CC BY
64
УДК 005.92
ИНФОРМАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИНФОРМАЦИОННОГО ПОТОКА в ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ В ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСКИХ СТРУКТУРАХ
М. А. КОЛПАКОВА,
аспирантка кафедры экономики и менеджмента медиабизнеса E-mail: kolpmaria@gmail.com Московский государственный университет печати имени Ивана Федорова
В статье исследуется значение информации в процессе управления затратами в предпринимательских структурах, а также автором выявлено наличие информационного цикла, представлена авторская классификация экономической информации для целей управления затратами, обозначена важность организации управленческого учета на предприятиях. Поскольку оперативность принятия управленческого решения во многом зависит от скорости информации, автор обращает внимание на необходимость осуществления контроля информационного потока в предпринимательских структурах, заключающегося в мониторинге соблюдения сроков обработки документов. В этой связи в статье предлагается ряд инструментов контроля за движением документов.
Ключевые слова: информация, информационный поток, управление затратами.
Управление - это действие, направленное на достижение поставленной цели и заключающееся в контроле и регулировании объекта управления. Владение полной информацией об управляемом объекте позволяет руководителям сопоставлять целевые и достигнутые показатели его деятельности, делать выводы о его состоянии, динамике и тенденциях изменений.
В системе управления затратами управляющие подсистемы воздействуют на управляемые подсистемы посредством принятых решений. Для выработки управленческого решения необходимо непрерывное получение сведений об объекте управления, в том числе данных, связанных с учетом, контролем, анализом, планированием и прогнозированием затрат. Таким образом, управление объектом производится на основе имеющейся информации о нем, а взаимодействие управляющих и управляемых подсистем управления затратами происходит с использованием информационного потока.
Движение информации осуществляется следующим образом. Работники производственных подразделений предприятия фиксируют понесенные затраты в первичных документах, а руководители этих подразделений составляют внутренние отчеты. Далее данная документация предоставляется в службу бухгалтерии предприятия. На основе бухгалтерских документов и отчетов, а также необходимых данных из внешней среды предприятия сотрудники экономических служб формируют аналитическую информацию, предназначенную для руководителей предприятия. На основе полученной информации ру-
ководители вносят коррективы в деятельность предприятия, разрабатывают мероприятия, нацеленные на изменение уровня затрат. В ходе реализации утвержденных мероприятий в производственных подразделениях предприятия информация о затратах вновь собирается и отражается документально. В дальнейшем «порядок» движения информации повторяется. Получается, что в процессе управления затратами информация движется циклично. Данный вывод позволил нам представить на рисунке информационный цикл в процессе управления затратами.
С учетом рассмотренного информационного цикла управление затратами определяем как процесс, включающий сбор, обработку, анализ имеющейся информации, используемой далее
при принятии и реализации управленческого решения. Оценка результата управленческого решения по управлению затратами (оценка достигнутого уровня затрат) производится на основе внутренних отчетов руководителей структурных подразделений [5, с. 3].
Безусловно, достоверность и точность информации - это основные факторы, влияющие на эффективность управления затратами. Однако немаловажное значение в процессе управления затратами имеет скорость информации, поскольку от нее напрямую зависит оперативность принятия управленческого решения. Поэтому в деятельности предпринимательских структур особое внимание следует уделить проведению контроля за движением информации, а именно
Внешняя информация
ПРЕДПРИЯТИЕ
Управляющая подсистема (менеджмент предприятия)
Анализ информации о затратах
Оценка вариантов управления затратами
I
Обработка информации о затратах
Принятие управленческого решения
Сбор информации о затратах
Контроль за исполнением решения по управлению затратами
Внутренняя информация
Формирование определенного уровня затрат как результат исполнения управленческого решения
Управляемая подсистема (затраты предприятия)
Информационный цикл в процессе управления затратами
разработке и использованию инструментов контроля информационного потока. При описании информационного цикла в процессе управления затратами мы подчеркнули, что движение информации осуществляется путем ее документального отражения. Следовательно, контролю подлежит непосредственно поток используемых документов. Но прежде чем перейти к вопросу проведения контроля за движением документов, следует выяснить, какого рода информация содержится в них.
