CC BY
67
СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ ВОЛОНТЕРСКОЙ ПРОГРАММОЙ В РАМКАХ МЕЖДУНАРОДНОГО СПОРТИВНОГО МЕРОПРИЯТИЯ
К.Ю. Фролина, магистрант
Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (Россия, г. Москва)
DOI:10.24411/2411-0450-2020-10067
Аннотация. Организация работы волонтеров требует знания специфики управления добровольцами, а масштабность международного спортивного события вносит свои нюансы и сложности. В статье рассмотрены подходы и этапы реализации волонтерской программы масштабного спортивного события на примере Чемпионата мира по футболу «FIFA-2018», которые позволяют выявить составляющие эффективной системы управления.
Ключевые слова: волонтерская программа; система управления; спортивные мероприятия; спортивное волонтерство.
Спортивные волонтеры - неотъемлемая часть любого международного спортивного события. Волонтеры не только выполняют широкий спектр функциональных обязанностей, обеспечивая эффективное проведение мероприятия, но также влияют на популяризацию спорта и создание благоприятного имиджа страны.
Правительством Российской Федерации утверждена «Концепция развития добровольчества (волонтерства) до 2025 года», по которой основными направлениями в сфере физической культуры и спорта является участие волонтеров в организации и проведении физкультурных и спортивных мероприятий, а также спортивных мероприятий среди лиц с ограниченными возможностями и инвалидами [1].
Понятие «спортивное волонтерство» обозначает волонтерскую (добровольческую) деятельность, связанную с участием в организации и (или) проведении физ-культурно-спортивных мероприятий городского, регионального, федерального и международного уровней на территории Российской Федерации, проектов и (или) программ по популяризации спорта и пропаганде здорового образа жизни [2].
Анализируя уже проведенные в России международные спортивные события, такие как Зимние Олимпийские игры «Сочи-2014», Чемпионат мира по хоккею с шайбой 2016, Всемирная зимняя универсиада «Красноярск-2019» и другие, можно выделить характерные составляющие системы управления волонтерскими программами. В данной статье будут рассмотрена успешная практика по организации спортивного волонтерства на примере чемпионата мира по футболу «Б1РЛ-2018», прошедшего в 11 -ти городах России.
Для работы более 17 тысяч добровольцев Оргкомитетом «Россия-2018» проведен конкурс среди высших учебных заведений страны для создания центров подготовки волонтеров, по итогам которого отобрано 15 ВУЗов. На их базе созданные центры обеспечили привлечение, отбор и подготовку волонтеров для участия в проведении мероприятия. Организатор предусмотрел создание дорожной карты и точек контроля, а также обучение сотрудников центров и систему мониторинга организации волонтерской программы [3].
Таблица. Основные этапы реализации волонтерской программы
№ Наименование этапа Начало этапа Срок до мероприятия (до открытия)
1 Создание волонтерских центров 2 кв. 2015 г. 3 года
2 Создание 1Т-пространства 4 кв. 2015 г. 2,5 года
3 Привлечение и отбор 2 кв. 2016 г. 2 года
4 Обучение 2 кв. 2017 г. 1 год
5 Организация работы и менеджмент 2 кв. 2018 г. -
Кампания по привлечению волонтеров к данному событию стала самой масштабной в истории Международной федерации футбола (ФИФА): всего получено около 177 тысяч заявок на участие. Такого результата удалось достигнуть благодаря активному использованию как средств массовой информации, так и ресурсов самих волонтерских центров, поскольку большая часть волонтеров - студенты в возрасте 18-25 лет (80%). При этом заявки поступали и от иностранных граждан из 112-ти стран мира [4].
Заявка на участие представляет собой расширенную анкету, которая включает перечень вопросов по определенным аспектам: личные данные, опыт, предпочитаемое направление работы из предложенных (одно приоритетное и два «запасных» на случай, если по первому кандидат не будет одобрен), город работы и другие.
После подачи заявки претендентам предлагается дистанционно, в личном кабинете волонтера, пройти тесты на определение уровня способностей и знание английского языка. Результаты этих испытаний подкрепляются к общей заявке кандидата и дают возможность уже на предварительном этапе оценить его соответствие выбранным функциональным обязанностям.
Следующий этап отбора - интервью, по результатам которого принимается окончательное решение об одобрении или неодобрении кандидата, его функционале и роли в команде (рядовой волонтер или тим-лидер). Чтобы сделать оценку специально обученных интервьюеров максимально объективной, собеседование проходит по определенным стандартам: время прохождения - 30 минут, определены вопросы в соответствии с каждым функционалом, варианты ответов и методы оценки.
