Системы внутреннего контроля в управлении полиграфическим предприятием Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

ВНУТРЕННИЙ КОНТРОЛЬ

СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ В УПРАВЛЕНИИ ПОЛИГРАФИЧЕСКИМ ПРЕДПРИЯТИЕМ

С. А. БЕСКОРОВАЙНАЯ, кандидат экономических наук

Организация эффективной работы систем текущего управленческого контроля и внутреннего аудита является важным шагом на пути становления качественной системы управления полиграфическим предприятием, поскольку низкий уровень внутрифирменного контроля дает повод недобросовестным сотрудникам для осуществления приписок, хищений, нерационального использования ресурсов. Однако чрезмерно жесткая централизованная система управления также дает неблагоприятные результаты, так как провоцирует работников добиваться выполнения поставленной задачи любой ценой, в том числе путем фальсификации информации, а также способствует возникновению стрессовых состояний у сотрудников, приводит к безразличию, отсутствию творческого подхода к делу.

Из истории экономики известно, что концепция контроля за деятельностью предприятия сформировалась к началу XX столетия в виде совокупности трех элементов: разделение полномочий, ротация персонала, использование и анализ учетных записей. Позже функции внутреннего контроля значительно расширились, преобразовавшись в организацию и координирование действий, направленных на обеспечение сохранности активов, проверку надежности учетной информации, повышение эффективности операций, следование предписанной политике и процедурам компании. Новые функции вывели понятие внутреннего контроля за рамки бухгалтерского учета. В настоящее время концепция внутреннего контроля

существенно преобразовалась, вобрав в себя сферу контроля за рисками.

Однако на практике акценты влияния управленческого контроля чаще всего смещаются в сторону проверки финансовой составляющей деятельности предприятия, тогда как материально-технической и социальной составляющим уделяется меньше внимания. По мнению автора, такое видение системы внутреннего управленческого контроля не в полной мере отвечает современным требованиям, хотя вполне приемлемо для небольших предприятий и организаций «семейного» бизнеса. Там же, где используется труд множества работников, в том числе мигрантов, необходим более высокий уровень организации контрольной функции управления. Поэтому формирование единой системы внутреннего контроля со своей иерархической структурой соподчинения исполнителей послужило бы дополнительной гарантией успешности компании. Конечно, речь не идет о создании громоздкой системы дополнительных отчетов, достаточно нескольких единых (по числу основных направлений внутреннего управленческого контроля) взаимосвязанных ведомостей, где были бы отражены все контрольные моменты (например, исполнение заказа № X), нормативы исполнения (например, срок с / /08 по / /08), фактическое состояние, причины отклонения, виновные в отклонении подразделения и конкретные лица.

На сегодняшний день многие программные продукты, используемые издательско-полиграфи-ческими комплексами, уже содержат встроенные

системы внутреннего контроля, поэтому руководство каждого предприятия должно решить, достаточно ли полной является имеющаяся система или же ее необходимо расширить и усовершенствовать.

При формулировании теоретического определения сущности внутреннего контроля, отвечающего современным требованиям, воспользуемся некоторыми предложениями А. В. Лобанова, недавно опубликованными в периодической печати относительно непроработанности определения налогового контроля.

Естественно, что внутренний контроль следует рассматривать системно, т. е. в нескольких аспектах — организационном, методическом, техническом и т. д. Всю деятельность, связанную с процессом контроля, также следует подразделять на сферу управленческого контроля и сферу внутреннего аудита. Сначала рассмотрим первую составляющую.

Итак, в организационном плане управленческий контроль — это специфическая деятельность руководства предприятия и уполномоченных сотрудников по обеспечению соблюдения бухгалтерского, налогового, гражданского и уголовного законодательства сотрудниками предприятия, а также выполнения ими установленных внутрифирменных норм, процедур и требований для упорядоченного и эффективного ведения хозяйственной деятельности.

Условно выделим восемь основных направлений внутреннего управленческого контроля, сознательно опуская ряд контрольных моментов, характерных не для всех предприятий.

