CC BY
115
УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ
ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА
в издательско-полиграфических
ПРЕДПРИЯТИЯХ
В.Э. КЕРИМОВ,
доктор экономических наук, профессор Финансовой академии при Правительстве РФ
Издательско-полиграфическая деятельность в современных условиях представляет собой подготовку и выпуск печатных изданий любого вида. Печатным изданием признается газета, книга, журнал, брошюра, альбом, плакат, буклет, открытка и иное изделие полиграфического производства независимо от тиража и способа изготовления, предназначенное для передачи содержащейся в нем информации.
Эффективность любой системы управления во многом зависит от качества, своевременности и достоверности представленной информации. Информационная система издательско-полиграфического предприятия, как и предприятия другой отрасли, состоит из различных подсистем, среди которых наибольший удельный вес занимает экономическая, использующая, в основном, информацию учетной системы. Место современной учетной системы в общем информационном поле издательско-полиграфического предприятия можно представить в виде следующей схемы (рис. 1).
Как видно из рис. 1, учетная система издательско-полиграфического предприятия состоит из оперативного, статистического, налогового и бухгалтерского учета. Каждый из них отличается составом отражаемых явлений, назначением и способами осуществления.
Все виды учета, применяемые в организации, между собой тесно взаимосвязаны. Оперативный, статистический, налоговый и бухгалтерский учет представляют собой единую учетную систему органи-
зации. Каждый вид учета применяет особые методы отражения хозяйственной деятельности и ее контроля, исследует определенные стороны экономики организации, при этом они дополняют друг друга.
В настоящее время прослеживается тенденция сближения оперативного, статистического, налогового и бухгалтерского учета, повышения качества учетной информации, усиления ее контрольных функций, устранения дублирования и параллелизма в получении экономических показателей. Дальнейшее укрепление взаимосвязи всех видов учета позволит упростить, ускорить и удешевить учетный процесс на основе автоматизированного составления и обработки единой первичной учетной документации, использования электронных вычислительных машин для получения оперативной, достоверной информации, необходимой для управления, контроля и анализа хозяйственной деятельности.
Использование современных автоматизированных систем обработки информации и экономикоматематических методов расширяют возможности организации учета на основе интеграции, когда однажды зарегистрированные и введенные в память ЭВМ данные могут многократно использоваться в единой учетной системе организации. При этом каждый из видов учета в процессе интегрирования сохраняет свои методические особенности и назначение в системе управления организацией. Таким образом, интеграция представляет собой дальнейшее усиление единства всех видов учета на основе общего их предмета, но без утраты ими специфи-
Рис. 1. Учетная система в информационном поле издательско-полиграфического предприятия
ческих функций в автоматизированных системах управления предприятиями и организациями.
Теперь попытаемся ответить на вопрос: «Как организуется и взаимодействует управленческий учет с другими элементами информационной системы издательско-полиграфического предприятия?»
Для этого необходимо рассмотреть вопрос о взаимодействии и соотношении финансового, управленческого и производственного учета.
Как видно из рис. 1, бухгалтерский учет подразделяется на две части: финансовый и производственный, объектом которого выступают затраты и доходы организации. Аналитическая информация производственного учета используется исключительно для внутреннего управления. В финансовом же учете в основном собирается информация, не являющаяся коммерческой тайной организации, в связи с чем ее представляют также внешним пользователям.
Такое подразделение бухгалтерского учета можно объяснить тем, что в принципе вся система бухгалтерского учета является составной частью управленческой системы организации. Однако при использовании терминов «финансовый учет» и «производственный учет» основной упор делается на учетные процедуры. Управленческий же учет не ограничивается только учетными процедурами, а за счет других функций управления, по существу, превращает производственный учет в управленческий. Его данные содержат коммерческую тайну и в отличие от финансового учета используются исключительно внутри организации.
Между управленческим и финансовым учетом много общего, поскольку оба они используют информацию учетной системы предприятия. Одним из разделов этой системы является учет затрат и доходов, необходимый как в финансовом, так и в управленчес-
ком учете. Общепринятые принципы финансового учета могут действовать также и в управленческом учете, поскольку руководители предприятий в своей деятельности не могут руководствоваться исключительно непроверяемыми, субъективными оценками и мнениями. Кроме того, информация обеих подсистем используется для принятия необходимых управленческих решений.
