CC BY
244
АКТУАЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ
ГЛУЩЕНКО П.В.,
кандидат технических наук, доцент, член-корреспондент РАЕН, Сочинский государственный университет туризма и курортного дела, e-mail: pglout@yandex.ru
В работе показаны функции систем электронного документооборота (СЭД) в интеграции управленческих процессов, обозначена эволюция в связи с предстоящим повсеместным внедрением достижений нейрокомпьютинга и нанотехнологий.
Ключевые слова: защита экономической информации; нейрокомпьютеры; нанотехнологии.
The paper demonstrates the function of the electronic document management (DMS) in the integration of management processes, marked evolution in connection with the forthcoming introduction of universal achievements neurocomputing and nanotechnology.
Keywords: protection of economic information; neurocomputers; nanotechnology.
Коды классификатора JEL: M11, M15.
Развитие мирового сообщества в ближайшем будущем XXI в. во многом будут определять информационные технологии (ИТ), менеджмент и качество. [2, 6]. Согласно существующей парадигме управления (Р. Уотермен, Т. Питерс, И. Ансофф, П. Друкер и др.), потребность во все более широком использовании в экономике компьютерных информационных технологий (ИТ) становится обязательной. Рассмотрим сущность, место и роль электронного документооборота в ИСУП [2, 9, 8, 1].
Для того чтобы эффективно управлять предприятием, необходимо различать делопроизводство и документооборот. Делопроизводство — это комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления (ДОУ) предприятия или организации. ДОУ охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения, а документооборот — движение документов в рамках ДОУ.
В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства, реализующей три основные задачи [2, 4, 9, 8, 10]: 1) документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов); 2) организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов); 3) систематизация архива документов.
В настоящее время системы электронного документооборота (СЭД) реализуются или в качестве отдельных информационных систем управления документооборотом (ИСУД), или в качестве подсистемы в составе интегрированной системы управления предприятием (ИСУП) [2]. ИСУД позволяют решать задачи документационного обеспечения и управления эффективно и с наименьшими затратами. Если сравнить с традиционными принципами делопроизводства, то ИСУД обладают следующими функциональными возможностями: развитые средства поиска по тексту документа, гибкий язык запросов; система хранения и манипулирования документами; возможность опубликования документа в компьютерной сети; использование цифровой подписи; организация групповой работы над документом. Для автоматизации делопроизводства используются следующие новейшие информационные технологии: системы управления базами данных, системы поиска документов и анализа текстов, системы сканирования и распознавания документов, среду клиент-сервер, Internet и Intranet [2].
ИСУД позволяет организовать электронный документооборот по установленным в системе управления предприятием правилам делопроизводства. То есть, электронный документооборот — это не просто пересылка файлов с компьютера на компьютер, а поэтапное, регламентированное движение документов в системах управления на предприятии. Необходимо отметить, что ИСУД позволяет создавать схемы доку-
© П.В. Глущенко, 2011
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 2 Часть 2
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 2 Часть 2
ментооборота и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса — вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Таким образом, ИСУД обеспечивают автоматизацию жизненного цикла электронных документов, что позволяет организовать управление работы с документами и управление бизнес-процессами организации в реальном масштабе времени.
Вопросы формирования СЭД являются достаточно сложными и зачастую нелегко решаемыми для малых, средних и даже крупных предприятий. Поэтому необходимо учитывать много различных факторов. Прежде всего целесообразно исходить из того, каков уровень интеграции системы управления предприятия, в котором предполагается сформировать или усовершенствовать СЭД. При разработке проекта СЭД [2, 4, 10] во главе угла стоит вопрос определения ее архитектуры, которая имеет целью отобразить документы, имеющие отношение друг к другу, и связи между ними в виде карты документов организации. В составе архитектуры СЭД три модели — концептуальная, логическая и физическая.