Говоря об информации, участвующей в процессе управлении затратами, необходимо заметить, что при изучении объекта управления
Классификация экономической инфо
используется экономическая информация. В теории под экономической информацией понимают данные, отражающие процессы производства, распределения, обмена и потребления материальных благ и услуг, ее еще определяют как производственную [8, с. 60]. Данная информация несет в себе сведения о различных сторонах финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
Т. П. Карпова подразделяет экономическую информацию по двум признакам: по функциям и по степени обобщения (табл. 1). По функциональному признаку экономическая информация делится на четыре составляющие, среди которых [5, с. 10]: нормативно-справочная, плановая,
Таблица 1
1ции для целей управления затратами
Классификационный признак Вид информации Описание вида информации
Выполняемая функция Нормативно-справочная Служит основой для осуществления текущего и долгосрочного планирования, ведения учета
Плановая Содержит набор возможных действий, сформированных на перспективу деятельности предприятия
Учетная Отражает свершившиеся факты хозяйственной деятельности, промежуточные и итоговые экономические показатели функционирования предприятия
Отчетная Содержит данные, характеризующие с разных сторон результаты деятельности структурных подразделений и предприятия в целом за определенный период
Степень обобщения Первичная Отражает все свершившиеся операции в деятельности предприятия и характеризуется достаточно большим объемом и детализацией данных, трудоемкостью сбора
Сводная Формируется на базе первичной информации, характеризует состояние и результаты деятельности как всего предприятия, так и его структурных подразделений
Источник возникновения Внешняя Поступает из внешнего окружения предприятия
Внутренняя Формируется внутри предприятия
Продолжительность времени использования Стратегическая Используется в течение долгого промежутка времени, несет в себе сведения, необходимые для реализации стратегии предприятия
Тактическая Необходима в текущий момент времени, содержит данные, позволяющие устранить возникшие негативные процессы и тем самым обеспечить достижение стратегических целей
Оперативная Используется в конкретный момент времени с целью корректировки результатов деятельности предприятия, направлена на достижение тактических и стратегических целей
Степень значимости для управления затратами Релевантная Несет в себе сведения, в полной мере отвечающие информационному запросу руководителей, применяется при решении конкретной задачи управления затратами
Нерелевантная Не составляет ценности при решении конкретной задачи управления, поскольку содержит ненужные данные о затратах
учетная и отчетная информация. По степени обобщения экономическая информация классифицируется на первичную и сводную [5, с. 13].
Применительно к управлению затратами предложенная Т. П. Карповой классификация экономической информации не учитывает таких аспектов, как:
• источник возникновения экономической информации;
• срок актуальности экономической информации для целей управления затратами;
• степень значимости информации в процессе управления затратами.
В связи с этим считаем необходимым добавить следующие классификационные признаки экономической информации для целей управления затратами: источник возникновения, продолжительность времени использования, степень значимости для управления затратами. Предлагаемая нами классификация экономической информации для целей управления затратами представлена в табл. 1.
Для проведения контроля потока документов внимание заслуживает группировка информации по функциональному признаку, в частности выделение учетной и отчетной информации, поскольку именно в процессе учета информация о затратах фиксируется в документах, а по окончанию определенного периода данная информация включается в отчетную документацию.
Учетной информацией служат данные бухгалтерского, статистического и оперативного учетов [2, с. 75]. Оперативный учет ведется в предпринимательских структурах непрерывно с целью проведения текущего управления производственным процессом, характеризуется коротким временным периодом (1 день). Статистический учет, используя статистические методы и показатели, формирует информацию, которая находит отражение в отчетности, сдаваемой в Федеральную службу государственной статистики. В отличие от оперативного учета статистический учет не является непрерывным, и применяемые в нем формы отчетности утверждены органами Росстата. Некоторые формы отчетности оперативного и статистического учета формируются совместно сотрудниками бухгалтерии и работниками производственных
структурных подразделений [6, с. 5]. Бухгалтерский учет формирует сведения, необходимые как для внешних, так и внутренних пользователей. С помощью бухгалтерского учета налоговые и иные государственные органы осуществляют контроль за соблюдением законодательства организацией при осуществлении деятельности, а инвесторы, кредиторы и иные заинтересованные организации дают оценку деятельности, платежеспособности, ликвидности предприятия с целью дальнейшего сотрудничества.
Большинство ученых определяет бухгалтерский учет как информационную систему [7, с. 77]. В свою очередь бухгалтерский учет подразделяется на финансовый и управленческий учет [1, с. 12]. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» бухгалтерский учет представляет собой формирование документированной систематизированной информации об объектах и составление на ее основе бухгалтерской (финансовой) отчетности. Данное определение, на наш взгляд, определяет сущность финансового учета.
