CC BY
313
УДК 651.4.9
Нестерович Марианна Ивановна
главный специалист, Государственный комитет по ценовой политике Республики Саха (Якутия) [email protected]
Ковлеков Иван Иванович
доктор технических наук, профессор, Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова [email protected]
Marianna I. Nesterovich
Chief Specialist,
State Committee on Price Policy of the Republic of Sakha (Yakutia) [email protected]
Ivan I. Kovlekov
Doctor of Technical Sciences, Professor,
North-Eastern Federal University named after M.K. Ammosov [email protected]
Анализ состояния кадрового делопроизводства в государственном учреждении
Analysis of the state
of personnel records
management
in a public institution
Аннотация. Статья посвящена вопросам организации кадрового делопроизводства в государственном учреждении на примере Государственного комитета по ценовой политике Республики Саха (Якутия). В статье приведены результаты анализа кадрового делопроизводства в учреждении, позволяющие выявить основные тенденции состояния работы с кадровой документацией. Сделан вывод о том, что задача дальнейшего повышения эффективности деятельности государственного учреждения и повышения качества работы по кадровому делопроизводству и управлению персоналом на более высокий уровень может быть решена только при условии внедрения системы электронного документооборота.
Ключевые слова: управление персоналом, кадровое делопроизводство, кадровый документооборот, государственная служба.
Annotation. The article is devoted to the organization of staff records management in a public institution on the base of experience in the State Committee on Price Policy of the Republic of Sakha (Yakutia). The article presents the results of analysis of staff records management, allowing to identify the main trends in the state of work on personnel records management. It was concluded, that the task of further improving the efficiency of the government agency and raising work on personnel records management and staff management to a higher level could be solved only if the electronic document management system is implemented.
Keywords: HR management, staff records management, personnel document flow, state civil service.
Актуальность проблемы. Эффективность управления кадрами в современных условиях в значительной степени зависит от уровня корпоративной культуры в коллективе [6]. Организация работы с кадрами определена нормами Трудового кодекса, в соответствие с которыми строится система кадрового делопроизводства любого предприятия или учреждения. Качество и культура работы трудового коллектива во многом определяются слаженностью и четкостью организации и устройства кадрового делопроизводства [7]. Поэтому совершенствование методов работы с документами, налаженность документооборота, а также грамотное оформление
деловой документации являются залогом своевременного получения руководителями и служащими достоверной рабочей информации, способствуют оперативности осуществления функций коллектива. В конечном итоге, таким путем достигается принятие верных управленческих решений и повышение эффективности действий коллектива в целом [5]. Особое внимание к качеству составляемых документов требует система кадрового делопроизводства, что объясняется непосредственной зависимостью успешной деятельности любого трудового коллектива от степени организации и регулирования кадровой работы [3]. В деле повышения эффективности
работы с кадрами особую актуальность получают анализ и оценка состояния кадрового делопроизводства в учреждении.
Совокупность процессов составления и оформления кадровой документации государственного учреждения строится и регламентируется соответствующими законодательными актами и нормативными документами. Широкий круг документов по личному составу и деловых бумаг самой кадровой службы представляет, в целом, комплекс кадровой документации [2]. В ее состав включаются персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические сведения, руководящие и распорядительные документы. Кадровое делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую разнообразные аспекты документирования и организации работы с документами, касающиеся работы с личным составом учреждения или предприятия. Перечень делопроизводства состоит из документов, регулирующих вопросы принятия, перевода, освобождения, учета работников и другие составляющие процедуры повседневной работы с персоналом.
Самостоятельную группу учреждений представляют собой органы государственной власти и управления, которые обособленны по признаку своей профессиональной деятельности и обладают довольно четко определенными целями и задачами. Особая значимость деятельности государственных органов, их важная роль в жизни общества определяет и специфику кадрового делопроизводства в структуре государственных учреждений [4]. Деятельность кадровой службы в государственном органе, составляющем неотъемлемую часть такого важного и крайне ответственного направления в жизни общества, направлена на организацию работы с документами, обеспечивающими трудовые правоотношения персонала и руководства внутри самих властных и исполнительных органов [1].
