СОВРЕМЕННЫЕ МЕТОДЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА И ИХ ЗНАЧЕНИЕ В ЖИЗНИ СОВРЕМЕННОГО ЧЕЛОВЕКА , Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

УПРАВЛЕНИЕ

DOI 10.24412/cl- 37222-2023-2-225-233

СОВРЕМЕННЫЕ МЕТОДЫ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА И ИХ ЗНАЧЕНИЕ В ЖИЗНИ СОВРЕМЕННОГО ЧЕЛОВЕКА

А.А. Аветян1, Э.А. Григорян2

1 Российско-Армянский (Славянский) университет

Институт экономики и бизнеса (ИЭБ) 1 Российско-Армянский (Славянский) университет Институт экономики и бизнеса (ИЭБ) [email protected], [email protected]

АННОТАЦИЯ

Данная статья посвящена проблеме управления временем. Были рассмотрены роль и значимость понятий «время» и «управление временем» в жизни современного человека. Также нами были изучены основные методы тайм-менеджмента и их применение в жизни современных людей. Были выявлены причины нехватки времени и проблемы, вызванные им. На основе этого был сделан вывод, что современный человек не может обойтись без методов тайм-менеджмента. Ключевые слова: время, тайм-менеджмент, современный человек, методы, цель.

В современном мире человека окружает множество проблем. Самой главной проблемой является нехватка времени. В жизни современного человека время - это самый ценный и ограниченный ресурс. Его нельзя возобновить либо заменить. Все действия человека требуют времени. Нехватка времени приводит к нестабильному внутреннему состоянию, например, к стрессу, тревоге, депрессии и ко многим другим негативным последствиям.

В современном мире люди очень озабочены повседневным бытом, они живут в постоянной спешке, и каждый из них хотя бы один раз сталкивался с проблемой управления временем. Знаменитый филолог Фридрих Ницше отмечал, что человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом [1]. Исходя из этого, в современном мире больше 80% населения можно считать рабами из-за неправильного распределения времени.

Со временем представления о времени поменялись. В ХХ веке великий австрийский психолог, автор концепции логотерапии и один из величайших

представителей гуманистической психологии Виктор Франкл писал, что счастье - это всего лишь побочный эффект правильно организованной жизни [2]. Если у человека будет правильно организованная жизнь, т.е. если он будет эффективно управлять своим временем, то счастье придет к нему, как побочный эффект.

Человек XIX века имеет иные представления о времени. В современном мире человек и его место в пространственно-временном измерении меняется динамично и очень быстро. У большинства современных людей рабочее время уплотнено до предела: рабочий день не нормирован, часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. Нехватка сил и энергии заставляет человека отложить дела «на завтра», вследствие чего возникает ощущение подавленности и безысходности. Но что делать, когда не хватает времени на выполнение всех задач, и 24 часа в сутки кажутся очень коротким временным промежутком? Все, что может сделать человек - это научиться рационально использовать время. Исходя из этого, сегодня на первый план выходит разработка эффективной системы управления временем - тайм-менеджмент. Тайм-менеджмент - это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного [3]. Тайм-менеджмент в переводе с английского означает «управление временем», но управлять временем невозможно, но, пользуясь техниками тайм-менеджмента, человек может правильно распределить свое время и добиться всех поставленных целей за конкретный промежуток времени, тем самым увеличив свою трудоспособность, продуктивность и эффективность. Для правильного использования техники тайм-менеджмента нужно сначала выявить причины дефицита времени у современного человека. Обычно это бывает из-за:

• Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Чаще всего люди откладывают первостепенные дела на потом и занимаются более приятными и легкими делами, вследствие чего в дальнейшем возникает нехватка времени для исполнения важных дел.

• Слабая мотивация труда. На мотивацию человека влияют разные факторы, вследствие чего падает его работоспособность, что приводит к дефициту времени.

• Постоянная спешка. В состоянии многозадачности человек пытается сделать все и сразу. Это влияет на его психологическое состояние и дает обратный эффект.

• «Воры времени». К данной категории относятся телефонные звонки, социальные сети, незапланированные дела и встречи.

• Доработка дома. Порой люди не успевают доделать все дела в рабочее время и им приходится выполнять их за счет своего свободного времени, вследствие чего они не успевают отдохнуть, и это приводит к понижению их продуктивности.

• Суетливость. Обычно к данной категории относится неправильное распределение времени, что приводит к тревожному состоянию, а, соответственно, и к спаду работоспособности, и к дефициту времени.

Для того чтобы не столкнуться с вышеперечисленными причинами дефицита времени используются методы тайм-менеджмента, которые помогают правильно распределить свое время. Методы управление временем состоят из 3-х компонентов:

• Приоритизация. Нужно определить, насколько задача срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.

