе согласования по вопросам соответствия требованиям обеспечения внутренней и экономической безопасности, соблюдения технических норм и правил, соответствия требованиям в области претензионно-исковой работы, по вопросам оценки налоговых рисков и соответствия требованиям в области бюджетирования и не согласовывать договор до устранения указанных замечаний.
Данные мероприятия нацелены на исключение возможности заключения договоров с недобросовестными поставщиками МПЗ.
Содержание открытых субсчетов обеспечивает группировку информации, раскрывающей структуру расчетных операций с поставщиками и подрядчиками. Аналитический учет расчетов с поставщиками также организован в разрезе поставщиков, договоров, расчетных документов и видов расчетов.
Сотрудники отдела БУ и ФК имеют возможность формировать в программе отчеты по расшифровке Кредиторской и Дебиторской задолженности на любую запрошенную дату. Данные регистры позволяют контролировать состояние задолженности в разрезе контрагентов, по времени возникновения, в разрезе отдельных документ.
Планирование расходов на заготовление МПЗ происходит следующим образом:
В соответствии с Приказом Компании «О бюджетировании производственно-хозяйственной и финансовой деятельности на год» в Обществе в третьем квартале года, предшествующего планируемому, начинается бюджетный процесс. Руководству необходимо организовать процесс бюджетирования: определить бизнес-требования, ограничения, ответственных, организовать расчетные процедуры, провести согласование и внесение бюджетных параметров в систему. В октябре происходит защита годового бюджета по коммерческой, текущей и инвестиционной деятельности перед Компанией. Директор предприятия должен подтвердить обоснованность заложенных в бюджет расходов.
Ежемесячно структурными подразделениями (центрами затрат) составляются бюджеты на основании годового утвержденного бюджета в суммах без учета НДС, которые консолидируются в общий бюджет по предприятию сотрудником отдела БУ и ФК. Бюджет составляется с перспективой на два месяца. На текущий месяц потребность в финансировании центра затрат указывается с учетом НДС.
По окончании месяца заполняется «витрина административных данных», в которой отражаются понесенные затраты. Все данные передаются в управляющую компанию, которая может отследить исполнение/ неисполнение утвержденного бюджета. Все расходы сверх бюджета должны пройти
согласование. Исходя из данных утвержденного бюджета, в систему заносятся месячные и квартальные лимиты по отдельным статьям расходов.
Если в программе отражается, что выделенный бюджет меньше стоимости заказа, согласование осуществить невозможно до момента корректировки заказа в сторону увеличения лимита. Изменение лимитов производится на основании служебной записки Инициатора заказа, согласованной директором.
В большинстве случаев превышение лимитов не согласовывается, за исключением аварийных ситуаций. В случае аварийных ремонтов используются лимиты аварийных фондов и осуществляется срочный закуп ТМЦ. После формирования заказа необходимо выбрать поставщика, с которым заключен договор и отправить заказ на согласование. Данный заказ согласовывают:
- бухгалтер по направлению (проверка бухгалтерского счета отнесения затрат, центра затрат, кода налога на добавленную стоимость, условия оплаты);
- ответственный специалист отдела БУ и ФК (проверка в части соответствия статьи бюджета, правильности отнесения к определенному виду расхода из утвержденного справочника расходов (аналитика второго уровня));
- руководитель структурного подразделения (центра затрат).
После согласования заказа на приобретение, Инициатор создает в системе счет на предоплату, строки которого показаны на рис. 1. Бухгалтер по направлению проверяет правильность занесения в систему всех реквизитов счета, в том числе банковских. Создает бухгалтерский учет по документу.
Данный документ сформирует в системе проводку:
Дт 600111 «Расчеты по авансам выданным по сырью, материалам, оборудованию» - Кт ТС 6004 «Счет учета неперечисленной предоплаты по текущей деятельности».
Далее счет визируется на оплату у директора и главного бухгалтера и передается ответственному специалисту отдела БУ и ФК для оплаты.
Когда ответственный специалист создаст в системе платеж по данному счету, сформируется проводка:
Дт ТС 6004 «Счет учета неперечисленной предоплаты по текущей деятельности»-Кт 510100 «Расчетный счет»
Так как для регистрации хозяйственных операций в программе используются разные модули, проводки формируются с применением промежуточных технических счетов, кодировка которых начинается с букв «ТС». Все обороты по промежуточным счетам выводятся в оборотно-сальдовую ведомость. Технические счета не должны иметь сальдо на конец месяца, так как являются транзитными. Если какой-либо из технических счетов имеет сальдо, значит при регистрации хозяйственных операций допущена ошибка, которую необходимо устранить до закрытия отчетного периода в программе.
