CC BY
143
СОЗДАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЗНАНИЯМИ
В УНИВЕРСИТЕТЕ
Н.В. Тихомирова, к. э. н., доц., ректор Тел.: 442-7777; E-mail: [email protected] Московский государственный университет экономики, статистики и информатики
http://www.mesi.ru С.Н. Исаев, проректор по научно-исследовательской работе и стратегическому планированию Тел.: 442-70-44; E-mail: [email protected] Евразийский открытый институт http://www.eoi.ru
Никто не знает так много, как все мы вместе. Начертано на одной из городских ратуш в Дании.
Authors have proved necessity of introduction for modern university of a control system of knowledge, have listed main principles of management of knowledge, have formulated offers on creation of a control system of knowledge in educational establishment.
Динамичность рыночной экономики, развитие научно-технического прогресса, серьезные сдвиги в развитии современного общества требуют использования кардинально новых подходов в управлении организацией. При этом новые требования выдвигаются к сотрудникам компаний, предприятий. Человек-интеллектуал, оставаясь важнейшим производственным ресурсом, превращается в главную составляющую любого бизнеса. Важной характеристикой специалиста становится не только хорошее знание своей профессии, но и понимание необходимости постоянного повышения своего профессионального уровня. От специалиста требуется как наличие новых идей, так и умение использовать приобретенный организацией опыт, способный повысить качество и производительность его работы. Повсеместное распространение средств телекоммуникаций, Интернета позволяет создать единую глобальную сеть структурированного хранения информации, что значительно увеличивает эффективность ее поиска и усвоения.
Глубокое проникновение во все сферы нашей жизни информационных и инновационных технологий, внедрение он-лайн обучения, в том числе технологий е-1еагшп§,
подводит нас к созданию системы управления знаниями. Она предназначена для управления всей совокупностью знаний внутри организации и ее интеллектуальными активами. Система управления знаниями позволяет обеспечить интегрированный подход к процессам создания, сбора, организации хранения, доступа и использования информационных и знаниевых ресурсов организации [1].
Приведенные выше тенденции развития технологий и общества, безусловно, сказываются на изменении роли и значения университетов как центров науки, образования и инновационного развития.
Целью данной статьи является освещение теории и практики внедрения системы управления знаниями в Московском государственном университете экономики, статистики и информатики (МЭСИ). В работе представлены для обсуждения следующие вопросы: анализ тенденций изменения роли университетов в информационном обществе; важность создания системы управления знаниями в современном университете, а также показан опыт создания системы управления знаниями в МЭСИ как важного направления реализации стратегии вуза.
Итак, что же такое управление знаниями? По выражению Билла Гейтса, «управление знаниями - заумный термин для обозначения очень простой вещи. Вы управляете данными, документами и усилиями сотрудников. Ваша цель состоит в том, чтобы обогатить возможность совместной работы людей - включая обмен мыслями, использование удачных идей, поданных другими, и координацию действий в направлении общей цели. Управление знаниями должно гарантировать, что нужные известия достигнут нужных людей в нужное время, чтобы эти люди могли своевременно принять необходимые действия» [2]. Таким образом, управление знаниями - это стратегический процесс, направленный на создание, сохранение, распространение и применение зна-
Развитие человечества (
ний, необходимых для успеха организации
[3].
Выделяя десять важнейших тенденций, которые в ближайшее десятилетие вызовут коренную трансформацию глобальной экономики, американские исследователи И. Девис и Э. Стивенсон определили, что доступность информации изменяет экономику знаний. В качестве рекомендаций они отметили, что «компаниям нужно учиться использовать знания в своих интересах и управлять этим потоком информации, чтобы не утонуть в нем» [4]. Наряду с компаниями, этот вывод в полной мере можно отнести и к университетам, учитывая их общественно значимую роль.
