CC BY
18
АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА ПЛАТНЫХ УСЛУГ В СПЕЦИАЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ ДЛЯ СЛЕПЫХ Герасимова А.И. Email: [email protected]
Герасимова Алена Ивановна — студент, кафедра информационных технологий и систем, Хакасский государственный университет им. Н.Ф. Катанова, г. Абакан
Аннотация: в данной статье содержится описание процесса ведения учета оказанных услуг в Специальной библиотеке для слепых, представлено описание недостатков ведения учета, выявленных в результате анализа процесса, рассмотрены возможные способы их устранения, проведено сравнение трех бесплатных русскоязычных CRM-систем для автоматизации учета клиентов и оказанных услуг: Дела идут, Supasoft CRM Free Lite, Optima CRM и выбран наиболее соответствующий требованиям программный продукт для внедрения в Специальной библиотеке.
Ключевые слова: автоматизация, учет, библиотека, CRM-система.
AUTOMATION OF ACCOUNT PAID SERVICES IN LIBRARIES FOR
THE BLIND Gerasimova A.I.
Gerasimova Alena Ivanovna — student, DEPARTMENT OF INFORMATION TECHNOLOGY AND SYSTEMS, KHAKASS STATE UNIVERSITY OFN.F. KATANOV, ABAKAN
Abstract: this article describes the process of accounting services rendered in the Special Library for the Blind, a description of the shortcomings of accounting identified as a result of the process of analysis, consider possible solutions, compared three free Russian-language CRM-systems for the automation of the account of clients and services rendered: "Dela idut", "Supasoft CRM Free Lite", "Optima CRM" and select the most appropriate software requirements for the introduction of the Special Library for the Blind.
Keywords: automation, accounting, library, CRM-system.
УДК 004.418
Основным видом деятельности Специальной библиотеки является библиотечное обслуживание слепых и слабовидящих жителей региона, а также физических и юридических лиц, профессионально занимающихся проблемами чтения слепых и слабовидящих [2]. Помимо обслуживания посетителей, Специальная библиотека вправе осуществлять приносящую доход деятельность в соответствии с законодательством Российской Федерации и Уставом. К приносящей доход могут относиться следующие виды деятельности [2]: услуги с использованием копировально-множительной техники, автоматизированного и тифлотехнического оборудования Специальной библиотеки, прокат оборудования, тифлоприборов и тифлотехники (тифломагнитофонов, тифлофлешплееров и др.), реализация тифлоприборов и расходных материалов для тифлотехники (лупы, флеш-карты, диски) и др.
Описание процесса оказания платных услуг
Представитель организации обсуждает с директором Специальной библиотеки детали заявки на оказание платных услуг, затем определяется сумма, на которую будет выставлен счет. Для выставления счета заказчику, директор библиотеки связывается по телефону с бухгалтером Центральной Городской библиотеки, сообщая ему данные о заказчике и заказе, бухгалтер выставляет счет заказчику, после чего директор вносит данные о заказе (дата заказа, наименование организации заказчика, ФИО контактного лица с указанием должности, телефон, какие услуги оказываются, их стоимость) в журнал учета оказанных услуг. Затем, сотрудники библиотеки приступают к выполнению необходимых работ (распечатка на тифлопринтере информационных пособий и др.), и по факту оплаты счета производится выдача готового заказа заказчику.
Выявление проблемы и рекомендации по ее устранению
В ходе анализа процесса оказания платных услуг Специальной библиотеки, был выявлен недостаток, связанный с тем, что ведение учета оказанных услуг ведется
директором в журнале, в письменном виде, что является нерациональным, так как требует затрат значительного времени сотрудника на внесение новых записей и навигацию по старым записям.
В качестве решения данной проблемы было предложено ведение учета заказчиков и оказанных услуг в электронном виде, или иначе говоря, автоматизация ведения учета оказанных услуг.
Автоматизация может быть осуществлена следующими способами: разработка системы учета и внедрение готового программного продукта.
