CC BY
258
Бычков С.А. ©
Аспирант, Российский государственный социальный университет
СУЩНОСТЬ И ВЛИЯНИЕ ERP-СИСТЕМЫ на эффективность ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Аннотация
В статье раскрывается суть ERP-системы, определяется необходимость её использования на современных предприятиях. Также рассматриваются необходимые условия для внедрения данной системы.
Ключевые слова: автоматизация, ERP-система, оптимизация, инновация Keywords: automation, ERP-system, optimization, innovation
В настоящее время для осуществления успешной конкурентоспособной деятельности на современном предприятии необходимо пройти процесс ускоренной модернизации производства. Автоматизация физического, механического и интеллектуального труда является необходимым условием для осуществления качественного перехода к новому уровню успешного функционирования предприятий. Эффективность производственной деятельности значительно увеличивается за счет внедрения комплексной автоматизации процессов работы и управления предприятием. Особенно актуальная данная проблема в России где, в силу экономических и политических обстоятельств, большинство производств крайне отстают от конкурентов на мировом рынке. По оценкам McKinsey, эффективность производства на Российских предприятиях в четыре раза ниже, чем в США. В силу этого отставания издержки на производство товаров и оказание услуг во многих отраслях выше мирового уровня, а качество ниже. Показательным примером может служить сфера авиабизнеса. Конечная стоимость перелёта по России значительно выше аналогичных перевозок в Европе. Задача модернизации экономики поставлена на государственном уровне, и предприятиям, особенно использующим наукоемкие технологии, необходимо искать внутренние резервы оптимизации. Решение проблем низкой конкурентоспособности компаний может быть только комплексным, однако, одним из главнейших этапов перехода на качественно новый уровень деятельности является комплексная автоматизация различных сфер деятельности предприятия, внедрение так называемой ERP (Enterprise Resource Planning)-системы. Понятие ERP-система впервые ввёл аналитик консалтинговой компании Gartner, Ли Уайли и , по своей сути, она является логическим эволюционным продолжением MRP II (Manufacturing Resource Planning).
В основе ERP-систем лежит принцип создания единого хранилища данных, содержащего всю корпоративную бизнес-информацию и обеспечивающего одновременный доступ к ней любого необходимого количества сотрудников предприятия, наделённых соответствующими полномочиями. Изменение данных производится через функции (функциональные возможности) системы. ERP-система использует модульный принцип организации, что позволяет внедрять ERP-системы поэтапно, переводя в эксплуатацию один или несколько функциональных модулей на каждом этапе, а также выбирать организации только те из них, которые актуальны для организации. Кроме того, модульность ERP-систем позволяет строить решения на основе нескольких ERP-систем, выбирая из каждой лучшие в своём классе модули. Разбивка по модулям и их группировка различная, но у большинства основных поставщиков выделяются группы модулей: финансы, персонал, операции. Основные функции ERP систем:
© Бычков С.А., 2012 г.
• ведение конструкторских и технологических спецификаций, определяющих состав производимых изделий, а также материальные ресурсы и операции, необходимые для их изготовления;
• формирование планов продаж и производства;
• планирование потребностей в материалах и комплектующих, сроков и объёмов поставок для выполнения плана производства продукции;
• управление запасами и закупками: ведение договоров, реализация централизованных закупок, обеспечение учёта и оптимизации складских и цеховых запасов;
• планирование производственных мощностей от укрупнённого планирования до использования отдельных станков и оборудования;
• оперативное управление финансами, включая составление финансового плана и осуществление контроля его исполнения, финансовый и управленческий учёт;
• управления проектами, включая планирование этапов и ресурсов.
Основными преимуществами ERP системы перед различными российскими
программами учёта является возможность осуществления планирования, комплексный подход к системе управления разнообразными направлениями деятельности компании. В России же в основном используются бухгалтерские, кадровые и складские системы. Причинами этого являетсю следующие факторы, в области кадрового учета существенное давление оказывает государство, складские системы позволяют понять текущее состояние с материальными запасами и некоторым образом ослабить возможные злоупотребления персонала, а бухгалтерские системами необходимы для осуществления налогового учёта, контроля финансового состояния руководства и привлечения потенциальных инвесторов.
