Стандартизация положений учета и формирования информации в системе менеджмента качества Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УДК 657.2

СТАНДАРТИЗАЦИЯ ПОЛОЖЕНИИ УЧЕТА

И ФОРМИРОВАНИЯ ИНФОРМАЦИИ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА

С. В. АЛЕКСЕЕВА,

младший научный сотрудник кафедры учета, анализа и аудита E-mail: asv@rastam. ru Тюменский государственный университет

Рассмотрены стандарты системы менеджмента качества для управления финансово-экономической деятельностью. Предложена модель бюджетного управления как инструмент достижения целей системы менеджмента качества. Определены элементы управленческой учетной политики в системе менеджмента качества. Изучен подход к разработке модели формирования ключевых показателей бизнеса в системе менеджмента качества.

Ключевые слова: стандарт, система, менеджмент, качество, управление, модель, бюджет, учет.

Бухгалтерские стандарты служат основой разработки регламентирующих документов для управления финансово-экономической деятельностью в системе менеджмента качества (СМК) (рис. 1).

К документам СМК, регламентирующим финансово-экономическую сторону деятельности, относятся регламенты, предписывающие действия по осуществлению функций планирования и контроля.

Планирование. Документы этой сферы призваны обеспечить в системе менеджмента качества разработку и утверждение производственных смет, капитальных бюджетов на предстоящий период. Реализация процедур планирования направлена на установление четких количественных ориентиров развития организации как в целом, так и по отдельным подразделениям. Планирование является одним из необходимых составных этапов организации бизнес-процессов в авторской модели системы менеджмента качества и может предопределять результат управленческих воздействий. При этом

стандарты, регламентирующие процесс планирования, должны иметь следующие основные части:

- методологическую часть, содержащую информацию в отношении цели планирования; перечня используемых в планировании основных и вспомогательных планов с их краткой характеристикой; последовательности процедуры планирования;

- организационную часть, отражающую описание организационно-финансовой структуры организации, описание закрепления основных и вспомогательных планов за центрами финансовой ответственности (ЦФО), описание форматов бюджетов - характеристику перечня информации и показателей для каждого бюджета;

- определение бюджетного периода, т. е. временного горизонта планирования;

- определение участников процесса, их задач, полномочий и ответственности;

- описание регламента разработки, предоставления, согласования и утверждения планов участниками процесса планирования.

Контроль. Документы данной сферы предполагают регламентацию в системе менеджмента качества следующих процессов:

- формирование набора контрольных показателей и индикаторов, используемых для оценки выполнения планов;

- формирование плановых величин для контрольных показателей;

- определение фактических величин контрольных показателей и индикаторов;

- расчет величин и анализ отклонений фактических значений от нормативных (плановых);

- планирование корректирующих мероприятий.

Планирование и контроль как стадии управления в системе менеджмента качества применяются для того, чтобы уменьшить ожидаемое негативное влияние одних факторов бизнес-процессов и увеличить ожидаемое позитивное влияние других.

Смысл координирующей роли плана-контроля в том, что наличие хорошо структурированных, детализированных и взаимоувязанных целевых установок и возможность их отслеживания дисциплинируют как перспективную, так и текущую деятельность, приводят ее в определенную систему, позволяют осуществлять целенаправленное воздействие на бизнес-

ш о

а

«

а

с

Положение по

бюджетному управлению

Регламент планирования деятельности

I

Модель бюджетного управления

Регламент порядка калькулирования себестоимости

I

Методологическая

модель управленческого учета

Классификатор мест возникновения затрат и центров ответственности

и о

а

^

«

о а о н И

Регламент формирования

годовой комплексной программы закупок

/

Регламент внесения корректировок в план финансирования мероприятий эксплуатационного приказа

Положение о

порядке проведения контроля за деятельностью ЦФО

А

Регламент

Л я проведения

и анализа

а хозяйственной

« я деятельности

н ^ а подразделения

Регламент анализа исполнения смет

Оценка деятельности подразделений по ключевым показателям эффективности бизнеса

Рис. 1. Стандарты системы менеджмента качества для управления финансово-экономической деятельностью

процессы и обеспечивать действенность системы менеджмента качества.