Результаты исследования. Рассмотрим состояние кадрового делопроизводства в учреждении государственной гражданской службы, на примере Государственного комитета по ценовой политике Республики Саха (Якутия) (далее -Госкомцен). Госкомцен является органом исполнительной власти, нацеленным на проведение государственной политики в области регулирования цен и тарифов, осуществление контроля за соблюдением порядка в ценообразовании на территории своей юрисдикции. Деятельность комитета определена Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации и Главы Республики Саха (Якутия), постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами и нормативными актами Республики Саха (Якутия).
Учредительные и организационные документы регламентируют структуру, цели и задачи Госкомцен, организацию работы, а также права и обязанности руководителей и отдельных сотрудников. К основным организационным доку-
ментам кадровой работы комитета относятся: Положение о Государственном комитете по ценовой политике, утвержденное Постановлением Правительства; Положения о структурных подразделениях Госкомитета, организационной структуре и штатном расписании; Коллективный договор и должностные регламенты работников.
Госкомцен осуществляет свою деятельность согласно организационным и распорядительным документам, к которым относятся, прежде всего, приказы, распоряжения и поручения по основным направлениям деятельности Госкомцен. В них всесторонне определены наиболее важные аспекты работы с кадрами. Документы по личному составу отражают механизм принятия конкретных управленческих решений, регулирующих процессы движения кадров, их учета и оценки, аттестации и переподготовки, повышения квалификации и другие процедуры, касающиеся трудовой деятельности государственных служащих. Весь массив кадровой документации формируется согласно утвержденной номенклатуре дел государственного учреждения. Формирование и комплектование документов в дела осуществляется по тематическому признаку, их содержание и хранение осуществляется в соответствии с установленными номенклатурой дел сроками хранения. Приказы по личному составу составляются в дела и комплектуются в зависимости от категории и признаков служебной документации.
Важным аспектом деятельности кадровой службы является работа с личными документами государственных служащих и регистрационно-оформительской документацией кадрового документооборота. Ответственность и аккуратность ведения кадрового делопроизводства, соблюдение правил хранения и обработки персональных данных является ключевым условием качественного исполнения своих обязанностей кадровой службой учреждения. На кадровую службу возложена работа, требующая добросовестного соблюдения всех процедур оформления документов, касающихся карьеры и служебного продвижения государственных служащих, которые будут сопровождать его деятельность на протяжении всего его трудового стажа. В рамках выполнения своих прямых функций по ведению делопроизводства кадровый работник осуществляет процедуру приема на работу сотрудников. При этом он обязан проверить предоставленные соискателем на должность документы, четко оформить заключение с ним служебного контракта, оформить приказ, вести записи в трудовой книжке. На кадрового работника возлагается также обязанность по ведению личных дел, учету и составлению табеля рабочего времени, ведению воинского учета персонала, по составлению графика отпусков сотрудников и осуществлению контроля за его исполнением, по подготовке приказов по личному составу персонала.
В современных условиях традиционная ручная система работы с документами в государственных учреждениях целенаправленно заменяется наиболее рациональными методами ведения
делопроизводства с помощью персонального компьютера. В основе современных методов работы лежат информационно-коммуникационные технологии системы документооборота. Вместе с тем, на сегодняшний день уровень внедрения современных информационно-коммуникационных технологий и специализированного программного обеспечения Госкомцен еще не в полной мере отвечает требованиям современного цифрового документооборота. Задача совершенствования эффективности кадрового делопроизводства требует, в первую очередь, внедрения более совершенных программных продуктов по учету кадров и расчету заработной платы. Использование высокотехнологичных программных продуктов может значительно расширить возможности кадровой службы государственных учреждений, позволит решать вопросы, связанные с учётом кадров, движением трудовых ресурсов, как по учреждению в целом, так и внутри его структурных подразделений. Помимо этого, более совершенный программный продукт может расширить возможности обеспечения необходимой и более полной информацией о количественном и качественном составе работников, значительно повысит качество учёта. В свою очередь, это создаст условия для формирования наиболее оптимальной базы планирования и организации работы с кадрами, включающей в себя такие их стороны, как: определение потребности в кадрах, потребности в подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров, планирование карьеры государственных служащих и многие другие аспекты.
