CC BY
364
УДК 651
ВНЕДРЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА МАЛЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
Е. В. Шуклина, О. В. Скороход Научный руководитель - О. В. Пашковская
Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева
Российская Федерация, 660037, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31
Е-mail: [email protected]
Рассмотрено понятие электронного документооборота и системы электронного документооборота, трудности внедрение на предприятии и необходимые этапы для успешного внедрения.
Ключевые слова: электронный документ, система электронного документооборота, внедрение.
INTRODUCTION OF ELECTRONIC DOCUMENT ON SMALL ENTERPRISES
E. V. Shuclina, O. V. Skorohod Scientific Supervisor - O. V. Pashkovskaya
Reshetnev Siberian State Aerospace University 31, Krasnoyarsky Rabochy Av., Krasnoyarsk, 660037, Russian Federation Е-mail: [email protected]
The concept of electronic documents and electronic document management system, the implementation difficulties EDS enterprise and the necessary steps for the successful implementation.
Keywords: an electronic document, electronic document management system, the introduction of the SED.
Эффективный современный процесс, позволяющий оптимизировать работу компаний, - это организация электронного документооборота. Любая структура может сэкономить свое рабочее время и начнет принимать стратегические и оперативные решения в несколько раз быстрее, опережая своих конкурентов.
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации [1]. В англоязычном варианте можно часто встретить термин Enterprise Content Management, (ЕСМ) или Project Data Management (PDM). На российском рынке представлено множество предложений автоматизировать документооборот. При этом у потенциального заказчика есть выбор как среди СЭД от отечественных разработчиков, так и ECM-систем - от западных. Здесь важно отметить, что ECM-системы нельзя приравнять к СЭД. ECM-системы - это технические и программные средства для управления, хранения и структурирования информационных ресурсов организации [2].
Для того чтобы подробнее рассмотреть СЭД, необходимо обозначить несколько понятий:
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документ (ЭД) - документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, подписанный электронной цифровой подписью и сохранённый на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.
Основные принципы электронного документооборота: однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ, возможность параллельного выполнения опера-
Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2016. Том 2
ций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения, непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса), единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов, эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём, развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.
Основные задачи, которые преследует СЭД: обеспечение эффективного управления и прозрачности деятельности организации на всех уровнях, накопление информации, управление данными и регламентирование доступа, формализация деятельности каждого сотрудника, оптимизация бизнес-процессов, экономия ресурсов за счет сокращения расходов на управление бумажной документацией.
Несмотря на насущную необходимость внедрения современной системы электронного документооборота, имеются определенные трудности, с которыми сталкиваются многие организации. Среди них можно выделить такие общие для большинства компаний проблемы, как: сопротивление сотрудников технологическим нововведениям в связи с нежеланием получать новые знания и навыки и опасением повышения прозрачности их трудовой деятельности; частая трансформация структуры организации с низкой степенью формализации бизнес-процессов; сильная взаимосвязь с различными структурными подразделениями и сторонними организациями, продолжающими функционировать на основе бумажной документации [3]. Кроме того, при переходе на электронный документооборот необходимо оценить как имеющиеся технические и технологические ресурсы, так и возможные затраты на них, что также может стать серьезным препятствием. Нельзя не учитывать и то, что, несмотря на примеры успеха, полученного после внедрения СЭД, предсказать фактические результаты внедрения очень сложно из-за влияния множества факторов. Поэтому многие компании, осознавая влияние системы электронного документооборота на эффективность организации, опасаются предпринимать фактические шаги по применению СЭД на практике.
Для успешного внедрения необходимо пройти через определенные этапы внедрения:
1-й этап. Анализ ситуации.
Цели информационного обследования: изучение и точное описание бизнес-процессов, подлежащих автоматизации; разработка рекомендаций по оптимизации документопотоков и организации документооборота и делопроизводства; определение и описание модификаций системы, интерфейсов, в том числе интерфейсов с внешними системами и средств переноса данных из существующих программ, которые должны быть разработаны и внедрены в ходе проекта; разработка технического задания (ТЗ).
2-й этап. Идентификация проблемы.
3-й этап. Определение критериев выбора средств программирования. Построение системы управления организацией зависит во многом от специфики её работы. Выбор средства проектирования системы или внедрение уже готовых продуктов автоматизации зависят от таких факторов, как организационно-правовая форма компании, вид деятельности и налогообложения, схема ведения учёта, виды товаров и услуг, виды взаиморасчётов с покупателями и др.
4-й этап. Разработка альтернатив. Зарубежные средства разработки и прикладные решения на базе этих систем, рассмотренные при анализе рынка СЭД, могут оказаться нерентабельными при использовании в данном конкретном случае. Система будет слишком дорогой и громоздкой для малого предприятия. Кроме того, разработка приложений и базы данных займёт значительное время, так как в этих системах не предусмотрены средства для быстрой разработки продуктов при управлении предприятием и ведении учёта, ориентированные на ведение бизнеса в Российской Федерации.
На российском рынке большую долю решений предлагает компания 1С.
5-й этап. Выбор альтернативы. При проектировании собственной программы обеспечивающей систему электронного документооборота, требуется выбрать средство разработки.
6-й этап. Реализация проекта внедрения СЭД. Организация электронного документооборота дает значительный экономический эффект предприятию, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения [4].
Для магазина «Синар», продающего одежду, мы выбрали программу, входящую в систему программ»! С :Предприятие 8». Разработка собственной конфигурации является в нашем случае более
выгодной, учитывая широкий круг средств, которыми можно воспользоваться. Для внедрения электронного документооборота на предприятии мы используем продукт 1С Документооборот, так как уже внедрена работа на базе 1С:Предприятие.
1С: Документооборот - это универсальный программный продукт, предназначенный для автоматизации документооборота компаний. 1С: Документооборот не имеет отраслевой специфики и успешно используется в коммерческих и бюджетных организациях.
Внедрять или нет систему электронного документооборота решает каждая компания, но сейчас мы находимся в информационном обществе, где важно быстро решать вопросы, быстро и правильно находить информацию и, конечно же, сократить бумажный документооборот.
Библиографические ссылки
1. Системы электронного документооборота [Электронный ресурс]. URL: https: //sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumen-tooborota (дата обращения: 29.03.2016).
2. Смирнова Г. Н. Электронные системы управления документооборотом. М. : Моск. между-нар. ин-т эконометрики, информатики, финансов и права, 2003. 168 с.
3. Системы управления эффективностью бизнеса / И. В. Суслова и др. М. : Инфра-М, 2010.
505 с.
4. Мансурова Н. А., Веселов П. С. Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса [Электронный ресурс]. URL: http: //cyberleninka.ru /article/n/predposylki-i-etapy-vnedreniya-sistemy-elektronnogo-dokumentooborota-v-sfere-malogo-i-srednego-biznesa (дата обращения: 29.03.2016).
© Шуклина Е. В., Скороход О. В., 2016