Основная цель планирования состоит в повышении эффективности бизнеса посредством:

- определения наиболее перспективных направлений развития организации;

- целевой ориентации, интеграции и координации всех бизнес-процессов, а также деятельности отдельных структурных подразделений, служб и сотрудников;

- выявления потенциальных рисков и снижения их уровня;

- повышения гибкости, адаптации к изменениям внешней среды и т. д.

Регламентирующим документом в системе менеджмента качества для управления финансово-хозяйственной деятельностью является Положение по бюджетному управлению бизнес-процессами.

Положение содержит основные принципы структурирования и детализации плановой работы в

организации, описание формализованных подходов и моделей разработки бюджетов, смет, платежных календарей и других регламентирующих документов в области планирования.

Автором разработана бюджетная модель управления бизнес-процессами как инструмент достижения цели СМК - повышения эффективности бизнеса (рис. 2).

Применение модели бюджетного управления в системе менеджмента качества позволяет определить строгую упорядоченность и необходимость разработки бюджетов, обеспечить взаимосвязанность и взаимообусловленность бюджетных показателей, установить плановые величины для текущего мониторинга и контроля за бизнес-процессами.

Разработка Положения по бюджетному управлению способствует унификации и единообразию подходов к применению процедур планирования и контроля, формализации аналитических процедур, норм, правил составления бюджетов и смет.

Цель создания СМК - удовлетворение требований клиентов и повышение

эффективности бизнеса

и

Рис. 2. Модель бюджетного управления как инструмент достижения цели СМК

Заявленная цель СМК - повышение эффективности бизнеса через удовлетворение требований клиентов - предписывает тщательное изучение рыночной среды и разработку на этой основе плана стратегического развития организации, что позволяет выявлять отрицательные и положительные факторы рынка, прогнозировать степень их воздействия на будущую деятельность организации.

Процесс бюджетного управления организацией в системе менеджмента качества базируется на разработке и формировании первостепенного и важнейшего документа - бюджета продаж, на основании которого разрабатывается бюджет производства в целом и по отдельным структурным подразделениям,

бюджет управленческих и коммерческих расходов, а также бюджет доходов и расходов.

Бюджет производства служит базой для разработки бюджетов затрат структурных подразделений по основным видам затрат: материальных, трудовых, амортизационных, общепроизводственных расходов (ОПР). Кроме того, бюджет производства используется при разработке и формировании бюджета производственных запасов, позволяющего определить прогнозные величины незавершенного производства, готовой продукции на конец планируемого периода.

Определение количественных ориентиров производственной деятельности структурных подразделений организации дает возможность обеспечить

децентрализацию управления, согласовать с персоналом и внедрить элементы хозяйственного расчета, направленные на повышение материальной заинтересованности в эффективном использовании ресурсов. Все это в конечном счете призвано повысить качество управленческих решений и бизнес-процессов и эффективность системы менеджмента качества.

Бюджет производственных затрат подразделений служит основанием для разработки и формирования бюджета себестоимости реализованной продукции (работ и услуг), данные которого наряду с бюджетом управленческих и коммерческих расходов используются при разработке бюджета доходов и расходов организации.

Бюджет доходов и расходов выступает основой формирования финансового бюджета, в состав которого наряду с ним входят план прибылей и убытков, инвестиционный бюджет и бюджет движения денежных потоков.

Целью бюджетного управления в СМК является прогнозирование величин капитала организации (пассивов) и его имущества (активов) на определенный момент времени, т. е. установление прогнозных показателей баланса активов и пассивов на конец планируемого периода. На основе запланированных показателей финансово-хозяйственной деятельности на будущий период определяются результирующие величины активов и пассивов.

Такой подход к составлению плана позволяет получить статьи прогнозного баланса, адекватно отражающие плановые финансовые результаты бизнес-процессов и вести в СМК мониторинг текущей оперативной деятельности, чтобы своевременно реагировать на возможные отклонения в развитии организации и принимать оперативные и действенные решения.

