CC BY
112
УДК 331.08
Захарова Татьяна Николаевна
Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова Zakharova-95@mail.ru
Tatyana N. Zakharova
North-Eastern Federal University named after M.K. Ammosov Zakharova-95@mail.ru
Борисова Ульяна Семеновна
доктор социологических наук, профессор, -
университет имени М.К. Аммосова ulsem2012@mail.ru
Совершенствование кадрового
делопроизводства в медицинских учреждениях
Аннотация. В настоящее время работа с бумажными документами занимает огромное время, и поэтому появляется необходимость в использовании системы электронного документооборота. В статье представлен анализ кадрового делопроизводства в одном из районных медицинских учреждений Республики Саха (Якутия). Предложено внедрение автоматизированной системы «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8» с целью повышения производительности труда работников кадрового отдела.
Ключевые слова: кадровое делопроизводство, система электронного документооборота, производительность труда персонала.
Ulyana S. Borisova
Doctor of Social Sciences, professor North-Eastern Federal University named after M.K. Ammosov ulsem2012@mail.ru
Perfection of
personnel record keeping in medical institutions
Annotation. Currently work with paper documents takes a long time, and therefore there is a need to use an electronic document management system. The article presents the analysis of personnel records management in one of the regional medical institutions of the Republic of Sakha (Yakutia). The introduction of the automated system «1C: Salary and staff of the state institution 8» is proposed with the aim of increasing the labor productivity of personnel in the personnel department.
Keywords: personnel record keeping, system of electronic document circulation, labor productivity of personnel.
В деятельности кадровой службы государственного учреждения значительный объем занимает кадровое делопроизводство. Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. В связи с существенным увеличением объема управленческих отношений сформировалась необходимость изменения делопроизводственных принципов. Все чаще делопроизводственные функции в системе управления кадрами автоматизируются с внедрением информационных технологий, так как сегодня скорость передачи информации,
защита ее от искажения и несанкционированного ,
. -
ния структуры документационных отношений -компьютер больше не «печатная машина», а средство создания документа, передачи в пространстве, хранения и даже подписания. Развитие информационных технологий позволило во , -
лопроизводстве, заменить бумажный документооборот электронным.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив [1]. Электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.
Система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание документов в электронном
виде и электронных копий документов, управле-, , -
гистрацию документов [3]. То есть система электронного документооборота - это компьютерная программа (программное обеспечение, система),
которая позволяет организовать работу с элек-,
.
документооборота называют EDMS (Electronic Document Management Systems) - система управления электронными документами [5].
Наиболее востребованные функции системы
электронного документооборота - хранение и , ,
маршрутизация и контроль исполнения документов, составление аналитических отчетов, обеспечение информационной безопасности, включая аутентификацию пользователей, поддержку электронной цифровой подписи, шифрование документов и писем, аудит работы в системе, сканирование и полное распознавание информации. Некоторые системы электронного документооборота имеют специфические функции, позволяющие расширять возможности использования путем интеграции с другими системами.
В одной из центральных районных больниц Республики Саха (Якутия) отдел делопроизводства или отдел документационного обеспечения управления как самостоятельный отдел не су.
начальник отдела кадров и специалисты по кад-.
проблемы. В ходе наблюдения выяснилось, что в отделе кадров больницы ведется смешанный документооборот: некоторые документы создаются и обрабатываются в электронном виде, а некоторые документы могут создаваться, проводиться и рассылаться в бумажном виде. Вообще, компьютеры используются как печатная машинка. Главной проблемой является отсутствие системы электронного документооборота. Весь персонал в больнице составляет 634 человек. И управлять, и составлять вручную документы более 600 человек очень трудно и занимает огром-. :
и электронных, и бумажных, кадровики тратят очень много времени. Некоторые документы даже теряются.
По результатам исследования, которое мы провели среди специалистов отдела кадров, выяснилось следующее:
• система электронного документооборота отсутствует;
• компьютеры соединены единой локальной
;
• Работники пользуются защищенной почтовой системой VipNet и файлообменником NetSpeaker Phone;
• документооборот в больнице больше бумажный, чем электронный;
• скорость нахождения бумажного документа
;
• Положение об отделе кадров отсутствует;
• Положение о документообороте отсутствует.
Работники отдела кадров оценили по 5-б^льной шкале преимущества использования системы электронного документооборота и препятствия внедрения системы электронного документооборота в больнице.
Оцените по 5-балльной шкале преимущества использования системы электронного документооборота
0%
Экономия времени сотрудников Экономия трудозатрат сотрудников Экономия средств организации Повышение производительности труда.
Повышение эффективности работы. Возможность организовать совместную.
Экономия места в офисе Сокращение времени на согласование.
20%
40%
60%
80%
100% 120%
Рисунок 1 - Преимущества использования системы электронного документооборота
Преимущества использования системы электронного документооборота оценили следующим образом: экономия времени сотрудников -100 %, экономия трудозатрат сотрудников -60 %, экономия средств организации - 20 %, повышение производительности труда сотрудников - 68 %, повышение эффективности работы сотрудников - 68 %, возможность организовать
- 36 %, -- 20 %, -- 28 %.
образом, главными преимуществами использования системы электронного документооборота - , -
вышение производительности труда и эффек-.