XX - начало XXI тысячелетия)
Индустриально е общество Инф ормационное общество Общество знаний
И д д
Классические м п и* ер ситеты
(Университет -центр подготовки кадров для экономики)
Бизнес -упннер ситеты
(Университет -производитель образовательной услуги)
Нинонационные у нив ер ситеты
(Университет-Центр научного и инновационного развития)
Рис. 1. Трансформация университетов
Рассматривая эволюцию университетов (рис.1), можно отметить значительные изменения, затрагивающие не столько организационную структуру, сколько сами принципы функционирования. В период индустриального общества университеты, будучи классическими, являлись центрами подготовки кадров для экономики. Информационное общество изменило статус и роль университета. На смену классическим пришли бизнес-университеты, позиционирующиеся как производители образовательной услуги. Изменение общественно-политической, экономической ситуации, переход государства к «обществу знаний» вызвали создание университетов нового типа - инновационных. Сегодня университет - это центр научного и инновационного развития, в котором реализованы принципы непрерывного образования, или образования через всю жизнь.
Система непрерывного образования современного вуза включает в себя такие уровни, как школа - лицей/колледж - вуз.
Будучи научно-инновационным центром (рис.2), университет развивает научную школу, где ведутся большие научно-исследовательские и научно-конструкторские работы, реализуемые через такие инновационные структуры, как технопарки и бизнес-инкубаторы. Это позволяет создать систему профессиональной переподготовки и повышения квалификации, которая может быть реализована непрерывно, или в течение всей жизни.
В работе по этим направлениям университет ориентируется на требования всех существующих потребителей: государства (стандарты, лицензирование, аккредитация), региона (программа социально-экономического развития), бизнеса, студентов. При этом очевидной оказывается связь университета с производством, с которым колледжи/лицеи и вузы взаимодействуют посредством создания и функционирования базовых кафедр и научно-производственных лабораторий. При условии реализации данных
направлений деятельности в университете нового типа - инновационном, - коим является МЭСИ, описанные процессы должны быть представлены в виртуальной жизни, включая виртуальную научную деятельность и виртуальный технопарк с выходом на международные сети.
Таким образом, современный университет предстает государственным учрежде-
нием, которое настроено и обязано решать задачи экономики региона и в целом страны. Именно поэтому справедливо говорить сегодня о новой роли университетов в информационном обществе, которое, в свою очередь, требует кардинально новых подходов в управлении университетом, а именно, как мы говорили ранее, системы управления знаниями [5].
Рис. 2. Новая роль университетов в информационном обществе
Сегодня, преобразуясь в центры научного и инновационного развития, университеты являются своеобразной лабораторией по аккумуляции, производству и хранению знаний, необходимых для экономики и государственного управления. Таким образом, создание системы управления знаниями позволит сделать корпоративные знания прозрачными, системными, доступными, востребованными и ни в коем случае не рассматривается как модная тенденция. Это насущная необходимость.
Целями управления знаниями в современном университете являются:
■ формализация имеющихся знаний;
■ аккумулирование интеллектуального капитала, создание организованного знания;
■ выявление и распространение имеющейся информации и опыта;
■создание интерактивного обучающего окружения, где люди постоянно обмениваются информацией и используют все условия для усвоения новых знаний.
Кроме того, можно выделить основные принципы управления знаниями:
- системный подход: увязка целей функционирования системы управления знаниями с миссией, видением, стратегическими целями вуза;
- процессный подход: формирование системы управления знаний в соответствии с основными процессами, действующими в университете;
- доступность и полнота информации;
- возможность свободного обмена имеющимися знаниями;
- непрерывность сбора информации;
- постоянное совершенствование системы управления знаниями;
- непрерывный анализ формализованных знаний;
- широкое вовлечение сотрудников к формированию репозитария знаний при сохранении лидирующей роли руководства;
- активное использование информационных и коммуникационных технологий.
