CC BY
49Д. А. Попова
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ АДАПТАЦИИ ДОЛЖНОСТНЫХ ЛИЦ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
В статье описаны основные инструменты управления процессами адаптации к служебной деятельности персонала таможенных органов. Представлены разработанный автором последовательный план действий и материалы для осуществления такой адаптации.
Ключевые слова: таможенные органы; персонал; адаптация; исследование; управление; рекомендации; инструменты.
Управление адаптацией новых сотрудников в коллективе - одна из важнейших задач, которую организации приходится решать в числе разнообразных кадровых вопросов. Недостаточное внимание к созданию эффективного механизма адаптации может повлечь за собой недовольство сотрудника условиями труда, снижение его работоспособности и даже увольнение.
Для анализа проблем адаптации персонала российских таможенных органов был проведен опрос, в основу которого положена методика диагностики
социально-психологической адаптации К. Роджерса и Р. Даймонда [1]. Исследование проводилось на базе Центрального аппарата ФТС России и других таможенных органов Московского региона. В ходе опроса были получены результаты, которые напрямую или косвенно указывают на имеющиеся проблемы в системе управления адаптацией.
Процесс вхождения нового сотрудника в коллектив необходимо строить по принципу ориентации на результат. Цели являются первым и основополагающим звеном в системе управления адаптацией персонала любой организации, в том числе таможенных органов. Механизм адаптации, разработанный на основе целевого подхода, должен быть особым для каждого должностного лица в зависимости от уровня его профессиональной ответственности и места в иерархии таможенных органов.
В качестве основополагающих целей управления адаптационными процессами в таможенных органах можно выделить следующие:
- снижение издержек, связанных с ошибками в деятельности молодого специалиста;
- поддержание благоприятного социально-психологического климата в коллективе;
- уменьшение текучести кадров;
- развитие лояльности к новому месту работы у недавно принятых сотрудников.
Снижение издержек, связанных с недостаточной эффективностью профессиональной деятельности сотрудника, является одной из самых значимых целей. К невыполнению или некачественному выполнению сотрудниками своих обязанностей может привести недостаточное внимание руководителя и кадровых служб к процессу их включения в работу. Если, к примеру, это касается таможенного оформления и таможенного контроля, то следствием могут быть очереди из участников ВЭД, контейнеров, принятых к досмотру, и т. д. А ведь одной из актуальных задач таможенной службы в настоящее время является сокращение времени таможенного оформления. Также возможны издержки, связанные с ошибками выпуска товаров.
Важной задачей является забота о социально-психологическом климате, способствующем беспрепятственному обмену информацией в коллективе. Чаще всего чувство неуверенности и тревоги нового сотрудника, вызванное боязнью совершить ошибку, связано с его недостаточной информированностью [2]; при этом грамотно выстроенное деловое общение поможет привести к снижению затрат времени наставника и непосредственного руководителя на процесс его адаптации.
Следствием неэффективной адаптации сотрудника может стать увольнение, а динамика текучести кадров таможенных органов показывает, что такие случаи вовсе не редки. Естественная текучесть (3-5% в год) способствует своевременному обновлению коллектива и не требует особых мер со стороны руководства и кадровой службы, излишняя же текучесть вызывает значительные экономические потери, а также создает организационные, кадровые, технологические, психологические трудности [3].
В настоящее время одной из наиболее актуальных задач таможенных органов является удержание ценных сотрудников, так как в связи с организационными изменениями и сокращением большого количества штатных единиц перед кадровыми службами многих таможенных органов встала задача осуществления интенсивной ротации персонала.
Например, в связи с сокращениями в таможенных органах Московского региона количество кандидатов на замещение вакантных должностей существенно увеличилось, при этом возможность устроиться на интересующую должность уменьшилась. В этих условиях кадровым службам и психологам необходимо следить за процессом адаптации очень внимательно, чтобы не допустить негативного отношения к новым сотрудникам только из-за того, что их приняли на работу. В неблагоприятных социально-психологических условиях вероятность раскрытия потенциала сотрудника очень мала.
Развитие у вновь принятого сотрудника чувства удовлетворенности работой, позитивного отношения к труду - также одна из основных задач адаптации. Поэтому перед руководителями стоит задача создания атмосферы для раскрытия творческого потенциала сотрудников, особенно молодых специалистов, поскольку часто именно они представляют собой наиболее ценный трудовой актив любой организации - источник свежих идей и энтузиазм в работе.
