СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

КРУЖКОВА Татьяна Ивановна,

кандидат исторических наук, доцент кафедры менеджмента и экономической теории Уральского государственного аграрного университета.

e-mail: rustale@yandex.ru

РУЩИЦКАЯ Ольга Александровна,

доктор экономических наук доцент кафедры менеджмента и экономической теории Уральского государственного аграрного университета,

e-mail: olgaru-arbitr@mail.ru

ФЕТИСОВА Анастасия Викторовна,

старший преподаватель кафедры менеджмента и экономической теории Уральского государственного аграрного университета,

e-mail: victorovna_eburg@mail.ru

РУЩИЦКАЯ Ольга Евгеньевна,

кандидат экономических наук, доцент кафедры менеджмента и экономической теории Уральского государственного аграрного университета,

e-mail: victorovna_eburg@mail.ru

БАТРАКОВА Светлана Игоревна,

старший преподаватель кафедры иностранных языков Уральского государственного аграрного университета,

e-mail: s-batrakowa@mail.ru

СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ИНДИВИДУАЛЬНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ

Аннотация. В современной рыночной экономике уживаются различные организационно-правовые формы предприятий, нацеленные на удовлетворение потребностей общества. Но редко управляющие малого бизнеса задумываются о необходимости грамотного управления персоналом и кадровом обеспечении такой системы. Хотя именно высокий кадровый потенциал является залогом эффективности деятельности предприятия и его конкурентоспособности. В статье авторы используют широкую линейку научных методов: метод сравнений, динамический метод, метод структурного анализа, метод аналогий, анализ финансовых коэффициентов и др. В статье приведен инструментарий, показавший себя эффективным и уже апробированном на отечественных и международных предприятиях, по повышению эффективности как действующей системы управления, так и ее обеспечения высокопрофессиональными кадрами. На основе этого проведен анализ деятельности нескольких индивидуальных предприятий Свердловской области. В результате которого приведен и описан ряд существующих проблем, негативно отражающиеся на деятельности предприятий малого бизнеса. Разработаны предложения по решению выявленных проблем и минимизации рисков. Уделено внимание анализу методов повышения эффективности деятельности персонала. Рассмотрены процессы внедрения и регламентации документооборота, в том числе системы электронного документооборота (далее - СЭД) в систему управления персоналом, определены направления его совершенствования, что, как следствие, будет способствовать улучшению исполнительской дисциплины и повышению эффективности деятельности индивидуального предприятия. Приведены расчеты затрат на внедрение, эффективности СЭД.

В заключение статьи приводятся выводы, что рекомендованные мероприятия помогут усовершенствовать кадровое и документационное обеспечения управления персоналом, а также позволит индивидуальному предприятию занять более устойчивые и конкурентные позиции на рынке.

Ключевые слова: управление, персонал, индивидуальное предприятие, документооборот, делопроизводство.

DOI: 10.24412/2224-9125-2022-9-95-101 NIION: 2022-0079-9/22-116 MOSURED: 77/27-025-2022-09-116

KRUZHKOVA Tatiana Ivanovna,

Candidate of Historical Sciences, Associate Professor of the Department of Management and Economic Theory of the Ural State Agrarian University

RUSHCHITSKAIA Olga Aleksandrovna,

Doctor of Economics,

Associate Professor of the Department of Management and Economic Theory

of the Ural State Agrarian University

FETISOVA Anastasiia Viktorovna,

Senior lecturer

of the Department of Management and Economic Theory of the Ural State Agrarian University

RUSHCHITSKAIA Olga Evgenevna,

Candidate of Economic Sciences, Associate Professor of the Department of Management and Economic Theory

of the Ural State Agrarian University

BATRAKOVA Svetlana Igorevna,

Senior lecturer of the Department of Foreign Languages of the Ural State Agrarian University