Однако, несмотря на наличие объединяющих признаков, эти два вида учета существенно отличаются один от другого.
В обобщенном виде эти различия можно представить следующим образом.
1. Цель учета. Цель финансового учета — предоставление данных, необходимых для составления финансовой отчетности (финансовых документов) предприятия, которая предназначена как для собственной администрации, так и для внешних пользователей. Для того чтобы внешние пользователи, инвесторы и кредиторы могли дать объективную оценку финансового положения предприятия, его платеже — и кредитоспособности, оценить степень рентабельности инвестиций в данное предприятие, финансовый учет необходимо вести в соответствии с четко определенными требованиями и стандартами.
Управленческий учет представляет собой основную систему коммуникаций внутри издательско-полиграфического предприятия. Его цель — обеспечить соответствующей информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственных показателей, для выработки ими рекомендаций на будущее на основе анализа произошедших явлений.
2. Пользователи информации. Финансовый учет иногда называют внешним учетом. Его результаты, как правило, публикуются, причем отчеты содержат не только финансовую информацию, но и материалы рекламного характера, демонстрирующие успехи предприятия в его деятельности, его новые продукты. Пользователи финансового отчета традиционно находятся вне предприятия. Эта информация необходима как фискальным государственным органам, так и акционерам компаний, держателям облигаций и других ценных бумаг, потенциальным инвесторам.
Управленческий учет можно соответственно назвать внутренним учетом. Его результаты используются только управленческим персоналом издательско-полиграфического предприятия. Это своего рода «кухня» предприятия, где готовятся материалы для менеджеров.
3. Источники информации. Для финансового учета источниками информации служат только данные учетной системы предприятия, которая накапливает финансовую информацию, а также элементы системы налогообложения.
Для управленческого учета источниками информации, кроме данных учетной системы издательско-полиграфического предприятия, служат сведения о нормах расхода материальных ресурсов, технологических отходов, исследования о ситуации на рынке, отчеты о проведении научно-исследовательских работ, возможности использования их результатов в соответствующих условиях производства и др.
4. Обязательность ведения учета. Финансовый учет — это учет официальный, его ведение обязательно для всех без исключения предприятий и организаций. Документы финансовой отчетности представляются в органы налоговой инспекции, они являются объектами аудиторской проверки, могут и должны быть опубликованы.
Вести или не вести управленческий учет, решает руководство самого издательско-полиграфического предприятия. Никакие посторонние органы или организации не имеют права указывать, что надо или чего не надо делать. Поэтому нет смысла в сборе и обработке информации, ценность которой для управления ниже затрат на ее получение.
5. Правила ведения учета. Ведение финансового учета четко регламентировано. Его ведение регулируется государственными нормативными актами и национальными стандартами.
Нормы и правила ведения управленческого учета устанавливаются самим издательско-полиграфическим предприятием. Управленческий аппарат организации может следовать любым внутренним правилам учета в зависимости от полезности этих правил. Основной аргумент в обосновании правил управленческого учета — есть ли от этого польза.
6. Принципы учета. Финансовый учет базируется на общепринятых принципах, таких как принцип двойной записи, принцип обособленности предприятия, сравнимость данных и др.
Этими принципами руководствуются как сами бухгалтеры, так и контролирующие органы.
Управленческий учет общепринятых принципов не имеет, главное — простота и удобство в использовании.
7. Основные объекты учета. В финансовых отчетах предприятие обычно описывается как единое целое. Крупным предприятиям с многоотраслевой деятельностью необходимо отражать выручку и доход по каждой отрасли, т. е. по большим сегментам предприятия.
Управленческий учет обычно включает в себя информацию о деятельности отдельных подразделений издательско-полиграфического предприятия: отделов, цехов, участков, рабочих мест. Объектом учета также может выступать отдельная управленческая задача, определенная область деятельности.