Финансовый учет подразумевает составление первичных документов и регистров учета, а также бухгалтерской отчетности. Бухгалтерская отчетность отражает финансовое состояние предприятия на отчетную дату и предназначена как для внутренних, так и для внешних пользователей (кредиторов, инвесторов, поставщиков, налоговых органов и т. д.). Отчетной датой составления бухгалтерской отчетности с 01.01.2013 является год [8]. Однако предприятия вправе составлять промежуточную отчетность, если в этом существует потребность. Например, кредиторам необходима информация о финансовом состоянии будущего заемщика для оценки его надежности и платежеспособности [3]. Руководители (учредители) могут использовать данные промежуточной отчетности в целях оценки результатов и координации финансово-хозяйственной деятельности предприятия.
С точки зрения управления затратами финансовый учет имеет ряд недостатков, среди которых большая продолжительность отчетного периода (год), сильная степень регламентации законом, требование к точности данных, приведение формы отчетности к установленному законодательс-
твом виду и т. п. К тому же, по нашему мнению, в настоящее время сильная ориентированность сведений финансового учета на внешних пользователей делает данный вид учета непригодным к его использованию в качестве информационной основы управления затратами.
В связи с этим в целях обеспечения достоверной информацией процесса управления затратами необходимо наличие в предпринимательских структурах управленческого учета. Под управленческим учетом понимается система сбора, анализа, подготовки и представления информации, необходимой для принятия управленческого решения в области планирования, контроля, организации и регулирования деятельности [4, с. 3]. По сравнению с финансовым учетом управленческий учет в нашей стране законодательно является необязательным. Однако в зарубежной практике управленческий учет был выделен среди других систем учета еще в конце 1940-х - начале 1950-х гг. и в настоящее время занимает ведущее место в деятельности успешных зарубежных компаний. Формируемая в данном виде учета информация используется исключительно руководителями предприятий и раскрытию внешним пользователям не подлежит.
Э. Уайлман, старший партнер консалтинговой фирмы Boston Consulting Group, называет хорошо организованный управленческий учет основным инструментом управления затратами [9, с. 43]. Согласимся с мнением Э. Уайлмана, так как ведение управленческого учета подразумевает прежде всего формирование информации о затратах и ее использование для оценки результатов деятельности. Используя данные финансового учета и отчетов руководителей структурных подразделений организации (отделов, цехов), в управленческом учете формируются сведения об уровне и динамике затрат и доходов, структуре себестоимости, показателей результатов деятельности.
Экономисты Э. А. Гомонко, Т. Ф. Тарасова выделяют среди основных функций управленческого учета в системе управления затратами сбор и подготовку информации для принятия управленческих решений [2, с. 72]. Экономист И. А. Илюхина в диссертационном исследовании «Управление затратами в системе управленческого учета в организациях потребительской
кооперации» (Москва, 2007) подчеркивает основное преимущество управленческого учета -его оперативность. Эти и другие точки зрения ученых дают нам основание сделать вывод о том, что необходимым условием эффективного управления затратами является организация на предприятии управленческого учета.
Стоит учесть, что в бухгалтерском учете согласно законодательству Российской Федерации с 01.01.2013 формы первичных документов разрабатываются самим хозяйствующим субъектом и утверждаются его руководителем по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета [8]. Предпринимательские структуры могут использовать унифицированные формы первичных документов после их утверждения приказом руководителя. В управленческом учете применяется собственная разработанная документация. Производственные структурные подразделения отражают в отчетах информацию о выработке, технологических остановках оборудования, сведения о браке продукции, использованных материалах и т. п. Сотрудники экономических служб на основе отчетов руководителей производственных структурных подразделений, внешней информации и информации за предыдущие периоды формируют отчетность для руководителей высшего звена. Данные отчеты могут иметь форму таблицы, графиков, диаграмм, в которых отражается взаимосвязь показателей и сопоставляются плановые и фактические данные.
Используемые в предпринимательских структурах документы существуют как в бумажном, так и в электронном виде. Поток бумажных и электронных документов внутри предпринимательских структур (документооборот) представляет собой процесс движения документов с момента их создания до полного завершения работы с ними и сдачи в архив. Составление в предпринимательских структурах графика документооборота является крайне важным. График документооборота, как правило, разрабатывается на предприятии и включается в приложение к учетной политике, формируемой в целях ведения бухгалтерского учета и налогообложения. Чаще всего график документооборота содержит документы, формируемые посредством финансового учета. По-
этому считаем необходимым внесение в график документооборота документов, используемых и в управленческом учете.