1. Контроль за соблюдением бухгалтерского и налогового законодательства, т. е. контроль правильности отражения учетной информации и осуществления расчетов.

2. Контроль за надлежащим состоянием и своевременным обновлением материально-технической базы предприятия.

3. Контроль за взаимодействием с поставщиками материалов.

4. Контроль за своевременностью и качеством исполнения заказов.

5. Контроль за квалифицированностью, ответственностью, честностью и дисциплинированностью персонала.

6. Контроль задоходами и расходами.

7. Контроль над процессом сохранения и изменения ключевых знаний сотрудников.

8. Экологический контроль.

От эффективности работы по всем названным направлениям, несомненно, зависит успешность функционирования предприятия на рынке, ведь контроль повышает степень уверенности руководс-

тва в полноценном удовлетворении требований заказчика, что напрямую связано с финансовыми показателями компании.

Контроль за соблюдением бухгалтерского и налогового законодательства. Ошибки или же сознательная фальсификация данных работниками возможна на любой стадии, однако они наиболее вероятны на стадии сбора и регистрации информации. Возникновение некачественной первичной информации связано с отсутствием продуманной системы контроля на двух стадиях учетного процесса: сбора и регистрации данных и их первоначальной обработки. Основными причинами ошибок являются человеческий, организационный и технический факторы, т. е. ошибки чаще всего допускаются по неаккуратности сотрудника или его неквалифицированности, из-за недостаточной организованности документооборота, а также в связи со сложной или новой для сотрудника спецификой формирования и обработки информации в компьютерных программах.

Сознательная фальсификация первичной информации, как правило, связана с достижением одной или нескольких целей, в том числе:

• получение наличных денежных средств за выполнение неучтенного заказа;

• хищения имущества предприятия. Вследствие этого каждому предприятию необходимо разработать систему проверок бухгалтерской информации и внедрить разделение соответствующих обязанностей, что является важным фактором для предотвращения злоупотреблений и хищений, а также для выявления случайных ошибок, так как если один и тот же человек совершает хозяйственную операцию и сам отражает ее в учете или выполняет все учетные функции, начиная с составления первичных документов и заканчивая составлением баланса, возрастает вероятность того, что ошибка не будет обнаружена.

В целом же организация эффективной системы внутреннего управленческого контроля в области бухгалтерского учета предполагает следующие элементы:

• соблюдение необходимых формальных процедур при совершении хозяйственных операций, что определяется:

— четким определением прав и обязанностей каждого работника;

— неукоснительным выполнением предписанных процедур;

• физический контроль за активами, который осуществляется путем:

—обеспечения охраны имущества организации;

— плановых инвентаризаций имущества предприятия в соответствии с Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации и учетной политикой организации;

— обязательных инвентаризаций имущества в установленных Положением о ведении бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации случаях;

• физический контроль за документацией, который предполагает:

— создание графика документооборота организации;

— последовательную нумерацию первичных документов каждого вида в течение отчетного периода (это нужно также для обеспечения поиска документов при необходимости и выявления отсутствующих документов);

— гашение первичных и оправдательных документов в установленных случаях (это необходимо во избежание повторного их использования);

— брошюрование документов в папки по окончании отчетного периода;

— организацию архива;

— сдачу папок документов в архив по истечении сроков оперативного хранения документов в бухгалтерии предприятия, установленных графиком документооборота организации;

• своевременное составление первичных документов. В соответствии с предъявляемыми требованиями первичные документы в организации должны:

— оформляться в момент совершения хозяйственных операций или сразу после их окончания, так как при большом интервале времени между совершением операции и ее учетом возрастает вероятность ошибочных записей в первичном документе. Кроме того, операция вообще может остаться не отраженной в учете;

— содержать обязательные реквизиты, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете»;

— соответствовать типовым унифицированным формам, если таковые установлены;

— соответствовать формам документов, описанным в учетной политике организации (в случае, когда формы документов установлены учетной политикой организации);

— кроме того, бухгалтерские справки, содержащие обоснование исправлений в случаях, когда в бухгалтерский учет вносятся исправления, специальные расчеты, должны быть изложены просто и ясно во избежание двусмысленного толкования;

• организация системы внутреннего аудита.