8. Базисная структура учета. Финансовый учет строится на следующем базисном равенстве: активы = собственный капитал + обязательства.
В управленческом учете структура информации зависит от запросов ее пользователей. Любая система управленческого учета оперирует прежде всего такими категориями, как затраты, доходы и активы, и применяет свой набор базисных установок. Основной аргумент в применении этих структур — полезность передаваемой информации.
9. Формы представления информации. Финансовая информация представляется в органы налоговой инспекции и другим внешним пользователям по формам, утвержденным Минфином России и другими центральными ведомствами. Они едины для всех предприятий, независимо от их организационно-правовой формы.
Результаты управленческого учета могут быть представлены в произвольной форме, обязательных форм, бланков не существует.
10. Степень открытости информации. Информация финансового учета открыта для ее пользователей и не является для них коммерческой тайной. Она носит публичный характер и в некоторых случаях заверяется независимыми аудиторами.
В отличие от финансового управленческий учет субъективен и конфиденциален.
Формирование показателей производственнохозяйственной деятельности издательско-полиграфического предприятия в управленческом учете является его коммерческой тайной, секретом.
11. Методы и способы отражения учетной информации. Финансовый учет охватывает информацию, формируемую в денежной оценке. Финансовая отчетность предприятия включает конечные остатки по всем счетам Главной книги. При регистрации и отражении информации финансовый учет опирается только на собственные методы и способы (документация, инвентаризация, оценка, калькуляция, бухгалтерские счета, двойная запись и т. д.).
При регистрации и отражении управленческой информации пользуются методами и способами как финансового учета, так и математики, статистики, экономического анализа. В управленческом учете могут использоваться любые методы, приемы и способы, которые являются полезными для принятия решений.
12. Измерители учетной информации. Для обобщения хозяйственных процессов в финансовом учете применяются денежные измерители; они являются универсальными, выражаются в рублях (национальной валюте). В управленческом учете используются все виды учетных измерителей: натуральные, трудовые, денежные.
13. Периодичность составления отчетов. Для финансовой отчетности устанавливают строго определенные сроки. Она составляется и представляется по окончании каждого квартала и за год.
В управленческом учете отчеты могут составляться ежедневно, еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно. Срок представления таких отчетов устанавливается непосредственно руководством издательско-полиграфического предприятия, строгой периодичности здесь нет. Главное, чтобы отчет был полезен пользователю и получен им в нужное время.
14. Отношение ко времени совершения информации. Финансовый учет отражает финансовую историю предприятия. В нем хозяйственные операции регистрируются на основе документов, подтверждающих их совершение, т. е. этот вид учета имеет дело с уже произошедшими фактами хозяйственной жизни предприятия.
Целью управленческого учета является выработка рекомендаций на будущее на основе анализа произошедших явлений.
Финансовый учет показывает, «как это было», а управленческий — «как это должно быть». Вот почему управленческий учет иногда называют прогнозным учетом.
15. Степень точности и надежности информации.
Финансовая информация отражает операции, которые уже завершены, поэтому она носит объективный характер и поддается аудиторской проверке.
Управленческий учет в большей мере имеет дело с операциями, относящимися к будущему времени, поэтому информация в управленческом учете может иметь вероятностный и субъективный характер.
16. Способы группировки затрат и доходов. В
финансовом учете затраты группируются и отражаются в разрезе экономических элементов, а доходы — в целом по предприятию и видам (сегментам) деятельности. Перечень затрат регламентируется в централизованном порядке правительственными решениями. Эта группировка позволяет получать информацию о затратах, произведенных в целом по предприятию за определенный период времени, безотносительно к их целевому назначению.
В управленческом учете затраты группируются и отражаются в разрезе статей калькуляции, а
доходы — в разрезе структурных подразделений и видов продукции, работ, услуг
Перечень статей калькуляции устанавливается самим издательско-полиграфическим предприятием на основе методических рекомендаций по организации планирования затрат на издательско-полиграфических предприятиях, разработанных по заданию Федерального агентства по печати и массовым коммуникациям.
