Совершенствование документационного обеспечения управления предприятием Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

ЭКОНОМИЧЕСКИЕ НАУКИ

УУДК 005:004.4

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Гайдарь Елена Валентиновна, кандидат экономических наук, доцент кафедры Информационных систем управления, Боровец Инна Евгеньевна, магистрант, Кирпичникова Анастасия Игоревна, магистрант, Донецкий национальный университет, г. Донецк, ДНР

Аннотация: В данной статье рассмотрено документационное обеспечение управления, проанализированы проблемы внедрения систем электронного документооборота и предложены способы его совершенствования.

Ключевые слова: документ, автоматизация делопроизводства, электронные офисные системы, предприятие, совершенствование.

IMPROVEMENT DOCUMENTATION ENSURING OF MANAGEMENT ENTERPRISE Gaidar Elena Valentinovna, PhD (Cand. Econ. Sci.), associate professor, Borovets Inna Evgen'yevna, undergraduate, Kirpichnikova Anastasia Igorevna, undergraduate, Donetsk National University, Donetsk, DPR.

Summary: The article considered documentation ensuring of management , analyzed problems of introduction of electronic document management systems and ways of its improvement.

Keywords: document, record keeping, automation, system, enterprise, improvement.

Введение. В условиях стремитель- тактических задач в области делопроиз-ного прогресса информатизации обще- водства и документооборота определяет ственных, рыночных отношений и кон- жизнеспособность организации. курентной экономики своевременное и Основная часть. Совершенствованию правильное решение стратегических и документационного обеспечения управ-

5

ления в учреждениях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. В этом и заключается актуальность работы. За счет более совершенной системы документацион-ного обеспечения управления достигается качественное движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование [1, с. 11].

Принцип работы по информацион-но-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, а в некоторых эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Рассмотрим программные продукты, вовлеченные в трудовой процесс современных организаций. Это система «Дело» и система автоматизации конфиденциального документооборота и делопроизводства «Optima-Workflow».

Преимущества системы «ДЕЛО»: быстрый поиск документов; отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла; эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций; сокращение сроков подготовки и согласования документов; удобная работа над проектами документов; получение сводных отчетов и журналов; возможность делегирования полномочий [2, с.

86].

Электронные офисные системы. Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы: автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока; организация одновременного доступа к документам различных пользователей; осуществление эффективного поиска информации; обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций: ввод, подготовка и редактирование документов; регистрация документов; совместная работа над документами; контроль исполнения документов; создание баз данных (хранение документов); прием и пересылка документов; систематизация документов, формирование дел; подготовка к хранению и архивное хранение дел. Рассмотрим несколько характерных офисных систем.

Применяется система для комплексной автоматизации делопроизводства, документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций. Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы: автоматизация централизованной службы ДОУ; автоматизация служб ДОУ структурных подразделений; автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях; автоматизация централизованного архива.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и делопро-

изводства «Optima-Workflow». Система «Optima-Workflow» предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для организации конфиденциального документооборота [3, с. 241].

Система отслеживает и фиксирует процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя. В системе поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства электронной цифровой подписи для защиты от преднамеренного или случайного вмешательства.

Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов организации, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.

В современной крупной организации системы электронного документооборота являются одним из самых важных элементов IT-инфраструктуры.

Система электронного документооборота (СЭД) — это автоматизированная многопользовательская система, позволяющая организовать работу с электронными документами. Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

На данный момент среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят все процедуры прохождения документов в предприя-

тии: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и до-кументограмм, схем движения документов и другие [4].

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения докумен-тационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения. Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Основным методом совершенствования технологии документооборота является метод моделирования. Он позволяет на первом этапе моделировать организационную деятельность организации, дифференцируя в пределах одной иерархической системы уровни принятия решений, органы и звенья управления, наделенные этим правом, на втором этапе - функциональную деятельность предприятия, что позволит выявить круг типовых вопросов, решаемых в деятельности учреждения и отсечь документопотоки, не входящие в компетенцию данного органа или должностного лица. На третьем этапе построение информационной модели документооборота дает возможность определить потоки документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения типовых решений, опреде-

лить наиболее рациональные маршруты их движения и установить оптимальные сроки документооборота [5].