Чтобы исключить возможность вынесения налоговыми органами решения о привлечении налогоплательщика к налоговой ответственности на основании материалов будущих налоговых проверок, на предприятии целесообразно организовать проведение ряда мероприятий внутреннего налогового контроля. На основании данных, полученных при проведении этих мероприятий, ответственное лицо должно составить и представить руководителю (или заместителю руководителя) предприятия отчет, содержащий результаты проведенной внутренней проверки соблюдения налогового законодательства, в описательной части которого следует указать обстоятельства, вызвавшие необходимость проведения дополнительных мероприятий внутреннего налогового контроля, а также приложить конкретный перечень проведенных мероприятий.

Контроль за надлежащим состоянием и своевременным обновлением материально-технической базы предприятия. Правильно организованная управленческая и контрольная деятельность в отношении технического потенциала способствует эффективному функционированию предприятия на рынке, создает выгодную позицию компании среди конкурентов. Основными объектами контроля в данной области являются:

— технико-технологическая оптимизация производства;

— экономическая эффективность использования технического потенциала;

— высокая производительность парка технологического оборудования;

— прогрессивность парка технологического оборудования;

— развитие технического потенциала предприятия;

— экологическая безопасность.

Функции контроля за состоянием и своевременным обновлением материально-технической базы предприятия обычно выполняют специалисты отделов главного механика и главного технолога, но возможно и другое структурно-организационное решение — формирование отдела материально-технического контроля.

Задачи контроля в рассматриваемой сфере должны быть следующими:

— контроль за поддержанием действующего парка оборудования предприятия в исправном рабочем состоянии путем своевременного качественного ремонтного и технического обслуживания;

— контроль за экономичностью ремонтного обслуживания оборудования;

— контроль за обеспечением своевременного внедрения новых прогрессивных технологий.

Функции контролирующего подразделения можно представить в следующем виде:

— контроль за соблюдением правил технической эксплуатации и ухода за оборудованием, своевременным выполнением ремонтов и правильным использованием ремонтной службы предприятия;

— участие в разработке на основе Положения о планово-предупредительном ремонте годовых, квартальных и месячных планов и графиков всех видов ремонта оборудования, сооружений;

— контроль за выполнением планов и графиков ремонта, контроль за качеством ремонта;

— участие в составлении и проверке дефектно-сметной ведомости наремонтируемое оборудование;

— участие в разработке и контроль за выполнением мероприятий по предупреждению аварий, поломок и повышенного износа оборудования;

— контроль за правильным и экономным расходованием денежных средств и материалов, предназначенных для ремонта оборудования;

— контроль за нормами расходов основных и вспомогательных материалов и комплектующих изделий на ремонт и технологическое обслуживание оборудования;

— контроль за правильным хранением запасных (сменных) частей оборудования на складах;

— контроль за правильным использованием и рациональной загрузкой ремонтных цехов и служб;

— контроль за правильной организацией «смазочного хозяйства», применением масел для смазки механизмов и оборудования;

— контроль за своевременностью внедрения в производство прогрессивных технологических процессов, видов оборудования и технологической оснастки, средств автоматизации и механизации;

— систематический анализ прогрессивности действующих технологических процессов;

— контроль за проведением мероприятий по ликвидации причин брака и дефектов в производстве;

— контроль за соблюдением технологической дисциплины и принятие своевременных мер по устранению нарушений технологической дисциплины;

— организация учета и введение отчетности выполнения плана технологической подготовки производства и выдача технологической документации в производство;

— составление квартальных и годовых отчетов о выполнении мероприятий организационно-технического плана, отчетов о выполнении планов по новой технике, снижению трудоемкости и других необходимых отчетов.