Разработка системы для ведения учета конкретной организации является отличным вариантом автоматизации, так как позволяет учесть все необходимые требования будущих пользователей системы и особенности ведения учета. Но, данный способ является довольно дорогостоящим, так как подразумевает привлечение сторонних разработчиков для разработки и реализации системы.
Внедрение готового программного продукта подразумевает выбор и установку готового программного продукта сторонних разработчиков. В данном случае, нужно лишь выбрать, какая из многочисленных существующих систем учета клиентов и оказанных услуг соответствует требованиям организации наилучшим образом, нужно учесть функционал программного продукта, интерфейс, возможность его приобретения организацией (в случае, если программный продукт не бесплатный).
Учитывая невозможность внедрения каких-либо платных программ и разработку системы учета, в Специальной библиотеке решено использовать бесплатную систему учета клиентов и оказанных услуг.
Под системой учета клиентов и оказанных услуг понимается CRM-система, предназначенная для управления взаимоотношениями с клиентами. Среди бесплатных русскоязычных CRM-систем для анализа были выбраны: Дела идут, Supasoft CRM Free Lite, Optima CRM.
Сравнительный анализ данных систем представлен в таблице 1.
Таблица 1. Сравнение CRM-систем
Дела идут Supasoft CRM Free Lite Optima CRM
Работа через Интернет да нет нет
Функционал • Пространство для хранения документов 1 Гб • Разграничение прав доступа • Шаблоны E-mail рассылок • Контакты • Настройка интерфейса • Инструмент примечаний • Уведомления о новых событиях • Поиск по базе клиентов, заказов • Экспорт/импорт данных • Настройка интерфейса • Настройка структуры данных • Формирование отчетов • Таблица клиентов с поиском и сортировкой • Карточка клиента с его данными • Заметки • Продажи • Контактные лица • Portable - версия • Настройка интерфейса • Календарь событий • Формирование отчетов • Заявки клиентов • Контакты • Список обращений • Список сделок • Поиск по записям • Размещение документов • Шаблоны E-mail рассылок • Учет товаров • Учет поставщиков
Соответствие функционала требованиям Соответствует не полностью Соответствует Соответствует
Ограничение по количеству пользователей Три пользователя Один пользователь Не ограничено
В качестве решения для автоматизации ведения учета оказанных услуг в библиотеке для слепых была выбрана Supasoft CRM Free Lite. Среди ключевых преимуществ можно выделить такие, как: система не перегружена, ненужными для ведения учета в данной организации
возможностями (в отличие от Optima CRM), позволяет настроить интерфейс и структуру данных согласно требованиям пользователя. Кроме того, ограничение работы в системе по количеству пользователей никак не повлияет на ее пригодность для внедрения: работать в системе будет только директор библиотеки. Supasoft CRM Free Lite позволяет вести формирование отчетов (в отличие от бесплатной версии системы Дела идут), что тоже является немаловажным показателем.
Данный способ ведения учета оказанных услуг позволит сократить срок обработки и внесения информации сотрудником, что значительно скажется на его производительности. Кроме того, сократится количество ошибок, возникновение которых не исключено при ведении учета вручную. В этом заключается эффективность предлагаемого решения.
Список литературы / References
1. Бесплатная CRM-система. [Электронный ресурс]. // Бесплатная CRM-система Optima CRM. Режим доступа: http://www.optimacrm.ru/besplatno (дата обращения: 20.01.2017).
2. Простая CRM-система для малого бизнеса. // Простая CRM-система для малого бизнеса -«Дела идут» [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://delaidut.ru (дата обращения: 02.02.2017).
3. Простая бесплатная локальная CRM-система Supasoft CRM Free Lite // Универсальная программа учета. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.supasoft.ru/conf/crm_free_lite (дата обращения: 20.02.2017).
4. Устав // Государственное бюджетное учреждение культуры Республики Хакасия «Хакасская республиканская специальная библиотека для слепых». [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://hrbs19.ru/2/ustav.html (дата обращения: 12.01.2017).
