CC BY
150
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ЭКОНОМИКЕ: АКТУАЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ
ГЛУЩЕНКО П.В.
кандидат технических наук, член-корреспондент РАЕН, доцент, Сочинский государственный университет туризма и курортного дела, e-mail: [email protected]
В работе рассмотрены основные вопросы рационального решения задач формирования систем электронного документооборота (СЭД) в современных организациях, а также особенности эффективного использования данных систем в управлении. Подчеркиваются место и роль СЭД в интеграции управленческих процессов, обозначены открывающиеся новые горизонты их эволюции в связи с широким развитием и предстоящим повсеместным внедрением достижений нейрокомпьютинга и нанотехнологий.
Ключевые слова: интеграция управления; менеджмент качества; системы электронного документооборота; выбор; внедрение; функциональные и стоимостные характеристики; надежность; производительность; защита экономической информации; нейрокомпьютеры; нанотехнологии.
The paper considers the main issues of rational solution of problems of electronic document management systems (EDMS) in modern organizations, as well as the peculiarities of effective use of information systems in management. Highlights the role and place of EDMS in the integration of management processes, are opening new horizons of their evolution in connection with the extensive development and the widespread introduction of achievements of network computing and nanotechnology.
Keywords: integration management; quality management; electronic document management systems; choice; introduction; functional and cost characteristics; reliability; productivity; protection of the economic information; neurocomputers; nanotechnology.
Коды классификатора JEL: M15, O32.
Развитие мирового сообщества в ближайшем будущем XXI века во многом будут определять информационные технологии (ИТ), менеджмент и качество. Эта триада оказывает свое мощное воздействие на экономику в совокупности с решением проблем идущей технологической революции: освоение достижений научно-технического прогресса, интеллектуализация поддержки принятия решений, извлечение и формализация знаний. Кроме этого, примерно с середины того века начала поступательно развиваться и системная революция: экономические и иные системы стали значительно, а во многих случаях многократно сложнее, увеличились их видовое разнообразие, формы взаимодействия с внешней средой [2, 7]. Согласно существующей т.н. новой парадигмы управления (Р. Уотермен, Т. Питерс, И. Ансофф, П. Друкер и др.). Предприятие — это открытая система, рассматриваемая в единстве факторов внешней и внутренней среды. Ориентация не на объемы выпуска, а на качество продукции и услуг, на удовлетворение потребностей. Ситуационный подход к управлению. Признание важности быстроты и адекватности реакции, обеспечивающих адаптацию к условиям существования организации. Рационализация производства становится задачей второго плана. Главный источник прибавочной стоимости — это люди, обладающие знаниями, и условия для реализации их потенциала. Из всего вышесказанного можно увидеть, что потребность во все более широком использовании в экономике компьютерных информационных технологий (ИТ) становится обязательно обусловленной. Под ИТ, как известно, понимается процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи данных для получения информации нового
© П.В. Глущенко, 2011
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 1 Часть 3
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 1 Часть 3
качества о состоянии объекта, процесса или явления. К компьютерным ИТ относится и электронный документооборот. Рассмотрим кратко его сущность, место и роль в ИСУП [2, 3, 9, 1].
Прежде всего, необходимо отметить, что электронный документооборот является составной частью интегрированной системы управления предприятием (ИСУП), документопотоки отображают все управленческие действия и решения. Управленческие решения в менеджменте организации принимаются, основываясь на документах операций сбора, обработки и анализа информации. Качество управленческих решений напрямую зависит от достоверности, оперативности и своевременности информации. В интегрированной системе управления предприятия основным способом представления информации является документ, который является средством принятия управленческих решений. Рациональная организация документооборота способствует повышению эффективности управленческой деятельности, уменьшению времени и затрат на обработку документов, повышению качества последних.
Для того чтобы эффективно управлять предприятием, полагаем, что необходимо понимать различия между делопроизводством и документооборотом. Дело в том, что делопроизводство, прежде всего, это комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации. Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения, а документооборот — движение документов в рамках ДОУ.