Контроль за взаимодействием с поставщиками материалов подразумевает выполнение следующих мероприятий:

— участие в разработке проектов перспективных, текущих планов и балансов материально-технического обеспечения производственной программы, ремонтно-эксплуатационных нужд предприятия и его подразделений;

— контроль за заключаемыми договорами на поставку материально-технических ресурсов;

— контроль за сроками поставок материальных ресурсов;

— контроль за качеством, количеством, комплектностью материально-технических ресурсов при приеме их на склады сырья и материалов;

— контроль за согласованием с поставщиками изменений условий договоров;

— контроль за затратами, связанными с транспортировкой и хранением материалов;

— контроль за правильностью предъявленных к акцепту счетов и других расчетных документов поставщиков и обеспечение своевременной передачи этихдокументов для оплаты;

— контроль за связями как с существующими, так и с перспективными (включая зарубежных) поставщиками по вопросам цен и качества сырья, материалов, полуфабрикатов, комплектующихизделий;

— контроль за наличием связей с двумя и более поставщиками по каждому виду материалов в целях устранения зависимости от одного поставщика и минимизации потерь от срывов поставок материалов, атакже понижения затрат;

— составление списков поставщиков, их реквизитов, схем прямых хозяйственных связей с поставщиками.

Контроль за своевременностью и качеством исполнения заказов. Оперативность исполнения заказов напрямую зависит от положительного или отрицательного влияния организационного, технико-технологического и человеческого факторов. Так, контроль за ходом производства имеет целью выявление отклонений от установленных плановых заданий и календарных графиков производства, неполадок в работе различных подразделений и служб. В ходе производства контролируется работа участков и цехов, отдельного технологического оборудования, отслеживается выполнение внеплановых срочных заданий.

Состав и содержание работ по контролю, периодичность его выполнения, контролируемые планово-учетные единицы различаются в зависимости от видов технологических процессов, применяемых в производстве.

На полиграфическом предприятии объектами контроля являются графики оперативной подготовки производства и сроки выполнения работ по отдельным заказам.

Основные требования к контролю за ходом производства заключаются в следующем:

— полнота контроля за ходом выполнения производственной программы по основным видам работ (заказов), оперативность в принятии мер по ликвидации отставания от плана;

— оперативность в выявлении фактов, причин и величин отклонений от календарных планов (графиков) и внутрисменного ритма при выполнении производственных заданий, фактов невыполнения оперативных решений по регулированию движения материальных потоков и выполнения срочных заказов;

— контроль за отклонениями от календарных планов (графиков) должен быть организован во всех звеньях основного производственного процесса, начиная с поступления в цехи материалов и комплектующих изделий и заканчивая сдачей готовой продукции на склад или передачей ее непосредственно заказчику;

— своевременное принятие мер при возникновении отклонений от установленной технологии по причине выхода из строя оборудования в целях организации временной альтернативной технологической поддержки прохождению заказа;

— принятие мер для предупреждения перебоев в ходе производства, возникающих в результате нарушений в работе технологического оборудования, несвоевременного обеспечения инструментами, основными и вспомогательными материалами.

Наиболее важным объектом контроля, несомненно, является качество выпускаемой продукции, которое должно контролироваться на каждом предприятии. Для этого либо формируется отдел контроля качества (ОКК), либо, если производство небольшое, можно делегировать данные полномочия отдельному сотруднику. Основными задачами ОКК являются:

— обеспечение выпуска предприятием качественной и конкурентоспособной продукции;

— предотвращение выпуска предприятием продукции, не соответствующей требованиям стандартов и технических условий, а также утвержденным образцам (оригинал-макетам);

— соблюдение условий качества выполнения работ (продукции) по договорам;

— укрепление производственной дисциплины, повышение ответственности всех звеньев производства за качество выпускаемой продукции.

