CC BY
15
УДК 35.077
И.Ю. Чужинов
канд. воен. наук, зам. нач. кафедры ВУНЦ ВВС «ВВА»,
г. Воронеж, РФ
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ПРИ ПОДГОТОВКЕ И СДАЧЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ
Аннотация
В статье рассматриваются особенности и порядок совершенствования работы должностных лиц воинской части при подготовке и сдаче служебных документов в архивы. Предлагается использование единого алгоритма действий во взаимосвязи воинской части и архива.
Ключевые слова
Подготовка служебных документов, сдача документов в архивы.
В настоящее время подготовка и сдача служебных документов в архивы должностными лицами является одним из долгих и затруднительных процессов в воинской части. В силу этого, именно компетенция должностных лиц и знание руководящих документов являются важнейшими компонентами при подготовке и сдаче служебных документов в архив в повседневной деятельности воинской части.
Практические навыки, особенности организации, при подготовки документов, а также детальное изучение руководящих документов должностных лиц является одним из наиболее важных элементов необходимых для сдачи документов в архив [1].
В связи с вышеизложенным и с целью совершенствования работы должностных лиц необходимо выявить основные причины, влияющие на низкий уровень подготовки и недостаточно эффективную работу должностных лиц по подготовке и сдаче служебных документов в архив.
Исходя из анализа работы должностных лиц, можно сделать вывод, что существующий алгоритм работы имеет ряд недостатков, в том числе недостаточной организацией взаимосвязи между воинской частью и архивами, отсутствием единых подходов при подготовке служебных документов к сдаче.
Как показывает практика, наиболее частыми причинами некачественной подготовки и процесса сдачи документов в архив являются формальный подход к изучению нормативно-правовых актов и большое количество документов (приказов, выписок, аттестатов и т. д.), которые подлежат сдачи в архив. Особо следует отметить не соответствие имеющихся образцов документов в воинских частях и в архивах, что зачастую приводит к устранению недостатков, а иногда и совершенной невозможности сдачи документов.
С целью повышения эффективности работы на данном направлении необходимо проведение профилактической работы по предупреждению имеющейся отрицательной практики, которая предусматривает проведение учебно-методических сборов с должностными лицами, или лицами ответственными за подготовку и сдачу служебных документов. Подобные сборы необходимо проводить на всех уровнях от воинской части до объединения включительно с целью подробного и качественного доведения до своих подчинённых установленных требований по подготовке и сдаче служебных документов архив, а также раздачи необходимого материала, непосредственно, для работы на местах.
Важно отметить, что в ходе учебно-методических сборов необходимо рассматривать и детально разбирать особенно сложные ключевые моменты или же ситуации, которые могут возникнуть в ходе подготовке и при сдаче служебных документов в архив.
После выявления вероятных причин возникновения подобных ситуаций при сдаче служебных
{ }
документов в архив необходимо свести к минимуму возможность их возникновения, путём разработки методических рекомендации по подготовке и сдаче служебных документов в архив.
В настоящее время, как показывает практика, в воинских частях нет однотипных и единых требований по подготовке и сдачи служебных документов в архив [2, 3]. В связи с этим, предлагается использовать усовершенствованный алгоритм работы должностного лица, ответственного за подготовку и сдачу служебных документов в архив.
На подготовительном этапе необходимо осуществить следующие действия: выполнить подшивку (переплет дела) и нумерацию листов, выполнить составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела и внутренней описи документов дела, реализовать оформление установленных реквизитов обложки дела, выдержать сроки сдачи основных служебных документов, организовать установленный порядок перевозки документов, уточнить актуальные контакты архивов с целью организации взаимосвязи между архивом и воинской частью.
На следующем этапе необходимо подготовить заявки (предложения) на сдачу документов в очередном году до 1 июня текущего года с указанием, за какие годы будут сдаваться документы, количества дел, степени их секретности (совершенно секретные, секретные, несекретные), уровень подчиненности воинской части (организации) и другие необходимые данные.
Доставка документов в архив должна осуществляться транспортом сдатчика в сопровождении вооруженной охраны, при этом дата доставки согласовывается с архивом. Ответственность за сохранность документов в пути следования и сдачу в архив несет сдатчик.
Необходимо отметить, что важным условием для повышения эффективности работы должностных лиц по сдаче служебных документов в архив является то, что данные методические рекомендации должны стать одними из основных документов определяющих требования к порядку подготовки и сдаче документов в архив. Кроме того, усовершенствованный алгоритм будет способствовать наиболее эффективному выполнению основных мероприятий по взаимодействию деятельности между воинскими частями и архивами.
Важно отметить, что каждый командир (начальник) перед убытием ответственных за сдачу служебных документов лиц, обязан лично проверить подготовленные документы в целях выявления недостатков и своевременного их устранения и провести вводных инструктаж по требованиям безопасности при погрузке (разгрузке) и следования в пути.
Таким образом, использование предложенного алгоритма и методических рекомендаций позволит повысить эффективность работы должностных лиц, уменьшить время необходимое для подготовки и сдачи служебных документов в архив, что приведёт к недопущению невозможности сдачи служебных документов в архив, позволит организовать взаимосвязь между воинской частью и архивами, а так же осуществлять оказание методической помощи на всех этапах подготовки служебных документов.
Список использованной литературы:
1. Постановление Правительства РФ «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15 июня 2009 г. № 477.
2. Приказ Министра обороны РФ «Об утверждении Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах Российской Федерации» от 31 августа 2005 г. № 200.
3. Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 20 декабря 2019 г. № 236.
© Чужинов И.Ю., 2021
