CC BY
63
МЕТОДЫ СБОРА И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ВНУТРЕННЕЙ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ НАПОЛИГРАФИЧЕСКОМ ПРЕДПРИЯТИИ
С. А. БЕСКОРОВАЙНАЯ, кандидат экономических наук
Истинное предназначение управленческого учета—информационное обеспечение единой системы управления предприятием, т. е. создание банка информации, настолько полного и доступного, насколько это необходимо. В результате управляющий персонал предприятия должен получить полную картину своего бизнеса, обзорную или в деталях, в любой момент времени.
Задачауправления полиграфическим предприятием, как и любым другим, — выбор и ведение компании по оптимальному пути развития. Для определения этого пути необходимо детально изучить работу всех функциональных систем предприятия. Оттого, насколько полной информацией обладает управленческий аппарат, зависит оперативность и эффективность принятия решений.
Рассмотрим иерархическую структуру внутренней информации предприятия и особенности информационных потоков. Начнем с наиболее обобщенной информации, которая предоставляется руководителю высшего звена управления, — это управленческие отчеты общего характера, позволяющие оценить финансовое и технико-технологическое положение предприятия. Руководителя также должна волновать социальная (кадровая) сторона, т. е. важно знать, что сотрудники работают на предприятии не только по финансовым мотивам, но и переживают за положение и репутацию компании на рынке. Важную часть составляет информация о распределении затрат. Выявление наиболее затратных аспектов деятельности, основных направлений инвестиционной политики, возможности сокращения текущих расходов — это основная информационная нагрузка бюджетных отчетов. Таким образом, руководитель оперирует информацией, которая была соответствующим образом составлена, обработана, проанализирована и содержит статистические данные. Всю
эту предварительную работу выполняют руководители среднего звена, аналитики, сотрудники планово-финансового отдела, которые, в свою очередь, могут либо сами собирать необходимую первичную информацию, либо воспользоваться автоматизированной системой, в которой происходят сбор и первоначальная обработка данных. Следовательно, информационный поток представляет собой цепочку обработки данных, состоящую, как правило, из трех звеньев. Первым звеном в цепочке является автоматизированная система управления. Второе звено составляют работники, анализирующие полученные данные и формирующие необходимые руководителю отчеты. Третье звено — это непосредственно руководитель предприятия. Однако заранее определенного набора отчетов, предоставляемых в установленное время, может быть недостаточно для принятия оперативного ситуационного управленческого решения, поэтому автоматизированная система управления предприятием должна позволять руководителю самостоятельно получать содержащуюся в системе необходимую ему информацию. Для наглядности схема сбора и обработки внутренней управленческой информации представлена на рисунке.
Анализ рисунка показывает, что первичную управленческую информацию можно подразделить научетную и внеучетную. И если внеучетная информация является скорее вспомогательным средством при подготовке итоговых отчетов, то учетная информация — это, несомненно, основной источник управленческой информации.
Состав учетной управленческой информации различен и зависит отразмера предприятия, региона его расположения, занимаемого сегмента рынка. Руководителям так называемых «мини-типографий» может быть достаточно данных финансового учета и «беглого» соотнесения требований заказчиков и
й о
м О
¡¡а и я о
Ш
возможностей установленного оборудования. На средних и крупных полиграфических предприятиях со сложной внутренней структурой, многотысячными тиражами и большим количеством наименований рекомендуется создавать самостоятельную систему управленческого учета. Однако этот дорогостоящий процесс доступен только устойчивым с финансовой точки зрения предприятиям. При этом необходимо учитывать, что экономические выгоды от внедрения такой системы должны превышать связанные с ее постановкой и использованием затраты.
На сегодняшний день на отечественных полиграфических предприятиях управленческий учет представляет собой систему регистрации, обобщения и представления данных, необходимых для принятия решения руководством. Источники информации — это данные бухгалтерии по счетам 20,23,25,70,10,45,90 в разрезе по видам деятельности, например издательской и типографской.
Информация ежемесячно обобщается в форме, удобной для анализа, из которой наглядно видны:
• затраты по видам деятельности с разбивкой на прямые и косвенные;
• прибыль по видам деятельности и, следовательно, их эффективность;
• прибыль по предприятию и источники ее образования;
• направления использования прибыли;
• затраты на единицу продукции.