К основным функциям ОКК можно отнести следующие:

— проверка поступающих на предприятие полиграфических материалов и оригиналов заказчика и, если это необходимо, подготовка заключений о

соответствии их качества стандартам и техническим условиям;

— составление актов приемочного контроля по качеству материальных ресурсов;

— операционный контроль на всех стадиях производственного процесса;

— проведение выборочного инспекционного контроля за качеством отдельных технологических операций (в том числе транспортировки), технологического оборудования и инструмента;

— определение параметров оценки качества печатной продукции (в соответствии с ГОСТами и современными требованиями);

— систематический контроль за состоянием контрольно-измерительных средств предприятия;

— контроль за качеством, комплектностью, упаковкой готовой продукции; соответствием выпускаемой продукции стандартам, техническим условиям, утвержденным образцам (оригинал-макетам); наличием товарного знака предприятия на готовой продукции; правильностью хранения в подразделениях предприятия и на складах материальных ресурсов и готовой продукции;

— оформление в установленном порядке документации на принятую и забракованную продукцию;

— выявление причин несоответствия продукции требованиям стандартов и требованиям заказчика, определение возможности исправления брака и устранения дефектов, контроль за проведением мероприятий по их устранению до передачи продукции заказчику;

— анализ рекламаций, изучение причин возникновения дефектов и нарушений технологии производства;

— технический учет и анализ брака продукции;

— оформление результатов контрольных операций, ведение учета показателей качества продукции, брака и его причин, составление периодической отчетности о качестве продукции;

— организация двустороннего обмена информацией о качестве выполняемых полиграфических работ с конечными потребителями;

— подготовка продукции к обязательной или добровольной сертификации;

— участие в разработке разделов о качестве выполняемых работ и продукции при оформлении договоров с заказчиками;

— разработка предложений по повышению качества выпускаемой продукции, а также по повышению требований к качеству потребляемых предприятием материальных ресурсов.

Чтобы минимизировать число заказчиков, недовольных качеством полиграфического исполнения заказов, параметрами и свойствами

применяемых материалов, руководитель отдела контроля качества по согласованию с руководством предприятия может заключить договор на проведение независимых экспертиз и испытаний, официальные заключения по факту проведения которых могли бы рассматриваться в суде при предъявлении претензий, например, поставщикам полиграфических материалов. Особую актуальность данный вид контроля приобретает на фоне растущих отпускных цен мировых производителей на офсетную, этикеточную и другие виды бумаги, упаковочные и полиграфические картоны, самоклеящиеся и прочие полиграфические материалы.

Для проведения таких экспертиз и испытаний можно обратиться в специализированные организации или профильные высшие учебные заведения, например в Московский государственный университет печати, где подобные исследования проводятся ведущими специалистами в области материаловедения, допечатных и печатных работ, послепечатной обработки изданий, правовых отношений.

Основными направлениями исследований, проводимых, в частности, Московским государственным университетом печати в настоящее время, являются:

— определение основных параметров образцов бумаги (масса 1 м2, толщина, плотность, гладкость, белизна, пылимость, сорность, скручиваемость, впитываемость, равновесная влажность);

— определение основных параметров образцов краски (вязкость, липкость, растекание, определение сухого остатка);

— определение взаимодействия краски с увлажняющим раствором;

— испытание красочного слоя на истирание;

— определение основных показателей пленочных материалов;

— оценка прочности отделочных материалов;

— испытания лаков;

— определение технологии отделки готовой полиграфической продукции;

— подбор оптимального сочетания материалов;

— исследование оттиска (разнооттеночность, прочность к истиранию, неоднородность печати, анализ красочности);

— определение возможных причин появления брака на готовой полиграфической продукции;

— анализ качества полиграфического исполнения продукции (соответствие установленным стандартам и технологическим инструкциям).

Некоторые виды исследований, в том числе денситометрический и спектрофотометрический контроль печатной продукции, могут также про-

водиться силами сотрудников отдела контроля качества самого предприятия.

Быстрое и качественное выполнение заказов невозможно без обеспечения предприятия квалифицированным и дисциплинированным персоналом, поэтому следующим направлением контроля является его социальный аспект.

