CC BY
25
УДК651.012
СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В ОРГАНИЗАЦИИ
А. Е. Соколовская, Е. М. Сычёва
Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М. Ф. Решетнева Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газеты «Красноярский рабочий», 31
E-mail: as1998_1108@mail.ru
Рассматривается процесс внедрения технологии автоматизации документооборота в организацию. Подробно описаны существующие формы делопроизводства, базовые виды системы электронного документооборота и направление развития данной сферы.
Ключевые слова: делопроизводство, система электронного документооборота.
MODERN TECHNOLOGIES OF DOCUMENT MANAGEMENT AUTOMATION
IN THE ORGANIZATION
A. E. Sokolovskaya, E. M. Sycheva
Reshetnev Siberian State University of Science and Technology 31, Krasnoyarskii rabochii prospekt, Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation
E-mail: as1998_1108@mail.ru
This article discusses the process of implementing document management automation technology in an organization. The existing forms of office management, basic types of electronic document management system and the direction of development of this sphere are described in detail.
Keywords: office management, electronic document management system.
Стремительное развитие в сфере информационных технологий создаёт новые возможности работы с информацией в системах управления. Информационная революция-это высококачественные изменения во всех сферах жизни общества, которые происходят в итоге внедрения новых средств обработки, хранения и передачи информации. В результате информационных революций не только абсолютно изменяются способы работы с информацией, способы производства, но и образ жизни людей.
В настоящее время постепенно осуществляется переход от традиционного бумажного к электронному документообороту.
Документооборот - это прежде всего система создания, обработки, передачи, хранения и архивирования в организации [1]. Начало внедрения электронных документов происходило параллельно уже существующему на предприятиях бумажному документообороту, то есть независимо от него. На первых этапах использования электронных документов осуществлялось повторение простых действий, схем и форм организации работы с документами. Позже стало возможным осуществление смешанного бумажного и электронного документооборота с постоянным возрастанием его электронной части. Также стали появляться новые организационно-технологические формы, связанные с созданием и применением специализированных систем электронного документооборота (СЭД).
Выделяются три формы делопроизводства, у каждой из этих форм имеются свои положительные и отрицательные стороны, которые определяют возможные сферы их применения [2]. Данные формы представлены в табл.1.
Таблица 1
Характеристика форм делопроизводства
Форма делопроизводства Плюсы Минусы Объект использования
Централизованная 1. Все операции с документами локализованы в службе ДОУ; 2. Равномерное распределение обязанностей между сотрудниками ДОУ; 3. Поиск документов осуществляется быстро, так как все документы находятся в одном месте 1. Возможны ошибки, влияющие на работу компании, из-за человеческого фактора; 2. Возможна увеличенная нагрузка на сотрудников ДОУ, если штат укомплектован не полностью Подходит для небольших организаций
Децентрализованная 1. Не требует больших помещений для хранения документации; 2. Все этапы документооборота организованны в каждом офисе; 3. Уменьшение нагрузки делопроизводственных процессов в головном офисе 1. Малый контроль за работой в удаленных офисах; 2. Тратится время на обмен между офисами, если нет электронного документооборота Подходит для больших и территориально распределенных организаций
Смешанная 1. Эффективное распределение этапов работы с документами между службой ДОУ и структурными подразделениями 1. Недостаточный контроль за работой с документами в структурных подразделениях Подходит фирмам, у которых отдельные виды работ выполняются централизованно службой ДОУ, а другие - в подразделениях организации.
Самой распространённой формой делопроизводства является смешанная форма. Это говорит, о том, что задачу сочетания централизации и децентрализации каждая организация решает сама, а при изменении условий работы необходимо пересматривать прежние формы для достижения большей эффективности.
При организации документооборота применяется система электронного документооборота (СЭД).
Организационно-технологическая форма документооборота (ОТФД) - это способ осуществления документооборота в рамках какой-либо конкретной организационно-управленческой структуры, которая рассматривается во взаимосвязи с организационно-функциональной и информационно-технологической составляющими.
Существует несколько базовых организационно-технологических форм СЭД, обеспечивающих потребности как внутреннего, так и внешнего электронного документооборота в сложных управленческих структурах. В табл. 2 представлены базовые виды СЭД и их характеристика [3].
