CC BY
47Решетневскуе чтения. 2017
УДК 004.04
СТРАТЕГИИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ РАКЕТНО-КОСМИЧЕСКОЙ ОТРАСЛИ
И. С. Филимонов, Ю. С. Сахалтуева
АО «Красноярский машиностроительный завод» Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. Красноярский рабочий, 29
E-mail: [email protected]
Раскрываются вопросы внедрения систем электронного документооборота через призму стратегического менеджмента. Применение инструментов стратегического менеджмента: внешний и внутренний анализ, стратегическое планирование, реализация стратегии - призвано структурировать и оптимизировать теоретическую и практическую деятельность организации по внедрению СЭД.
Ключевые слова: система электронного документооборота (СЭД), методология внедрения, этапы стратегического управления внедрением СЭД, матрица стратегий.
STRATEGIES FOR THE IMPLEMENTATION OF THE ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM IN THE ORGANIZATION OF THE ROCKET AND SPACE INDUSTRY
I. S. Filimonov, Y. S. Sakhaltueva
АО "Krasnoyarsky Ma^ne - building plant" 29, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation E-mail: [email protected]
The article is devoted to issues of implementing electronic document management systems through the prism of strategic management. The use of tools of strategic management, external and internal analysis, strategic planning, implementation strategy - is to structure and optimize the theoretical and practical activity of the organization on the implementation of an EDMS.
Keywords: electronic document management system stratégie management of the implementation of the EDMS
Проблема автоматизации документооборота в настоящее время является достаточно острой, о чем свидетельствуют многочисленные публикации по этой теме, а также наличие большого количества различных программных средств, предназначенных для ее решения. Тема внедрения систем электронного документооборота затрагивает практически все сферы бизнеса и государственный сектор, столь стремительное развитие обуславливается не только насущными потребностями организаций, но и подключением административного ресурса. В то же время нужно отметить, что методология внедрения систем электронного документооборота является слабо структурированной. Этот факт и большой интерес к системам электронного документооборота говорят о том, что приведенные в настоящей статье исследования являются актуальными. Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [6]. А методология внедрения информационной бизнес-системы (ИБС) - это совокупность принципов, методов орга-
(EDMS), the methodology of implementation, stages of
низации и построения теоретической и практической деятельности по внедрению бизнес-системы, которая гарантирует успех внедрения в оптимальных условиях. Методология внедрения ИБС зависит от стратегии внедрения и особенностей внедряемой ИБС [7]. Процесс внедрения СЭД, рассмотренный через призму стратегического менеджмента, можно разбить на шесть этапов. Этапы взаимосвязаны между собой, выполняются непоследовательно, но циклично (рис. 1). Конкретизируем действия на каждом из этапов применительно к стратегии внедрения СЭД.
На первом этапе проводится внешний и внутренний анализ, дающий реальную оценку ресурсов и возможностей организации, являющийся отправной точкой выбора/разработки стратегии. В данном исследовании не приводится алгоритм проведения анализа, так как он подробно представлен в теории стратегического менеджмента. Ниже представлены лишь те аспекты, которые необходимо рассмотреть более детально. При проведении внутреннего анализа особое внимание следует уделить организационной и технологической сторонам деятельности организации [2].
Структура современной организации состоит из множества взаимосвязанных подсистем, которые
Информационно-управляющие системы
в совокупности предъявляют многочисленные требования к системе электронного документооборота. Поэтому анализ необходимо начинать с организационной структуры предприятия. Важность анализа обусловлена тем, что для предприятия требуется выявить параметры, которые будут отслеживать все стадии жизненного цикла документа, формировать маршрут его движения с ведением протоколов действий пользователя и определять права доступа к документу. Также обязательным элементом организационного анализа является внутренний аудит информационной системы организации в целом, анализа совместимости параметров СЭД с приложениями, оборудованием и программным обеспечением, используемым в архитектуре информационной системы предприятия [4].
Внешний анализ заключается в обзоре рынка СЭД. На сегодняшний день разработчиками предлагается не один, а множество типов СЭД, каждый из которых подходит той или иной организации. Стоит сказать, что из-за быстрого развития рынка однозначной классификации СЭД не существует [1].