Электронные офисные системы — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации. Круг задач электронной офисной системы: автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока; организация одновременного доступа к документам различных пользователей; осуществление эффективного поиска информации; обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

Офисные системы должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций: ввод, подготовка и редактирование документов; регистрация документов; совместная работа над документами; контроль исполнения документов; создание баз данных (хранение документов); прием и пересылка документов; систематизация документов, формирование дел; подготовка к хранению и архивное хранение дел.

Используется поэтапное внедрение автоматизированной системы: автоматизация централизованной службы ДОУ; автоматизация служб ДОУ структурных подразделений; автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях; автоматизация централизованного архива.

Делопроизводство в управлении обществом осуществляют с использованием автоматизированной системы «Документооборот», предназначенной для автоматизированного учета, обработки, сопровождения и контроля исполнения документов. Эффективность информа-

ционно-поисковой системы достигается за счет разработки и применения классификационных справочников: виды документов, корреспонденты, исполнители, номенклатура дел. В корпоративной автоматизированной системе, в ее поисковых массивах поиск конкретного документа осуществляют по его реквизитам, в частности по названию, виду, дате, номеру или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в заголовке к тексту документа или в аннотации). При этом поисковый запрос может содержать любую комбинацию атрибутов текста.

Вывод. В век информационных технологий переход делопроизводства на электронные программные системы приобретает все большую актуальность. Системы электронного документооборота работают на новых принципах. Они помогают сформировать электронную базу документов на любом предприятии или в организации, так как наличие бумажных архивов документов уже устарело.

Электронный документооборот позволяет создавать документы любых форматов (текстовые, статистические, видео- и аудиоматериалы и так далее), облегчают их сохранность и работу с ними. Создание электронной базы способствует оптимизации работы сотрудников и повышает качество выполняемой работы.

В результате исследования документа-ционного обеспечения управления были изучены основные программные продукты, используемые в современных организациях, а также предложены методы его совершенствования.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гайдарь, Е. В., Боровец И. Е. Информационные системы и технологии в управлении предприятием // Наука без границ. - 2016. - № 4 (4). - С. 10-13.

2. Гайдарь Е. В. Управление финансовым предприятием в условиях экономических реформ // Научный альманах. - 2015. - № 10 1(12). - С. 85-88.

3. Кушнаренко, Н. Н. Документоведение : учеб. пособие. - Киев : «Знания», 2008.

- 460 с.

4. Система «Дело». Описание [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:// www.eos.com.ua/eos/ru/products/delo/ (дата обращения: 08.12.2016).

5. Система «Optima-Workflow» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http:// optima-workflow.ru/ (дата обращения: 08.12.2016).

REFERENCES

1. Gaydar', E. V., Borovets I. E. Informatsionnye sistemy i tekhnologii v upravlenii predpriyatiem // Nauka bez granits. - 2016. - № 4 (4). - S. 10-13.

2. Gaydar' E. V. Upravlenie finansovym predpriyatiem v usloviyakh ekonomicheskikh reform // Nauchnyy al'manakh. - 2015. - № 10 1(12). - S. 85-88.

3. Kushnarenko, N. N. Dokumentovedenie : ucheb. posobie. - Kiev : «Znaniya», 2008.

- 460 s.

4. Sistema «Delo». Opisanie [Elektronnyy resurs]. - Rezhim dostupa: http://www.eos. com.ua/eos/ru/products/delo/ (data obrashcheniya: 08.12.2016).

5. Sistema «Optima-Workflow» [Elektronnyy resurs]. - Rezhim dostupa: http://optima-workflow.ru/ (data obrashcheniya: 08.12.2016).

Материал поступил в редакцию 10.12.2016 © Гайдарь Е. В., Боровец И. Е., Кирпичникова А. И., 2016