Анализ отклонений полученных данных осуществляется с одновременным определением причин, приведших к ним, что позволяет оперативно повлиять на сложившуюся ситуацию. Данные управленческого учета используются для разработки и составления программы деятельности предприятия на следующий год. Эта система тради-ционна и по своей сути представляет собой модель производственного учета. В большинстве случаев она является оптимальной, однако внедрение полноценной системы управления предприятием, интегрирующей в себе различные подсистемы и методы управления и подчиняющей их достижению
сбор и обобщение первичнои информации 3=
я & а
о Й к
Учетные источники информации:
• бухгалтерский учет и отчетность;
• статистический учет и отчетность;
• управленческий (оперативный) учет и отчетность;
• выборочные учетные данные
&
ей Я и Я
я
и §
ч о
с
Внеучетные источники информации:
• материалы ревизий аудиторских проверок;
• материалы производственных совещаний и собраний трудовых коллективов;
• материалы СМИ;
• материалы личных контактов исполнителей
аналитическая обработка данных
31
Отчеты, содержащие существенную информацию о различных объектах управления (в динамики и разрезах):
• состояние;
• характерные тенденции изменения;
• взаимосвязь с другими объектами;
• проблемы дальнейшего существования и развития
Целевая информация - цели и задачи управления объектами и процессами
т
информационный образ управляющего воздействия
Управленческие решения. Производственные программы. Бюджеты
Схема сбора и обработки внутренней управленческой информации
единои цели, т. е. организации управленческого учета, как это принято в странах Запада, предоставило бы предприятиям больше возможностей для экономического развития в современных условиях. Методическими рекомендациями по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях [1] также предусматривается применение принципов управленческого учета, т. е. выделение таких объектов учета, как «центры ответственности» и бюджетирования.
Итак, сначала обратимся к первичной регистрации учетной информации. Как уже отмечалось, на небольших полиграфических предприятиях целе-
сообразно применять интегрированную систему управленческого учета, а на средних и крупных—автономную. Различие этих учетных систем заключается в способе фиксирования информации на счетах.
Интегрированный управленческий учет представляет собой учетную систему, в рамках которой показатели финансового, налогового и управленческого учета формируются во взаимосвязи. Такая взаимосвязь обеспечивается взаимодействием подсистем бухгалтерского учета при осуществлении всех учетных процедур — сборе, обработке и представлении экономической информации. При этом варианте постановки управленческого учета возможно применение двух моделей:
1) применяется прямая корреспонденция счетов управленческого и финансового учета; при такой модели учету подлежат только свершившиеся факты хозяйственной деятельности;
2) применяются парные счета одного и того же названия; на счетах управленческого учета показываются обороты, на счетах финансового учета — конечное сальдо.
При интегрированном учете часть показателей, имеющих прогнозный характер, отражается вне системы учетных процедур, так как они не могут корреспондироваться со счетами финансового учета, но при этом используется единая система бухгалтерских проводок.
При использовании первой из указанных моделей организацию сбора первичной информации можно осуществить путем присвоения каждому
счету бухгалтерского учета особого кода. В таком случае, работая с основной бухгалтерской компьютерной программой, отражая операции на счетах, можно в любой момент вывести данные для управленческого учета. Естественно, такая доработка программы потребует дополнительных затрат.
Методика дополнительного кодирования счетов бухгалтерского учета была описана в статье A.C. Рянского [3]. Основные этапы применения этой методики выглядят следующим образом:
1) детализация до необходимой степени рабочего плана счетов бухгалтерского учета;
2) кодирование каждой позиции бюджетов предприятия;
3) увязка номеров счетов с кодами бюджетных строк.
Рассмотрим данный процесс на примере полиграфического предприятия, результат представим втабл. 1.
Допустимо установить еще несколько уровней детализации.
Постановка управленческого учета подразумевает организацию на предприятии процесса сметного планирования (бюджетирования). Согласно Методическим рекомендациям по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях [1] сводный бюджет имеет вид, приведенный в табл. 2. Каждая строка бюджета может кодироваться следующим образом:
В табл. 1 и 2 проставлены произвольные коды
Выдержки из детализированного рабочего плана счетов полиграфического предприятия
Таблица 1
№ счета Новый № счета Название счета
20 20-10-1 Затраты на основные материалы печатного цеха
20 20-11-1 Затраты на бумагу для печатного цеха
20 20-12-1 Затраты на краску для печатного цеха
20 20-13-1 Затраты на формный материал для печатного цеха
20 20-10-2 Затраты на основные материалы брошюровочного цеха
20 20-14-2 Затраты на нитки для брошюровочного цеха
20 20-15-2 Затраты на клей для брошюровочного цеха
20 20-16-2 Затраты на скобы для брошюровочного цеха
20 20-20-1 Затраты на оплату трудаработников печатного цеха
20 20-21-1 Затраты на оплату труда печатников
20 20-20-2 Затраты на оплату труда работников брошюровочного цеха
20 20-22-2 Затраты на оплату труда резчиков
20 20-23-2 Затраты на оплату труда брошюровщиков
20 20-24-2 Затраты на оплату труда сортировщиков
25 25-25-1 Затраты на оплату труда инженерно-технических работников печатного цеха
26 26-27-1 Затраты на оплату труда управленческого персонала печатного цеха
И т.д.