Процесс деятельности любого государственного учреждения, в силу независимых объективных причин и обстоятельств, сопровождается неизбежным изменением состава работающих в коллективе. Анализ движения численного состава коллектива позволяет выявить основные тенденции состояния работы с кадрами, позитивные и отрицательные факторы развития внутри трудового коллектива. Регулирование этого процесса требует определения коэффициента стабильности кадров, в силу того, что стабильность кадрового состава государственного учреждения создает благоприятные условия для роста производительности и эффективности труда. Данный показатель демонстрирует динамику удельного веса постоянного контингента сотрудников, работающих в течение всего года. По состоянию на 1 января 2019 г. утвержденная штатная численность сотрудников Госкомцен составляла 36 единиц. Качественный состав численности
Состав служащих по
служащих Госкомцен по группе должностей приведен в таблице 1.
Проведенный анализ движения численного состава персонала в Госкомитете за 2017-2018 гг. (табл. 2), отражает реальное состояние кадровой работы учреждения в современных условиях. Оценка результатов анализа полученных данных установила, что за рассматриваемый период произошло некоторое увеличение показателя коэффициента оборота по выбытию - с величины 0,33 до 0,47. Кроме этого, произошло и увеличение показателя коэффициента оборота по приему - с величины 0,23 до 0,28. Значение коэффициента постоянного состава уменьшилось - с величины 0,80 до 0,78. Вместе с тем, в исследуемый период наблюдался также и значительный рост, и без того высокого показателя, коэффициента текучести кадров. Так, в 2017 г. произошел заметный рост данного показателя -с величины 32,5 % до 47,2 % в 2018 г. При этом, согласно существующим на сегодняшний момент нормам, норма текучести кадров для небольших организаций должна составлять менее 12 %. Полученные данные могут иметь различные объяснения, одним из которых, например, может служить факт неблагоприятного климата в коллективе, который, как следствие, может приводить к высокой текучести кадров. Вместе с тем, согласно полученным данным, показатель коэффициента стабильности численного состава коллектива, в целом, весьма высок. Одновременно с этим наблюдается заметная тенденция к его снижению. Так, в 2018 г., по сравнению с
2017 г., показатель коэффициента снизился на 2,2 %.
Результаты сравнительного анализа показателей объема кадрового документооборота в Госкомцен за 2017-2018 гг. представлены в таблице 3. Итоговые годовые показатели объема кадрового документооборота свидетельст-вуюто том, что в 2018 г. наблюдался резкий рост разных видов работ кадрового делопроизводства, который привел к увеличению объема доку-ментообработки на 25,2 %. По таким позициям, как: «количество приказов по личному составу» в
2018 г. произошло увеличение, по сравнению с предыдущим годом, на 37,4%; «количество приказов на отпуск» - увеличилось на 15,0 %, а «количество приказов по командировкам» увеличилось на 15,5 %. Объяснение таким изменениям лежит в увеличении количества принимаемых и увольняемых работников в 2018 г. В целом, за последний год в учреждении происходило постепенное увеличение объема кадрового делопроизводства, составив в итоге - 25,2 %.
Таблица 1
должностей Госкомцен
№ Должностные ставки Количество единиц
1 Государственная должность 1
2 Государственная гражданская должность 35
2.1 Высшая 1
2.2 Главная 2
2.3 Ведущая 7
2.4 Старшая 25
Итого: 36
Таблица 2
Анализ движения численного состава.
№ Показатели Годы
2017 2018
1 Среднесписочная численность работников, чел. 40 36
2 Количество уволенных, чел. 13 17
3 Количество принятых, чел. 9 10
4 Число работников, проработавших весь год, чел. 32 28
5 Коэффициент оборота по выбытию, у.е. 0,33 0,47
6 Коэффициент оборота по приему, у.е. 0,23 0,28
7 Коэффициент замещения кадров, у.е. -0,10 -0,19
8 Коэффициент стабильности состава, % 80,0 77,8
9 Коэффициент текучести состава, % 32,5 47,2
Таблица 3
Сравнительный анализ показателей объема кадрового документооборота
№ Наименование документов Количество документов Годовой рост
2017 г. 2018 г. объема, %
1 Приказы по личному составу 174 239 37,4
2 Приказы по отпускам 127 146 15,0
3 Приказы по командировкам 58 67 15,5
4 Личная карточка № Т-2гс 9 10 11,1
5 Служебный контракт 9 10 11,1
6 Табель учета рабочего времени 12 12 0,0
7 График отпусков 1 1 0,0
8 Справки с места работы 7 12 71,4
Итого: 397 497 25,2
Выводы и рекомендации. В целом, изучение и анализ современного состояния кадрового делопроизводства в Государственном комитете по ценообразованию позволили выявить как ряд положительных достижений, так и некоторые отставания кадровой службы в применении современной цифровой техники и методов управления персоналом. Уровень внедрения современных информационно-коммуникационных технологий и специализированного программного обеспечения не в полной мере отвечает требованиям современного цифрового документооборота. Вследствие отсутствия новой техники и использования устаревшего программного обеспечения большинство кадровых документов в учреждении продолжает формироваться в ручном режиме. Ежегодный рост объема документооборота и повышение требований к качеству работы делопроизводства по управлению пер-
Литература:
1. Борискин В.В. Государственное управление, государственная служба и их документационное обеспечение : учеб. пособие / В.В. Борискин, Н.М. Поликарпова, С.Г. Тихомиров. М. : Изд-во Проспект, 2006. 356 с.