HUMAN RESOURCES IMPROVEMENT OF INDIVIDUAL ENTERPRISE PERSONNEL MANAGEMENT SYSTEM

Annotation. In the modern market economy, there are various organizational and legal forms of enterprises that provide for the security of society. But managers of large businesses rarely think about the need for competent personnel management and personnel analysis of such a system. Although it is the high human resources potential that is the key to the efficiency of the enterprise and its efficiency. In the article, the authors use the method of a wide range of scientific methods: comparison, general method, structural analysis method, comparison method, analysis of financial ratios, etc. The article presents a toolkit that has proven to be effective and has already been tested at domestic and international enterprises to improve the efficiency of both the existing management system and its provision with highly professional personnel. Based on this, an analysis of the activities of several individual enterprises of the Sverdlovsk region was carried out. As a result, a number of existing problems that negatively affect the activities of small businesses are given and described. Proposals for solving identified problems and minimizing risks have been developed. Attention is paid to the analysis of methods for improving the efficiency of personnel activities. The processes of implementation and regulation of document circulation, including the electronic document management system (EDMS) in the personnel management system, are considered, the directions for its improvement are determined, which, as a result, will improve the performance discipline and increase the efficiency of an individual enterprise. The calculations of the costs of implementation, the efficiency of the EDMS are given.

In conclusion, the article concludes that the recommended measures will help improve the personnel and documentation support for personnel management, as well as allow an individual enterprise to take a more stable and competitive position in the market.

Key words: management, personnel, individual enterprise, document flow, office work.

В текущих экономических условиях вопрос - как сделать современную систему управления персоналом на индивидуальном предприятии более совершенной и как обеспечить такую систему высокопрофессиональными кадрами, является очень актуальным, так как именно грамотное управление позволяет

повысить социально-экономическую эффективность организации, а также оперативно решать организационные задачи.

Наличие на индивидуальном предприятии кадрового управления или кадрового отдела, или, хотя бы менеджера по управлению персоналом, является важным элементом жизнеобеспе-

чения деятельности любой организации. Зачастую сами организации и их руководители игнорируют необходимость высококвалифицированных кадров в системе управления персоналом, нацеленных не только на поддержание количественного состава организации, но и на ведение аналитики, создание и поддержание организационной культуры, внедрения грамотного тайм-менеджмента, посредством своевременного и правильного ведения документооборота.

Актуальность исследования темы данной статьи обуславливается современными тенденциями в рыночной экономике постоянно стремиться повышать деловую активность и поддерживать эффективность деятельности индивидуального предприятия, и именно построение грамотной системы управления персоналом и правильного подбора высокопрофессиональных кадров в нее, позволит повысить качество выполняемых работ и положительный имидж предприятия на рынке.

Анализ деятельности ряда индивидуальных предприятий (далее - ИП) Свердловской области показал, что одним из основных недостатков организации управления персоналом является совмещение должности директора с должностью менеджера по кадрам. Однако многие директора ИП не имеют необходимых знаний и навыков в области управления персоналом, что приводит к возникновению ряда проблем:

- отсутствие системы мотивации в организациях розничной торговли;

- практически не уделяется внимания корпоративной культуре, в подборе и адаптации персонала;

- недостаток финансовых средств, негативно влияющий на разработку и реализацию долгосрочных проектов по развитию персонала.

- низкий общеобразовательный уровень кандидатов торгового персонала.

- предоставление не всегда достоверной информации рекрутинговыми агентствами и др.

Все вышеуказанные проблемы приводят к тому, руководители предприятий малого бизнеса не до конца осознают необходимость аттестации персонала и используют ее только в личных целях, для законного увольнения ненужных работников [2]. Директора также не уделяет внимания вопросам обучения и повышения квалификации персонала.

Также стоит упомянуть и о том, что в ряде организаций розничной торговли процессу найма работников предшествует анализ ситуации в торговых точках. Но чаще всего анализ проводится не системно, что приводит не к своевременному найму персонала.

Для своевременного процесса найма предлагается внедрить непрерывный аудит в коллектив, который будет изучать не только недостаток работников на данном этапе, но и предвидеть возможные увольнения для усиления активности в области найма.