В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства. В системе делопроизводства архив отвечает за систематизацию хранения документов, т.е. решает эту одну, но важнейшую из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Существует ошибочный взгляд, что архивная система идеально решает задачи организации документооборота. Такое мнение, очевидно, неверно потому, что документы перемещаются (суть документооборота) в поле решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения. Таким образом, можно еще раз подчеркнуть, но более широко, три основные задачи делопроизводства [2, 5, 3, 9, 10]: 1) документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов); 2) организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов);
3) систематизация архива документов.
На движение документов непосредственно влияют бизнес-процессы предприятия. Документ, как правило, составляется в ходе выполнения каких-то производственно-хозяйственных операций в различных подразделениях предприятия. В процессе создания документа часто участвуют различные исполнители. Важной функцией системы управления документооборотом является контроль исполнения, который включает постановку документа наконтроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения.
Развитие и совершенствование информационных технологий в экономике не могли не затронуть ее первичного звена-предприятия и соответственно такого вида управленческой деятельности как управление электронным документооборотом на предприятии. Из практического опыта ручной обработки информации стало отчетливо видно, что в основе проблем скорости и качества документооборота предприятия лежит сложность и громоздкость этой системы, из-за существования различных форм документов, многоэтапного прохождения каждой из них, частого дублирование одних и тех же показателей в различных документах. Эти и другие проблемы ручной обработки информации, возможности ИТ, в конечном счете, и привели к необходимости формирования и использования в управлении различными организациями систем электронного документооборота.
В настоящее время системы электронного документооборота (СЭД) реализуются или в качестве отдельных информационных систем управления документооборотом (ИСУД) или в качестве подсистемы в составе интегрированной системы управления предприятием (ИСУП) [2]. ИСУД позволяют решать задачи документационного обеспечения и управления эффективно и с наименьшими затратами. Если сравнить с традиционными принципами делопроизводства, то ИСУД обладают следующими удобными функциональными возможностями: развитые средства поиска по тексту документа, гибкий язык запросов; система хранения и манипулирования документами; возможность опубликования документа в компьютерной сети; использование цифровой подписи; организация групповой работы над документом. Для автоматизации делопроизводства используются следующие новейшие информационные технологии: системы управления базами данных, системы поиска документов и анализа текстов, системы сканирования и распознавания документов, среду клиент-сервер, Мете! и 1пЬапе1 [2].
ИСУД позволяет организовать электронный документооборот по установленным в системе управления предприятием правилам делопроизводства. То есть, электронный документооборот — это не просто пересылка файлов с компьютера на компьютер, а поэтапное, регламентированное движение документов в системах управления на предприятии. Необходимо отметить, что ИСУД позволяет создавать схемы документооборота и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Таким образом, ИСУД обеспечивают авто-
матизацию жизненного цикла электронных документов, что позволяет организовать управление работы с документами и управление бизнес-процессами организации в реальном масштабе времени.
Вопросы формирования СЭД являются достаточно сложными и зачастую, нелегко решаемыми для малых, средних и даже крупных предприятий. Поэтому необходимо учитывать много различных факторов. Прежде всего, целесообразно исходить из того каков уровень интеграции системы управления предприятия, в котором предполагается сформировать или усовершенствовать СЭД. При разработке проекта СЭД [2, 5, 10] во главе угла стоит вопрос определения ее архитектуры, которая имеет целью отобразить документы, имеющие отношение друг к другу, и связи между ними в виде карты документов организации. В составе архитектуры СЭД три модели — концептуальная, логическая и физическая.
И здесь, полагаем необходимым первую рассматривать как составную часть концептуальной модели ИСУП, разработанной согласно новой парадигме управления см. рис.1. Решая вопросы выбора и внедрения СЭД необходимо убедиться в том, что выбираемая система действительно обеспечивает выполнение таких задач. В данном случае необходимо подчеркнуть, что речь идет не о проектировании нового программного продукта, а выборе готовой СЭД из числа, представленного на мировом рынке программного обеспечения.