Совершенствование документооборота в предпринимательских структурах возможно с использованием информационных технологий. Применение цифровой электронной подписи и электронного документооборота позволяет заметно повысить скорость передачи информации между подразделениями предприятия. Но эффективность автоматизации движения документов зависит от уровня организации бумажного документооборота. Следовательно, необходимо контролировать сроки своевременного получения бумажных документов, а для этих целей следует ориентироваться на установленный в предпринимательских структурах график документооборота. Методика оценки своевременности поступающих документов может быть сведена к следующему:
1) установить график документооборота, в котором указываются документы, их сроки и ответственные лица за составление;
2) выбрать документы, срок представления которых влияет на принятие управленческого решения. К ним, на наш взгляд, в первую очередь относятся документы и отчеты, формируемые в производственных подразделениях, во вторую очередь - аналитические отчеты, предоставляемые руководителям высшего звена;
3) провести анализ соответствия сроков предоставления выбранных документов согласно графику документооборота. Проведение анализа осуществляется по каждому виду документа, рассчитывается доля просроченных документов за период, выясняются причины несоблюдения сроков у ответственного лица.
Особо значимым при контроле за движением информации является наличие обратной связи, т. е. сообщений сотрудников об обнаружении несоблюдения сроков поступления документов, их подписания и т. п. Обратная связь позволяет оперативно найти и устранить причины нарушения сроков обработки документации. В этих целях необходимо проводить мотивацию сотрудников. При этом способы стимулирования персонала могут быть как материальными (премия, надбавка к заработной плате), так и морально-психологическими (благодарность, грамота, почетные звания,
фирменные значки, взаимное уважение, доверие и терпимость к ошибкам).
Соблюдение контроля потока документов можно обеспечить, используя специально разработанные инструкции. Для этого сначала необходимо определить виды документов, проходящих через каждое подразделение предприятия, а также установить конкретных лиц, работающих с данными документами. Далее следует разработать инструкции по работе подразделений в зависимости от факта хозяйственной деятельности и ознакомить с ними сотрудников предприятия. Для примера рассмотрим такой факт хозяйственной деятельности, как отпуск материалов в производство, применительно для предпринимательских структур в сфере полиграфии.
Операция по отпуску материалов в производство означает, что материалы со склада выдаются либо на производственные цели, либо на управленческие нужды. В полиграфии учет отпуска материалов в производство документально отражается в лимитно-заборных картах, при этом задействованы три подразделения типографии: плановый отдел, склад и подразделение, получающее материалы (цех, отдел). Возможная форма инструкции по факту хозяйственной деятельности «отпуск материалов в производство» для полиграфических предприятий представлена в табл. 2.
Такие инструкции позволяют установить в каждом подразделении предприятия виды используемых документов и ответственных за них лиц. Обязанности же по работе с документами, возлагающиеся на ответственных лиц, становятся более ясными для самих сотрудников, что в целом ведет к отлаженности взаимодействия персонала подразделений.
Проследить поток движения документов можно также путем простого наблюдения с составлением маршрутных схем или методом анкетирования. Метод простого наблюдения позволяет определить порядок движения документов, количество структурных подразделений и лиц, через которых проходят данные документы. При методе анкетирования используется анкета, которая участвует в документообороте вместе с документом, на который она и составляется. Анкета представляет собой таблицу, в которой горизонтальные графы содержат фамилию, имя, отчество (ФИО) и
Таблица 2
Форма инструкции по факту хозяйственной деятельности «отпуск материалов в производство» для полиграфических предприятий
Подразделение Обязанности по работе с документами
Плановый отдел Оформляются лимитно-заборные карты на каждый материал, по которому установлен лимит расхода, в двух экземплярах, до начала месяца один экземпляр передается складу, второй - подразделению, получающему материалы
Подразделение, получающее материалы При получении материалов со склада кладовщику предоставляется имеющийся экземпляр лимитно-заборной карты, получатель ставит свою подпись в экземпляре кладовщика. По окончании использования лимита экземпляр лимитно-заборной карты сдается в бухгалтерию, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным
Склад При выдаче материалов подразделению на своем и полученном от данного подразделения экземплярах кладовщик указывает количество выданных материалов, остаток данных материалов и дату отпуска, ставит свою подпись в экземпляре получающего подразделения. По окончании использования лимита экземпляр лимитно-заборной карты сдается в бухгалтерию, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным
должность сотрудников, занимающихся составлением и обработкой документов, а в вертикальных графах данные сотрудники отражают проводимые ими операции, дату поступления и передачи документа, ФИО лица, которому передается документ. Пример составления такой анкеты приведем для документа «Лимитно-заборная карта», ранее рассмотренного при описании инструкции по факту отпуска материалов в производство (табл. 3). Анкетирование, кроме получаемых методом наблюдения данных, обеспечивает предоставление сведений о количестве и трудоемкости проводимых операций над документами.
