CC BY
19
ИСТОРИЧЕСКИЕ НАУКИ
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВАХ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ В 1991-2004 ГГ. Кузнецов А.К. Email: [email protected]
Кузнецов Антон Константинович - кандидат исторических наук, доцент, кафедра документоведения, информационных ресурсов и вспомогательных исторических дисциплин, Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Чувашский государственный университет им. И.Н. Ульянова, г. Чебоксары
Аннотация: исследовалось состояние учета архивных документов в государственных архивах Чувашской Республики в 1991 - 2004 гг. Указаны недостатки и отмечены положительные моменты в этом направлении деятельности архива. В сложных социально-экономических условиях архивисты республики сумели сохранить документальное богатство, обеспечить интеграцию документов бывшего партийного архива в систему государственного учета Архивного фонда Российской Федерации, а также организовать работу по рассекречиванию архивных документов.
Ключевые слова: архивный фонд, архивное дело, государственный архив, Чувашская Республика.
REGISTRATION OF DOCUMENTS IN THE STATE ARCHIVES OF THE CHUVASH REPUBLIC IN 1991-2004 Kuznetsov A.K.
Kuznetsov Anton Konstantinovich - PhD in history, Associate Professor, DEPARTMENT OF DOCUMENTATION, INFORMATION RESOURCES AND HISTORICAL DISCIPLINES, FEDERAL STATE BUDGETARY EDUCATIONAL INSTITUTION OF HIGHER PROFESSIONAL EDUCATION CHUVASH STATE UNIVERSITY, CHEBOKSARY
Abstract: the research deals with the state of registration archival documents in the state archives of the Chuvash Republic in 1991-2004. The drawbacks and advantages of this line of activity of the archive are pointed out. In difficult socio-economic conditions, archivists of the republic preserved documentary wealth, ensured the integration of the documents of the former party archive into the system of state accounting of the Archival Fund of the Russian Federation, and organized work on declassification of archival documents. Keywords: archival fund, archiving, state archives, Chuvash Republic.
УДК 930.25
Сохранение и учет такого колоссального информационного ресурса, каким является Архивный фонд Российской Федерации, всегда было и остается приоритетным направлением деятельности развитого государства. Однако, несмотря на повышенное внимание государственных и общественных структур к историко-документальному наследию, проведение крупномасштабной реформы архивного дела, сложные социально-экономические условия 1990-х гг. не лучшим образом отразились на положении архивов.
Учет документов Архивного фонда Чувашской Республики в республиканских и муниципальных архивах в 1991-2004 гг. был организован как посредством основных
учетных документов, так и вспомогательных. В республиканских архивах был налажен централизованный государственный учет и учет по архивохранилищам. Ведение учетных документов осуществлялось в соответствии с основными нормативно-методическими документами отрасли и Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации [1, Д. 920. Л. 20].
На все фонды Центрального государственного архива Чувашской Республики (ЦГА ЧР) имелся полный комплекс учетных документов: листы фондов, карточки фондов, дела фондов, описи дел, список фондов. Кроме основных учетных документов велись вспомогательные: журнал учета ежедневного движения дел в целом по госархиву и по архивохранилищам; журнал учета свободных номеров фондов; журнал учета движения описей; алфавитный указатель к листам фондов.
В архивохранилищах велись списки фондов, карточки пофондового и постеллажного указателей, физического состояния документов; учета документов, имевших во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности. Учет выдачи дел из архивохранилищ фиксировался по разным журналам: пользователям в читальный зал, сотрудникам госархива, в отдел научно-справочного аппарата (НСА) для переработки и усовершенствования, для микрофильмирования и реставрации. Были составлены и оформлены паспорта архивохранилищ. Централизованный учет документов в госархивах до 2001 г. осуществляли главные хранители. В целях совершенствования взаимосвязи централизованного учета и учета документов по архивохранилищам в ЦГА ЧР были разработаны и внедрены методические рекомендации [2].
Особо остро в начале 1990-х гг. стояла проблема интеграции учета документов бывшего партийного архива в систему государственного учета Архивного фонда Российской Федерации. В Центральном государственном архиве общественных объединений Чувашской Республики (ЦГАОО ЧР) был разработан и утвержден перспективный план по данному направлению деятельности на период до 2000 г.