Конечно, любое знание, формализованное или неформализованное, знание как ресурс или как продукт, не может быть инертным, пассивным - ему надо найти приложение. И в этой связи нельзя рассматривать систему управления знаниями как отдельный проект. Система управления знаниями, безусловно, относится к основным управленческим системам, действующим в организации, играя главенствующую роль и объединяя управление финансами, качеством, маркетингом, процессами, персоналом (рис.3). В каждом из перечисленных направлений деятельности возникают данные, необходимые для дальнейшего использования и управления.
|Гх
Рис. 3. Место системы управления
знаниями в управлении университетом
Среди первых шагов по внедрению системы управления знаниями можно выделить следующие:
■ обучение;
■ распространение внутри организации и поощрение повторного использования изученного, созданного опыта;
■ внедрение инноваций.
Задача «обучения» предполагает обучение сотрудников университета в процессе работы, используя имеющуюся информацию. Очевидно, что зависимость от знаний, которые облегчают достижение потенциального успеха, в любой организации высока. Ведь зачастую проблема, с которой сталкивается сотрудник, уже бывает решена в имеющихся стандартах, нормативных документах. Использование же инноваций, уже имеющихся в университете, позволяет создавать новые инновации в процессе обучения.
Предупреждая закономерный вопрос: «Почему именно МЭСИ претендует на достижение этих целей?», считаю необходимым
ознакомить читателей с некоторыми итогами работы Университета в данном направлении.
МЭСИ сегодня обеспечивает высокий уровень и качество образования, независимо от формы, уровня и места его получения. Образовательные услуги Университета социально направлены и реализуют возможность обучения через всю жизнь. МЭСИ базируется на новейших образовательных и информационных технологиях, использует новую экономическую систему, ориентированную на инновации, инвестирует в инновации через внутренние конкурсы, гранты. Кроме того, МЭСИ стремится к международному признанию и международной мобильности своих выпускников.
Приобретя значительный опыт построения системы управления знаниями в МЭСИ, можно выделить следующие этапы внедрения :
■ определение стратегии на базе поставленных целей и задач;
■ определение способов, методов и сроков реализации;
■ каталогизация всех ресурсов (формирование баз данных);
■ создание электронного документооборота;
■ определение методов формализации «неформальных знаний»;
■ создание «карты знаний» кафедры, института, университета;
■ обучение персонала;
■ внесение изменений в систему мотивации;
■ внедрение технологий электронного обучения как основы, позволяющей подойти к реализации задачи управления знаниями;
■ внедрение системы менеджмента качества;
■ внедрение принципов самообучающейся организации;
■ внедрение системы сбалансированных показателей;
■ определение сервисов и технологий, реализующих автоматизацию процессов управления знаниями;
■ построение единого информационно-образовательного пространства. Интеграция сервисов и технологий;
■ организация работы в рамках единого информационно-образовательного пространства.
Безусловно, критерием истины любых теоретических данных может быть только практика. Поэтому рассмотрим, как в МЭСИ
непосредственно формируется знаниевое пространство.
Начнем с утверждения, что каждый сотрудник организации обладает своими знаниями, своим знаниевым пространством. Но без использования современных технологий и без формирования соответствующей корпоративной культуры данные знания, опыт, практика рискуют остаться знаниевым пространством каждого отдельного индивидуума. Современный же инновационный университет, следуя мировой тенденции, должен стремиться к созданию социального пространства, сообществу практиков, начиная эту работу с кафедры как структурного подразделения университета.
В МЭСИ все кафедры в течение каждого рабочего дня используют открытые образовательные ресурсы, ресурсы Интернета, применяют лучшие практики, ведут научно-методическую и научно-исследовательскую работу. В итоге данной деятельности формируются новые результаты научной деятельности, совершенствуется учебный процесс. Все это дает университету возможность налаживать современную и эффективную систему обучения (в МЭСИ этот проект называется «МЭСИ как самообучающаяся организация») и формировать знаниевое пространство каждого подразделения, в том числе кафедры (рис 4).