Оприходование ТМЦ осуществляется по факту поступления МПЗ на предприятие, инициатор производит в системе акцептование документов поставщика с заказом на приобретение. При этом проверяется соответствие строк заказа строкам товарной накладной поставщика (наименование, количество, цена). В системе оформляется поступление ТМЦ на склад, распечатывается приходный ордер по форме М-4, который вместе с документами от поставщика передается в отдел БУ и ФК. Одновременно в системе регистрируется счет-фактура поставщика. При вводе первичного документа (кредиторского счёта) в Oracle E-Business Suite, инициатор должен в обязательном порядке указывать код ЦО на счёте кредиторской задолженности (в пассиве системного документа «Счёт-фактура (Кредиторы)»).
Данный документ создает проводки представленные в табл. 3. Передача ТМЦ в производство. Для того, чтобы списать материал со склада, необходимо в программе выбрать склад, с которого необходимо списать ТМЦ и указать нужное количество. Для передачи в отдел БУ и ФК необходимо распечатать из системы документы, подтверждающие списание ТМЦ (Заборочный лист по форме М-14, Отчет по проверке списания материалов). Данные документы подписываются ответственными лицами и утверждаются директором.
Данный документ создает проводки: Дт 100210 «Топливо»
Кт 150140 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» Дт 200100 «Основное производство» Кт 100210 «Топливо»
Таблица 3
Бухгалтерские проводки, созданные при вводе первичного документа (кредиторского счёта) в Oracle E-Business Suite
Корреспонденция счетов Наименование операции
Дт 600310 Кт 600131 «Расчеты по неотфактурованным поставкам» «Расчеты с поставщиками за поставленное сырье, матери алы, оборудование»
Дт 190300 Кт 600131 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным МПЗ» «Расчеты с поставщиками за поставленное сырье, материалы, оборудование»
Дт 600131 Кт 600111 «Расчеты с поставщиками за поставленное сырье, материалы, оборудование» «Расчеты по авансам выданным по сырью, материалам
Дт 150140 Кт 600310 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» «Расчеты по неотфактурованным поставкам»
Изучив процедуру учета приобретения материально-производственных запасов, принятия к учету и списания в производство, можно сделать следующие выводы:
- применение программного продукта Oracle меняет привычное представление об организации учета МПЗ. Обычно на предприятиях с первичными документами поставщика работают сотрудники бухгалтерской службы. В Компании первым звеном цепочки, по которой пройдет первичный документ, является инициатор - сотрудник отдела - конечного потребителя МПЗ.
- на инициатора возложена обязанность по сопровождению выбранного поставщика, взаимодействию с ним по всем возникающим вопросам;
- в процессе учета хозяйственных операций по приобретению запасов, их принятия к учету, передачи в производство задействованы несколько модулей программного продукта. Процесс представляется трудоемким и громоздким. Участие в согласованиях каждого документа представителей разных структурных подразделений замедляет процесс принятия к учету МПЗ. Данный факт затрудняет работу по своевременному закрытию отчетного периода;
- заполнение основных синтетических и аналитических признаков понесенного расхода производится инициатором потребления. Так как этот сотрудник не имеет специализированного бухгалтерского образования, допускается большое количество ошибок при приеме запасов к учету.
Рассмотрев организацию системы внутреннего контроля в Компании, рекомендовано оптимизировать организацию учета МПЗ.
С 01.01.2013 г. вступил в действие Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», новшеством которого являются включенные в него положения о внутреннем контроле, организуемом экономическими субъектами в обязательном порядке. Причем объектом контроля должно быть не только ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности, но и сами факты хозяйственной жизни экономического субъекта. Об этом сказано в п. 1 статьи 19 Федерального закона: «экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни».
Бухгалтерский учет можно отнести к функции управления, которая проявляется, прежде всего, в контроле за деятельностью материально- ответственных лиц, сохранностью ценностей, выполнением государственных и договорных обязанностей, рациональным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, а также соблюдением законодательства и нормативных актов в хозяйственной деятельности и отображением ее в системе учета и отчетности.