Таблица 2
Базовые виды системы электронного документооборота
Вид СЭД Характеристика
Автономная СЭД Автономная СЭД обеспечивает автоматизацию документооборота в рамках каждой отдельно взятой организации. Это наиболее универсальный вариант на этапе внедрения. Управление справочниками для отдельной СЭД не представляет сложностей. Вопросы централизации или децентрализации функций по работе с документами решаются, исключительно, применяемо к одной базе данных и внутреннему документообороту. В дальнейшем использовании автономной СЭД может возникнуть потребность в осуществлении внешнего электронного документооборота с использованием соответствующих ОТФД
Единая СЭД Единая СЭД рассчитана для организации со сложной иерархической и территориально-распределенной структурой, либо для нескольких организаций-участников. Она позволяет объединить хранение информационных ресурсов. Техническое администрирование такой СЭД является более сложным, так как требуется решать вопросы возможного распределения полномочий между участниками СЭД по ведению отдельных разделов справочников
Взаимодействие автономных СЭД при передаче документов в электронной форме Эта организационно-технологическая форма позволяет проводить обмен документами в электронной форме между двумя и более автономными СЭД организаций-участников. Ведение справочников не представляет особых сложностей. Возможности автоматической регистрации поступающих документов в электронной форме обеспечиваются соответствием передаваемых метаданных установленным требованиям, которые должны соблюдать участники документооборота
Взаимодействие ряда СЭД с применением интеграционной среды и обменом информацией о ходе работы с документами среди участников документооборота. ОТФД позволяет не только пересылать документы, получать уведомления о доставке, но и следить за ходом исполнения документа. Информация о том, что происходят определенные события при рассмотрении и исполнении документа в СЭД организации-адресата автоматически пересылается и обрабатывается в СЭД организации-отправителя
Распределенная («федеративная») СЭД для сложной иерархической и территориально распределенной управленческой структуры Распределенная СЭД представляет собой комбинацию уже обозначенных вариантов, при которой создаются условия для централизованного хранения общих корпоративных документов и локального создания и хранения местного контента. Так, если в документе, создаваемых и хранящихся в распределенной СЭД, содержится признак принадлежности к корпоративной информации, то по этому признаку осуществляется автоматическая загрузка этих документов в централизованное хранилище, доступ к которому регламентируется
В перечисленных примерах ОТФД возможны варианты носящие промежуточный характер и ориентированные на комбинацию технологии электронного и бумажного документооборота. Например, организация, эксплуатирующая СЭД, может организовать обмен документами в электронной форме с другими организациями, которые не используют СЭД.
В настоящее время становятся все более популярными организационно-технологические формы, связанные с применением мобильных устройств. Например, специализированные мобильное рабочее место руководителя, мобильное рабочее место сотрудника для работы. Это сделано для возможности работы с документами на удаленной основе или во время командировки. Также, проводится внедрение систем электронного документооборота с интернет-приемными на официальных сайтах организаций.
Новые организационно-технологические формы документооборота могут быть дополнены применением различных видов электронных подписей и запросами организаций, для которой разрабатывается продукт.
Таким образом, каждая из ОТФД имеет свои плюсы и минусы, которые надо принимать во внимание при решении задач автоматизации документооборота, также не стоит забывать про учет организационной структуры организации, ее взаимосвязей, а также особенностей информационно-телекоммуникационной системы. Так, в частности, в настоящее время обсуждаются возможности создания единой государственной СЭД на основе облачных технологий.
Процесс освоения новых организационно-технологических форм документооборота активно набирает обороты и уже происходит последние 15-20 лет. Он не стоит на месте и не останавливается, ведь все время происходит изучение и создание новых современных форм документооборота. Процесс освоения современных технологий автоматизации документа в организациях очень важен для выработки перспективных и эффективных решений, связанных с построением информационного общества.
Библиографические ссылки
1. Документооборот на предприятии: правила и принципы. Сайт журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» [Электронный ресурс]. URL: https://www.sekretariat.ru/ article/210898-organizatsiya-dokumentooborota-v-organizatsii-19-m4 (дата обращения: 11.04.2020).
2. Формы делопроизводства, их плюсы и минусы. Сайт издательства Делопресс [Электронный ресурс]. URL: http://www.delo-press.ru/articles.php?n=15999 (дата обращения: 11.04.2020).
3. Современный документооборот: новые организационно-технологические формы. Сайт журнала «Управление персоналом» [Электронный ресурс]. URL: https://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?299 (дата обращения: 11.04.2020).
© Соколовская А. Е., Сычёва Е. М., 2020