Контроль за квалифицированностью, ответственностью, честностью и дисциплинированностью персонала. Компетентный, заслуживающий доверия персонал с четко определенными правами и обязанностями — самый важный элемент внутреннего управленческого контроля. Если персонал не будет отвечать высоким требованиям, вся система будет неэффективной, даже притом, что остальные составляющие системы будут правильно организованы. Работники предприятия должны быть компетентны, честны, исполнительны. Права и обязанности каждого сотрудника должны быть четко сформулированы в должностных инструкциях. Социальная составляющая контроля также должна предполагать контроль за организацией и обслуживанием рабочих мест и разработку рекомендаций по созданию благоприятных в психофизиологическом и санитарно-гигиеническом отношении условий труда, наиболее рациональных режимов труда и отдыха, повышению культуры производства.

Еще одним действенным методом контроля в данной области является внедрение на предприятии автоматизированной системы внутрицехового управления, которая позволяет на отдельном участке производства (в цехе) контролировать выполнение порученных сотрудникам заданий, их перераспределение между исполнителями, а также отслеживать присутствие сотрудников на рабочем месте в течение дня, в том числе с использованием автоматизированной регистрации прихода/ухода.

Контроль за доходами и расходами. Для большей эффективности процесса контроля за расходами, формирующими себестоимость полиграфических работ (продукции, услуг), а также для повышения точности плановых показателей (для целей налогового и финансового планирования) рекомендуется придерживаться принципов бюджетирования, обеспечивающих взаимосвязь финансового плана полиграфического предприятия в целом с системой планов для отдельных структурных подразделений, а также ответственность за формирование и исполнение бюджетов разных уровней и контроль за их исполнением.

Контрольная функция бюджетного планирования складывается из трех компонентов.

1. Распределение функций между управленческими службами по контролю за исполнением бюджета.

Данному компоненту может соответствовать следующая структура:

— бухгалтерская служба предприятия выполняет расчетные функции сбора и систематизации сводной плановой и фактической информации в течение бюджетного периода в рамках системы комплексного нормативного учета;

— экономическая служба занимается вопросами контроля за исполнением смет текущих расходов по центрам ответственности, калькулированием фактической себестоимости продукции, аналитическим учетом фактических затрат;

— служба снабжения контролирует объемы, структуру и цены при обеспечении запасами материальных ресурсов;

— служба маркетинга и сбыта отслеживает объемы и структуру сбыта, движение расчетов по реализованной продукции, уровень расходов;

— финансовая служба контролирует соблюдение финансовых норм предприятия и составляет промежуточные отчеты о движении денежных средств, а также проводит мероприятия по привлечению дополнительного капитала;

— экономическая служба следит за выполнением генерального бюджета предприятия. Если в структуре управления нет службы маркетинга и сбыта, то на экономическую службу возлагается еще контроль за реализацией бюджета продаж.

2. Система внутреннего документооборота. Управленческие службы компании периодически в течение планируемого периода получают отчеты о текущем выполнении бюджетных показателей по структурным подразделениям и обобщают их в сводных планах, которые анализируются и впоследствии корректируются. Необходимо заметить, что структурные подразделения предоставляют исполнительные отчеты только по контролируемым ими показателям.

3. Система внутренних нормативных актов, регламентирующая функции управленческих служб и систему внутреннего документооборота. Главное для управленческих служб — стандартные процедуры деятельности, т. е. правила работы этих служб, а также структурных подразделений и порядок их взаимодействия с другими подразделениями в процессе контроля за исполнением бюджета. Подобные процедуры позволяют своевременно выявлять отклонения реальных показателей от бюджетных и предотвращать излишнее расходование имеющихся ресурсов.

Контроль за исполнением бюджета со стороны структурных подразделений проводится в целях анализа собственных узких мест и разработки эффективных способов управления в рамках бюд-

жетного цикла, т. е. для принятия согласованных управленческих решений. Оперативные управленческие решения влияют на фактические результаты работы взаимодействующих подразделений. Возникает проблема внутреннего арбитража. Каждое подразделение подсчитывает, насколько эффективно принятое решение с точки зрения выполнения бюджетного задания.

