CC BY
9
«Гуманитарный научный журнал»
2021, №2
Электронный научный журнал ISSN 2078-9661
УДК 657.1.011.54
Гусманова М. С. , Кужалиева В.М.
Казахстанский университет инновационных и телекоммуникационных систем,
Уральск, Казахстан
Учет компьютерной и копировально-множительной техники
Аннотация. Рассмотрен процесс учета компьютерной и копировально-множительной техники в Финансовом управлении муниципальных образований. С использованием программы AllfusionERWinProcessModeler построена модель «ASIS». В ходе исследования выявлены недостатки данного процесса и, исходя из этого, разработана модель «TO-BE», устраняющая эти недостатки. Доработана конфигурация информационной системы на базе 1С:Предприятие 8.3. Ключевые слова: учет, компьютерная техника, анализ бизнеспроцесса, методология IEDF, «AS-IS», «TO-BE».
Образец цитирования: Гусманова М.С. , Кужалиева В.М. Учет компьютерной и копировально-множительной техники // Гуманитарный научный журнал. 2021. №2. C 55-58.
Статья опубликована на условиях лицензии Creative Commons Attribution License (CC-BY 4.0).
Gusmanova M. S., Kuzhalieva V. M.
Kazakhstan University of Innovation and Telecommunications Systems, Uralsk, Kazakhstan
Accounting for computer and copying and multiplying equipment
Annotation. The process of accounting for computer and copying and multiplying equipment in the Financial Management of municipalities is considered. Using the AllfusionERWinProcessModeler program, the "AS-IS" model is built. In the course of the study, the shortcomings of this process were identified and, based on this, a "TO-BE" model was developed that eliminates these shortcomings. Updated configuration of the information system based on 1C:Enterprise 8.3.
Keywords: accounting, computer technology, business process analysis, IEDF methodology, "AS-IS", "TO-BE".
For citation: Gusmanova M. S., Kuzhalieva V. M. Accounting for computer and copying and multiplying equipment // Humanitarian scientific journal. 2021. №2. pp 55-58 (In Russ.) This is an open access article distributed under the terms of Creative Commons Attribution License (CC-BY 4.0).
Финансовые управления муниципальных образований - это структурные подразделения администраций, наделенные полномочиями по формированию и исполнению бюджета района, основной целью деятельности которых является обеспечение проведения единой бюджетной политики и осуществление общего руководства организацией финансов муниципального района. Отдел бюджетного учета и отчетности Финансового управления муниципальных образований - самостоятельное структурное подразделение Финансового управления муниципальных районов без права юридического лица, обеспечивающее ведение бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляемых Управлением [1]. Содержание данного процесса заключается в том, что специалист отдела бюджетного учета и отчетности
«Гуманитарный научный журнал» Электронный научный журнал
2021, №2 ПАРАДИГМА ISSN 2078-9661
ведет учет ремонта и обслуживания компьютерной и копировально-множительной техники. Учет всей компьютерной техники организации происходит в системе 1С: Предприятие 8.3. За определенный период специалист в этой же 33 4 программе составляет отчет, в котором содержится информация о всей компьютерной технике организации. В отдельном журнале специалист записывает информацию о ремонте и обслуживании компьютерной техники. Документы процесса - это заявка (на ремонт компьютера, на заправку копировально-множительной техники и т. д.), отчеты. Чтобы облегчить и улучшить качество работы специалиста отдела бюджетного учета и отчетности, необходимо разработать информационную систему или доработать уже существующий процесс для учета обслуживания и ремонта компьютерной техники, чтобы не записывать данные вручную в журнал.
USED AT:
AUTHOR Ахунова Ирина PROJECT Учет KT
DATE: 27.09.2019 REV: 12 10.2019
NOTFR 1 ? 3 4 Й <i 7 Е Я 1(1
■ WORKING READER DATE CONTEXT:
DRAFT
RECOMMENDED
PIJRI1 CATION А-П
Информация о KT
Информация о
комплектую Информаци.
Заявка
10.
f ] Правила [^Должностная инструкция приказы
Учитывать KT
О ?