Действующее законодательство определяет систему внутреннего контроля как процесс, организованный и осуществляемый представителями собственника, руководством, а также другими сотрудниками компании,
для того чтобы обеспечить достаточную уверенность в достижении целей с точки зрения надежности финансовой (бухгалтерской) отчетности, эффективности и результативности хозяйственных операций и соответствия деятельности компании нормативным правовым актам. Это означает, что организация системы внутреннего контроля и ее функционирование направлены на устранение каких-либо рисков хозяйственной деятельности, которые угрожают достижению любой из этих целей.
В своей статье М. Кириченко [19] пишет, что систему внутреннего контроля можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях осуществления упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, полноты и точности документов.
Каким образом будет организован внутренний контроль, решается в самом хозяйствующем субъекте (например, путем создания отдела внутреннего контроля, внутреннего аудита, ревизионного отдела или заключения договора со сторонней организацией). Основной принцип должен быть следующим: всем придерживаться разумности и сопоставлять трудозатраты при осуществлении контроля с полученным результатом. При построении системы внутреннего контроля необходимо использовать наиболее эффективные подходы с учетом масштабов организации и стремиться к тому, чтобы с разумными затратами (на штатных работников, консультантов, аутсорсинг и используемые программы) проводить необходимый, но достаточный объем контроля.
Краткие сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы представлены в табл. 4. Следует иметь в виду, что различие между функциями, выполняемыми службами, в первую очередь определяется теми задачами, которые ставит перед этими подразделениями руководство.
К основным элементам, которые включает в себя концепция внутреннего контроля можно отнести:
- внутреннюю среду организации, т. е. этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, делегирование полномочий и принятие ответственности, политику в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата организации к внутреннему контролю;
- определение, анализ и управление рисками, стоящими перед организацией на пути достижения своих целей;
- повседневное осуществление контроля, т. е. учет и отчетность, разделение полномочий, права доступа к активам, мониторинг;
- систему санкционированного доступа к информации;
- мониторинг самой системы внутреннего контроля, необходимый для определения его эффективности.
Таблица 4
Сравнительные характеристики служб внутреннего аудита, внутреннего контроля и контрольно-ревизионной службы [18]
Характеристика Служба внутреннего аудита Служба внутреннего контроля Контрольно-ревизионная служба
Цель Повышение эффективности деятельности организации Построение и поддержание эффективной системы внутреннего контроля Недопущение неэффективного использования ресурсов, выявление и предотвращение злоупотреблений
Основные заказчики (клиенты) Совет директоров и высшее исполнительное руководство Линейное (операционное) руководство Высшее исполнительное руководство
Специфика Ориентация на перспективу, т. е. на анализ бизнес-процессов и выявление рисков Анализ бизнес-процессов в целях построения системы контроля Ориентация на ретроспективу, т. е. на уже произошедшие события и их последствия
Целью хозяйствующего субъекта является не создание системы внутреннего контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие отклонений, ошибок и неэффективности в работе, а построение системы, которая бы помогла своевременно выявить и устранить ошибки, способствуя повышению эффективности работы.
Функционирование системы внутреннего контроля будет результативным, если в процессе ее работы соблюдены следующие основные принципы:
1) ответственности - каждый субъект внутреннего контроля за ненадлежащее выполнение контрольных функций, предусмотренных должностными обязанностями, должен нести экономическую и (или) дисциплинарную ответственность;
2) сбалансированности - субъекту внутреннего контроля нельзя поручать выполнение функций, не обеспеченных соответствующими организационными (приказ, распоряжение) и техническими (программы, счетные и мерные устройства) средствами для их надлежащего исполнения;
3) своевременного сообщения о выявленных существенных отклонениях - информация о них должна быть оперативно доведена до лиц, непосредственно принимающих решения по данным отклонениям;
4) соответствия контролирующей и контролируемой систем - степень сложности системы внутреннего контроля хозяйствующего субъекта должна в каждый конкретный момент времени соответствовать степени сложности его бизнеса;
5) постоянства - система внутреннего контроля должна действовать на постоянной основе, что позволит своевременно выявлять отклонения от плановых заданий и норм;
6) комплексности - весь комплекс объектов внутреннего контроля в хозяйствующем субъекте должен быть охвачен его различными формами в зависимости от уровня риска;
7) распределения обязанностей - функции работников аппарата управления распределяются между ними таким образом, чтобы выполнялись требования к формированию контрольной среды [20].