Таблица 2
Генеральный бюджет полиграфического предприятия (основные статьи с выборочной расшифровкой)
Код строки Доходная часть Код строки Расходная часть
110 Выручка от продаж продукции, поступления по выполненным работам, оказанным услугам 210 Налоги в бюджет
120 Выручка от продажи прочего имущества (основных средств, материально-производственных запасов, ценных бумаг) 220 Закупки сырья и материалов
221 Прямые расходы
222 Косвенные расходы
130 Поступления от участия в капитале других компаний 230 Оплата электроэнергии (других видов энергии)
140 Прочие поступления от инвестиционной деятельности 240 Заработная плата
241 Прямые расходы
242 Косвенные расходы
150 Остатки средств на банковских счетах на начало планового периода 250 Платежи во внебюджетные фонды
160 Кредиты и займы полученные 260 Выплаты по кредитам (с учетом процентов)
170 Прочие доходы 270 Прочие расходы
Профицит бюджета Дефицит бюджета
(для примера), однако рекомендуется придерживаться определенной системы: коды доходной части бюджета начинать на единицу, а расходной части — на двойку.
Далее необходимо сформировать новые номера субсчетов, для чего в номер счета вводится код бюджетной строки. Расходную часть бюджета нужно соотносить со счетами затрат, а доходную часть — с финансовыми результатами. В результате такой взаимоувязки будет сформирован новый план счетов, используя который, бухгалтер сможет осуществлять прямую корреспонденцию счетов финансового и управленческого учета. Часть финансово-управленческого плана счетов представ-ленавтабл. 3.
Такое кодирование счетов дает возможность оперативно формировать отчеты по выполнению финансового плана — они могут выводиться либо в самой программе, либо с помощью электронных таблиц Ехсе11.
Применение интегрированного метода приводит к сокращению времени, необходимого для осуществления управленческого учета, дает возможность оперативно получать отчеты о результатах деятельности предприятия. Однако, как правило, бухгалтерия пользуется стандартными компьютерными программами, которые поддерживают актуальность настроек в соответствии с законодательством по бухгалтерскому и налоговому учету. Отчеты же по управленческому учету придется дополнительно заказывать.
Автономный управленческий учет представляет
собой учетную систему, в рамках которой показатели финансового, налогового и управленческого учета формируются независимо друг от друга. Взаимосвязь управленческого учета с другими подсистемами устанавливается только на этапе сбора первичной информации и на этапе представления обработанной и обобщенной в отчетности информации.
На этапе сбора первичной информации взаимодействие подсистем заключается в регламенте передачи первичных учетных документов на обработку. Необходимость регламента связана с тем, что один документ должен быть обработан трижды — в рамках финансового, налогового и управленческого учета.
Этап классификации и группировки хозяйственных фактов происходит полностью автономно с использованием счетов управленческого учета. Такие счета не связаны прямой корреспонденцией со счетами финансового и налогового учета.
На этапе представления внутренней управленческой отчетности взаимодействие с другими подсистемами бухгалтерского учета заключается в том, что внутренняя управленческая отчетность дополняет картину о положении дел, отраженную в финансовой и налоговой отчетности. В условиях автономного ведения управленческого учета внутренняя управленческая отчетность должна содержать помимо специфических показателей управленческого учета также показатели, сопоставимые с показателями финансовой и налоговой отчетности.