Существует еще один, но немаловажный этап стратегии внедрения - коррекция. Коррекция служит для устранения обнаруженного несоответствия, его причины или другой нежелательной ситуации. Она может осуществляться в любой момент времени. Поэтому, реализуя какой-либо этап стратегии внедрения
СЭД, нужно сопоставлять результаты с установленным ранее планом и при необходимости проводить коррекцию для достижения поставленной цели. Наиболее широкие возможности для проведения коррекции дает модульное внедрение СЭД. Оно заключается в том, что при осуществлении любого этапа стратегии, мы выявляем все новые требования к СЭД, поэтому действия требуют корректировки, т. е. должно осуществляться доработка функционала системы, происходить подключение новых, замена или удаление ненужных функций (модулей). Поэтому при проведении такой коррекции, СЭД всегда будет подстраиваться под требования организации [5].
Данный способ коррекции при применении модульного внедрения дает положительные результаты на протяжении всего жизненного цикла организации: от ее зарождения и до полного упадка. Если, например, организация имеет малое количество документов и информации (малый бизнес, недавно созданная организация), то ей необходимо для начала иметь СЭД только с базовым функционалом, а далее, по мере роста объемов информации, расширения организации, смены деятельности, и т. д. должно происходить нарастание/удаление функций (модулей) [3]. Таким образом, схема модульного внедрения на этапе коррекции, на наш взгляд, будет иметь следующий вид (рис. 2).
Осуществление
стратегии ^_____>
Рис. 1. Алгоритм стратегического управления внедрения СЭД
Решетневские чтения. 2017
I
Установка системы
*
Рис. 2. Схема модульного внедрения СЭД
В заключение следует отметить, что для успешного внедрения системы электронного документооборота на предприятии ракетно-космической отрасли требуется обоснованная стратегия внедрения, а для этого необходимо чтобы:
- внутренний и внешний анализ были полноценными и учитывали все нюансы организации;
- выбор стратегии основывался на сопоставлении наиболее значимых параметров: «зрелость» организации и степень взаимодействия руководителей и подчиненных;
- при необходимости осуществлялась коррекция выполняемых действий с помощью активного использования модульного внедрения.
Библиографические ссылки
1. Бобылева М. П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота // Делопроизводство. 2014. № 2. С.27-33.
2. Демидов М. Российские компании оценили западную методику внедрения СЭД [Электронный ресурс] // ECM. URL: http://ecm-journal.ru/post/Rossijjskie-kompanii-ocenili-zapadnujumetodiku-vnedrenija-SEhD.aspx (дата обращения: 01.12.2016).
3. Зарубежные и отечественные СЭД [Электронный ресурс] // Intellect. URL: http://www.i-cs.ru/ (дата обращения: 01.12.2016).
4. Карминский А. М., Черников Б. В. Информационные системы в экономике. М. : Финансы и статистика, 2015. 336 с.
5. Петров М. В каких случаях осуществлять внедрение лучше самим, а когда доверить это сторонней компании [Электронный ресурс] // Аналитика СЭД. URL: http://www.docflow.ru/analitics/detail.php? ID=151 90&phrase_id=182264 (дата обращения: 01.12.2016).
6. СЭД [Электронный ресурс]. URL: http://www. itpedia.ru/index.php/СЭД (дата обращения: 01.12.2016).
7. Шарабаев А. В. Анализ ведущих методологий внедрения информационных бизнес-систем // Информационные бизнес системы : материалы конф. АИБС. 2012.
References
1. Bobyleva M. P. Chois of software for workflow automation 2014. № 2. P. 27-33.
2. Demidov М. V. Russian companies evaluated the west method of implementation software for workflow automation [Electronic resource]. Available at: http:// ecm-journal.ru/posfRossijjskie-kompanii-ocenili-zapad-nujumetodiku-vnedrenij a-SEhD. aspx (accessed: 01.12.2016).
3. Foreign and domestic software for workflow automation [Electronic resource]. // Intellect. Available at: http://www.i-cs.ru/ (accessed: 01.12.2016).
4. Karminsky А. М., Chernikov B. V. Information systems in the economy. М. : Finance and statistics, 2015. 336 p.
5. Petrov М. V. Software implementation in-house or more [Electronic resource]. Available at: http://www. docflow.ru/analitics/detail.php?ID=15190&phrase_id= 18 2264 (accessed: 01.12.2016).
6. Software for workflow automation [Electronic resource]. Available at: http://www.itpedia.ru/ index. php/СЭД (accessed: 01.12.2016).
7. Sharabaev А. V. Analysis of leading methodologies for implementing information business systems : Material of conference AIBS. 2012.
© Филимонов И. С., Сахалтуева Ю. С., 2017