Можно отметить, что внутренний контроль не будет давать ожидаемых результатов в случаях, когда руководство демонстрирует свое пренебрежительное отношение к нему и своевременно не предпринимает мер по исправлению обнаруженных недостатков.
Анализируя организацию системы внутреннего контроля на исследуемом объекте было выявлено, что система внутреннего контроля состоит из методик и процедур, принятых руководством в качестве эффективного ведения хозяйственной деятельности по всем ее направлениям. Процесс и порядок внутреннего контроля Общества прописан в учетной политике для целей бухгалтерского учета. Приказом директора утверждена и введена в действие «Инструкция по планированию и проведению внутренних аудитов».
Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности ведения финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных и отчетных данных, в Обществе существует процесс внутреннего контроля.
Внутренний контроль - это процесс Общества, осуществляемый руководством и другим персоналом организации, направленный на обеспечение разумной уверенности относительно достижения целей компании в следующих категориях:
- экономическая эффективность и результативность операций;
- надежность финансовой отчетности;
- соответствие действующему законодательству и нормативным актам.
К процедурам контроля, принятым в Обществе, относятся:
1) анализ отчетов и показателей:
- сравнение и анализ финансовых результатов с плановыми показателями и фактическими показателя за аналогичный период прошлого года;
- сравнение и анализ статей баланса на начало года и на отчетную дату;
2) контроль обработки информации:
- сверка со всеми контрагентами: если расчеты с контрагентами в текущем месяце составляют оборот более 1 млн. рублей - акты сверки составляются и подписываются ежемесячно, поквартально и в период проведения годовой инвентаризации; если расчеты в текущем месяце составляют оборот менее 1 млн. рублей (кроме аффилированных лиц) акты сверки составляются и подписываются поквартально и в период проведения годовой инвентаризации.
- сверка данных аналитического учета с данными синтетического;
- сверка первичных документов с данными системы ORACLE.
3) физические контрольные процедуры:
- сравнение результатов подсчета денежных средств, товарно-материальных запасов и основных средств с бухгалтерскими записями (инвентаризация);
- контроль доступа;
- проверка входящих документов;
- соответствующее оборудование кассы или склада.
4) разделение полномочий:
Разделение полномочий на авторизацию операций, распоряжение соответствующими активами, учет операций с данными активами.
5) авторизация (согласование):
Согласование документов или действий с уполномоченными сотрудниками Общества.
В Компании нет собственной службы внутреннего аудита. Такие службы организованы на крупных производственных предприятиях холдинга. Тем не менее, внутренние аудиторы регулярно привлекаются для работы. Заключен договор с внешними аудиторами, которые работают ежеквартально.
Хозяйственные операции по учету МПЗ относятся к операциям с завышенным уровнем риска по следующим причинам:
- возможность санкционированного списания МПЗ под несуществующие заказы и объемы выпуска в целях роста себестоимости выпуска и понижения налогов на прибыль и имущество;
- высочайший риск хищения;
- большой объем операций и соответственно большой массив первичной учетной документации, следствием чего могут стать отсутствие неких оправдательных документов, несанкционированное списание МПЗ (отсутствие реквизитов, придающих документам юридическую силу), также утеря бумаг;
- искажение фактов списания МПЗ из-за технических ошибок при подсчете и измерении совершаемых операций на стадии сбора и регистрации информации.
Как указывалось выше, Компания оказывает услуги по хранению и погрузке на морские суда насыпных грузов. Для поддержания бесперебойной работы компании постоянно производится закупка материально-производственных запасов.
Это запчасти и материалы для ремонта, технического обслуживания и поддержания в рабочем состоянии технологического оборудования, производственных зданий и сооружений; специальные одежда и обувь; топливо и ГСМ; стройматериалы, материалы на охрану труда, запчасти для
оргтехники, расходные материалы для оргтехники, инвентарь, канцелярские принадлежности, материалы на обустройство офиса, неамортизируе-мое имущество, вода питьевая и прочее.
Ответственными за закупку МПЗ являются структурные подразделения по направлениям: Производственно-технический отдел, административно-хозяйственный отдел, отдел информатизации и т. д.