Для решения имеющихся задач управления адаптацией используются различные инструменты, которые могут применяться ко всем сотрудникам таможенных органов с учетом особенностей каждой должности. Эффективным инструментом адаптации в таможенных органах может быть так называемый «комплект нового сотрудника». Он используется в российской и международной практике управления адаптацией персонала, и его содержание может изменяться в зависимости от особенностей организации. В подобный комплект в таможенных органах могут входить различные материалы, помогающие адаптации, такие как:
1) нормативные правовые акты РФ, касающиеся службы в таможенных органах (Федеральный закон от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации», другие документы, затрагивающие вопросы прохождения службы);
2) должностная инструкция, нормативные документы, в том числе положение о структурном подразделении, правила пожарной безопасности, положения по охране труда и т.п;
3) индивидуальный план адаптации (адаптационный лист) с описанием первых поручений и запланированных мероприятий;
4) буклет с описанием истории развития таможни и конкретного таможенного органа, наиболее примечательных событий предыдущего финансового года (основные показатели работы таможенной службы, объемы поступления таможенных платежей в федеральный бюджет РФ);
5) схема организационной структуры таможенного органа;
6) Концепция развития Федеральной таможенной службы и другие актуальные концептуальные программы на ближайшие 5-10 лет;
7) Кодекс чести таможенника;
8) брошюра, описывающая основные направления работы с персоналом (возможности обучения, особенности проведения аттестаций, информация о поощрениях, координаты отдела кадров и т. п.);
9) телефонный справочник;
10) номер журнала «Таможня», «Таможенные ведомости» и т. п;
11) сувенир с изображением символики ФТС России (ручка, блокнот, календарь и т. п.).
Возможно изменение состава комплекта в зависимости от таможенного органа и его специфики (к примеру, в Центральной энергетической таможне комплект может содержать информацию о видах оформляемых товаров, особенностях таможенного оформления и таможенного контроля товаров, перемещаемых посредством трубопроводного транспорта или по линиям электропередачи).
Чтобы с самых первых дней работы в коллективе новые сотрудники приобретали ценный опыт взаимодействия с возможно большим числом коллег, следует также использовать следующие методы:
- поручить сотруднику такое задание, которое невозможно выполнить без помощи других членов коллектива;
- включить его в работу, где требуется взаимодействие с сотрудниками других таможенных органов;
- предоставить возможность новому сотруднику применить свой личный опыт, который будет полезен другим. Таким образом он сможет заслужить уважение коллег и проверить свои силы.
В практике многих российских компаний управление адаптацией персонала также включает процедуру «первый день нового сотрудника», которую можно проводить и в таможенных органах. В этот ответственный день важно не упустить несколько существенных моментов.
Во-первых, познакомить нового сотрудника с коллегами по отделу. Представление должно проходить в обстановке, приближенной к неформальной, чтобы новый сотрудник не чувствовал эмоционального напряжения, мог спокойно осмотреться и запомнить имена коллег. Четко спланированное, продуманное представление новичка остальным членам коллектива будет способствовать дальнейшему активному взаимодействию между ними.
Во-вторых, стоит определиться с планом работы сотрудника на ближайшее время, т. е. выдать адаптационный лист и остальные документы из «комплекта нового сотрудника» и обсудить с ним возникшие вопросы.
В-третьих, не перегружать нового сотрудника информацией, а направить усилия на налаживание профессиональных связей.
И, наконец, в первый день работы необходимо определить время проведения тренинга. Его задачи - помочь сотруднику как можно быстрее адаптироваться, познакомиться с другими новыми сотрудниками, снизить напряженность перед работой.
Данная процедура не является тренингом в привычном понимании этого слова, так как этот инструмент адаптации новых сотрудников не направлен на отработку каких-либо навыков. Он может проводиться в электронной форме или в виде аудиторного курса, однако практика показывает, что наилучший результат достигается при сочетании этих двух форм.
На таком тренинге прежде всего необходимо предоставить сотруднику сведения о таможенном органе и Федеральной таможенной службе в целом. Если он уже имеет опыт работы в таможенных органах, то нужно его ознакомить со спецификой работы данного конкретного подразделения. Не следует зачитывать информацию буклетов из «комплекта нового сотрудника». Наиболее интересные сведения об истории развития таможни можно дополнить информацией о трудовых, спортивных и иных достижениях таможенного органа и его сотрудников.
Необходимо также рассказать об особенностях карьерного роста в рамках таможенной службы: какие возможности в области обучения предоставляет ФТС России, как работает учебный центр (Российская таможенная академия); предоставить базовую информацию о процедурах аттестации, привести примеры карьерного роста работающих сотрудников. Поделиться опытом и ответить на возникшие вопросы может приглашенный на беседу сотрудник таможенного органа, имеющий значительный стаж работы.
В процессе тренинга освещаются основные вопросы социального обеспечения: возможность получения жилья, условия работы, порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих льгот (проезд, отдых, медицинское обслуживание, порядок распределения мест в детских садах и т. д.), условия быта.
Во второй части тренинга проводится экскурсия по таможенному органу. В данный блок можно включить такие мероприятия, как посещение различных отделов, музея (если он имеется), экспозиции дипломов и наград и т. д.