В процессе контроля за исполнением сводного бюджета обычно выделяются следующие основные этапы:

— определение круга лиц, контролирующих исполнение различных статей бюджета или финансового плана;

— определение набора контрольных показателей для анализа исполнения бюджета;

— сбор информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия^

— представление информации в необходимой форме;

— сравнение плановых и фактических показателей;

— определение отклонений;

— анализ отклонений и выявление их причин;

— принятие решений о корректировке бюджета или ужесточении контроля за его исполнением.

Существенная составляющая системы контроля — контроль за казначейским исполнением бюджета, т. е. контроль за поступлением и расходованием денежных средств, которые запланированы в бюджете движения денежных средств.

Оперативный контроль за бюджетом движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер. Он, руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета. Превышение лимитов в бюджетном периоде может допускаться только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица. Обычно им является финансовый или генеральный директор. Но когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия, как правило, закрепляются за самими финансовыми контролерами.

Контроль над процессом сохранения и изменения ключевых знаний сотрудников является в настоящее время актуальным, если не сказать «модным» направлением. Однако общепризнанного подхода в этой области еще не выработано. Процедуры управления знаниями каждая компания формирует

на основании возникающей внутренней необходимости, тогда как вопрос сбора, классификации, хранения, передачи и актуализации знаний очень важен, особенно в кризисных ситуациях, в которых может оказаться предприятие. Для примера можно привести ситуацию, когда в результате некорректного руководящего воздействия из полиграфической компании один за другим уволились две трети сотрудников, и какое-то время предприятие практически не работало, несмотря на то, что оставались еще невыполненные заказы. Через некоторое время руководство вынуждено было принять новых работников, квалификация которых была недостаточно высокой, что в свою очередь было вызвано отсутствием достаточного количества средств для обеспечения требуемой заработной платы квалифицированным сотрудникам. В результате для восполнения знаний и навыков, которыми обладали уволившиеся сотрудники, потребовались время и немалые усилия, в том числе переговоры с бывшими сотрудниками о передачи опыта и периодические телефонные консультации. Если бы на данном предприятии были применены технологии управления знаниями, то всего этого можно было бы избежать. Итак, скажем несколько слов о контроле над процессом сохранения и изменения ключевых знаний.

Сбор знаний. Этот процесс включает создание легкодоступного архива всех должностных инструкций и правил, предписанных тому или иному специалисту. Необходимым добавлением к этой информации является свод опросных листов сотрудников, в которых они отвечают на вопросы типа:

перечислите все выполняемые вами процедуры, операции и работы с соблюдением необходимой последовательности действий;

опишите исполнение операции, работы без использования информационной системы управления исее использованием;

изложите своими словами инструкцию в части, касающейся выполнения конкретной операции, работы и т. п.

Полученная таким образом информация позволяет не только контролировать массив знаний сотрудников, но и сохранить его для передачи новым работникам, к тому же опыт работы с технологическим оборудованием может содержать определенные «секреты мастерства», что относится к приобретенным навыкам. Кроме того, архив должен быть дополнен базами данных, содержащими как можно более полную информацию о клиентах, поставщиках, работниках, специфических заказах и т. п.

Классификация знаний. Свод полученной информации о знаниях и навыках работников должен

быть классифицирован в соответствии со структурой предприятия, при этом должны учитываться конкретные задачи и цели, которые ставит перед собой руководство в области управления знаниями.

Хранение знаний. Информация должна храниться в электронном виде и дублироваться на бумажных носителях. Архив должен быть доступен для пользователей.

Передача знаний. Передача знаний осуществляется не только по необходимости, но и путем реализации процедур непрерывного обучения, публикации и обновления в рамках корпоративной сети «интранет» инструкций и приказов. Рекомендуется обязательная регулярная аттестация сотрудников.