При автономной форме организации управ-
Таблица 3
Выдержки из финансово-управленческого плана счетов полиграфического предприятия
Исходный № детализированного счета Бюджетный код Доработанный № счета Название счета
20-10-1 220 20-220-10-1 Затраты на основные материалы печатного цеха
20-11-1 221 20-221-11-1 Затраты на бумагу для печатного цеха
20-12-1 221 20-221-12-1 Затраты на краску для печатного цеха
20-13-1 221 20-221-13-1 Затраты на формный материал для печатного цеха
20-20-1 240 20-240-20-1 Затраты на оплату труда работников печатного цеха
20-21-1 241 20-241-21-1 Затраты на оплату труда печатников
25-25-1 242 25-242-25-1 Затраты на оплату труда инженерно-технических работников печатного цеха
26-27-1 242 26-242-27-1 Затраты на оплату труда управленческого персонала печатного цеха
И т.д.
ленческого учета данные о финансово-хозяйственной деятельности предприятия учитываются в последовательности совершения хозяйственных фактов. Это означает осуществление двух этапов учетных процедур:
1) учет ожидаемых хозяйственных фактов;
2) учет фактически совершенных хозяйственных фактов.
Каждый из этапов включает полный комплекс учетных процедур—документирование, инвентаризацию, оценку и калькуляцию, счетное изображение, отчетность. Единство этапов обеспечивается сопоставимостью показателей, формируемых на каждом этапе. Так, общая сумма ожидаемых поступлений классифицируется по видам (статьям) поступлений, аналогичным статьям фактических поступлений. Целью такого единства является формирование показателей отклонений ожидаемых значений хозяйственных фактов от их фактического значения. В свою очередь, формирование отклонений и их анализ позволяют выявить факторы динамики значений хозяйственных фактов. Данные о таких факторах позволяют разработать управленческие решения, направленные на обеспечение регулируемости расходов и доходов.
При автономной форме учета связь между управленческой и финансовой бухгалтерией осуществляется с помощью парных контрольных счетов одного и того же наименования, чаще всего их называют зеркальные счета или счета-экраны, ими являются счета расходов и доходов финансовой бухгалтерии.
Однако процесс регистрации управленческой информации на счетах — это лишь часть управленческого учета. Данная его подсистема явля-
ется важнейшим элементом и способна снабжать экономистов сведениями о фактических затратах предприятия, а следовательно, и об исполнении соответствующих бюджетов, но, чтобы создать полную картину, необходимо использовать также плановую, технологическую информацию, статистические показатели по отрасли, внутренние инструкции и нормативы. В качестве технологической информации, например, могут использоваться технические отчеты, нормы затрат сырья, материалов, трудозатраты, транспортные потоки, схемы снабжения и сбыта и т. д. Примеры ежемесячных технических отчетов по основным цехам (печатному и брошюровочному) приведены в табл. 4и5.
Соотнеся полученные с помощью таких отчетов сведения с данными о затратах, можно получить распределение затратпо центрам ответственности. Это становится возможным, так как на полиграфических предприятиях рекомендуется выделять в отдельный центр ответственности по расходам не цех (например, печатный) в целом, а каждую единицу технологического оборудования (например, печатную машину) в отдельности, если характеристики данного оборудования различны; или рассматривать как один выделенный центр затрат несколько единиц оборудования, если они идентичны, находятся и функционируют в одном подразделении. Вообще, выделение на полиграфических предприятиях центров ответственности, а следовательно, формирование децентрализованной системы управления — это тема для отдельного обсуждения. В рамках же данной статьи рассмотрим особенности формирования внутренней отчетности, как если бы такая система управления была создана.
Итак, рассмотрим второе звено в управленчес-
Таблица 4
Форма технического отчета по печатному цеху (офсетная печать) за 20 г.