С целью совершенствования системы управления персоналом и повышения эффективности кадровой политики в организациях ИП необходимо внести существенные изменения в практику управления персоналом, порекомендовав директорам организации получить профильное образование и по возможности внедрять систему кадрового аудита.

При подборе персонала ИП в сфере розничной торговли необходимо сформировать резервный фонд претендентов на все должности, с учетом факторов ухода на пенсию, текучести кадров, истечения срока служебного контракта и др.

Анализ деятельности ИП в торговой сфере позволил авторам разработать основные пути улучшения управления персоналом малого бизнеса.

Таблица 1

Пути улучшения системы управления персоналом малых торговых предприятий и их

ожидаемый результат

№ п/п Мероприятие Ожидаемый результат

1 Наполнение предприятия кадрами, в соответствии с текущими задачами и мощностями Обеспечение мощностей предприятия профессиональными кадрами. Исключение возможностей простоя предприятия

2 Подбор качественного состава работников предприятия Соответствие квалификации и занимаемой должности. Исключение с предприятия незадействованных в основных процесса работников и «мертвых душ»

3 Системная подготовка и переподготовка сотрудников предприятия Системное повышение профессионального уровня персонала и, как следствие, повышение эффективности деятельности предприятия. Грамотное внедрение инноваций и их применение на предприятии

4 Программы адаптации и кураторства, наставничества Повышение имиджевых показателей предприятия на рынке труда, максимальное использование производственных и предпринимательских способностей персонала

5 Внедрение и расширение мотивационного инструментария Обеспечение безопасности труда, дисциплинированности. Навыки работы в команде

6 Аттестация, нацеленная на выявление базовых навыков, умений, способностей, а также обучаемости Подстраивание стратегии управления предприятием под его возможности и требования

7 Повышение образованности коллектива Возможность карьерного роста, внедрения новых идей по оптимизации процессов со стороны сотрудников, задействованных в непосредственной деятельности

8 Работа по снижению конфликтных ситуаций и их профилактика. Улучшение социального климата в коллективе Становление постоянного коллектива, заинтересованного в стратегических целях предприятия. их понимание, как своих собственных

9 Внедрение социальных программ Полное взаимодействие с сотрудником и понимание его стремлений, желаний в рамках трудовой деятельности. Возникновение корпоративной культуры

Реализация предложенных мероприятий позволит создать оптимальные условия для повышения производительности труда, более эффективной его организации, повышения уровня мотивации, самодисциплины и взаимозаменяемости работников.

Для минимизации рисков в деятельности индивидуальных предприятий сферы розничной торговли в сложных современных условиях, возникает задача создания четкой регламентации документооборота в системе управления персоналом.

Затраты на пр

Авторы статьи рекомендуют внедрить в ИП систему электронной регистрации и электронного документооборота (далее - СЭД), что даст возможность значительно сократить время поиска документов и будет способствовать улучшению исполнительской дисциплины и в итоге повышению эффективности деятельности предприятий.

Внедрение СЭД способно обеспечить регистрацию всего документооборота и снимает вопрос о принятии нового сотрудника - архивариуса. В таблице 2 приведены расчеты по внедрению СЭД на одном предприятии.

Таблица 2

бретение СЭД

Наименование затрат Сумма, тыс. руб.

Приобретение программного обеспечения 48,0

Приобретение локального сервера 60,0

Оцифровка бумажной документации 12,0

Программа FineReader 8,0

Материальные затраты (электронные накопители) 5,0

Всего затрат: 133,0

Данные затраты обусловлены следующим:

- установка СЭД требует приобретение программного продукта и совершенствование внутренней локальной сети, в этих целях необходимо приобрести локальный сервер;

- нужно провести оцифровку всех документов, т.е. перевести с бумажных носителей на электронный вариант, в этих целях необходим программный продукт Fine Reader для распознавания текста бумажного носителя.

Внедрение СЭД за счет автоматизации документационного обеспечения снизит потребность в дополнительном сотруднике, тем самым не потребуются дополнительные расходы на оплату труда и аренду помещения для хранения архива.

Плановые расходы внедрения СЭД составят 133,0 тыс. руб.