Исходя из концептуальной модели ИСУП на рис. 1, в СЭД должна быть предусмотрена подсистема Управление документацией, т.к. документы, требуемые системой менеджмента качества, должны быть под управлением.
Здесь речь идет о разработанной документированной процедуре по управлению документацией, устанавливающая порядок, необходимый для:
1) утверждения документов на адекватность до их выпуска;
2) анализа и обновления, в случае необходимости, а также переутверждения документов;
3) гарантии, что изменения в документах и статус текущей редакции (версии) документов идентифицированы;
4) гарантии, что текущие версии, потребных документов являются доступными в пунктах их использования;
5) гарантии, что сохраняется читаемость документов и их идентификационные признаки легко распознаваемы;
6) гарантии, что документы внешнего происхождения идентифицируются, и их распространение в организации находится под управлением;
7) предотвращения ненамеренного использования устаревших документов и применения подходящей идентификации устаревших документов, если они оставлены для каких-либо целей. Задачу формирования и внедрения СЭД [5, 6, 8, 9, 10] делят, как правило, на две подзадачи, решаемые последовательно;
8) выбор программного обеспечения для системы документооборота организации. Все работы и мероприятия, касающиеся первой подзадачи можно разделить на три этапа: а) планирование выбора программного обеспечения. Данный этап определяет все дальнейшие этапы выбора СЭД и характеризуется: уровнем финансирования внедрения СЭД, определением ключевых сотрудников которые будут участвовать во всех мероприятиях выбора и внедрения СЭД, планированием временных рамок проекта по выбору и внедрению СЭД. Результатом первого этапа является расширенный план работ по выбору, который включает в себя уточненные бюджетные и временные рамки проекта; б) подготовка выбора программного обеспечения. Здесь формируются цели внедрения и требования к выбираемому программному обеспечению, определение критериев повышения эффективности работы предприятия (например уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат), разработка функциональных и технических требований к выбираемой (внедряемой) СЭД (определение класса СЭД). Также важно на данном этапе уделить особое внимание критериям сравнения для выбора программного обеспечения — совокупной стоимости, функциональной полноте, масштабируемости, технологичности, перспективности развития и т.п. Результатом второго этапа является выбранный программный продукт или несколько продуктов одного класса; в) осуществление выбора программного обеспечения. На этом этапе осуществляются окончательное определение класса выбираемой СЭД, оценка возможностей и выбор потенциальных поставщиков программного обеспечения для СЭД, формирование и рассылка запросов на поставку программного обеспечения, проведение анализа поступивших коммерческих предложений.
Подзадачу внедрения СЭД делят так: а) окончательно определяется физическая и логическая структура локальной сети, определяется количество компьютеров подключаемых к сети, осуществляются монтаж необходимого оборудования и проводки; в) конфигурирование и запуск локальной компьютерной сети; г) подготовка и настройка рабочих станций к работе с новым программным обеспечением; д) обучение персонала предприятия, который будет работать с внедряемой СЭД; 6) тестирование и отладка новой внедряемой СЭД; е) запуск СЭД в рабочем режиме. На этом этапе выполняется полный запуск всех рабочих станций и необходимых устройств (например, сканеров и принтеров) с учетом исправления неполадок и
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 1 Часть 3
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 1 Часть 3
ошибок. ж) Заполнение баз данных и справочников в системе; з) запуск и работа системы с новыми параметрами и справочниками в заданном штатном рабочем режиме.
где: ОАС — организационно-административная система, фронт-офис- подсистема, которая непосредственно взаимодействует с клиентом; бэк-офис — операционно-учетное подразделение, обеспечивающее работу подразделений,участвующих в управлении активами и пассивами организации; мидл-офис- это совокупность бизнес-процессов, процедур, нормативных документов (регламентов), справочников, печатных форм, организационно-штатных подразделений, обеспечивающих подготовку и принятие решений; SAP — система управления производством, ERP — cистема управления ресурсами,
SCM — система управления поставками, EРM — система управления проектами, SCRM — система управления отношениями с клиентами, CALS — поддержка жизненного цикла изделий, Sx — системы управления: рисками, финансами и т.д.