Вид оборудования Смена Отработано за месяц, ч Отработано сдельн. фактич., ч Приладка печатных форм Печатание тыс. листопрогонов Всего листопрогонов, тыс. Выработано на печать, н/ч Кол-во пачек Технологические остановки Перекладывание печатной продукц, н/ч Технические простои Организационные простои Итого выработано, н/час. % выполнения норм Кол-во машино-смен
кол-во г = 1-я группа сложности 2-я группа сложности 3-я группа сложности Смывка красочн. аппарата, н/ч Составление краски, н/ч Замена декеляре-зины, н/ч Обтяжка дуктор-ного вала, н/ч Другие,ч Профилактика, ч. Чист-ка, ч Ремонт, наладка, регулировка, ч Другие ч Работа по цеху, ч Другие, ч
Печатная машина «А» 1 65,25 43,25 40,0 8,4 718,8 0,0 0,0 718,8 38,4 0,0 2,5 0,0 1,8 0,0 0,0 0,0 6,25 0,0 15,75 0,0 0,0 0,0 73,10 118,2 0,43
2 6,50 6,50 0,0 0,2 152,5 0,0 0,0 152,5 6,6 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00 0,0 0,00 0,0 0,0 0,0 7,80 120,0 0,04
Итого... — 71,75 49,75 40,0 8,0 871,3 0,0 0,0 871,3 45,0 0,0 3,5 0,0 1,8 0,0 0,0 0,0 6,25 0,0 15,75 0,0 0,0 0,0 80,90 118,4 0,47
Печатная машина «В» 1 139,500 118,05 363,0 87,4 530,3 1047,0 62,5 1639,8 77,0 2852,0 22,2 8,7 0,0 0,0 0,0 0,0 11,75 1,7 8,00 0,0 0,0 0,0 216,75 165,4 0,92
2 8,50 8,50 12,0 3,1 0,0 186,4 0,0 186,4 8,9 466,0 3,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00 0,0 0,00 0,0 0,0 0,0 15,30 180,0 0,06
Итого... — 148,00 126,55 375,0 90,5 530,3 1233,4 62,5 1826,2 85,9 3318,0 25,5 8,7 0,0 0,0 0,0 0,0 11,75 1,7 8,00 0,0 0,0 0,0 232,05 166,4 0,98
Печатная машина «С» 1 123,50 110,55 286,0 57,8 1138,2 0,0 0,0 1138,2 83,9 0,0 6,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 8,25 0,0 1,70 0,0 3,0 0,0 161,15 134,1 0,81
2 6,00 6,00 16,0 3,2 143,0 0,0 0,0 143,0 10,7 0,0 1,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,00 0,0 0,00 0,0 0,0 0,0 14,90 248,3 0,04
Итого... — 129,50 116,55 302,0 61,0 1281,2 0,0 0,0 1281,2 94,6 0,0 7,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 8,25 0,0 1,70 0,0 3,0 0,0 176,05 139,9 0,85
Всего... — 349,25 292,85 717,0 160,1 2 682,8 1 233,4 62,5 3 978,70 225,5 3 318,0 36,5 8,7 1,8 0,0 0,0 0,0 1,7 25,50 0,0 3,0 0,0 489,00 147,7 2,30
<
=1 ?
оэ Ь гп X _С т П
< _С
Таблица 5
Форма технического отчета по за 20
брошюровочному цеху г.
ВТ я - ■ * се -е- ВТ Изготовление журналов Брошюровочные работы Технологические остановки Технические простои § =: 5 -к 6 8 я я а я ВТ "я- г о. 5 г
Вид оборудования се = а> а> г се м Ш = 1 5 1 * Кол-во в тыс. ВТ "я- Упаковка пачек Фальцовка листов Другие работы Смена ножей, н/ч се' -г' н -в 1 1 ВТ ВТ а ВТ а» 1 а ВТ = се Е- о ю се о. 2 а о ь о ё = я = а> ■ 0 = 1
г о = се Е- о ю се о. Е- О " се ^ "! ° г ю Б се £ а. ^ Е-О упаковано брошюр брошюр без упаковки Кол-в< пачек Всего выработ., кол-во "я- кол-во ВТ "я- кол-во ВТ "я- в вГ § 1 1 Й О о а> 5 ёг ч Ё се ч ■в" о о. е а 1 1 § * а. 1 1 £ а> о, Рч а> 5 ёг ч се в г з 1 = 2 « о £ ч о я 2 а се г о а ■ ч о М
Оборудова- 1 54,25 54,25 232,9 0,0 15133,0 56,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3.0 7,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 66,5 122,6 0,357
ние 1 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 - 0,000
Итого... — 54,25 54,25 232,9 0,0 15133,0 56,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,0 7,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 66,5 122,6 0,357
Оборудова- 1 129,25 97,75 317,3 0,0 12936,0 71,9 0,0 0,0 4000 3,2 0,0 0,0 4,5 41.0 0,0 16,5 3,0 2,0 0,0 10,0 152,1 123,4 0,852
ние 2 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 - 0,000
Итого... — 129,25 97,75 317,3 0,0 12936,0 71,9 0,0 0,0 4000 3,2 0,0 0,0 4,5 41,0 0,0 16,5 3,0 2,0 0.0 10,0 152,1 123,4 0,852
Всего... - 183,5 152,0 550,2 0,0 28 069,0 128,4 0,0 0,0 4 000,0 3,2 0,0 0,0 7,5 48,0 0,0 16,5 3,0 2,0 0,0 10,0 218,6 122,9 1,209
О!