Модель бюджетного управления носит непрерывный или скользящий характер в системе менеджмента качества и направлена на решение двух основных задач:

- определения объема и состава расходов, связанных с деятельностью отдельных структурных единиц и подразделений;

- обеспечения покрытия этих расходов финансовыми ресурсами из различных источников.

Исходя из плановых показателей, установленных на год в процессе текущего планирования, заранее (до наступления планового периода) разрабатывается система квартальных бюджетов (на квартал) структурных подразделений организации,

а в их рамках - система локальных бюджетов на каждый предстоящий месяц.

Составление и доведение обоснованных бюджетов для структурных подразделений, обеспечение текущего контроля и мониторинга их деятельности базируются на систематическом и своевременном информационном обеспечении СМК текущими оперативными данными о бизнес-процессах.

Основополагающим принципом модели управленческого учета является децентрализация управления с контролем за результатами на всех уровнях и во всех звеньях структуры управления организацией, что должно способствовать действенности СМК.

На пути достижения тактических целей важны временные рамки осуществления бизнес-процессов, их качество и затраты на их проведение. Для систематизации и представления такой информации считаем необходимой разработку и утверждение наряду с учетной политикой для бухгалтерского учета и для целей налогообложения учетной политики для целей управленческого учета.

Учетная политика для целей управленческого учета как внутренний регламентирующий документ, разрабатываемый в СМК, представляет собой совокупность положений, регулирующих процедуры сбора, обработки и представления информации, а также обмена информацией, необходимой для выработки и принятия оперативных управленческих решений.

Автором разработаны и сформулированы положения учетной политики для целей управленческого учета, включающие два основных раздела: организационно-технический и методический (см. таблицу).

При разработке и формировании управленческой учетной политики в системе менеджмента качества необходимо предусмотреть оценку финансовых последствий принятых решений относительно видов деятельности и бизнес-процессов. Цель учетной политики для управленческого учета - обеспечить повышение эффективности СМК посредством установления единых правил и норм поведения работников структурных подразделений при осуществлении бизнес-процессов, унификации процедур контроля за задачами и результатами, а также определения поощрительных инструментов управления.

Информация управленческого учета позволяет выделить ключевые параметры эффективности оценки бизнеса структурных подразделений в СМК.

Автором на основе проведенных в работе исследований сформулированы ключевые параметры оценки бизнеса, основывающиеся на базе триеди-

Элементы управленческой учетной политики в системе менеджмента качества организации

Элемент учетной политики Регламентирующий документ Результат на выходе

Организационно-технические аспекты учетной политики

Организационная структура управленческих служб Положение об организационной структуре Определяются организационная структура управления, ее элементы, функции и направления деятельности

Структура и система бюджетного управления Положение о системе бюджетного управления Прописывается финансово-бюджетная структура организации для осуществления бюджетного управления на основе ЦФО

Регламент планирования деятельности организации Определяются подходы к формированию ЦФО, выделению операционных сегментов и организации бюджетирования

Форма ведения управленческого учета (автономная, интегрированная или смешанная) Положение о службе управленческого учета и контроля Определяется способ взаимосвязи, передачи информации и обмена ею между системами финансового, налогового и управленческого учета

Документооборот и регистры учета Стандарты документооборота. Рабочий план счетов управленческого учета Прописывается порядок обработки информации и заполнения первичных документов

Регистры управленческого учета Разрабатываются техника учета и требования к оперативности обработки первичной информации. Определяется перечень регистров и аналитик управленческого учета

Регламент управленческих отчетов Устанавливаются пользователи управленческой отчетности, их интересы, виды и частота управленческих отчетов

Методические аспектыг управленческой учетной политики

Методы оценки активов Положение об управленческой учетной политике Определяются методы оценки имущества и обязательств

Регламент формирования годовой комплексной программы закупок Прописывается методика оценки поступления и расходования запасов