Группировка затрат в разрезе статей калькуляции позволяет получать информацию о затратах, произведенных как по отдельным структурным подразделениям, так и в разрезе видов вырабатываемых изделий.
17. Степень ответственности. За неправильное ведение финансового учета руководители предприятий несут как административную, так и уголовную ответственность.
Работники, занятые в сфере управленческого учета, несут дисциплинарную ответственность, но не за какие-либо искаженные данные управленческого учета, а за определенные проступки.
Говоря о существующих взаимоотношениях и различиях между управленческим и производственным учетом, следует отметить, что их между собой отождествлять нельзя. Управленческий учет исторически является следствием производственного учета. Производственный учет включает в себя, в основном, учетно-расчетные процедуры, главной целью которых является определение затрат на производство и выручки на единицу продукции.
Производственный учет сегодня призван следить за издержками производства и доходами издательско-полиграфического предприятия и выявлять возможные резервы повышения рентабельности производственной деятельности. Он должен четко и детально отражать все процессы, связанные с производством и реализацией продукции на предприятии. Современный производственный учет включает три основных раздела:
♦ учет затрат и доходов по их видам;
♦ учет затрат и доходов по центрам ответственности;
♦ учет затрат и доходов по их носителям.
Учет затрат и доходов по их видам должен
показать, какие группы затрат возникли на издательско-полиграфическом предприятии в процессе производства продукции (работ, услуг) в отчетном периоде и как они были возмещены в процессе реализации изделий (работ, услуг).
Учет затрат и доходов по центрам ответственности должен способствовать точному их распределению между отдельными подразделениями издательско-полиграфического предприятия (центрами
ответственности) для определения результатов в разрезе каждого центра ответственности.
Наконец, учет затрат и доходов по их носителям должен определить рентабельность каждого вида выпускаемой продукции (работ, услуг).
Таким образом, только в рамках производственного учета удается рассчитать себестоимость и рентабельность единицы продукции и выявить скрытые резервы повышения эффективности производственной деятельности издательско-полиграфического предприятия.
Управленческий же учет по своему составу, безусловно, шире, чем производственный, поскольку через функции управления он превращает производственный учет, по существу, в интегрированную систему внутрихозяйственного учета затрат и доходов организации. Структуру управленческого учета можно представить следующим образом (рис. 2).
В современных условиях управленческий учет через свои функции выступает в качестве основного информационного фундамента управления внутренней деятельностью издательско-полиграфического предприятия, его стратегией и тактикой. Основное его назначение — это производство информации для принятия оперативных и прогнозных управленческих решений.
Тактика управленческого учета включает организацию, учет, контроль, мотивацию, анализ и регулирование ранее принятых решений, а также ответственность за их исполнение.
Стратегия управленческого учета представляет систему анализа, прогнозирования, планирования и координации управленческих решений, определяющих развитие предприятия на длительный период.
Так как узловой момент в интеграции — это сопоставление затрат и доходов, то наиболее важны-
Рис. 2. Структура управленческого учета
ми для управленческого учета становятся операции управления затратами, доходами и результатами через влияние как на затраты, так и на доходы.
Предметом управленческого учета является производственная, коммерческо-сбытовая и инвестиционная деятельность издательско-полиграфического предприятия в целом и его отдельных структурных подразделений в процессе всего цикла управления. Хозяйственные операции, носящие исключительно финансовый характер (операции с ценными бумагами, арендные и лизинговые операции и т. п.), выходят за рамки предмета управленческого учета.
Содержание предмета раскрывается его объектами. Объектами управленческого учета, как отмечалось выше, являются затраты (текущие и капитальные) и доходы издательско-полиграфического предприятия и его отдельных структурных подразделений — центров ответственности; внутреннее ценообразование, предполагающее использование трансфертных цен; бюджетирование и система внутренней отчетности.
Объекты управленческого учета отражаются через совокупность приемов и способов, составляющих основу метода управленческого учета.
В управленческом учете используются все элементы метода финансового учета, такие как документация и инвентаризация, оценка и калькуляция, счета и двойная запись, балансовое обобщение и отчетность. Кроме того, в управленческом учете широко применяются приемы экономического анализа, экономикоматематические и статистические методы и т. д.