СО
I
О
о 00
кой «информационной цепи» полиграфического предприятия в той его части, которая касается производственных затрат.
Отличительна черта учета по центрам ответственности —изменяющаяся величина деталей, включаемых в отчеты, подготавливаемые различными уровнями управления. Фактически это подразумевает отсутствие подробностей, т. е. расшифровки статей в отчетах. Применение данного принципа ведет к тому, что руководителю более высокого
уровня нет необходимости проверять операционные детали на более низком уровне, пока не возникнет какая-либо проблема, что повышает оперативность аналитической работы. Такая система носит название «управление по отклонениям» (или «управление по исключениям»). Взаимосвязь отчетности различных уровней управления покажем на упрощенном примере отчетов взаимоподчиненных центров ответственности по расходам (табл. 6 — 8).
Анализ табл. 6 — 8 показывает, что отчет
Таблица 6
Отчет центра ответственности по расходам — печатная машина «А» (годовой)
Наименование статей контролируемых затрат Затраты по утвержденным нормам расхода (бюджетные значения), тыс. руб. Фактические затраты, тыс. руб. Отклонение Отклонение (%)
Прямые затраты
Бумага (собственность ИПК) 1 920,85 2 022,76 101,91 5,31
Формные пластины 845,07 845,07 0,00 0,00
Краска 2 254,54 2 278,61 24,07 1,07
Прочие материалы 1 004,09 1 022,06 17,97 1,79
Итого материальные затраты 6 024,55 6 168,50 143,95 2,39
Основная зарплата 324,00 324,00 0,00 0,00
Дополнительная зарплата 0,00 16,00 16,00 —
Премиальные выплаты 15,00 15,00 0,00 0,00
Итого затраты на оплату труда 339,00 355,00 16,00 4,72
Электроэнергия на функционирование данной единицы оборудования 40,96 42,60 1,64 4,00
Итого прямые контролируемые затраты по участку 6 404,51 6 566,10 161,59 2,52
"Ответственным за составление данного отчета является печатник.
Таблица 7
Отчет центра ответственности по расходам — печатный цех годовой)*
Наименование статей контролируемых затрат Затраты по утвержденным нормам расхода (бюджетные значения), тыс. руб. Фактические затраты, тыс. руб. Отклонение, Отклонение (%)
Прямые затраты
Печатная машина «А» 6 404,51 6 566,10 161,59 2,52
Печатная машина «В» 4 229,39 4281,51 52,12 1,23
Печатная машина «С» 1 450,08 1 507,33 57,25 3,95
Итого прямые затраты 12 083,98 12 354,94 270,96 2,24
Косвенные затраты
Затраты на оплату труда аппарата управления цеха 274,80 274,80 0,00 0,00
Затраты на оплату труда вспомогательных производственных рабочих 105,00 102,40 -2,60 (2,48)
Затраты на материалы на содержание оборудования (смазочно-обтирочные материалы) 28,00 31,11 3,11 11,11
Затраты на запасные части 50,00 12,50 -37,50 (75,00)
Затраты на прочие вспомогательные материалы 75,00 76,40 1,40 1,87
Электроэнергия на функционирование прочего инженерного оборудования 30,82 30,97 0,15 0,47
Затраты на содержание и ремонт помещения цеха 85,50 91,47 5,97 6,98
Окончание табл. 7
Наименование статей контролируемых затрат Затраты по утвержденным нормам расхода (бюджетные значения), тыс. руб. Фактические затраты, тыс. руб. Отклонение, (+,-) Отклонение (%)
Затраты на охрану труда (мыло, спецодежда и др.) 35,84 36,44 0,60 1,67
Затраты на канцтовары и расходные материалы 20,00 16,74 -3,26 (16,30)
Прочие затраты 63,20 64,30 1,10 1,74
Итого косвенные затраты 768,16 737,13 -31,03 (4,04)
СОВОКУПНЫЕ ЗАТРАТЫ 12 852,14 13 092,07 239,93 1,87
"Данный отчет составляется начальником печатного цеха.