Открытые образовательные у ресурсы
Преподаватель
/ /
Внутренние НИР Научно-/ методическая цаёота
Формируются результаты научной деятельности
Совершенствуется учебный процесс
Консалтинг в
областях специализации
Рис. 4. Структура знаниевого пространства кафедры
В дальнейшем формируется знаниевое пространство более крупной структурной единицы университета - учебного института (факультета), а затем - знаниевое пространство всего университета (рис. 5). При этом каждый сотрудник участвует и в формировании знаниевого пространства, и в его использовании. Например, МЭСИ в течение нескольких лет занимается внедрением и улучшением системы менеджмента качества. Каждый день сотрудники «нарабатывают» и систематизируют, формализуют знания по тем или иным областям. В дальнейшем они могут быть использованы любым человеком по необходимости, в том числе и в случае приема на работу нового сотрудника, на обучение которого университет уже не тратит время, так как все документы, инструкции, правила ему доступны благодаря внедренному электронному документообороту.
Какие еще можно привести примеры знаний, доступных сотрудникам? Это -
результаты НИР, НИОКР; решения и документы рабочих групп; решения регулярно проводимых организационно-управленческих семинаров «Зимняя школа» и «Летняя школа»; неформальный обмен и общение.
Рис. 5. Структура знаниевого пространства университета
Кроме того, знания в МЭСИ представлены как продукт - для студентов: это формализованные (учебно-методические комплексы, электронные курсы и др.) и неформализованные (видеолекции, форумы, видео ГАКи) знания, открытые ресурсы Интернета.
Особым направлением нашей деятельности является создание при институтах и кафедрах МЭСИ Исследовательских центров компетенций, которым предстоит стать неотъемлемой составной частью системы управления знаниями и обеспечить связь образования с государственными структурами и бизнесом, непосредственно заинтересованными в результатах нашей работы.
Внедрение системы управления знаниями в МЭСИ реализуется благодаря информационным технологиям:
MS Exchange (Outlook) - Работа в рамках общих папок, электронный документооборот, корпоративная почтовая система;
MS Share Point - групповая работа с документами, портальная технология, веб-доступ. Этот программный продукт выбран в качестве основы системы управления знаниями;
Docvision - документооборот, контроль прохождения документа, контроль исполнения;
Электронный кампус - обучение в сети, репозиторий учебных объектов;
Click to Meet - он-лайн коммуникации. Видеоконференции. Совместная работа с приложениями;
MS Project - система работа над проектами;
КИС УЗ - автоматизация организации обучения;
РИСК - региональный документооборот;
ICQ (обмен неформализованными знаниями );
СЯЖ (система взаимодействия с клиентами).
Без интеграции данных ресурсов в единое целое информационное пространство сложно говорить о знаниевом пространстве университета, об инновационном развитии университета в целом. Интеграция всех ресурсов является стратегической задачей развития инновационного университета.
Из приведенных выше данных видно, что система управления знаниями университета формируется на основе двух основных компонентов: содержательного (в основе которого - знаниевое пространство университета) и технологического (в основе которого - его информационное пространство). Развитие обоих компонентов строится на основе целевых установок, содержащихся в стратегии развития университета.
Таким образом, современный университет - это инновационный университет нового типа, внедряющий современные технологии управления, создающий и внедряющий систему управления знаниями, которая является ключевым аспектом развития современного вуза.
Литература
1.K. Dalkir. Knowledge Management in Theory and Practice, 2005. Elsevier Inc.
2. Билл Гейтс. Бизнес со скоростью мысли. - М.: Эксмо, 2001.
3. Клеммонс Р. М. Управление знаниями / Пер с англ. - М.: Астрель, 2004.
4. Дэвис И., Стивенсон Э. Десять важнейших тенденций десятилетия // Новые тенденции в управлении /Пер. с англ. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2007.
5. Тихомирова Н.В. Университет как центр научного и инновационного развития региона // Университет как центр инвестиционной привлекательности региона: Сб. материалов Всеросс. научн.-практич. конф.: 19 октября 2006 г. -Тверь, 2007.
* * *