Ключевые признаки ERP-систем можно подразделить на технологические и функциональные. На технологическом уровне общепринятыми требованиями являются: наличие трехуровневой архитектуры системы, включающей:
1. сервер баз данных, сервер приложений и клиентскую часть.
2. единая база данных (или распределенная с задействованным механизмом репликации данных),
3. открытость систем, использование реляционных систем управления базами данных. Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных. И средств CASE (Computer-Aided Software Engineering , которое представляет собой набор инструментов и методов программной инженерии для проектирования программного обеспечения, который помогает обеспечить высокое качество программ, отсутствие ошибок и простоту в обслуживании программных продуктов, используемых для проектирования и развития этих систем. Среди технологических требований называют также графический пользовательский интерфейс, но систем без него сегодня крайне мало.
Что касается функционального наполнения ERP-систем, то оно описано в определениях APICS (American Production and Inventory Control Society, сейчас -Association for Operations Management) и Gärtner. По версии APICS в ERP-системе должны быть реализованы следующие функциональные блоки:
• автоматизации управления производственными ресурсами (Manufacturing Resource Planning - MRPII);
• автоматизации управления цепочками поставок (Supply Chain Management - SCM, в развитие Distribution Resource Planning - DRP);
• автоматизации расширенного объемно-календарного планирования (Advanced Planning and Scheduling - APS);
• автоматизации управления конструкторско-технологической документацией (Product Data Management - PDM);
• автоматизации конечного планирования ресурсов (Finite Resource Planning - FRP);
• электронной коммерции (Electronic Commerce - ЕС);
• автоматизации управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management - CRM, ранее - Sales Force Automation - SFA);
• бизнес-аналитики (Business Intelligence - BI);
• конфигурирования системы (Standalone Configuration Engine - SCE).
В данном списке не упоминается финансовый блок, так как он включен в MRPII (Financial Planning).
Что касается «Gartner» аббревиатуры ERP то, по ее версии, ERP-система должна включать следующие блоки:
• MRPII (Material Requirement Planning), система планирования потребностей в материалах;
• поддержки всех видов производств;
• финансового учета и планирования;
• управления продажами;
• управления логистикой;
• управления закупками;
• управления персоналом.
При этом центральным блоком, связывающим между собой все остальные, здесь является финансовый, включающий и все учетные функции.
В общем можно определить ключевые признаки системы ERP как: интеграция корпоративных данных и оптимизация использования имеющихся в распоряжении предприятия факторов производства. Минимальный набор блоков ERP-системы должен обеспечивать выполнение озвученных выше двух «глобальных» функций. К ним можно отнести: блок финансового учета и планирования, блок MRPII и поддержки всех видов производств, блок управления персоналом, блок управления закупками и блок управления логистикой, а также блоки управления продажами и бизнес-аналитики. Классические ERP-системы, в отличие от так называемого «коробочного» программного обеспечения, относятся к категории «тяжёлых» программных продуктов, требующих достаточно длительной настройки, для того чтобы начать ими пользоваться. Выбор КИС(корпоративной информационной системы), приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании . Поскольку КИС строятся по модульному принципу, заказчик часто (по крайней мере, на ранней стадии таких проектов) приобретает не полный спектр модулей, а ограниченный их комплект. В ходе внедрения проектная команда, как правило, в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей.Как подсчитали в Panorama Consulting, в среднем ERP-проекты занимают около 20 месяцев, а их стоимость составляет 8,5 млн USD. Проектные расходы могут быть разделены на три категории: «технические» расходы, «бизнес-внедрение» и «дополнительные» расходы. Как правило, львиную часть бюджета аккумулирует техническая категория — стоимость лицензий, установки, тестирования, интеграции и поддержки. Большое количество «проблемных» ERP-проектов связано именно с недостаточным вниманием к бизнес-аспектам внедрения — изменениям в организации и управлению ими. Еще одним важным результатом исследования стала статистика соотношения проектных бюджетов и реальной стоимости внедрения. Лишь 35% компаний удалось завершить проект, не превысив бюджет более чем на 5%. Для половины компаний перерасход был более внушительным, а у 7% реальные расходы превышали запланированные в полтора раза. На российском рынке перед началом внедрения ERP-системы многим предприятиям