• Планирование. Нужно разобраться, когда следует сделать задачу и сколько времени на это уйдет.

• Структурирование. Нужно понять, как отслеживать выполнение и результаты задачи.

Помимо вышеперечисленных компонентов, следует понимать, что на управление временем влияют и другие факторы, например, правильная поставленная цель. Если человек будет ставить перед собой цели, которые он не в состоянии достичь, это приведет к неэффективной трате времени и сил. В эту категорию можно также добавить правильные временные рамки и перерывы. Для того чтобы выполнять все дела и обязанности эффективно, человеку следует расставлять правильные временные рамки. Для этого ему нужно понять, сколько времени уйдет на решение той или иной задачи, и разделить ее на несколько временных промежутков с учетом перерыва, поскольку основой эффективной работы является отдых, хотя каждый второй человек считает, что, если он пропустит промежуток времени, предназначенный для перерыва, он успеет сделать больше и эффективнее. Однако это приведет к противоположному эффекту, поскольку мозг человека быстро переутомляется, и, чтобы не столкнуться с данной проблемой нужно давать себе перерывы или переключаться между делами.

Методы тайм- менеджмента [4]:

1. Подготовка с вечера. Данный метод предназначен для типа людей, которым трудно вставать утром. Соответственно, сделав все необходимые дела вечером, можно распределить свое время без утренней спешки, например, заранее погладить одежду, приготовить завтрак, который можно легко

разогреть утром, собрать все необходимые вещи и т.д.

2. Хотя бы N минут. С помощью данного метода возможно избежать проблемы «откладывание задач на потом». Нужно уделить несколько минут на задачу, вследствие чего повысится желание на ее выполнение. Данный метод является рабочим, в связи с тем, что человек убеждает свой мозг, что на решение той или иной задачи потребуется несколько минут, а, далее, он осознает, что прошло намного больше времени, зато в конечном итоге задача решена. Но, к сожалению, данный метод также имеет и обратную сторону. К примеру, многие люди заходят в соцсети для того чтобы прочесть новости, либо посмотреть развлекательное видео, убеждая себя, что на это уйдет N минут, но, в конечном итоге, на это может уйти час и больше.

3. Дедлайны. Четкие сроки сдачи работы стимулируют человека работать быстрее. В основном на эффективную и быструю работу стимулируют внешние дедлайны, нежели самостоятельно установленные. Следовательно, при выборе данного метода лучше всего назначить куратором другого человека. Рассмотрим пример, в котором можно взять любого человека, который хоть раз в жизни ставил себе цель «похудеть до лета», но, в конечном итоге, результат был огорчительным (это могло произойти из-за лени, неправильного подбора диет и упражнений, их несоблюдения и т.д.). Поэтому в данном случае мы бы посоветовали назначить куратором тренера либо знакомого человека, который сможет контролировать ваш процесс похудения.

4. Поедание «лягушки». Данный метод представляет из себя ту же прио-ритизацию задач. То есть изначально следует выполнить самую сложную задачу, после которой остальные задачи будут казаться более приятными и легко выполнимыми. Естественно, в случае каждого человека «лягушка» может быть разной. К примеру, можно рассмотреть генеральную уборку, изучение сложного материала, написание научных работ и т.д. Если лягушек две или больше, то мы советуем сперва съесть самую противную «лягушку», затем - менее противную, и так по очередности.

5. Автофокус. В отличие от метода «дедлайнов», метод «автофокус»-а предназначен для людей, которые предпочитают работать без временных ограничений. Для применения данного метода следует выписать все дела в единый список, далее медленно его прочитать и остановиться на задаче, которая кажется более приятной и приступить к ее выполнению. На самом деле, данный метод помогает опереться на интуицию, следовательно, человек сам определяет какую задачу стоит сейчас решить и сколько времени следует ей уделить. В конечном итоге, благодаря данному методу понизится уровень стресса и повысится трудоспособность человека.

6. Одна задача в один промежуток времени. В 2009 году исследователи из университета Стэнфорда провели эксперимент, с помощью которого выяснили, что, когда человек делает несколько вещей одновременно, у него снижается интеллектуальная продуктивность. К примеру, можно привести человека, который занимается важным делом, но при этом разговаривает по телефону. Это приведет к тому, что человек плохо запомнит содержание разговора и неэффективно выполнит свою работу. Исходя из этого, можно сделать вывод, что для более эффективного выполнения задач следует работать над одним делом в один промежуток времени.