И здесь необходимо рассматривать как составную часть концептуальной модели ИСУП, разработанной согласно новой парадигме управления (см. рис.1). Решая вопросы выбора и внедрения СЭД необходимо убедиться в том, что выбираемая система действительно обеспечивает выполнение таких задач. В данном случае необходимо подчеркнуть, что речь идет не о проектировании нового программного продукта, а выборе готовой СЭД из числа, представленного на мировом рынке программного обеспечения.
Рис. 1. Концептуальная модель интегрированной системы управления предприятием (ИСУП) на основе менеджмента качества (вариант автора), где: ОАС — организационно-административная система, фронт-офис— подсистема, которая непосредственно взаимодействует с клиентом; бэк-офис — операционно-учетное подразделение, обеспечивающее работу подразделений, участвующих в управлении активами и пассивами организации; мидл-офис— это совокупность бизнес-процессов, процедур, нормативных документов (регламентов), справочников, печатных форм, организационноштатных подразделений, обеспечивающих подготовку и принятие решений; SAP — система управления производством, ERP — шстема управления ресурсами, SCM — система управления поставками, EРM — система управления проектами, SCRM — система управления отношениями с клиентами, CALS — поддержка жизненного цикла изделий, Sx — системы управления: рисками, финансами и т.д.
Здесь речь идет о разработанной документированной процедуре по управлению документацией, устанавливающая порядок, необходимый для 1) утверждения документов на адекватность до их выпуска; 2) анализа и обновления, в случае необходимости, а также переутверждения документов; 3) гарантии, что изменения в документах и статус текущей редакции (версии) документов идентифицированы;
АКТУАЛЬНЫЕ АСПЕКТЫ ФОРМИРОВАНИЯ И ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО... 113
4) гарантии, что текущие версии, потребных документов являются доступными в пунктах их использования; 5) гарантии, что сохраняется читаемость документов и их идентификационные признаки легко распознаваемы; 6) гарантии, что документы внешнего происхождения идентифицируются и их распространение в организации находится под управлением; 7) предотвращения ненамеренного использования устаревших документов и применения подходящей идентификации устаревших документов, если они оставлены для каких-либо целей.
Задачу формирования и внедрения СЭД [4, 5, 7, 8, 10] делят, как правило, на две подзадачи, решаемые последовательно:
1) Выбор программного обеспечения для системы документооборота организации. Все работы и мероприятия, касающиеся первой подзадачи можно разделить на три этапа: а) планирование выбора программного обеспечения. Данный этап определяет все дальнейшие этапы выбора СЭД и характеризуется: уровнем финансирования внедрения СЭД, определением ключевых сотрудников которые будут участвовать во всех мероприятиях выбора и внедрения СЭД, планированием временных рамок проекта по выбору и внедрению СЭД. Результатом первого этапа является расширенный план работ по выбору, который включает в себя уточненные бюджетные и временные рамки проекта; б) подготовка выбора программного обеспечения. Здесь формируются цели внедрения и требования к выбираемому программному обеспечению, определение критериев повышения эффективности работы предприятия (например уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат), разработка функциональных и технических требований к выбираемой (внедряемой) СЭД (определение класса СЭД). Также важно на данном этапе уделить особое внимание критериям сравнения для выбора программного обеспечения — совокупной стоимости, функциональной полноте, масштабируемости, технологичности, перспективности развития и т.п. Результатом второго этапа является выбранный программный продукт или несколько продуктов одного класса; в) осуществление выбора программного обеспечения. На этом этапе осуществляются окончательное определение класса выбираемой СЭД, оценка возможностей и выбор потенциальных поставщиков программного обеспечения для СЭД, формирование и рассылка запросов на поставку программного обеспечения, проведение анализа поступивших коммерческих предложений.