Подытоживая проделанную работу, следует заметить, что изначально был определен наиболее эффективный способ интеграции учета - путем проведения сплошной постеллажной проверки наличия и состояния дел. При проведении работ сотрудники архива руководствовались кроме основных нормативно-методических документов государственных архивов «Методическими рекомендациями о включении в систему государственного централизованного учета Архивного фонда РСФСР документов бывших партийных архивов» от 25 декабря 1991 г. № 7/1045-А, информационно-методическим письмом о работе Центра документации новейшей истории Челябинской области по интеграции учета документов и фондов бывшего партийного архива в систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, позднее «Рекомендациями по интеграции учета документов бывших партийных архивов в систему государственного учета Архивного фонда Российской Федерации» (М., 1995 г.) [3, Д. 200. Л. 34].
В период с 1993 по 1998 гг. в ЦГАОО ЧР проведена сплошная постеллажная проверка наличия и состояния дел, всего проверено 436282 ед. хр. по 2258 фондам. По результатам проверки были оформлены листы и акты проверки; составлены справки о технических ошибках, акты о необнаружении 148 дел; 90 неучтенных дел взяты на учет [3, Д. 200. Л. 35]. Ход проведения сплошной проверки наличия и состояния дел постоянно находился под пристальным вниманием специальной комиссии Комитета Чувашской Республики по делам архивов (Чувашкомархив), на рассмотрение которой ежегодно представлялась обобщающая справка о проделанной работе. В ходе проводимых работ составлялись листы фондов, заводились дела фондов. В архиве проведена работа по выявлению переименований фондообразователей для отражения в листах фондов.
В целом, для обеспечения преемственности систем учета документов бывшего партийного архива и созданного на его базе ЦГАОО ЧР продолжено ведение
имевшихся учетных документов и составление недостающих, предусмотренных системой государственного учета документов. С целью уточнения количества фондов архива был выверен список фондов с составлением итоговой записи об имевшихся в наличии, переданных и пропущенных фондов. На фонды, впервые поступавшие в архив, заведен полный комплекс основных учетных документов в соответствии с «Основными правилами работы государственных архивов» [1, Д. 920. Л. 22].
С 2001 г. была организована сплошная проверка наличия и физического состояния фондов дореволюционного и советского периодов, а также документов на пленочных носителях, микрофильмов страхового фонда ЦГА ЧР[1, Д. 1023. Л. 40]. В ходе данных работ проводилась также визуальная проверка физического состояния архивных документов, дела с неудовлетворительным состоянием брались на учет (сведения заполнялись в карточки учета физического состояния дел) [1, Д. 920. Л. 17].
В связи с неудовлетворительным состоянием учета документов в районных и городских архивах под непосредственным организационно-методическим руководством специалистов органа управления архивным делом республики в период с 1992 по 1998 гг. проведена комплексная работа по приведению в надлежащий порядок учетных документов, которой предшествовал всесторонний анализ состояния учета с рассмотрением его итогов коллегией Чувашкомархива. Во всех районных и городских архивах проведена сплошная проверка наличия и состояния дел, итоги которой отдельно по каждому архиву обсуждались специальной комиссией Чувашкомархива [1, Д. 920. Л. 21].
Во всех муниципальных архивах была проведена выверка учетных документов, устранены ошибки фондирования, пересоставлены списки фондов, осуществлена сверка карточек фондов с республиканским фондовым каталогом. Выверка учетных документов совпала с внедрением Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, что повысило эффективность целенаправленно проводимой работы по совершенствованию учета документов [4, Д. 944. Л. 57]. По итогам проверки на учет было взято свыше 25 тысяч дел с неудовлетворительным физическим состоянием. Это, в основном, малоинформативные фонды с небольшим объемом, принятые на хранение в архивы в 1950-е - начале 1960-х гг. [1, Д. 920. Л. 17-18].