Таблица 8
Отчет центра ответственности по расходам — производство (годовой) *
Наименование статей контролируемых затрат Затраты по утвержденным нормам расхода (бюджетные значения), тыс. руб. Фактические затраты, тыс. руб. Отклонение Отклонение (%)
Прямые затраты
Печатный цех 12 083,98 12 354,94 270,96 2,24
Брошюровочный цех 4 143,19 4 200,67 57,48 1,39
Итого прямые затраты 16 227,17 16 555,61 328,44 2,02
Косвенные (общепроизводственные) затраты
Печатный цех 768,16 737,13 -31,03 (4,04)
Брошюровочный цех 230,45 231,80 1,35 0,59
Итого косвенные (общепроизводственные) затраты 998,61 968,93 -29,68 (2,97)
Косвенные (общехозяйственные) затраты
Затраты на оплату труда персонала управления 412,20 412,20 0,00 0,00
Командировочные расходы и затраты на служебные разъезды 15,00 7,45 -7,55 (50,33)
Канцелярские расходы 7,50 6,27 -1,23 (16,40)
Почтово-телеграфные расходы 0,00 0,42 0,42 —
Телефонные расходы 6,00 7,20 1,20 20,00
Затраты на содержание и ремонт оргтехники 3,00 3,13 0,13 4,33
Затраты на электроэнергию 7,11 7,34 0,23 3,23
Затраты на водоснабжение 6,18 6,18 0,00 0,00
Затраты на отопление 17,70 17,70 0,00 0,00
Затраты на поддержание экологической безопасности производства 5,20 5,20 0,00 0,00
Затраты на дезинфекцию 4,80 3,00 -1,80 (37,50)
Расходы по пожарной безопасности 30,00 35,00 5,00 16,67
Расходы на обучение производственного персонала правилам техники безопасности 3,00 3,18 0,18 6,00
Расходы на медосмотры 18,00 18,00 0,00 0,00
Расходы на подготовку кадров 9,60 9,60 0,00 0,00
Прочие затраты 10,00 21,57 11,57 115,70
Итого косвенные (общехозяйственные) затраты 555,29 563,44 8,15 1,47
Итого косвенные затраты 1553,90 1532,37 -21,53 (1,39)
СОВОКУПНЫЕ ЗАТРАТЫ 17 781,07 18 087,98 306,91 1,73
"Ответственность за составление этого отчета возлагается на директора по производству.
каждого уровня управления включает в себя следующие графы:
— наименование статей контролируемых затрат;
— затраты по утвержденным нормам расхода (план);
— фактические затраты;
— отклонение от плановых значений.
Таким образом, на предприятии соблюдаются
регламентированные Методическими рекомендациями по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях принципы бюджетирования.
В приведенных отчетах центров ответственности по расходам не учтены такие затратные статьи, как единый социальный налог и амортизация. Так как эти статьи затрат являются условно контролируемыми со стороны руководства указанных звеньев управленческой цепи, то информация по данным статьям указывается отдельно.
Центры ответственности по прибыли и по инвестициям также составляют свою внутреннюю отчетность, но в несколько ином формате. Периодичность составления и представления внутренней отчетности зависит от нужд управления конкретного предприятия (ежемесячно, поквартально, по полугодиям и т. д.).
Согласно исследованиям западных социологов, сам факт ведения учета и составления отчетности по центрам ответственности повышает дисциплину и ответственность управляющего (менеджера), а предоставление информации внутренней отчетности персоналу компании улучшает отношения в коллективе и активизирует человеческий фактор производства.
Поскольку решать управленческие задачи на крупных и средних полиграфических предприятиях целесообразнее всего посредством единого программного комплекса, объединяющего как учет бизнес-операций, так и остальную финансово-хозяйственную деятельность, то скажем несколько слов об автоматизированных системах управления информационными потоками.
На сегодняшний день рынок информационных систем достаточно широк. Однако на большинстве предприятий автоматизация информационных потоков касается только затратных служб (бухгалтерии, финансового отдела и т. п.), что обеспечивает некоторое снижение косвенных затрат, тогда как внедрение интегрированной системы управления в производстве будет способствовать снижению себестоимости, оптимизации загрузки производственных мощностей, повышению эффективности труда и оперативности реакции на внеплановые
ситуации. Такая система должна поддерживать стандарт МКР11, подразумевающий формирование производственного плана, планирование материальных и производственных ресурсов, внутрицеховое управление и т. д., т. е. поддержку практически всех основных функций планово-экономического и производственного отделов предприятия.
К несомненным плюсам некоторых автоматизированных системах управления информационными потоками (таких как, например, Ахар1а) относятся:
1) «приборная доска» руководителя;
2) организация внутренней сети «интранет»;
3) наличие корпоративного портала.