В случае принятия на работу архивариуса расходы значительно увеличиваются. Среднемесячная заработная плата архивариуса в России в 2021 году составляла 15 000,0 рублей.

Расходы по зарплате архивариуса определим по следующей формуле [1]:

ФЗП = З * (1 + К )*(1 + К ф), (1)

осн 4 доп' 4 сф' 4 '

где:

З - заработная плата основная;

осн

Кдоп, Ксф - коэффициенты, учитывающие дополнительную заработную плату и отчисления в социальные внебюджетные фонды.

Принимаем следующие значения: К оп = 0,1; Ксф.= 0,34.

Расходы на оплату труда архивариуса за год рассчитаем по формуле [3]:

ФЗП = 15,0*(1 +0,1)*(1+0,34)=15,0* 1,1 * 1,34 * 12 = 265,32 тыс. рублей

Кроме того потребуется и другие расходы для организации рабочего места архивариуса, включая приобретение оргтехники, мебели, канцелярских товаров и т.д.

Плановые расходы на содержание и организацию рабочего места архивариуса отражены в таблице 3.

Таблица 3

Общие затраты специалиста по кадровому и документационному обеспечению

Наименование статьи расходов Сумма расходов, тыс. руб

Расходы по заработной плате специалиста 265,32

Аренда помещения под архив 120,0

затраты на организацию рабочего места специалиста (стол, кресло, шкаф, полка, картотека) 82,0

Компьютер, МФУ 100,0

Канцелярские товары (офисная бумага, папки, файлы, скоросшиватели, предметы письменной принадлежности и пр.) 50,0

Коммунальные расходы 12,0

Общая сумма расходов 629,32

Таким образом экономический эффект от внедрения СЭД составит:

Экономический эффект = Затраты на содержание архивариуса - Затраты на внедрение = 629,32-133,0=496,32 тыс. рублей.

Экономический эффект от внедрения СЭД составит 496,32 тыс. рублей в год.

Внедрение инструкции по делопроизводству ИП приведет к следующим результатам:

- уменьшится объем бумаги и времени на согласование;

- уменьшится временной промежуток прохождения документов (регистрация, рассмотрение, визирование, согласование и исполнение);

- повысится качество выполняемых работ и положительный имидж предприятия.

Таким образом, после внедрения инструкции по делопроизводству менеджер по управлению персоналом сможет сэкономить 52 минуты рабочего времени, необходимого на издание одного документа.

Выводы. Для небольшого индивидуального предприятия инструментарий управления персоналом намного меньше, чем на предприятиях большого бизнеса. Но, тем не менее, для устойчивости малых предприятий необходима система управления персоналом, основанная на научных методах. В виду вышеизложенного, было предложено выполнить ряд следующих мероприятий:

- внедрить кадровый аудит;

- директору ИП сформировать кадровый резерв;

- с учетом изменений в Трудовом кодексе РФ (ТК РФ) [8] разрабатывать локальные акты: должностные инструкции и т.д.;

- использовать электронный документооборот.

Таким образом, внедрение электронного документооборота, доступного и понятного для каждого сотрудника, формирование кадрового резерва, обучение специалиста по кадровому и документационному обеспечению, ставящего перед собой цели не только поддержания количественного состава организации, но и социально-психологического климата, позволит достигать положительные результаты по основным видам деятельности.

Список литературы:

[1] Абуладзе Д.Г. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2020. - 300 с.

[2] Афлетунова Г.Э. Система управление персоналом // Инфраструктурные отрасли экономики: проблемы и перспективы развития. - 2018. № 8. - С. 93-97.

[3] Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения). - М.: КноРус, 2020. - 216 с.

[4] Бялт В.С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника. - М.: Юрайт, 2020. - 104 с.

[5] Булат Р.Е. Документационное обеспечение управления персоналом: Учебное пособие. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 234 с.

[6] Кондрачук О.Е. Оценка эффективности системы управления персоналом предприятия Электронный ресурс// Вестник Алтайской академии экономики и права. 2019. № 1-2. - С. 55-58.- URL: https://vaael.ru/ru/article/view?id=264 (дата обращения: 12.08.2022).

