CC BY
104
Кузнецова Л.Н.
СТАНДАРТИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КАК НАПРАВЛЕНИЕ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ
Бухгалтерский учет призван обеспечить структуры управления каждой организацией достоверной и полной информацией для принятия адекватных и эффективных решений. Россия, как и многие страны мира, включилась в процесс реформирования бухгалтерского учета. Однако, не все направления бухгалтерского учета совершенствуются в должной мере. Государственное реформирование, посредством изменения законодательства развивается зачастую
активнее, чем совершенствование учета в самих организациях. Одним из направлений повышение качества учетной информации может стать формализация учетных процессов. Являясь составной частью системы управления в организациях, бухгалтерский учет можно разбить на процессы, что позволяет создать единую систему управления бизнес-процессами. В компаниях, являющихся лидерами в своих отраслях данный направление совершенствования
управления осуществляется несколько лет. Однако, подавляющее количество организаций такими вопросами не занимаются, что еще больше отодвигает их от лидеров.
Совершенствование информационных технологий и внедрение их в учетный процесс ставит задачу разработки сквозных бизнес-процессов, включающих в себя как элемент, учетные процессы. По мнению Э.С. Хендрик-сена и М.Ф. Ван Бреда «в мире произошла информационная революция ... на смену бухгалтерским регистрам придут базы данных, частью которых станет финансовая информация» [11, с.37]. Применение современных технологий в бухгалтерском учете повышает аналитичность информации, что в свою очередь влияет на эффективность деятельности эконо-
мических субъектов и соответственно, повышает их конкурентоспособность. Начальным этапом формализации бизнес-процессов может стать схема учетных процессов, существующих в организации. Обобщенная схема учетного процесса представлена на рис. 1.
Размеры бизнес-процессов, значительно различаются в зависимости от отрасли, масштабов деятельности организации и т.п. В настоящее время единого определения бизнес-процесса нет. Кроме того, в некоторых случаях термины «процесс» и «бизнес-процесс» могут иметь одинаковую смысловую нагрузку, что создает определенные трудности при рассмотрении данной темы. Различные определения термина «бизнес-процесс» представлены в таблице 1.
Факт хозяйственной деятельности
Обработка (анализ) информации
Рис. 1. Обобщенная схема учетного процесса Таблица 1. Перечень определений термина «бизнес-процесс»
№ Автор Определение
1 Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процесс — это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности, которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя [6]
2 Д.В.Павлов Бизнес-процесс (учетный) — это совокупность однородных регламентированных учетных процедур, преобразующих исходные данные (входы) в результатную информацию (выходы, продукты) [8]
3 В.Стрыгина Бизнес-процесс — это структурированный набор действий, охватывающий различные сущности предприятия и подчиненный определенной цели [9]
№ Автор Определение
4 Андерсен Б. Бизнес-процесс — это цепь логически связанных, повторяющихся действий, в результате которых используются ресурсы предприятия для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей [2, 27]
5 Беккер И., Вилков Л., Таратухин В., Кугелер М., Роземанн М. Бизнес-процесс является особым процессом, который служит осуществлению основных целей предприятия (бизнес-целей) и описывает центральную сферу его деятельности[3]
6 Хаммер М., Чампи Дж. Бизнес-процесс — комплекс действий, в котором на основе одного или более видов исходных данных создается ценный для клиента результат [10]
7 Эванс Джеймс Управление качеством Процесс — это последовательность видов деятельности, предназначенных для достижения какого-то результата [12, с.47]
Исходя из рассмотренного перечня определений, можно сделать вывод, что бизнес-процесс (процесс) в наиболее обобщенном виде — это последовательность повторяющихся действий, необходимых для достижения планируемого результата деятельности организации.
Разработка бизнес-процессов, их детализация трудоемкая, кропотливая работа. Так автоматизация сквозного бизнес-процесса «Обработка страховых убытков» в компании РОСНО включала описание «20 подпроцессов и около 400 видов деятельности, при этом
один из подпроцессов состоял из 230 видов деятельности. Проект занял около шести месяцев, и его результатами стали существенное повышение качества и сокращение времени обработки страховых убытков» [7] .
Анализ термина «бизнес-процесс», используемый различными авторами выявил значительный диапазон интерпретаций его смысловой нагрузки. Авторы по-разному осуществляют классификацию данного понятия. Наиболее известные классификации представлены в таблице 2.