Рассмотрим третье звено в цепи информационного потока — получение необходимой информации высшим руководством предприятия и обратная связь.
Руководитель обычно контролирует ключевые показатели деятельности предприятия, представленные во внутрифирменных отчетах, одновременно с этим он может использовать возможности автоматизированной системы управления — специальный интерфейс для руководителя, так называемую «приборную доску», где в виде диаграмм наглядно представляются достигнутые результаты, которые можно оценить по тем или иным критериям. С помощью таких диаграмм руководитель может также сравнивать фактические данные с прогнозируемыми значениями. На «приборную доску» помещаются только наиболее важные для руководителя показатели, причем как финансовые, так и нефинансовые, например доход по сделкам, индекс сроков выполнения заказов, текучесть кадров и т. п.
Возможность публикации данных из автоматизированной системы управления во внутренней сети «интранет» значительно облегчает руководителю процесс получения отчетов без дополнительного привлечения сотрудников, особенно это важно для территориально разрозненных предприятий. Так, руководитель может просмотреть текущее состояние дебиторской задолженности, список неоплаченных заказов, список пришедших платежей и т.д.
Не только восходящий, но и нисходящий информационный поток имеет значение для управления, поэтому организация в информационной сети предприятия корпоративного портала облегчит доступ к необходимой информации как руководителя, так и сотрудников, повысит эффективность использования рабочего времени. Корпоративный портал организуется по ролевому принципу, поэтому каждый пользователь имеет доступ только к той информации, которая ему необходима для работы. Помимо выполнения прямых задач, сотрудники
могут пользоваться стандартным набором функций корпоративного портала, как любого информационного портала, — искать, просматривать и публиковать информацию, читать новости компании, инструкции, приказы руководителя, участвовать в опросах, организовывать форумы.
В данной статье рассмотрен один из вариантов организации сбора и представления управленческой информации, однако могут применяться и другие методики, главное, чтобы они обеспечивали оперативность, достаточность и аналитичность управленческой информации.
Литература
1. Методические рекомендации по вопросам планирования и учета затрат на производство и реализацию продукции (работ, услуг) на полиграфических предприятиях. — М.: НИЦ «Экономика», 2003. — 76 с.
2. ОжогинаИ., Торгов И. Технологии на службе руководителя. // ^юпреорЬ. — 2003. — № 1. — С.6 — 9.
3. РянскийА. С. Адаптация плана счетов бухгалтерского учета для нужд управленческого учета. // Главбух. - 2004. - №4. -С.76 - 79.
* * *
К сведению авторов и читателей
Федеральное агентство по науке и инновациям Министерства образования и науки РФ и Научная электронная библиотека eLIBRARY.RU приступили к реализации проекта «Разработка системы статистического анализа российской науки на основе данных российского индекса научного цитирования (РИНЦ)» по Федеральной целевой научно-технической программе.
В Российский индекс научного цитирования включены все издания, выпускаемые нашим издательским домом: «Финансы и кредит», «Дайджест-Финансы», «Экономический анализ: теория и практика», «Региональная экономика: теория и практика», «Национальные интересы: приоритеты и безопасность», «Международный бухгалтерский учет», «Всё для бухгалтера», «Бухгалтер и закон», «Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях», «Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии».
РИНЦ - это многофункциональная информационная система, в которой обрабатывается библиографическая информация, аннотации и пристатейные списки цитирования из российских научных журналов. Поисковые и информационные сервисы базы данных эффективно реализуют различные виды поиска информации, анализируют и рассчитывают индексы цитирования отдельных авторов, научных коллективов и организаций, тематических направлений, импакт-факторы журналов. Авторам предоставлена возможность самостоятельно вводить и корректировать информацию о том, что, где и когда они опубликовали, используя для этой цели интерфейс Единого реестра научных публикаций. Используя систему управления ссылками, возможно без труда выходить не только на полные тексты статей, которые обрабатываются в самом РИНЦ, но и на статьи, которые цитировались в этих публикациях.
Подробная информация о проекте размещена на сайте разработчика
- www.elibrary.ru.
Уважаемые авторы и читатели!
Мы также напоминаем Вам, что электронные версии всех наших журналов доступны на сайте Научной электронной библиотеки eLIBRARY.RU.
Мы прилагаем все усилия для того, чтобы доступ к необходимой информации был максимально быстрым и простым для Вас, и надеемся, что использование современных информационных технологий сделает Вашу работу с материалами наших изданий еще более удобной!