Актуализация знаний. Этот процесс подразумевает замену устаревшей информации новой в соответствии с изменяющимися условиями производства или бизнес-процессами. При этом параллельно контролируются процессы повышения квалификации сотрудников и проводится их переаттестация.

Экологический контроль на производстве должен осуществляться экологической службой предприятия, учреждения, организации. Он имеет задачей проверку выполнения планов и мероприятий по охране природы и оздоровлению окружающей среды, рациональному использованию и воспроизводству природных ресурсов, соблюдения нормативов качества окружающей природной среды, выполнения требований природоохранного законодательства. Порядок организации производственного экологического контроля регулируется положениями, утверждаемыми самими предприятиями, учреждениями и организациями на основании Федерального закона от 10.01.2002 № 7-ФЗ «Об охране окружающей природной среды».

Подводя итог всему изложенному, кратко сформулируем основные методы осуществления управленческого контроля на полиграфическом предприятии:

1) внедрение на предприятии автоматизированной системы управления;

2) получение, сопоставление и анализ информации и документов из различных источников: непосредственно от работников, руководителей центров ответственности, из автоматизированной системы управления информационными потоками ит. п.;

3) истребование комплекта документов о конкретных сделках (заказах);

4) проверки данных учета и отчетности;

5) проведение внутренних проверок и ревизий;

6) проведение независимых экспертиз качества используемых полиграфических материалов и готовыхизделий (продукции);

7) получение объяснений сотрудников;

8) осмотры помещений и территорий, исполь-зуемыхдля получения прибыли;

9) аттестация сотрудников;

10) установка автоматизированных систем контроля дисциплины;

11) привлечение специалистов для оказания содействия в осуществлении контроля за экономическими показателями и техническим состоянием производства, а также, если это необходимо, в осуществлении психологической поддержки работников предприятия.

Внутренний аудит. Данная подсистема внутреннего контроля должна быть обособленной, что вызвано особенностями ее функционирования. К задачам внутреннего аудита относятся:

1) оценка качества осуществления внутреннего управленческого контроля;

2) оценка методов и средств внутреннего управленческого контроля;

3) независимая оценка соблюдения законодательства;

4) оценка качества управления рисками;

5) оценка операционной эффективности;

6) содействие руководству в разработке правил и процедур управленческого контроля.

Однако, как показывают текущие исследования в области внедрения внутреннего аудита на российских предприятиях, основная роль данной подсистемы внутреннего контроля заключается в разрешении сомнений акционеров в отношении бизнес-рисков и эффективности работы компании в целом.

В заключение следует отметить, что важность контрольной функции управления трудно переоценить, поэтому на всех крупных полиграфических

предприятиях целесообразно организовывать службу внутреннего контроля, куда вошли бы отделы материально-технического и экономического контроля и отдел контроля качества, а также служба внутреннего аудита. На средних и мелких предприятиях эти отделы могут быть сокращены до нескольких человек исходя из принципа: выгода от организации отделов должна превышать затраты на их образование и функционирование. Отдел внутреннего контроля и отдел внутреннего аудита будут являться самостоятельными структурными подразделениями предприятия и подчиняться непосредственно его руководителю. Наличие на предприятии таких отделов будет служить надежным гарантом положительной деловой репутации компании и являться дополнительным аргументом в пользу будущей финансовой стабильности при реализации инвестиционных проектов.

Литература

1. Горский М. Управление знаниями в проектах внедрения информационных систем. // Visionpeople. - 2003,- № 1.-С. 16-18.

2. Красова О. С. Бюджетирование и контроль затрат на предприятии. — 2-е изд., стер. — М.: Оме-га-Л,2007.

3. Лобанов А. В. О содержании и формах налогового контроля // Финансы. — 2008. —№ 3,— С. 30 - 32.

4. Методические рекомендации по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях. — М.: НИЦ «Экономика», 2003.

5. Шеремет А.Д., Николаева O.E., Полякова С.И. Управленческий учет. - М.: ФБК-ПРЕСС, 2005.

* * *