При анализе системы внутреннего контроля Компании в части организации учета операций с МПЗ, было уделено внимание изучению следующих аспектов:
- наличие подобающим образом организованного места хранения МПЗ (как оно защищено от доступа сторонних лиц; имеются ли охрана и пожарная сигнализация; существует ли контроль выдачи и вывоза ценностей);
- организация проведения инвентаризации вещественных ценностей (неотклонимой, плановой, неожиданной), оформление ее результатов надлежащими документами;
- установление круга лиц, отвечающих за сохранность, приемку и отпуск МПЗ; заключение с данными людьми договоров о вещественной ответственности;
- соблюдение порядка оформления первичных документов, в том числе применение унифицированных форм первичной документации, составление приходных и расходных документов на каждую операцию в день ее совершения, заполнение всех обязательных реквизитов;
- своевременное и полное отражение операций с МПЗ в регистрах бухгалтерского учета, проведение проверки полноты оприходования материалов, внедрения системы нормирования расхода материалов;
- раскрытие принципов учета материалов при помощи положений учетной политики, методы ведения учета операций, связанных с движением МПЗ, применяемые счета, способы оценки и др., применение учетной политики поочередно от периода к периоду;
- проведение постоянной сверки данных ведомостей, журналов-ордеров с Главной книгой (если учет не автоматизирован);
- отражение операций оприходования материалов, приобретенных от ликвидации основных средств, определение цены обозначенных материалов по рыночным ценам;
- наличие нетипичных операций с МПЗ.
В ходе анализа было выявлено, что поступление и списание материалов оформляется без нарушения бухгалтерского учета и гражданского законодательства. При оформлении поступления ТМЦ не было выявлено нарушений при расчете НДС. По ряду позиций материалов отражается неполная аналитика. Например, канцтовары и хозтовары не распределяются программно по центрам затрат - подразделениям предприятия, что снижает контроль за использованием ТМЦ. Ввиду несущественности по-
казателей данный факт не имеет негативных последствий при ведении учета и составлении отчетности.
В ходе проверки правильности отражения в учете и оформления документов на списание материалов в производство было выявлено, что метод списания материалов в производство соответствует методу, принятому в учетной политике. Случаев превышений лимитов на отпуск горючесмазочных материалов не обнаружено.
Для наглядности проверки операций по поступлению ГСМ составлена табл. 5:
Таблица 5
Отражение в учете хозяйственных операций по поступлению ГСМ
Документ Номер до- Дата состав- Сумма, без Дата принятия к учету Корреспонденция счетов
кумента ления НДС Дт Кт
Товарная 16995 30.09.2012 11014,83 01.10.2012 10.3 60.1
накладная
Товарная 22009 31.10.2012 12333,67 01.11.2012 10.3 60.1
накладная
Товарная 26677 30.11.2012 13934,49 01.12.2012 10.3 60.1
накладная
Проводки отражаются правильно и в полном объеме, но с некоторым временным запозданием. Например, списание ГСМ происходит в месяце, следующем за отчетным по дате поступления документов от поставщика. При этом путевые листы и чеки прикладываются за отчетный месяц - месяц, в котором фактически был израсходован ГСМ.
В целях оптимизации расходов в 2011 г. руководством было принято решение по сокращению двух штатных единиц кладовщиков. Материально-ответственными лицами назначены руководители структурных подразделений общества. Ежемесячные инвентаризации МПЗ на складах не проводятся, карточки складского учета не ведутся. Эти меры привели к ослаблению системы внутреннего контроля на предприятии.
При изучении процесса было выявлено, что участие в процессе согласования заказов на приобретение МПЗ сотрудников разных структурных подразделений, приводит к затруднениям при закрытии отчетного периода. Сотрудники могут отлучаться в служебные командировки, в отпуск, при этом не делегируя свои полномочия по согласованию, утверждение заказов происходит несвоевременно, невозможно закрыть модуль «Запасы», если имеются заказы на приобретение в статусе «Не завершено».
Еще одной проблемой является то, что Инициатор, который заводит первичный документ на приобретение материалов в систему ORACLE, не имеет специализированного бухгалтерского образования и зачастую до-
пускает ошибки при выборе основных синтетических и аналитических признаков, что может привести к нарушениям при принятии МПЗ к учету.
Изучив систему внутреннего контроля Компании, можно сделать вывод, что руководством предприятия приняты надлежащие меры для обеспечения отражения в учете процесса заготовления МПЗ в соответствии с действующими в Российской Федерации нормативными документами и в соответствии с применяемой в организации методикой бухгалтерского учета и налогообложения.