Также для нового сотрудника будет познавательным просмотр фильма о работе таможенных органов. Фильм может содержать информацию о создании и становлении таможни (таможенного поста и др.), о повседневной работе таможенников, о мероприятиях, проводимых в рамках таможенного органа (праздниках и спортивных турнирах). В фильме могут быть отражены различные ситуации из рабочих процессов таможни, например, задержание контрабанды, работа с техническими средствами таможенного контроля, а также интервью с руководителями, ключевыми сотрудниками, обзорная экскурсия по таможенному органу с рассказом о нем и т. п. Подобная практика в настоящее время достаточно распространена в таможенных органах. Создание фильма лучше всего доверить профессионалам. При отсутствии необходимого видеоматериала можно использовать рассказы о предстоящей работе и компьютерные презентации.
В завершение мероприятий представители таможенного органа отвечают на вопросы новых сотрудников. Важно, чтобы количество участников тренинга не превышало двенадцати - шестнадцати человек.
Адаптационные процедуры должны формироваться в зависимости от таможенного органа, количества принятого им за определенный период времени персонала, наличия специалиста психологической службы. В настоящее время во многих таможенных органах работают психологи, способные справляться с задачами адаптации новых сотрудников. Наряду со специалистами кадровой службы для управления этими процессами привлекаются сотрудники или руководители подразделений, в которые приходят новые сотрудники.
Наставничество в процессе адаптации должностных лиц таможенных органов стоит отдельным вопросом. Это достаточно спорный момент в связи с постоянными переменами в таможенной службе и сложившимся пренебрежительным мнением по данному вопросу среди руководства ФТС России и кадровых служб (существовавший ранее приказ о наставничестве был отменен, как и все официальные процедуры адаптации новых сотрудников). В настоящее время функцию куратора может выполнять кто-то из коллег.
К примеру, если заранее знать, что в отделе, в который приходит новичок, уже работает выпускник Российской таможенной академии, то при представлении коллективу вновь прибывшего следует, в первую очередь, познакомить с ним.
Этот человек может стать куратором нового сотрудника. Если же в этом отделе нет выпускников Академии, то следует продумать, кто из коллег смог бы оказать помощь новичку. При этом необходимо учитывать психологические особенности каждого сотрудника, степень его загруженности и т. д.
Основная задача участников адаптационного процесса со стороны таможенного органа - подготовить нового сотрудника к самостоятельной работе, которая принесет ему удовлетворение, а подразделению - пользу. В результате постоянного систематического анализа эффективности всех вышеперечисленных процедур (наблюдения за новым сотрудником, опроса коллег, оценки результативности деятельности и др.) кадровая служба и руководитель делают вывод об успешности процесса адаптации сотрудника по определенным показателям:
- работа для сотрудника стала привычной, т. е. не вызывает чувства напряжения, страха, неуверенности;
- получен необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы (подтверждением этому являются хорошо выполненные задания, положительные показатели деятельности, успешно пройденная аттестация);
- у нового сотрудника выражено желание совершенствоваться в профессии, и он связывает свое будущее с работой в таможенных органах;
- установлены доброжелательные отношения с членами коллектива;
- поведение нового члена коллектива соответствует установленным требованиям.
При этом оценивать можно как весь механизм введения нового сотрудника в рабочий процесс (от момента вступления в должность до момента появления стабильных положительных профессиональных результатов для организации), так и отдельные инструменты его реализации (предоставление адаптационного комплекта, проведение «первого дня нового сотрудника» и тренинга по введению в должность, мониторинг, анализ и планирование его деятельности и т. п.). Это позволит выявлять ошибки и недостатки в системе адаптации и даст возможность ее совершенствования.
Таким образом, в настоящее время Федеральная таможенная служба имеет возможность эффективного управления адаптацией своего персонала, так как является мощной государственной структурой с выстроенной организационной иерархией, большим интеллектуальным потенциалом, богатой инфраструктурой. Если механизм адаптации новых сотрудников будет действовать эффективно, то затраченные усилия и средства быстро дадут положительные результаты и создадут предпосылки для дальнейшего совершенствования кадровой политики в таможенной сфере.
Использованные источники
1. Фетискин Н. П., Козлов В. В., Мануйлов Г. М. Социально-психологическая диагностика развития личности и малых групп. М.: Издательство Института психотерапии, 2002.
2. Карпова Н. Инициатива, самостоятельность, ответственность [Электрон. ресурс]: customs.
ru, 2010. Режим доступа: World Wide Web. URL: http://www.customs.ru.
3. Володина Н. В. Адаптация персонала. Российский опыт построения комплексной системы.
M.: Эксмо, 2009.
4. Bray D. W., Howard A. The AT&T Longitudinal Studies of Managers // Longitudinal Studies of
Adult Psychological Development. New York: Guilford Press. 1983 (перевод Д. А. Поповой).