Таблица 2
Трудоемкость выполнения ключевых операций
№ Препятствия внедрения системы электронного документооборота Оценка работников отдела кадров
1 Высокая стоимость системы электронного документооборота 48 %
2 Сжатый срок и трудоемкий переход на систему электронного документооборота 96 %
3 Недостаточная информированность о системах электронного документооборота 40 %
4 Сложность в использовании системы электронного документооборота 48 %
5 Нежелание обучаться эксплуатированию системы электронного документооборота 20 %
Препятствия внедрения системы электронного документооборота в больнице оценили следующим образом: высокая стоимость системы электронного документооборота - 48 %, сжатый срок и трудоемкий переход на систему электронного документооборота - 96 %, недостаточная информированность о системах электронного доку- 40 %,
- 48 %,
нежелание обучаться эксплуатированию системы электронного документооборота - 20 %. Та, ,
что главным препятствием внедрения системы электронного документооборота в их организации является сжатый срок и трудоемкий переход на систему электронного документооборота.
По результатам исследования мы рекомендуем внедрить в отдел кадров медицинского учреждения систему электронного документооборота «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8». Эта программа обеспечивает ведение взаиморасчетов с работниками, а также учет затрат на оплату труда в составе расходов .
- ,
,
подготовки документов на выплату зарплаты и формирования регламентированной и аналитической отчетности и поддерживает особенности учета и расчета в различных государственных .
:
• Оплата труда в соответствии с профессиональных квалификационных групп (ПКГ) / профессиональных квалификационных уровней (ПКУ).
• Тарификационная отчетность учреждений
.
• Возможность выгрузки данных в федеральный регистр медицинских работников.
• Учет доступа к наркотическим средствам.
• Автоматизация процесса проведения аттестаций, подтверждающих квалификацию.
Внедрение автоматизированной системы «1С: Зарплата и кадры государственного учреждения 8» -ников отдела кадров.
Производительность труда - это обобщающий показатель эффективности работы предприятия. Основная цель анализа производительности труда - выявление резервов ее роста. [2, С.259] Производительность труда - показатель, характеризующий результативность труда.
Сравнение трудоемкости выполнения ключевых
2. -
ватель при экономии I - вида с применением программы экономит ДТ], часов, то повышение производительности труда Р] (в %) определяется по формуле 1[4, С.205-208]:
Pi = (ATj / Fj - ATj) x 100
(1),
где Р] - время, которое планировалось пользователем для выполнения работы ] - вида до
, ДТ] - ,
пользователь будет тратить для выполнения ] - .
2
Трудоемкость выполнения ключевых операций
№ п/п Вид работ До автоматизации, мин Fj После автоматизации, мин ДТ] Повышение производительности труда Pi (в %)
1 Регистрация документов 3 мин 1 мин 50 %
2 Тиражирование документов 5 мин 1 мин 25 %
3 Поиск документов от 7 мин 2 мин max 40 %
4 Доставка до исполнителя от 10 мин до 2 дней 2 мин max 20 %
5 Подготовка отчета от 30 мин 10 мин max 50 %
6 Согласование документов от 4 часов 30 мин max 14 %
Итого: 199 %
Автоматизация документооборота в одной из
центральных районных больниц Республики Са-( ) -
ждения и повысить производительность труда . -
ситься на 199 %: регистрация документов -50 %, - 25 %,
- 40 %, -
- 20 %, - 50 %,
согласование документов - на 14 %.
Таким образом, эффективная работа с информационной технологией залог успешной деятельности любой организации. В настоящее
Литература:
1. Балибардина Г.И. Документоведение и доку-ментационное обеспечение управления: учебно-методическое пособие [Элеетронный ресурс] // URL: http:// window.edu.ru/ catalog/ pdf2txt/731/ 25731/ 8626?p_page=5 (дата обращения 25.03.2018).
2. . . : / . . , . . . . : -
фа-Пресс, 2010. 560 с.
3. Приказ ФАНО России от 26.06.2017 N 372 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Федерального агентства научных организаций» [Элеетронный ресурс] // URL: http://www.consultant.ru/ URL: document/cons_doc_LAW_222468/f55b866f65bc43 dd851be0a7dd30e0c0ae054cbc/ (дата обращения 25.03.2018).
4. . . -та автоматизациями деятельности предприятия / Л.А. Тотолян, A.C. Кузьминых, ГС. Орехов // Новая наука: от идеи к результату. 2016. № 4-1. С. 205-208.
5. Что такое электронный документ, СЭД ECM // Журнал о системах электронного документооборота (СЭД) [Элеетронный Режим доступа https://ecm-journal.ru/mustknow (дата обращения 30.03.2018).
время уже невозможно представить себе развитие любой организации без участия информационных технологий.
Literature:
1. Balibardina G.I. Dokumentovedenie and documentation support of management: educational and methodological manual [Electronic resource] // Access mode URL: http://window.edu.ru/catalog/ pdf2txt/ 731/25731/8626?p_page=5 (circulation date 25.Q3.2Q18)
2. Odegov Yu.G. Audit and controlling of personnel : Textbook / Yu.G. Odegov, TV. Nikonova. Moscow : Alfa-Press, 2Q1Q. 56Q p.
3. Order of the FAO of Russia of 26.Q6.2Q17 N 372 «On approval of the Instruction on record keeping in the central office of the Federal Agency of Scientific Organizations» [Electronic resource] // URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_ 222468/f55b866f65bc43dd851beQa7dd3QeQcQaeQ5 4cbc/ (circulation date 25.Q3.2Q18).
4. Totolyan L.A. Calculation of the economic effect of the automation of enterprise activity / L.A. Totolyan, A.S. Kuzminyh, G.S. Orekhov // New science: from idea to result. 2016. № 4-1. P. 205-208.
5. What is an electronic document, SED, ECM // Journal of electronic document management (EDS) [Electronic resource] // Access mode https://ecm-journal.ru/mustknow/ (circulation date 30.03.2018).