2. Демушина О.Н. Кадровое делопроизводство : учебное пособие. Волгоград : Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014. 127 с.
3. Ефимова Н.М. Кадровое делопроизводство как инструмент управления персоналом: ошибки применения / Н.М. Ефимова, В.С. Веретенникова // «Современный стиль управления» сб. трудов.
соналом ставят перед коллективом задачу внедрения в работу кадровой службы более совершенного программного продукта для работы с кадровой документацией. Задача дальнейшего повышения эффективности деятельности государственного учреждения и поднятие работы по кадровому делопроизводству и управлению персоналом на более качественный уровень может быть решена только при условии внедрения системы электронного документооборота с оперативно обновляемым пакетом законодательно-нормативной базы. Использование современных программных средств позволит не только существенно снизить трудозатраты документооборота за счёт автоматизации рутинных ручных операций, но и реализовать принципиально новые возможности управления документооборотом в государственном учреждении.
Literature:
1. Boriskin V.V. Public administration, civil service and their documentation support : manual / V.V. Boriskin, N.M. Polikarpova, S.G. Tihomirov. M. : Izd-vo Prospekt, 2006. 356 p.
2. Demushina O.N. Personnel records management : manual. Volgograd : Izd-vo Volgog-radskogo filiala FGBOU VPO RANHiGS, 2014. 127 p.
3. Efimova N.M. Personnel records management as a tool for personnel management: application errors / N.M. Efimova, V.S. Veretennikova // «Sovremennyj stil' upravleniya» sb. trudov. konf.
конф. Чебоксары, 28 октября 2016 г. Изд.-во: Чувашский государственный педагогический университет им. И.Я. Яковлева, 2016. С. 387390.
Cheboksary, 28 oktyabrya 2016. Izd.-vo: Chuvash State Pedagogical University after I.Y. Yakovlev, 2016. P. 387-390.
4. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления : учеб. пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Ко-бук, Ю.М. Аксенов. М. : ИНФРА-М, 2004. 256 с.
5. Мантурова Н.С. Кадровое делопроизводство : учеб. пособие для студентов. Челябинск : Челяб. Гос. Академия культуры и искусств, 2013. 100 с.
6. Маслов В.И. Стратегическое управление персоналом в условиях глобализации: учебное пособие. Московский государственный университет имени М.В. Ломоносова, Факультет глобальных процессов. Москва; Берлин : Директ-Медиа, 2017. 156 с.
7. Трудовой кодекс Российской Федерации. Текст с изменениями и дополнениями на 01 марта 2019 года. М. : АСТ, 2019. 274 с.
4. Kirsanovs M.V. Record keeping in governmental and local government bodies : manual / M.V Kirsa-nova, S.P Kobuk, Y.M. Aksenov. M. : INFRA-M, 2004. 256 p.
5. Manturova N.S. Personnel records management : manual for students. Chelyabinsk : Chelyab. Gos. Akademiya kul'tury i iskusstv, 2013. 100 p.
6. Maslov V.I. Strategic Human Resource Management: Teaching Materials. Moscow State University named after M.V. Lomonosov, Faculty of global processes. M.; Berlin : Direkt-Media, 20l7. 156 p.
7. Labor Code of the Russian Federation. Text with changes and additions to March 01, 2019 M. : AST, 2019. 274 p.