Таблица 2. Классификации бизнес-процессов
№ Автор, источник Классификация бизнес-процессов
Д.В.Павлов «Особенности моделирования учетных бизнес-процессов» «Экономический анализ: теория и практика», 2009, № 16 «Сквозные» (межфункциональные) процессы; процессы в рамках структурных подразделений [8].
А.Горохов «Бизнес-процессы: оптимизация против кризиса», «Консультант», 2009, № 3 Основные — непосредственно связанны с разработкой, производством и реализацией товаров и услуг. Вспомогательные — обеспечивают нормальное функционирование основных бизнес-процессов [4].
Д.А.Горулев, А.А.Кварандзия «Оптимизация бизнес-процессов страховой компании», «Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании», 2008, № 3 1. С точки зрения ориентации: 1) на клиента (потребителя); 2) «поставщика»; 3) контрагента; 4) внутренние бизнес-процессы: 2. С точки зрения направленности: 1) направленные на получение дохода; 2) направленные на снижение издержек; 3) направленные на упорядочивание взаимодействия между подразделениями. 3.С точки зрения дифференцированности и многовариантности: 1) элементарные; 2) генеральные, направленные на разработку стратегии компании; 3) многовариантные, предполагающие переход от сложного бизнес-процесса к совокупности элементарных бизнес-процессов; 4) ключевые («горящие») с большим количеством дефектов; 5) наблюдаемые, требующие внимания из-за возможности
№ Автор, источник Классификация бизнес-процессов
проявления не выявленных ранее дефектов; 6) ожидаемые — бизнес-процессы, которые в силу определенных событий (решений) будут крайне востребованы, но которые еще не описаны; 7) приоритетные — бизнес-процессы, оптимизация которых в значительной степени влияет на увеличение дохода компании или уменьшение ее издержек; 8) бизнес-процессы привлечения (клиентов), направленные на формирование выручки компании; 9) бизнес-процессы обслуживания — пассивные бизнес-процессы, порождаемые запросами (потребностями) клиентов; 10) внутренние — бизнес-процессы, направленные на упорядочивание горизонтального взаимодействия служб; 11) блок однотипных операций (БОО) — то, что может быть включено в разные бизнес-процессы как стандартный характерный набор последовательных действий [5].
Как видно из таблицы, авторы классифицируют бизнесс-процессы по разным направлениям, что обусловлено практическими потребностями их описания, формализации, построения, и т.п. Наличие в экономическом субъекте (группе взаимозависимых организаций) системы управления, основанной на регламентации процессов, позволяет осуществлять мониторинг процессов, своевременно определять отклонения в их функционировании и соответственно устранять нежелательные отклонения. Учетные процессы, являясь частью системы организации, все чаще подлежат формализации, что обусловлено большим распространением информационных технологий в деятельности экономических субъектов. Поскольку практически каждый бизнес-процесс в той или иной мере сопровождается использованием информационных технологий, данные направления тесно взаимосвязаны.
Формализация учетных процессов позволяет их совершенствовать. Совершенствования могут быть как локальные, так и значительные, но кардинальные качественные преобразования учетных процессов возможны только в условиях перехода от управления по функциям к управлению по процессам.
Необходимое управление бизнес-процессом достигается, если его проектирование было достаточно грамотным. Основной подход к проектированию бизнес-процесса предложен компанией «Моторола» [12, с. 317]:
1. Идентификация товара или услуги.
2. Идентификация потребителей.
3. Идентификация по ставщиков.
4. Идентификация процесса.
5. Предотвращение ошибок в ходе процесса.
6. Измерение и контроль, улучшение
целей.
Применительно к бухгалтерскому учету проектирование процесса должно быть направлено на выполнение задач бухгалтерского учета. Если процесс проектируется внутри бухгалтерии, он будет выполнять локальные задачи. Но в крупных компаниях с большой степенью автоматизации и компьютеризации производства и управления, бухгалтерский учет встроен в общую систему управления, и построение учетных процессов является процессом (элементом) сквозных бизнес-процессов. На основе рисунка 1 и подходов к проектированию процессов, разработанных компанией «Моторола», можно предложить следующий алгоритм проектирования учетного процесса.
1. В качестве входа бизнес-процесса можно рассматривать информацию, факт хозяйственной деятельности, документы, необходимые и достаточные для выполнения учетных процедур.
