CC BY
147
УДК 3.07
ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО УЧЕТА
К. А. Шехтель, Т. В. Шендель
Красноярский институт железнодорожного транспорта Российская Федерация, 664074, г. Красноярск, ул. Ладо Кецховели, 89
E-mail: ksen4277@mail.ru
Представлено смысловое содержание понятия «кадровый учет», рассмотрен перечь обязательных кадровых документов. Проведен аудит кадрового учета в Администрации Гаревско-го сельсовета Емельяновского района. В результате предложены рекомендации по его организации, направленные на оптимизацию работы специалиста по управлению персоналом и сокращения вероятности допущения кадровых ошибок.
Ключевые слова: документ, кадровый учет, аудит кадрового учета.
ORGANIZATION OF PERSONNEL RECORDS К. А. Shekhtel, T. V. Shendel
Krasnoyarsk Institute of railway transport 89, Lado Ketskhoveli St., Krasnoyarsk, 664074, Russian Federation E-mail: ksen4277@mail.ru
The article presents the semantic content of the notion "personnel records" mentioned in the list of mandatory HR documents. Conducted audit of personnel records in the Administration of the village Council Gaevskogo Emelyanovsky district. Consequently, the proposed recommendations of his organization aimed at optimizing the work of management staff and reduce the likelihood of making human errors.
Keywords: document, personnel records, audit personnel records.
Кадровый учет - это комплекс методов и процессов, связанных с учетом штатных и внештатных сотрудников предприятия, документооборотом по их трудовой деятельности. Этот механизм обязательно присутствует на любом предприятии, независимо от организационно-правовой формы и штатной численности, в том числе и на муниципальном предприятии. Это позволяет грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом [1].
Основой кадрового учета является документ. С его помощью фиксируется на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Особо отметим, что в настоящее время единого перечня документов, которые должны быть на каждом предприятии, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли функционирует предприятие, необходимо составить перечень обязательных для него документов.
Итак, к обязательным документам относятся:
- трудовые договоры;
- график отпусков;
- штатное расписание;
- трудовые книжки;
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
Актуальные проблемы авиации и космонавтики - 2017. Том 3
- табель учета рабочего времени;
- личные карточки работников;
- приказы по личному составу (о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении);
- личные дела сотрудников;
- локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка, инструкции по охране труда, положение о защите персональных данных работников, положение об оплате труда и премировании [2].
Если это требуется по условиям труда, на предприятиях могут вестись дополнительно следующие документы: коллективный договор, должностные инструкции, перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, график сменности, договор о коллективной материальной ответственности, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение об охране коммерческой тайны, положение об адаптации работников, положение о порядке прохождения испытательного срока, положение о проведении аттестации работников.
Кадровая документация на предприятии должна вестись в установленном Законом порядке, что в настоящее время является одной из главных проблем российских предприятий. В этой связи особую актуальность приобретает аудит кадрового учета, который был проведен по методике Ю. Г. Одегова в Администрации Гаревского сельского совета, Емельяновского района. Это предполагало последовательно-поэтапную реализацию следующих этапов: организационный, определение перечня подлежащих проверке документов, сверка документов, проверка кадровой документации, оформление отчетов по кадровому аудиту [3].
Далее представим в таблице 1 результаты аудиторской проверки в Администрации Гаревского сельсовета, Емельяновского района, Красноярского края.
Таблица 1
Результаты аудиторской проверки в Администрации Гаревского сельсовета, Емельяновского района, Красноярского края
Перечень необходимых документов Наличие \ отсутствие документа Примечание
Правила внутреннего трудового распорядка + Отсутствие подписей работников об ознакомлении с документом
Положение о защите персональных данных -
Положение об оплате труда +
График отпусков + Указаны только плановые отпуска
Штатное расписание + Отсутствие унифицированной формы документа
Штатная расстановка -
Табель учета рабочего времени + Отметки в табеле делаются не каждый месяц
Трудовой договор + Трудовой договор не полностью соответствует статье 57 ТК РФ
Трудовая книжка + В трудовых книжках не внесены записи о вознаграждениях
Личная карточка +
Приказ по личному составу +
Заявления работников + Не все заявления написаны вручную
Приказы по основной деятельности +
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них + Не опломбирована
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них + Не опломбирована
В результате разработаны рекомендации и мероприятия по организации кадрового учета в Администрации Гаревского сельсовета, Емельяновского района, Красноярского края, которые наглядно представлены в таблице 2.
Таблица 2
Рекомендации и мероприятия по организации кадрового учета в Администрации Гаревского сельсовета,
Емельяновского района, Красноярского края
№ п/п Рекомендации Мероприятия
1 Исправление ошибок и устранение недочетов в имеющейся документации предприятия - создать документы, недостающие в организации, но относящихся к обязательным;
- исправить ошибки по содержанию документов;
- создать альбом унифицированных форм;
- установить ПО «Консультант плюс».
2 Усиление контроля исполнительской дисциплины - в 2-недельный срок проанализировать состояние исполнительской дисциплины, организацию контроля исполнения поручений;
- еженедельно рассматривать на оперативных совещаниях состояние исполнения поручений Главы сельсовета и исключить случаи срыва установленных сроков их выполнения;
- повысить требовательность к исполнителям по обеспечению своевременной и качественной подготовки документов, уделив особое внимание документам, направляемым в вышестоящие органы;
- назначить работника, ответственного за обеспечение контроля исполнения поручений в кратчайшие сроки.
3 Автоматизация кадрового учета - мониторинг и выбор системы автоматизации деятельности предприятия;
- внедрение автоматизированной системы;
- обучение менеджера по персоналу работе с автоматизированной системой.
Важно отметить, что внедрение предложенных рекомендаций и мероприятий по организации кадрового учета в Администрации позволит усилить контроль правильности оформления и хранения документов, оптимизировать работу специалиста по управлению персоналом, формировать кадровые отчеты с минимальными затратами времени и труда, обеспечить быстрый поиск документов.
Библиографические ссылки
1 Гусятникова Д. Е. Кадровый учет с нуля. 2-е изд. [Электронный ресурс]: практическое пособие/ Д. Е. Гусятникова., М.: Дашков и К, Ай Пи Эр Медиа, 2012. - 217 с.
2 Захаркина О. И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база [Электронный ресурс] / О. И. Захаркина, Д. Е. Гусятникова, М. А. Шитова. -Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2009. - 237 с.
3 Пономарева Н. Г. Современные требования к кадровой службе [Электронный ресурс]/ Н. Г. Пономарева. - Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2010. - 221 с.
© Шехтель К. А., Шендель Т. В., 2017