необходимо пройти фазу реорганизации собственной деятельности в соответствии с бизнес-логикой, заложенной внутри ERP-системы. Бюджет на внедрение и сроки внедрения зависят от размера компании и сложности ее бизнес-процессов. В последнее время имеется тенденция к снижению стоимости ERP-проектов для небольших и средних компаний. Например, недавно Microsoft выпустил "коробочную" версию Microsoft Dynamics NAV, и декларирует, что срок ее внедрения составляет не более 2 месяцев. Стоимость такого проекта в разы меньше, чем классическое внедрение ERP.Стоимость внедрения ERP, в зависимости от размера компании, сложности и выбранной системы, может составлять от 20 тыс. USD до нескольких миллионов USD. В эту сумму включаются лицензии на ПО, а также услуги по внедрению, обучению и поддержке на этапе запуска системы в эксплуатацию. Не стоит пытаться узнать точную стоимость ERP-проекта. Оценка стоимости проекта всегда дается индивидуально, с учетом бизнес-процессов компании, ее приоритетов и потребности в автоматизации, а также количества пользователей, которые будут работать с ERP. Поэтому чтобы узнать ориентировочную стоимость проекта, необходимо обратиться к консультантам и быть готовым обсуждать необходимые им детали. Кроме того, надо быть готовым к тому, что полученная оценка не является точной, и скорее всего будет пересматриваться после подготовки технического задания на проект.
Процесс внедрения ERP - систем состоит, как правило, из следующих этапов:-
-Разработка стратегии автоматизации
-Анализ деятельности предприятия
-Реорганизация деятельности
-Выбор системы
-Внедрение системы
-Эксплуатация.
Внедрение систем, позволяющих автоматизировать процессы управления и деятельности предприятий в России, сталкиваются с определенными проблемами. Основные из которых можно отметить недоверие владельцев компаний высокотехнологичным решениями, в итоге - слабая поддержка проекта с их стороны, что делает осуществление проекта труднореализуемым. Сопротивление департаментов в предоставлении конфиденциальной информации уменьшает эффективность системы, недостаточное инвестирование в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP.
Также существует ряд ограничений, в том числе: компании с небольшим штатом сотрудников не могут позволить себе инвестировать в внедрение ERP-системы и обучить сотрудников, система может быть разрушена из-за одного слабого звена, какого-либо департамента или партнёра, также существует проблема совместимости с прежними системами.
В общем, следует отметить, что внедрение таких систем как ERP необходимо любому крупному игроку на рынке в России. Однако, подходить к процессу внедрения следует крайне тщательно. Как показывают исследования, большинство предприятий превышают запланированные расходы в этом направлении и полностью не достигают желаемых результатов. Обучение персонала также является важнейшим аспектом успешного перехода предприятия на новый современный уровень деятельности компании. В то же время, всё большее развитие получают ограниченные системы автоматизации функционирования предприятий для малого бизнеса. При осуществлении результативного внедрения и успешной эксплуатации автоматизированных систем компания получает серьёзное преимущество на рынке, что позволяет снизить издержки, увеличить прибыль и успешно расширять бизнес.
Литература
1. Дэниэл О'Лири - ERP системы. Современное планирование и управление ресурсами предприятия- 2004. - С. 161.
2. Kevin Wei WangThe IT factor in a global business transformation: An interview with Lenovo's CIO//McKinsey quarterly
[Электронный ресурс]. - Режим доступа:
http://www.mckinseyquarterly.com/Boosting_performance_in_public-sector_IT_An_interview_with_a_US_Defense_Department_agency_director_2
3. Демин В. Эволюция ERP - системы в электронном бизнесе. // Библиотека интернет индустрии
[Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.i2r.ru/static/342/out_3699.shtml