Рис. 1. Концептуальная модель интегрированной системы управления предприятием (ИСУП) на основе менеджмента качества (вариант автора)
Процесс выбора и внедрения СЭД, как уже отмечалось, достаточно сложный, требует взвешенного и системно обоснованного подхода, что подразумевает собой высокую степень ответственности руководителей и специалистов по внедрению информационных систем. Существует т.н. диаграмма Ганта, разработанная в программе Microsoft Project для проекта внедрения системы электронного документооборота, ее легко найти в Интернете, и которая, безусловно, полезна для использования в практике формирования систем электронного документооборота.
Важным вопросом использования СЭД является вопрос ее защищенности, и не только защиты собственно программного продукта, а также в плане общей политики безопасности и защиты информации всей организации. Здесь не в последнюю очередь имеет значение использование электронной цифровой подписи в документообороте организации. Производительность СЭД в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. Для успешного внедрения СЭД необходимо учитывать наличие определенных проблем и препятствий, которые могут быть следующими [2, 3, 8, 1]: невнимание к организационным вопросам; расчет только на собственные силы при разработке системы; экономия на варианте пилотного проекта; недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД; несогласованность относительно стандартов внедряемой СЭД; несоответствие между интерфейсами различных систем; не-централизованность организации; низкий уровень обучения сотрудников.
Текущие и перспективные горизонты развития электронного документооборота широки и глубоки, они труднообозримы, но все же видимы. Уже ныне, помимо применения в управлении от правительства до организаций, он обеспечивает пополнение баз знаний в экспертных системах при прогнозировании,
используется в электронных бизнесе и администрировании и т.д. Далее, рано или поздно начнут использоваться повсеместно компьютеры шестого поколения — электронные и оптоэлектронные компьютеры с массовым параллелизмом, нейронной структурой, распределенной сетью большого числа (десятки или сотни тысяч) микропроцессоров и задействованием достижений нанотехнологий. О последних следует сказать особо.
Нанотехнологии — это управление процессами в наномасштабе до 100 нанометров, где он один равен одной миллиардной части метра. Их развитие, как подчеркивает в [7] О.Ю. Мамедов, приведет к наноиндустриализации экономики, что может из-за дешевизны нанопродукции привести к исчезновению рыночных отношений, конкуренции, отрасли будут заменены наноиндустриализованным (молекулярным) производством, придет неограниченность производственных ресурсов и т.д., то есть ожидается гибель современной экономики и, как мы понимаем, соответственно и парадигмы управления ею. И в этих условиях, на наш взгляд, электронный документооборот станет еще более востребован, но, возможно, уже как один из столпов нового, еще неведомого нам, наноэкономического информационного общества и, наверное, с новыми экономическими законами и т. д.
ЛИТЕРАТУРА
1. Варжапетян А.Г., Глущенко В.В., Глущенко П.В. Системность процессов создания и диагностики технических структур. СПб.: Политехника, 2004.
2. Глущенко П.В. Информационные технологии и интеграция систем управления. СПб.: Судостроение, 2006.
3. Колесов А. Состояние и перспективы рынка управления документами. М.: PC WEEK / RE, 2006. № 40.
4. Конюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика. М.: Технологии оперативного управления, 2009. № 5.
5. Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД. М.: CNews, 2005.
6. Мамедов О.Ю. Нанотехнология: в производстве — рост, в экономике — взрыв? / Академия. Еженедельник науки и образования Юга России, 04.12.2010 г. № 36 (472).
7. Пахчанян А.Б. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения. М.: Директор ИС, 2002. № 1.
8. Пахчанян А.Б. Технологии электронного документооборота. М.: Открытые системы, 2002. № 10.
9. Рапоза Д. Документооборот как услуга. М.: / PK WEEK/ , 2007. № 22.
10. Саттон Майкл Дж. Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука, 2002.
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 1 Часть 3