Одним из аспектов работы республиканских архивов по учету документов в рассматриваемый период стала необходимость осуществления учета рассекреченных дел. Методической основой данной работы стала временная инструкция по учету и оформлению рассекреченных дел и документов в государственных архивах, центрах хранения документации (М., 1995 г.) [1, Д. 920. Л. 17-18]. В ЦГА ЧР учет рассекреченных дел проводил главный хранитель фондов, являвшийся одновременно и председателем комиссии по рассекречиванию. По итогам рассекречивания дел каждого фонда составлялся акт, на основании которого вносились изменения во все учетные документы. Эта работа осуществлялась, как правило, на следующий год после проведения работы по рассекречиванию [5]. Необходимо отметить, что в ЦГАОО ЧР учет рассекреченных документов фондов Чувашского обкома КПСС не проводился [3, Д. 200. Л. 33].
Учет особо ценных документов в центральных госархивах осуществлялся в соответствии с «Инструкцией о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов», (М., 1989 г.) и «Методическими рекомендациями по работе с особо ценными документами» (М., 1983 г.). В ЦГА ЧР были заведены: список фондов, содержащих особо ценные документы (ОЦД); описи ОЦД; реестры описей ОЦД. Кроме того, на фонд прошедший микрофильмирование, составлялась дополнительная карточка фонда с указанием количества и аннотацией особо ценного дела. В госархиве имелась также отдельная пофондовая картотека на фонды, по которым выявлены ОЦД. Кроме того, наличие и объем ОЦД были отражены в паспортах
архивохранилищ. До 1999 г. в ЦГА ЧР на ОЦД составлялись описи, с 1999 г. начато составление номерников [6].
В 1999-2000 гг. проведена целенаправленная работа по выверке республиканского фондового каталога. Основная работа была направлена на переоформление карточек фондов муниципальных архивов в соответствии с требованиями нормативных методических документов. Изменения, вносимые в фондовый каталог, осуществлялись на основании сведений об изменениях в составе и объеме фондов госархивов, которые также направлялись и в Росархив [4, Д. 992. Л. 31]. Неучтенных фондов зарегистрировано не было. Значимой оставалась проблема внедрения программных комплексов «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», в т.ч. на муниципальном уровне.
Таким образом, в рассматриваемый период в области обеспечения сохранности и государственного учета документов архивами, в первую очередь, проводились работы, не требовавшие больших финансовых затрат. В целом, была проделана значительная работа по сохранению документального богатства республики. В непростые 1990-е гг. было налажено выявление и учет ОЦД, создание страхового фонда, фонда пользования, консервационно-профилактическая обработка документов и др.
Имелись и нерешенные проблемы в организации учета документов. Республиканский архивный закон обусловил постоянное хранение документов в муниципальных архивах, в связи с чем возникла необходимость четкого определения места хранения документов советского периода, значительная часть которых находилась в ЦГА ЧР. Архивисты испытывали затруднения в организации учета машиночитаемых документов, не решенным оставался вопрос статуса документов по личному составу. Документы Государственного архива социально-правовой документации Чувашской Республики учитывались отдельно от документов Архивного фонда Чувашской Республики. Имелись определенные трудности в вопросах фондирования документов периода новейшей истории, обусловленные изменениями политической, социально-экономической базы общества, нестабильностью государственных и негосударственных структур.
Список литературы /References
1. Государственный исторический архив Чувашской Республики. Ф. Р-819. Оп. 8.
2. Кузнецов А.К. Обеспечение сохранности архивных документов в 1990-х годах (на примере Центрального государственного архива Чувашской Республики) // Вестник Чувашского университета, 2009. № 3. С. 106-111.
3. Государственный архив современной истории Чувашской Республики. Ф. 1046. Оп. 5.
4. Государственный исторический архив Чувашской Республики. Ф. Р-2315. Оп. 1.
5. Кузнецов А.К. Рассекречивание документов в Центральном государственном архиве Чувашской Республики в 1990-е гг. // Проблемы исторической регионалистики: сб. науч. ст. Вып. II. Чебоксары: Чуваш. гос. пед. ун-т, 2009. С. 165-170.
6. Кузнецов А.К. Работа с особо ценными документами в Центральном государственном архиве Чувашской Республики в 1990-е гг. // Актуальные проблемы истории России XX века: материалы региональной научно-практической конференции 13 ноября 2008 г. Чебоксары: изд-во Чуваш. ун-та, 2008. С. 144-148.