1С
i Данны
KT
; об учете
Учитывать обслуживание и ремонт KT 0 ? 2
Журнал учет
а ремой
а (обслуживания) KT
Журнал заправки KT
Составить отчет 0 ? 3
Специалист
бюджетного
учета и-
отчетности
Отчеты
NODE
АО
ттп-^ Учитывать компьютерную и копировально-множительную
технику
NUMBER:
Рисунок 1. Модель «AS-IS» процесса «Учет компьютерной и копировально-множительной техники» [2]
В ходе изучения процесса были выявлены следующие недостатки: -учет обслуживания и ремонта компьютерной техники ведется письменно в журнале - отнимает много времени, кроме того, человек может сделать какую-нибудь ошибку; - нерегулярный учет обслуживания и ремонта компьютерной техники; - не всегда можно правильно составить отчет по
«Гуманитарный научный журнал» Электронный научный журнал
2021, №2 ПАРАДИГМА ISSN 2078-9661
обслуживанию и ремонту компьютерной техники; - хранить данную информацию в бумажном виде неэффективно и трудно найти нужную запись. 5
Найденные в модели «AS-IS» недостатки можно исправить при создании модели «TO-BE»:
USED AT:
AUTHOR: Ахунова Ирина PROJECT: Учет KT (to-be)
DATE: 07 10 2019 REV: 13 10 2019
NOTFS- 1 ? 3 d 5 E 7 8 9 10
■ working rfaflfr datf context:
□raft
recommended
pubi1 cation a-0
Правила, приказы
Информация о комплектующих
Информация о ПО
Информация о KT
Заявка
Должностная инструкция
Учитывать KT
0 ?
1С
ÍK-K,
Дан
ны ; об учете KT
Учитывать обслуживание и ремонт КГ 0 ? 2
Данные о ремонте (обслуживании) KT
Данн
о заправке КТ^
Составить отчет 0? 3
i Отчеты
Специалист бюджетного учета и отчетности
node
АО
title Считывать компьютерную и копировально-множительную
технику
number:
Рисунок 2. Модель «TO-BE» процесса «Учет компьютерной и копировально-множительной техники»
Специалист отдела бюджетного учета и отчетности может вводить, изменять информацию об обслуживании и ремонте компьютерной техники в системе 1С: Предприятие 8.3 и легко составлять отчеты. Можно посмотреть, находится ли какой-то определенный компьютер в ремонте, а также вести учет параметров, по которым техника должна попадать в программу модернизации (например, объем HDD, диагональ монитора, скорость печати принтера и т.д.). Можно уточнить статус какого-либо оборудования (хранение на складе, настройка/ремонт, эксплуатация, хранение в подразделении, подготовка к утилизации и утилизация), т. е. отслеживать периоды его жизненного цикла. В ходе анализа модели «TOBE» можно выделить несколько ее преимуществ перед моделью «AS-IS»: -сокращение времени при учете; - в любой момент можно получить всю информацию об оборудовании, его статус и оперативно на это
«Гуманитарный научный журнал» ^^Ьч Электронный научный журнал
2021, №2 ПАРАДИГМА ^БЫ 2078-9661
отреагировать; 6 - легко и быстро находить нужную информацию об оборудовании; - повышается эффективность системы учета компьютерной техники; - способствует избежанию ошибок, недочетов. Таким образом, все выявленные недостатки бизнес-процесса были устранены, следовательно, разработка и внедрение информационной системы для работы отдела актуальна. Информационная система предназначена: - для автоматизации учета ремонта и обслуживания компьютерной техники; -для автоматизации составления отчетов; - для более удобного хранения и обработки информации.
Основные цели внедрения информационной системы: - автоматизация учета ремонта и обслуживания компьютерной и копировально-множительной техники; - контроль за обслуживанием и ремонтом компьютерной техники. В качестве платформы разработки была выбрана система 1С: Предприятие 8.3.
Библиографический список
1. Моисеева О. М. Анализ деятельности Финансового управления / О. М. Моисеева // Социально-экономические явления и процессы. - 2013. - № 4. - С. 100-107.
2. Маклаков С. В. Моделирование бизнес-процессов с BPwin 4.0. - М.: Диалог-МИФИ, 2012. - 224 с.
Доклад представлен на Международной научно-практической конференции «Ноосферная конвергенция и развивающаяся устойчивость России и Казахстана в меняющихся условиях природы и общества» 17 февраля 2021 года. Казахстан, г. Уральск