Когда все отборочные мероприятия пройдены, претендент на участие получает один из трех ответов: «кандидатура одобрена», «резерв» или «отказ». В первом случае волонтер приглашается для обучения, которое так же состоит из нескольких этапов:
1. Дистанционное обучение, реализованное на базе 1Т-пространства. Система обучения использует концепцию микрообучения, когда весь массив необходимой информации разделяется на небольшие смысловые блоки, переписывается в максимально понятой форме и дополняется инфографикой и анимацией. Короткие учебные сессии по 5-10 минут обеспечивают низкую утомляемость обучающихся, а использование геймификации - различных игровых механик, которые помогают пользователям легче усваивать знания и стремиться получать новые - дополнительное вовлечение и удержание. Таким образом волонтеры получают общее представление о предстоящей работе, происходит ознакомление с правилами поведения и общения, требованиями ко внешнему виду.
2. Очное обучение в формате лекций. Как правило, оно занимает несколько дней, в течение которых волонтер изучает должностные обязанности. На этом же этапе составляется график работы, происходит знакомство с командой и тим-лидером, подписание соглашения.
3. Обучение на местах. Это последний из этапов подготовки волонтеров, где команды изучают нюансы, связанные с особенностями площадки или места работы, отрабатывают алгоритмы работы и тренируются в реагировании и оперативном решении внештатных ситуаций.
Для управления и контроля пула волонтеров из 17 тысяч человек выстроена система, способная обеспечить эти функции.
Помимо деления на команды по направлениям работы и назначения тим-лидера, над каждой из них стоит координирующее лицо - представитель Оргкомитета «Россия-2018», несущий прямую ответственность за результаты работы всей команды.
Особенностью добровольческой деятельности является то, что она построена на принципе безвозмездности и не предполагает материального вознаграждения [5]. Поэтому особое внимание уделяется сервисам для волонтеров: питание, экипировка, трансфер, медицинская страховка. От построения логистики данных процессов напрямую зависит результат работы волонтера, поскольку они в том числе связаны с и мотивацией - одной из главных составляющей программы. Для поддержания настроя волонтеров организаторы использует различные методы: бесплатный проезд по городу и до места работы, билеты на матчи, брендированная форма и многое другое. Но самое главное - это возможность стать частью такого значимого события для страны и следить за достижениями международного спорта в режиме реального времени.
Таким образом, в системе управления спортивной волонтерской программой можно выделить следующие характерные составляющие для ее успешной реализации:
1. Основание ресурсных центров для обеспечения рекрутинга, отбора и первичного обучения добровольцев.
2. Создание IT-пространства для систематизации оперативной деятельности.
3. Проведение масштабной компании по привлечению добровольцев к событию.
4. Формирование единых стандартов отбора волонтеров.
5. Организация поэтапной системы обучения.
6. Создание грамотной структуры управления добровольцев на местах, включая их мотивацию.
7. Продвижение действенной модели контроля, позволяющей оперативно принимать решения.
8. Построение качественных волонтерских сервисов.
9. Сбор обратной связи от участников программы.
Организация работы волонтеров требует знания специфики управления добровольцами, а масштабность международного спортивного события вносит свои нюансы и сложности. Российский опыт позволяет сделать вывод о том, что используемая система управления волонтерскими программами в стране эффективна, а при хорошей организации ценность работы, проделанной волонтерами, намного превышает затраты по управлению ими.
Библиографический список
1. Концепция развития добровольчества (волонтерства) в Российской Федерации до 2025 года. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://static.govemment.ru/media/files/e6LFLgABRP4MyQ8mW7HClCGR8esYBYgq.pdf (Дата обращения: 10.12.2019).
2. Горлова Н.И. Мир спортивного волонтерства. - М.: ГБУ города Москвы «Мосволон-тер», 2018. - С. 9.
3. Положения о конкурсе Автономной некоммерческой организации «Организационный комитет «Россия - 2018». - [Электронный ресурс]. - Режим досту-па:https://resources.fifa.com/mm/document/toumament/loc/02/60/50/89/volunteercenterstenderp rovision_neutral.pdf (Дата обращения: 12.12.2019).
4. Итоги кампании по отбору волонтеров Чемпионата Мира по футболу FIFA 2018 в России. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://resources.fifa.com/mm/document/toumament/volunteers/02/93/08/38/igraphics_ru_russia n.pdf (Дата обращения: 15.12.2019).
5. Федеральный закон «О благотворительной деятельности и добровольчестве (волон-терстве)» от 11.08.1995 N 135-ФЗ - ст. 1.
VOLUNTEER PROGRAM MANAGEMENT SYSTEM AS A PART OF AN INTERNATIONAL SPORTS EVENT
K.Yu. Frolina, Graduate Student
The Russian Presidential Academy of National Economy and Public Administration (Russia, Moscow)
Abstract. The organization of the work of volunteers requires knowledge of the specifics of volunteer management, and the status of the international sport event brings its own nuances and difficulties. The article discusses about the approaches and stages of the implementation of the volunteer program of an international sports event on the example of the FIFA-2018 World Cup, which allow to identify parts of an effective management system.
Keywords: volunteer program; management system; sports events; sports volunteering.