Однако практическое изучение построения системы внутреннего контроля показало, что ее можно сделать более эффективной. Повышение эффективности процесса внутреннего контроля не всегда заключается в увеличении количества перепроверяемых операций. Достаточно бывает повысить качество внутреннего контроля.
Важным условием повышения эффективности использования материальных ресурсов является усиление личной и коллективной ответственности, материальной заинтересованности рабочих, руководителей, специалистов структурных подразделений в рациональном использовании ресурсов.
На современном этапе развития экономики в Российской Федерации наблюдается активное реформирование системы бухгалтерского учета и отчетности. Введены в действие новые федеральные законы о бухгалтерском учете и об аудиторской деятельности. Закон о бухгалтерском учете является «первой ласточкой» грядущих коренных изменений в бухгалтерском учете РФ в направлении перехода на МСФО, обусловленного, в том числе и вступлением РФ в августе 2012 г. в ВТО.
Эффективное управление деятельностью предприятия все больше зависит от уровня информационного обеспечения руководства. На крупных предприятиях, имеющих сложную производственную структуру, важно поставить учет таким образом, чтобы содержащаяся в нем информация была пригодна для оперативного управления и анализа. Этим целям служит управленческий учет.
В российской практике управленческий учет стал применяться сравнительно недавно. Управленческий учет несет в себе оперативную и финансовую информацию для руководителей, менеджеров предприятия, которая помогает принимать обоснованные управленческие решения, оптимизировать затраты и финансовые результаты. Одновременно, во исполнение Федерального закона « О бухгалтерском учете», руководству необходимо создать на предприятии систему внутреннего контроля, которая наряду с управленческим учетом является важнейшей частью современной системы управления предприятием.
Исходя из вышеизложенного, следует перейти к выводам. В статье были рассмотрены основные теоретические и организационные вопросы
учета процесса заготовления МПЗ, изучена нормативно-правовая база в данном направлении. Были даны понятия запасов, их классификация, способы оценки, порядок принятия к учету.
На примере конкретной Компании было проведено исследование и дана характеристика действующей системы учета, раскрыто применение теоретических и практических положений учета МПЗ Также был подробно изучен программный продукт, на базе которого ведется бухгалтерский и управленческий учет на предприятии, рассмотрены инновационные разработки, применяемые в процессе учета материально-производственных запасов. Являясь дочерним обществом крупного холдинга, в котором бухгалтерский учет поставлен в соответствии с прогрессивными направлениями развития бухгалтерской практики в Компании ежемесячно составляется промежуточная отчетность, которая трансформируется из Российских стандартов бухгалтерского учета в соответствии с требованиями Международных стандартов финансовой отчетности.
В организации отлажена система внутреннего контроля, налажен управленческий учет, так как собственники заинтересованы в повышении отдачи от вложенного ими капитала путем экономии производственных издержек. Данные факты позволяют Компании успешно развиваться, расширять бизнес не только на территории Российской Федерации, но и за рубежом.
Для улучшения организации учета материально-производственных запасов в Компании можно рекомендовать следующее:
1. По существующему регламенту заказы на приобретение материалов должны быть сформированы в системе за 70 дней до момента закупки. В современных рыночных условиях не каждое предприятие-поставщик может гарантировать, что через 70 дней стоимость его продукции не изменится. Это касается не только импортируемых товаров, но и товаров российских производителей.
На практике это приводит к тому, что на лимит средств, которые были зарезервированы за 70 дней до закупа, можно закупить меньшее количество материалов, чем планировалось. Этот факт негативно сказывается на производственных процессах предприятия, может привести к вынужденным простоям.
Предлагается снизить срок занесения в систему заказа на приобретение МПЗ с 70 до 30-35 дней. Это поможет более реально отразить в системе потребность на закупку материально-производственных запасов и позволит избежать негативного влияния инфляции на жизнедеятельность Компании.
2. Как было рассмотрено выше, с поставщиком запасов взаимодействует ответственное лицо - инициатор закупки. На него возложена обязанность получить финансовые документы от поставщика и завести их в систему для учета. Сотруднику, не имеющему экономического образования, невозможно выбрать из предлагаемых справочников синтетического и
аналитического учета правильные значения для понесенного расхода. Это приводит к учетным ошибкам, которые тяжело поддаются исправлению в корпоративных системах. Когда сотрудник отдела БУ и ФК обнаруживает ошибку при проверке занесенного в систему счет-фактуры поставщика, возникает необходимость исправлять несколько системных документов в разных модулях программы, запускать их на пересогласование, либо отменять и создавать новые документы, которые также необходимо согласовать. Это не только снижает производительность труда по учету материалов, но и увеличивает обороты по счетам учета, а также приводит к несоблюдению сроков при закрытии отчетных периодов в программе.