2) Подзадачу внедрения СЭД делят так: а) окончательно определяется физическая и логическая структура локальной сети, определяется количество компьютеров, подключаемых к сети, осуществляется монтаж необходимого оборудования и проводки; в) конфигурирование и запуск локальной компьютерной сети; г) подготовка и настройка рабочих станций к работе с новым программным обеспечением; д) обучение персонала предприятия, который будет работать с внедряемой СЭД; 6) тестирование и отладка новой внедряемой СЭД; е) запуск СЭД в рабочем режиме. На этом этапе выполняется полный запуск всех рабочих станций и необходимых устройств (например, сканеров и принтеров) с учетом исправления неполадок и ошибок; ж) Заполнение баз данных и справочников в системе; з) запуск и работа системы с новыми параметрами и справочниками в заданном штатном рабочем режиме.
Процесс выбора и внедрения СЭД, как уже отмечалось, достаточно сложный, требует взвешенного и системно обоснованного подхода, что подразумевает собой высокую степень ответственности руководителей и специалистов по внедрению информационных систем. Существует т.н. диаграмма Ганта, разработанная в программе Microsoft Project для проекта внедрения системы электронного документооборота, ее легко найти в Интернете, которая безусловно полезна для использования в практике формирования систем электронного документооборота.
Важным вопросом использования СЭД является вопрос ее защищенности, и не только защиты собственно программного продукта, а также в плане общей политики безопасности и защиты информации всей организации. Здесь не в последнюю очередь имеет значение использование электронной цифровой подписи в документообороте организации. Производительность СЭД в большинстве случаев зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. Для успешного внедрения СЭД необходимо учитывать наличие определенных проблем и препятствий, которые могут быть следующими [2, 9, 7, 1]: невнимание к организационным вопросам; расчет только на собственные силы при разработке системы; экономия на варианте пилотного проекта; недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД; несогласованность относительно стандартов внедряемой СЭД; несоответствие между интерфейсами различных систем; нецентрализованность организации; низкий уровень обучения сотрудников.
Компьютеры шестого поколения — электронные и оптоэлектронные компьютеры с массовым параллелизмом, нейронной структурой, распределенной сетью большого числа (десятки или сотни тысяч) микропроцессоров и использованием достижений нанотехнологий.
О последних следует сказать особо. Нанотехнологии — это управление процессами в наномасштабе до 100 нанометров, где он один равен одной миллиардной части метра. Их развитие, как подчеркивает в [6] О.Ю. Мамедов, приведет к наноиндустриализации экономики, что может из-за дешевизны нанопродукции привести к исчезновению рыночных отношений, конкуренции, отрасли будут заменены наноинду-
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 2 Часть 2
ТЕRRА ECONOMICUS ^ 2011 ^ Том 9 № 2 Часть 2
стриализованным (молекулярным) производством, придет неограниченность производственных ресурсов. В этих условиях, на наш взгляд, электронный документооборот станет еще более востребован, но возможно уже, как один из столпов нового, еще неведомого нам, наноэкономического информационного общества.
ЛИТЕРАТУРА
1. Варжапетян А.Г., Глущенко В.В., Глущенко П.В. Системность процессов создания и диагностики технических структур. СПб.: Политехника, 2004.
2. Глущенко П.В. Информационные технологии и интеграция систем управления. СПб.: Судостроение, 2006.
3. Колесов А. Состояние и перспективы рынка управления документами // PC WEEK / RE. М., 2006. № 40.
4. Конюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика // Технологии оперативного управления. М., 2009. № 5.
5. Кошелев И. Пять главных проблем внедрения СЭД. М.: CNews, 2005.
6. Мамедов О.Ю. Нанотехнология: в производстве — рост, в экономике — взрыв? / Академия. Еженедельник науки и образования Юга России. 2010. № 36 (472).
7. Пахчанян А.Б. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения. М.: Директор ИС, 2002. № 1.
8. Пахчанян А.Б. Технологии электронного документооборота // Открытые системы. М., 2002. № 10.
9. Рапоза Дж. Документооборот как услуга // / PK WEEK/. М., 2007. № 22.
10. Саттон Майкл Дж.Д. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. СПб.: Азбука, 2002.