2. Потребителем учетной информации может быть как внутренний, так и внешний пользователь. В качестве внутреннего потребителя можно рассматривать должностное лицо, получающее результат учетного процесса для принятия управленческого решения или для дальнейшей обработки этой информации. Внешними пользователями являются акционеры, кредиторы (банки), налоговые и статистические органы и т.п.
3. Поставщиком является должностное лицо, на которого возложена обязанность входа в процесс.
4. Процесс — сама учетная процедура.
5. Предотвращение ошибок основыва-
ется на выполнение установленных требований (стандартов, инструкций и т.п.).
6. Выход бизнес-процесса — это результат исполнения учетных процедур в виде документов, элементов баз данных и т.п. и осуществление контроля: внутренний аудит, обязательный аудит (в определенных случаях), налоговые проверки и т.п.
Подходы к описанию учетных бизнес-процессов могут быть различными. Возможно описание учетных бизнес-процессов, а также бизнес-процессов, включающих учетные процедуры посредством адаптации существующих стандартов описания бизнес-процессов к специфике бухгалтерского учета. Снижение затрат при создании бизнес-процессов возможно посредством издания их каталогов, например, с использованием классификаторов: однотипные процессы содержат повторяющиеся части, что и должно быть использовано многократно.
Построение бизнес-процессов не может быть самоцелью. Как одну из целей можно выделить эффективное управление. Управле-ние бизнес-процессами, можно определить, как развитие процессного подхода, изначально сформированного в системах менеджмента качества и реинжиниринга. Последующее развитие процессный подход получил с ростом качественных информационных систем. Появление нового класса информационных систем, которые позволяют построить модель бизнес-процесса на языке диаграмм, блок-схем, устанавливать степень допуска к системе, осуществлять мониторинг выполнения каждого всех элементов системы создают необходимые предпосылки для дальнейшего совершенствования как самих бизнес-процессов, так и системы их управления.
Другой целью, достижение которой возможно при разработке бизнес-процессов является повышение качества продукции (услуг) на основе теории всеобщего управления качеством TQM. Один из лидеров в области качества Джозеф Джуран предположил, что ХХ век историки назовут веком производительности, а ХХ I — веком качества.
Деятельность по совершенствованию бизнес-процессов является разнонаправленной, но она должна отвечать принципам TQM:
- регулярное отслеживание изменений в деятельности организаций, способных оказать влияние, как на концепцию качества, реализуемую организацией, так и на систему контроля качества;
- существование достаточно прорабо-
танного плана непрерывного совершенствования TQM, как организации в целом, так и всех участков ее деятельности, в том числе и вспомогательных, обслуживающих;
- заинтересованность и вовлеченность всех сотрудников организации в реализацию концепции;
- отслеживание и предотвращение «внешних угроз» для организации;
- наличие необходимых и достаточных финансовых ресурсов, связанных с поддержанием необходимого уровня качества;
- постоянная поддержка системы управления качеством;
- достаточное документирование процессов управления качеством и их анализ;
- поддержание обратной связи с потребителями работ (услуг) организации.
Понятие «качество» очень разнообразно. Наиболее распространенными являются требования качества, установленные МС ИСО серии 9000. Система управления процессами обеспечивает возможность построения в организации системы менеджмента качества в соответствии с требованиями международного стандарта ИСО ISO 9001:2000. Так как понятие «качество» является сложным и многогранным, остановимся только на основных аспектах данного направления.
В соответствии со стандартом ИСО 9001 «Система менеджмента качества. Требования» качество — это степень, с которой совокупность собственных характеристик выполняет требования [1]. Достижение целей осуществляется при соблюдении принципов, стандартами к которым в частности относится постоянное улучшение. Принцип постоянного совершенствования лежит в основе всех известных концепций управления бизнес-процес-сами.
Алгоритм контроля и совершенствования бизнес-процесса представлен на рисунке 2.
Отметим, что данный алгоритм не будет верным по процессам, которые определяются по принципу «точно в срок».
Для того чтобы процесс можно было улучшить он должен быть повторяемым и измеряемым. Вопросы управления бизнес-процессами широко рассматриваются в производстве и значительно реже в услугах или вспомогательных, сопутствующих и других направлениях. В перспективе, как было, сказано выше, бизнес-процессы должны рассматриваться как сквозные, без разделения на виды деятельности. Измерение процесса в бухгалтерском учете достаточно сложно. К показателям измерения можно отнести следующие критерии:
Рис. 2. Алгоритм контроля и совершенствования бизнес-процесса
- отсутствие нареканий со стороны потребителей учетной информации,
- длительность учетной процедуры и т.п.