Можно рекомендовать инициаторам перед занесением первичных документов в систему отдавать их на проверку специалисту отдела БУ и ФК. Специалист проверит форму первичного документа, наличие обязательных реквизитов, правильность заполнения, а также укажет, какую аналитику выбрать в программе для занесения данного документа: счет бухгалтерского учета, кодировку для Налога на добавленную стоимость, центр затрат, код Готовой продукции, аналитику расхода и т. п.
Данный порядок позволит избежать ошибок при принятии к учету запасов и снизит затраты рабочего времени на обработку первичных документов. Одновременно бухгалтером будет произведен предварительный контроль оформления первичных документов поставщика, чтобы избежать в дальнейшем претензий налоговой инспекции, отказа в вычете по НДС или отказа в принятии расхода в целях Налога на прибыль.
3. В каждом договоре поставщика МПЗ предусмотрен срок оплаты. Счет на оплату действителен в течении 3-5-7 дней. Также в договоре предусмотрены штрафные санкции за несвоевременную оплату. Так как политика предприятия направлена на заключение договоров с оплатой по факту поставки, своевременная оплата является важным фактором.
На практике детально изучив документы, было выявлено, что временной регламент по утверждению ЕАМ-заказов и заказов на приобретение отсутствует. Согласующие лица не всегда считают согласование заказов первоочередной задачей в своей повседневной работе. Рекомендовано ввести временной регламент на согласование каждого заказа с отражением в системе времени направления заказа на согласование и его фактическим утверждением.
Также случается, что согласующее лицо уезжает в командировку, уходит в отпуск либо на больничный. Необходимо разработать систему переназначения полномочий по согласованию заказов другому ответственному сотруднику.
Эти мероприятия направлены на своевременное согласование заказов, что в свою очередь позволит соблюдать сроки оплаты и избежать штрафных санкций. Закрытие периода в системе будет происходить в срок, что позволит не нарушать график сдачи ежемесячной корпоративной отчетности.
4. Было выявлено, что принятие ГСМ к учету происходит с запозданием, так как программная процедура «Закрытие периода (месяца)» в модуле «Запасы» по регламенту должна быть произведена не позднее 3-го числа месяца, следующего за отчетным, а документы от поставщика поступают не ранее 5-го числа месяца, следующего за отчетным. Так как ежемесячный лимит по расходам на ГСМ нормируется и превышения не происходит, можно сделать вывод, что данное нарушение в принятии ГСМ к учету не приводит к существенным искажениям отчетности.
Однако во избежание споров с налоговой инспекцией в части соблюдения временного принципа принятия расходов к учету, можно предложить закрепить данный факт в учетной политике предприятия.
5. Рекомендуется вернуть в штат организации должность кладовщика, наладить складской учет. Это приведет к усилению контроля по использованию материальных ресурсов, позволит избежать накопления излишних неиспользуемых запасов. Применение карточек складского учета ТМЦ приведет к более рациональному использованию запасов.
Также рекомендовано регулярно (не менее 1 раза в квартал) проводить сверку данных по движению материальных ценностей в отделе БУ и ФК и на складах предприятия.
Зачастую ответственные сотрудники отделов стремятся исполнить бюджет по закупкам на 100 %, не анализируя текущее состояние наличия запасов. Предложенные мероприятия позволят проконтролировать реальную потребность в материально-производственных запасах, что приведет к оптимизации расходов по некоторым закупаемым позициям.
В статье изучены и показаны особенности организации работы с поставщиками с использованием современных корпоративных систем планирования работы предприятия. Принятый в Компании стандарт взаимоотношений с поставщиками запасов, позволяет избежать заключения договоров с недобросовестными контрагентами. Недобросовестность контрагента может привести к негативным последствиям при проверке налоговыми органами обоснованности применения вычета при расчете НДС и при контроле состава расходов, принятых при расчете налога на прибыль, если при встречной проверке окажется, что продавец не подавал отчетность либо сделка не отражена у него в учете.