Методика учета затрат и каль-купирования себестоимости Регламент порядка калькулирования себестоимости продукции Определяются подходы к организации учета и контроля затрат и результатов; выбору метода формирования себестоимости продукции

Классификатор мест возникновения затрат и центров ответственности Определяются структура и состав статей смет и калькуляций; подходы к распределению по объектам калькуляции косвенных затрат

Регламент внесения корректировок в план финансирования мероприятий эксплуатационного приказа Описываются методы анализа отклонений расходования ресурсов от плановых ориентиров, а также способы корректировок на фактические объемы продаж на основе анализа исполнения смет

Методы ценообразования Положение о ценообразовании Раскрываются методы формирования цен и порядок их применения

Система учетно-аналитичес-ких показателей для целей управления Регламент проведения анализа хозяйственной деятельности подразделения Определяется методика анализа информации и подготовки ее для групп управленческих решений. Устанавливается набор ключевых показателей эффективности бизнеса

Процедуры управленческого контроля Положение о порядке проведения контроля за деятельностью ЦФО Устанавливаются: порядок оценки деятельности ЦФО; порядок проведения инвентаризаций ресурсов и затрат подразделений; система материального и морального стимулирования

ной системы интегрированных показателей:

- капитал - включает информацию о ресурсах отдельного бизнес-подразделения (ЦФО);

- результаты деятельности центра финансовой

ответственности - базируются на учете и представлении показателей доходов и затрат;

- прибыль структурного подразделения за конкретный период времени - формируется сопос-

Система организации

I

Вход

\ /

Информационная система планирования, учета, анализа, контроля и мотивации управления бизнес-процессами в рамках управленческого учета

Капитал

Доходы

Затраты, в том числе издержки на капитал

Прибыль

Окупаемость бизнеса - Затраты / Доходы

Отдача капитала - Доходы / Капитал

Прибыльность бизнеса - Прибыль / Капитал

Качество бизнес-процессов - Прибыль / Доходы

Качество продукта - Темп роста доходов > Среднерыночный темп роста

Качество управления - Издержки на капитал / Капитал

Рис. 3. Модель

формирования

ключевых

показателей

бизнеса в СМК

организации

Управление мотивацией - Темп роста доходов определяет рост зарплаты

тавлением доходов подразделения и понесенных им при этом фактических затрат.

Изучение выбранных и предложенных интегрированных показателей дает возможность определить ключевые для системы менеджмента качества аналитические коэффициенты, расчет и анализ которых позволяют оценить эффективность бизнеса структурного подразделения, качество бизнес-процесса и качество управления (рис. 3).

В представленной модели разработанные ключевые показатели отражают базисные факторы успеха, на которых концентрируется деятельность любого бизнеса. Определение семи предложенных в СМК ключевых показателей позволяет обеспечить четкость и формализованность определения результатов бизнеса отдельного структурного подразделения и организации в целом.

Для повышения результативности управленческого воздействия и эффективности функционирования системы менеджмента качества представляется необходимым предварительное проведение трансформационных учетных процедур, чтобы повысить качество информации, используемой в аналитических расчетах.

Список литературы

1. Версан В. Высшее руководство предприятий и результативность систем менеджмента качества // Стандарты и качество. 2005. № 11.

2. Кузьмина М. С. Системный подход к учет-но-информационному обеспечению пользователей отчетности // Бухгалтерский учет. 2007. № 12.

3. Огвоздин В. Ю. Управление качеством: основы теории и практики: учеб. пособие. М.: Дело и Сервис, 2009.

4. Поленова С. Н. Стандартизация бухгалтерского учета и отчетности: зарубежный и российский опыт. М.: Дашков и К, 2006.

5. Серенков П. С. Методы менеджмента качества. Методология организационного проектирования и инженерной составляющей системы менеджмента качества. Минск: Новое знание; М.: ИНФРА-М., 2011.

6. Чорсович Н., Бошкович Р. Бухгалтерские данные при принятии управленческих решений в системе менеджмента качества. URL: http://quality. eup. ru/DOCUM6/buhgalterskie-dannye-pri-prmyatii-uprav. htm.