В условиях существующей конкуренции,
обострившейся в период финансового кризиса, для выживания современные компании должны заниматься совершенствованием своей деятельности постоянно. Среди направлений совершенствования можно выделить радикальные направления совершенствования: бен-чмаркинг, реинжиниринг, внедрение аутсор-синга и т.п. Рассмотрим кратко их взаимосвязь с бизнес-процессами.
Бенчмаркинг — сравнение различных процессов в собственной организации с лучшими методами организации производства в иных субъектах. В ходе сравнения выявляются отклонения, как в лучшую, так и в худшую стороны. Идея проведения бенчмаркинга основана на концепции заинтересованных сторон. Основой проведения сравнения могут быть разные базы сравнения, среди которых и бизнес-процессы.
Реинжиниринг — фокусирование на радикальных улучшениях, позволяющих резко
повысить качество, уменьшить длительность цикла (например, бизнес-процесса), уменьшить издержки посредством кардинального изменения процессов, являющихся элементами бизнес-процессов.
Аутсорсинг означает увеличение ценности. Аутсорсинг существует в разных сферах функционирования бизнеса. Например, «аутсорсинг бизнес-процессов» характеризует комплекс второстепенных технологических процессов, состав которых постоянно меняется. Чаще всего в этот комплекс входят такие процессы как: финансы и учет, трудовые ресурсы, снабжение, начисление и учет заработной платы, внутренний аудит, исчисление налогообложения и ряд иных аналогичных процессов. В России аутсорсинг медленно, на все же развивается такое направление аутсорсинга, как возложение непрофильной деятельности на стороннюю организацию. В основу передачи таких видов деятельности положены бизнес-процессы.
В практической деятельности российских организаций возложение непрофильной
деятельности на стороннюю организацию оформляется не договором аутсорсинга, а договором «аренды» персонала. Особо широко это практикуется организациями, находящимися на упрощенной системе налогообложения. Анализ главы 26.2 «Упрощенная система налогообложения» НК РФ позволяет сделать вывод, что организация-аутсорсер имеет возможность сэкономить на едином социальном налоге так, как в соответствии со статьей 346.11 НК РФ применение упрощенной системы налогообложения организациями предусматривает их освобождение от обязанности по уплате единого социального налога. Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, производят уплату страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в соответствии с законодательством Российской Федерации.
И хотя основным побудительным мотивом при передаче ведения бухгалтерского учета сторонним организациям является снижение налогового бремени, это одновременно ведет к снижению издержек организации. При более грамотном подходе к аутсорсингу, а именно, передаче сторонним организациям учетных бизнес-процессов, его использование является прогрессивным шагом в функционировании бизнеса.
Таким образом, стандартизация бизнес-процессов в бухгалтерском учете является направлением как направлением повышения качества учетной информации, так повышения эффективности деятельности организаций.
Библиографический список
1. ГОСТ Р ИСО 9000-2000 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь». Утв. постановлением Госстандарта России.
2. Андерсен Б. Бизнес-процессы. Инструменты совершенствования. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2008.
3. Беккер Й., Вилков Л., Таратухин В., Кугелер М., Роземанн М. Менеджмент процессов. — М.: Эксмо, 2008.
4. Горохов А. Бизнес-процессы: оптимизация против кризиса // Консультант. — 2009. — № 3.
5. Горулев Д.А., Кварандзия А.А. Оптимизация бизнес-процессов страховой компании // Налогообложение, учет и отчетность в страховой компании. — 2008. — № 3.
6. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы. Регламентация и управление. — М.: Инфра-М, 2005.
7. Лопатин В.А. Система управления бизнес-процессами // Управление в кредитной организации. — 2008. — № 6.
8. Павлов Д.В. Особенности моделирования учетных бизнес-процессов // Экономический анализ: теория и практика. — 2009 — № 16.
9. Стрыгина В. Систематизация бизнес-процесса «Наем персонала» // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. — 2009. — № 7.
10. Хаммер М., Чампи Дж. Совершенство управления процессами. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2007.
11. Хендриксен Э.С., Ван Бреда М.Ф. Теория бухгалтерского учета / Пер. с англ.; под ред. проф. Я.В. Соколова. — М.: Финансы и статистика, 2000.
12. Эванс, Джеймс Р. Управление качеством / Пер. с англ.; под ред. Э.М. Короткова. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.