[7] Кондрачук О.Е., Пикалин Ю.А. Факторы, влияющие на эффективность труда персонала // Конкурентоспособность в глобальном мире: экономика, наука, технологии. 2017. № 12. Ч. 12. - С. 14591460.

[8] Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 07.10.2022) Электронный ресурс. - URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 12.08.2022).

[9] Туренко Т.А., Туренко Б.Г. Методические аспекты оценки управленческого потенциала руководителей и специалистов // Экономика и предпринимательство. 2018. № 6 (95). - С. 818-822.

[10] Управление персоналом: учебник и практикум для вузов / А. А. Литвинюк [и др.]; под редакцией А. А. Литвинюка. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательство Юрайт, 2022. - 461 с.

[11] Шуплецов А.Ф., Харитонова П.В. Формирование эффективной кадровой политики в компании малого бизнеса // Евроазиатское сотрудничество: мат-лы международной научно-практической конференции. - Иркутск, 2017. - С. 343-349.

Spisok literatury:

[1]Abuladze D.G. Dokumentacionnoeobespechenie upravleniya. Dokumentooborotideloproizvodstvo. - M.: YUrajt, 2020. - 300 s.

[2] Afletunova G.E. Sistema upravlenie personalom // Infrastrukturnye otrasli ekonomiki: problemy i perspektivy razvitiya. - 2018. № 8. - S. 93-97.

[3] Basakov M.I. Dokumentacionnoe obespechenie upravleniya (s osnovami arhivovedeniya). - M.: KnoRus, 2020. - 216 s.

[4] Вуа^ Dokumentacionnoe obespechenie upravleniya. YUridicheskaya tekhnika. - М.: Yurajt, 2020. - 104 s.

[5] Bulat И.Е. Dokumentacionnoe obespechenie upravleniya ре^опа1от: Uchebnoe posobie. - М.: NIC INFRA-M, 2015. - 234 s.

[6] Kondrachuk О.Е. Осепка effektivnosti sistemy upravleniya ре^опа1от р^рпуа^уа Е1екЛюппу' еигэ] // Vestnik Altajskoj akademii ekonomiki / р^а. 2019. № 1-2. - Б. 55-58. - URL: https://vaael.ru/ru/ article/view?id=264 (data obrashcheniya: 12.08.2022).

[7] Kondrachuk О.Е., Р/ка1/п Yu.A. Faktory, vliyayushchie па effektivnost' truda ре^опа1а // Копки^^оэроэоЬпоэ^ V д1оЬаГпот т'/ре: екопот/ка, паика, tekhnologii. 2017. № 12. СН. 12. - Б. 14591460.

[8] Trudovoj ^екэ яоэээо]Federacii: Federal'nyjzakon ot 30.12.2001 № 197^ (^. ot 07.10.2022) [Е1еМюппу' ^эи^]. - URL: http://www.consultantru/document/cons_doc_LAW_34683/(data obrashcheniya: 12.08.2022).

[9] Ти^пко Т.А., Ти^пко ВMetodicheskie аэреМу осепк/ upravlencheskogo potenciala rukovoditelej / эрес/аНэО// Екопот/ка / predprinimatel'stvo. 2018. № 6 (95). - Б. 818-822.

[10] ир^еп/е ре^опа1от: и^еЬп/к / р^М/кит dlya vuzov / А. А. ЫМпуик [/ dr.]; pod ^акс/е]' А. А. ЫЫпуика. - 3-е izd., реттЬ. / dop. - М.: Izdatel'stvo YUrajt, 2022. - 461 э.

[11] ShuplecovА.Е, Haritonova Р. V. Formirovanie effektivnoj kadrovoj ро1Шк./V котрапИ та1одо biznesa // Evroaziatskoe sotrudnichestvo: та^1у mezhdunarodnoj nauchno-prakticheskoj ко^етпсИ. - ^Шэк, 2017. - Б. 343-349.