Стандарт общества регламентирует при заключении договора на поставку с новым поставщиком затребовать Учредительные и регистрационные документы, выписку из ЕГРЮЛ, лицензии, собрать необходимую информацию о том, достаточно ли у продавца производственных мощностей, технологического оборудования и квалифицированных кадров, чтобы заключаемая сделка состоялась.
Также всесторонне исследован вопрос о порядке отражения в учете процесса заготовления запасов с применением инновационных разработок с использованием возможностей корпоративной ERP-системы ORACLE.
Все предложенные меры позволят усилить контроль за состоянием производственных запасов и рациональным их использованием, окажут существенное влияние на рентабельность предприятия и улучшение его финансового положения.
Список литературы
1. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1 : от 30 ноября 1994 № 51-ФЗ с изм. и доп. от 11 февраля 2013 г.
2. Налоговый кодекс Российской Федерации. Ч. 1 : от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ с изм. и доп. от 04 марта 2013 г.
3. Налоговый кодекс Российской Федерации. Ч. 1 : от 05 августа 2000 № 117-ФЗ с изм. и доп. от 05 апреля 2013 г.
4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
5. Положение по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» (ПБУ 5/01) : утв. приказом Минфина РФ от 09.06.01 г. № 44-н с изм. и доп. от 25 октября 2010 г.
6. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации : утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34-н с изм. и доп. от 24 декабря 2010 г.
7. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) : утв. Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106 с изм. и доп. от 08 ноября 2010 г., 27 апреля, 18 декабря 2012 г.
8. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» (ПБУ 10/99) : утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н с изм. и доп. от 27 апреля 2012 г.
9. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкция по его применению : утв. приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н с изм. и доп. от 08 ноября 2010 г.
10. Методические указания по бухгалтерскому учету МПЗ : утв. приказом Минфина РФ от 28.12.01 г. № 119н с изм., 24 декабря 2010 г.
11. Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств : утв. приказом Минфина РФ от 13.06.95 г. № 49 с изм. и доп. от 08 ноября 2010 г.
12. Методические указания по бухгалтерскому учету специального инструмента, специальных приспособлений, специального оборудования и специальной одежды : утв. Приказом Минфина РФ от 26.12.2002 № 135н с изм. и доп. от 25 октября, 24 декабря 2010 г.
13. Методические рекомендации по организации и ведению управленческого учета : утв. Экспертно-консультативным советом по вопросам управленческого учета при Минэкономразвития России от 22 апреля 2002 г. - № 4.
14. Алексеева, Д.Г. Российское предпринимательское право : учебник / Д.Г. Алексеева, В.К. Андреев, Л.В. Андреева и др. ; под ред. И.В. Ершова, Г.Д. Отнюкова. - М. : Проспект, 2011. - 1072 с.
15. Бычкова, С.М. Бухгалтерский финансовый учет / С.М. Бычкова, Д.Г. Бад-маева ; под ред. С.М. Бычковой - М. : Эксмо, 2008. - 528 с.
16. Вахрушина, М.А. Комплексный экономический анализ хозяйственной деятельности : учеб. пособие / М.А. Вахрушина, Н.С. Пласкова, Е.В. Басалаева и др. ; под ред. М.А. Вахрушиной. - М: Вузовский учебник, 2008. - 367 с.
17. Подольский, В.И. Аудит : учебник / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сот-никова, Н.С. Щербакова и др. ; под ред. В.И. Подольского. - 4-е изд., М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2008. - 744 с.
18. Кабашкин, В.А. Повышение роли внутреннего аудита и контроля в условиях рыночной экономики / В.А. Кабашкин, В.А. Мышов // Международный бухгалтерский учет. - 2011. - № 13. - С. 36-46.
19. Кириченко, М. Системы внутреннего контроля. Организационные аспекты построения / М. Кириченко // Финансовая газета. - 2013. - № 11.
20. Соколов, Б. Внутренний контроль и аудит / Б. Соколов// Аудит и налогообложение. - 2008. - № 12.
21. Сайт справочно-правовой системы СПС КонсультантПлюс [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://consultant.ru
22. Сайт журнала «Аудит и финансовый анализ» [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.auditfin.com
23. Сайт системы Главбух [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.1gl.ru
24. Сайт ITEAM портал - технологии корпоративного управления [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_89/ article_3862/
25. Сайт журнала «Управленческий учет» [Электронный ресурс]. - Режим доступа : http://www.upruchet.ru
26. Официальный сайт [Электронный ресурс]. - Режим доступа : Oracle.com