7. Деление большой задачи. Данный метод также называют «поеданием слона по кусочкам». Иногда глобальный объем задачи может отпугнуть, вследствие чего человек будет стараться отложить выполнение задачи на потом. Но чтобы не столкнуться с этим, следует делить большую задачу на мелкие части. Благодаря этому задача будет казаться более приятной и легко выполнимой. Рассмотрим пример со студентом, которому нужно подготовиться к экзамену. Для того чтобы не столкнуться с проблемой нехватки времени студенту необходимо разделить изучаемый материал на несколько частей и заранее правильно распределить время на его подготовку. Минусом данного метода в этом случае может выступать то, что, если студент растянет временной промежуток подготовки на большой срок и периодически не будет повторять изученный материал, есть риск того, что он его не запомнит. Но, конечно же, данный метод можно использовать также и в других жизненных случаях и однозначно достичь хороших результатов.

8. Мелкие задачи. Делайте мелкие задачи первыми, выполнение которых занимает несколько минут. Например, ответить на почту, сделать чек-лист и т.д. С помощью данного метода вы освободитесь от нескольких обязанностей, и список последующих дел не будет казаться огромным.

9. Сделайте это завтра. При использовании данного метода следует вести список закрытых дел. В данный список нельзя добавить новую задачу, но можно занести в список, предназначенный на следующий день. С помощью данного метода человек будет фокусироваться на конкретных задачах и будет выполнять только их, не теряя времени на второстепенные задачи. В практике используют различные методы управления временем, однако Марк Форстер -автор книги «Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента», отмечает, что не нужно делать сегодня то, что можно сделать на следующий день [5]. Это можно связать с тем, что личные границы в работе играют большую роль в жизни человека, соответственно, если неправильно расставлять приоритеты, можно столкнуться с постоянным стрессом и жить в срочных делах.

10. Методы фиксированного времени. Используя данный метод, следует работать по таймеру. Это поможет работать быстрее и продуктивнее, поскольку на подсознательном уровне человек будет осознавать цену своего времени. Здесь также можно использовать «метод помидора». «Метод помидора» - это система 30 минут, из которых 25 минут человек работает, а остальные 5 минут отдыхает, затем снова уходит в работу. Через каждые 4 повтора перерыв должен составлять 30 минут. Можно также привести в пример метод «90 на 30» и метод «52 на 17», которые работают по одному и тому же принципу как при «методе помидора». Но стоит отметить, что «метод помидора» подходит не всем, поскольку есть тип людей, которым тяжело отвлекаться от работы каждые 25 минут, соответственно, если вы принадлежите к данному типу, мы предлагаем вам попробовать другой подходящий для вас метод, т.к. есть риск того, что после 5 минутного отдыха вам будет тяжело продолжить, но даже в этом случае вы сможете использовать технику минут» и перейти быстро к делу.

11. Принцип девяти дел. Согласно данному методу, в день нужно выполнить одну крупную задачу, три средних задачи и пять мелких. Аналогом данного метода может быть «принцип трех дел», который работает по той же схеме. При использовании метода «трех дел» следует выполнять три важных задачи в день, которые приблизят человека к его глобальной цели. Для того чтобы представить общую картину данного метода, мы советуем написать на листе бумаги 9 дел, которые вам необходимо сделать, а потом распределить их - от самой крупного до самого мелкого, тем самым, это поможет вам быстрее сконцентрироваться. А для более эффективного результата можете написать, сколько времени вам понадобится на решение той или иной задачи и параллельно использовать другой метод (например, «метод помидора»).

12. Канбан. «Метод канбан» представляет из себя таблицу с тремя столбцами: «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Каждое запланированное дело нужно записать в один из столбцов и в течение дня перемещать их в другой столбец, исходя из выполненной работы. Плюс данного метода - наглядность, т.к. можно отследить личный прогресс и сделать некие изменения, которые помогут увеличить продуктивность.

13. Хронометраж. Метод «хронометража» представляет из себя планировку в три этапа:

• Зафиксировать. В течение нескольких недель нужно фиксировать задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Тем самым человек может заметить, как он работает со стороны.

• Найти важное. После выполнения первого этапа нужно сделать выводы. Например, сколько времени потребовалось на решение той или иной задачи или, когда время было потрачено с пользой, а когда нет и т.д.

• Планировать. На данном этапе следует скорректировать свое расписание и процесс работы на основе предыдущих этапов.

14. Матрица Эйзенхауэра. В матрице Эйзенхауэра все дела распределяются по четырем категориям в зависимости от их срочности и важности (см. Рис. 1).

Рисунок 4. Матрица Эйзенхауэра.

Срочное и

Не_срочное и не важное

• Красный квадрат - то, что нужно обязательно сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, сделать проект, подготовиться к экзамену, написать письмо и т.д.

• Оранжевый квадрат - то, что нужно решить, если будет время. Это задачи без крайнего срока, от которых зависит будущее человека. Например, выучить новый язык, заняться какой-то новой деятельностью, спортом и т.д.

• Зеленый - то, что нужно делегировать. Рутина, которая не требует каких-то навыков. Например, купить продукты, приготовить еду, сделать стирку и т.д.