Система управленческого учета состоит из множества процедур, которые могут меняться в зависимости от целей управления. Тем не менее они должны отвечать определенным принципам. К принципам, применимым в управленческом учете, можно отнести: непрерывность деятельности организации; использование единых для планирования и учета единиц измерения; оценку результатов деятельности подразделений организации; преемственность и многократное использование первичной и промежуточной информации для целей управления; формирование показателей внутренней отчетности как основы коммуникационных связей между уровнями управления; применение бюджетного (сметного) метода управления; полноту и аналитичность, обеспечивающие исчерпывающую информацию об объектах учета; периодичность, отражающую производственный и коммерческий циклы организации, установленные учетной политикой.
Совокупность перечисленных принципов должна обеспечить действенность системы управленческого учета, но никоим образом не должна унифицировать учетный процесс.
Конечно, было бы ошибочно воспринимать управленческий учет как нечто новое для предприятий полиграфической промышленности. В первые годы советской власти функции бухгалтерских служб были значительно шире. Бухгалтер того времени по инерции занимался как учетной, так и планово-аналитической работой. Отмена коммерческой тайны и развитие социалистической системы хозяйствования, по существу, превратили бухгалтера в простого регистратора свершившихся фактов хозяйственной деятельности. Развитие и укрепление централизованного планирования способствовали постепенному отделению от бухгалтерской службы планово-экономических и финансовых отделов с передачей им части бухгалтерских полномочий. В результате этого процесса вся система бухгалтерского учета практически превратилась в финансовую и стала обслуживать исключительно государственные интересы. В последнее же десятилетие, когда произошел отказ от централизованной системы управления в пользу рыночной экономики, необоснованно стало принижаться значение планирования и, как следствие, техпромфинплана предприятия. Между тем бюджетирование в управленческом учете во многом напоминает ранее применявшийся в отечественной практике порядок разработки техпромфинплана.
Кроме того, все виды анализа (оперативный, сравнительный, факторный, комплексный и др.), применяемые в управленческом учете, также хорошо известны отечественным ученым и практикам. В тот период не раз предпринимались настойчивые попытки внедрения внутреннего хозяйственного расчета, прообразом которого является одна из концепций управленческого
учета — управление по центрам ответственности. Наряду с этим отечественной теорией и практикой были глубоко проработаны вопросы, связанные с калькулированием себестоимости продукции, разработкой и применением нормативного метода учета, во многом похожего на систему учета «стандарт-кост», применяемую в управленческом учете.
Однако все предпринимаемые меры не давали должного эффекта и не способствовали созданию целостной системы управленческого учета. Определенные трудности на пути ее становления имеются и в настоящее время. Многие главные бухгалтеры вину за это, в основном, возлагают на существующую систему налогообложения, отнимающую много времени и сил для организации эффективной системы управленческого учета. Между тем, как показывает практика, несмотря на наличие объективных причин, уже прослеживается тенденция превращения бухгалтера из простого субъекта бухгалтерии в бухгалтера-менед-жера. Он все чаще становится активным субъектом управленческой деятельности организации.
Управленческий учет — новая комплексная отрасль экономических знаний. В этом его большое преимущество, так как именно на стыках наук, при использовании разных научных методов происходят существенные прорывы к новым знаниям и технологиям. Оценить же по достоинству возможности управленческого учета могут производители, работающие в условиях реального рыночного хозяйства.
В последующих статьях нами будут более детально (с применением практических примеров) освещены объекты, методы и системы управленческого учета на предприятиях полиграфической промышленности.
Не успели оформить подписку на 2007 год?
Оформить подписку на журналы Издательского дома «Финансы и Кредит» можно с любого номера в редакции или в одном из агентств альтернативной подписки. Полный список агентств альтернативной подписки можно посмотреть на сайте : www.financepress.ru.
Тел./факс: (495) 621 -69-49, Http://www.financepress.ru
(495) 621 -91-90 Е-таіІ: [email protected]