Рассмотренные выше инструменты контроля за движением документов могут быть неотъемле-
Анкета к документу «Ли
мой частью созданных в предпринимательских структурах регламентов документооборота, представляющих собой правила работы с документами и организации движения документов. В целях эффективности использования регламентов документооборота при их создании необходимо участие руководителей всех звеньев управления. Регламенты движения документов могут быть как внешними (например, при работе с клиентами, с поставщиками), так и внутренними (например, при бюджетном процессе). В регламентах документооборота детально описываются состав сотрудников, их обязанности и ответственность, виды рабочих документов, правила заполнения и работы с документами. Создание таких регла-
Таблица 3
но-заборная карта № 52»
№ п/п ФИО, должность Дата поступления, заполнения Операция работы с документом Дата передачи ФИО и должность получателя
1 Кузнецова Н. В., экономист 20.05.2013 Составление 20.05.2013 Ермолаев А. К., кладовщик
2 Ермолаев А. К., кладовщик 20.05.2013 Поступление - -
3 Ермолаев А. К., кладовщик 21.05.2013 Выдача материалов, заполнение - -
Ермолаев А. К., кладовщик Передача в связи с окончанием использования лимита материалов 30.05.2013 Вострикова Л. В., бухгалтер по товарно-материальным ценностям
Вострикова Л. В., бухгалтер по учету товарно-материальных ценностей 30.05.2013 Обработка документа, внесение в базу, подшивка в папку
ментов направлено на обеспечение оперативного доступа к любым документам, в том числе находящимся в архиве предприятия, на повышение дисциплины персонала, на выявление точных маршрутов движения документов и в конечном счете на экономию рабочего времени, необходимого при обработке документов.
Таким образом, в результате исследования нами делается вывод о неотделимости информации от процесса управления затратами. При управлении затратами используется экономическая информация. Разработанная нами классификация экономической информации для целей управления затратами приведена в настоящей статье.
Сведения о затратах требуются руководителям предпринимательских структур для осуществления ими управленческих функций и разработки управленческого решения. Важным условием является наличие хорошо организованного управленческого учета, позволяющего сформировать и предоставить нужную информацию о затратах в удобном виде руководителям высшего звена для разработки и реализации мероприятий по управлению затратами. На оперативность управленческого решения влияет скорость информации. В этих целях в предпринимательских структурах необходимо проведение контроля за движением информации, который заключается в мониторинге соблюдения сроков обработки документов.
Заметим, что перечисленные в настоящей статье инструменты контроля за движением документов напрямую зависят от специфики деятельности предпринимательских структур, их масштаба, количества сотрудников, поэтому не являются исчерпывающими. Несмотря на то, что инструменты контроля информационных потоков позволяют увеличить скорость информа-
ции, а следовательно, и оперативность принятия управленческих решений по вопросу управления затратами, они требуют дополнительных затрат времени и усилий.
^исок литературы
1. Вахрушина М. А. Бухгалтерский управленческий учет: учебник. / М. А. Вахрушина. 6-е изд., испр. М.: Омега-Л, 2007. 570 с.
2. Гомонко Э. А., Тарасова Т. Ф. Управление затратами на предприятии. М: КноРус, 2010. 320 с.
3. Дурново Д. В. О бухгалтерском учет и об отчетности из первых рук / Д. В. Дурново // Услуги связи: бухгалтерский учет и налогообложение. 2013. № 1. URL: httр://www. consultant. ru.
4. Залевский В. А. Управленческий учет - теоретические аспекты и практическая реализация /
B. А. Залевский // Управленческий учет. 2008. № 6. С. 3-9.
5. Карпова Т.П. Управленческий учет: ечеб-ник / Т. П. Карпова. 2-е изд., перераб. и доп. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. 351 с.
6. Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: учебник / Н. П. Кондраков. 5-е изд. М.: ИНФРА-М, 2008. 717 с.
7. Лаговская Е. А. Учетный коммуникационный процесс: порядок организации / Е. А. Лаговская // Управленческий учет. 2012. № 9. С. 77-85.
8. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
9. Семенова Н. В. Формирование учетно-ин-формационного обеспечения управленческого анализа для целей налогового консультирования / Н. В. Семенова // Управленческий учет. 2012. № 9.
C.57-62.
10. Уайлман Э. Сокращение затрат. М.: Аль-пина Бизнес Букс, 2009. 198 с.