• Синий - то, что нужно забыть и удалить. Это - занятия, которые не приносят пользы. Допустим, играть в телефоне, смотреть бесполезные ролики в Интернете и т.д.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу. Данный метод осуществляется по 4 хронотипам. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик

продуктивности и режим сна, соответсвенно, данный метод подойдет тем людям, которые хотят составить идеальный распорядок дня.

• «Медведи». К этой категории принадлежит тип людей, которым комфортно просыпаться с 7 до 11 утра. Пик продуктивности людей, принадлежащей к данной категории, будет находится в периоде с 11:00 до 18:00 часов, а отход ко сну до 23:00.

• «Львы». К этой категории принадлежит тип людей, которые просыпаются без будильника с 5:30 до 10 утра. Пик их продуктивности находится в периоде с 10:00 до 17:00, а отход ко сну до 22:00.

• «Волки». Это тот тип людей, которые с трудом просыпаются утром и с легкостью засыпают в позднее время. Период их пробуждения - с 7:30 до 12:00, период активности до 20:00, а период отхода ко сну до 00:00.

• «Дельфины». К данной категории относятся люди, у которых беспокойный режим сна. Поэтому, в независимости от их времени пробуждения, они могут легко заснуть обратно. В основном их период активности находится с 10:00 до 18:00.

Для того чтобы больше успевать, работать продуктивно, добиваться максимальных результатов и целей, современному человеку необходимо использовать методы тайм-менеджмента, которые помогут ему правильно распределить свое время. Во все времена для человека время являлось самым ограниченным ресурсом. В современном мире время стало более ограниченным, поскольку люди стали работать в режиме многозадачности. И для того, чтобы не находиться в постоянной спешке, успевать отдохнуть, наслаждаться жизнью, человеку приходится управлять своим временем. Правильное распределение времени - это дисциплина, а дисциплина, в первую очередь, это - первый шаг к успеху. В современном мире тайм-менеджмент нужен абсолютно каждому человеку, в независимости от его деятельности, потому что все стремятся быть успешными, достигать высот, и эффективность зависит только и только от рационального распределения времени.

Всегда следует помнить, что время безвозвратно. От наших принятых решений зависит наше будущее. Время - это не просто ограниченный ресурс, это -жизнь. А тайм-менеджмент - это не просто управление временем, это -управление собой и своей жизнью.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что современному человеку просто необходим тайм-менеджмент, его приемы и методы. Используя их, он может избежать дефицита времени, постоянного режима спешки и, самое глав-

ное, проблем со здоровьем, которые возникают при неграмотном распределении времени. Соответственно, конечная цель управления временем - это достижение баланса, поскольку только в состоянии умиротворенности и спокойствия человек может быть по-настоящему счастлив, действовать разумно и продуктивно. Соответственно, практикуя различные методы и приемы тайм-менеджмента, современный человек может не только правильно распределить свое время, но и сделать качество своей жизни лучше.

ЛИТЕРАТУРА

1. Анализ и планирование рабочего дня менеджера: https://studwood.net/1981008/me-nedzhment/vvedenie

2. Интерпретация С.В. Маланова «Методологические и теоретические основы психологии». М., Изд-во Московского психолого-социального института; Воронеж: Изд-во НПО «Модэк», 2005, СС. 188-190.

3. Трейси Б. Тайм-менеджмент. М.: Изд-во: Манн, Иванов и Фербер (МИФ), 2015: http://loveread.me/view_global.php?id=89409

4. Давыдов А. (2021).Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем» https://realtm.ru/tajm-menedzhment-15-metodov-ehffektivnogo-upravleniya-vremenem/

5. Форстер М. (2018). Сделай это завтра и другие секреты тайм-менеджмента. М.: Издательская студия «Поле».

6. CRM «Простой бизнес» ООО «1Т». https://www.prostoy.ru/131.html

7. Executive МВА «Лидер проектов цифровой трансформации компании», ИГСУ, РАН-ХиГС: https://www.e-xecutive.ru/wiki/index.php/

MODERN TIME-MANAGEMENT METHODS AND THEIR IMPORTANCE IN THE LIFE OF A MODERN PERSON

A. Avetyan1, E. Grigoryan2

1Russian-Armenian (Slavonic) University Institute of Economics and Business (IEB) 2Russian-Armenian (Slavonic) University Institute of Economics and Business (IEB)

ABSTRACT

This article focuses on the problem of Time Management. The role and importance of the concepts of time and time management in the life of a modern person were considered. We have also studied the main methods of time management and their application in the life of modern people. We identified what causes the lack of time, what problems it can lead to and what techniques should be used to solve them. Based on this, we concluded that a modern person cannot manage without time-management techniques.

Keywords: time, time-management, modern person, methods, goal.