CC BY
165
УДК - 657,26
СИСТЕМА УЧЕТНЫХ РЕГИСТРОВ ПО ФОРМИРОВАНИЮ ИНФОРМАЦИИ О ДОХОДАХ, РАСХОДАХ И ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТАХ ОРГАНИЗАЦИЙ ХЛЕБОПЕЧЕНИЯ
А.Э. Мельгуй, О.В. Дедова
В статье приведена характеристика учетных регистров при формировании информации о доходах, расходах и финансовых результатах деятельности хлебопекарных организаций. Предложены к использованию несколько форм сводных документов для оптимизации документооборота по учету финансовых результатов и определению их величины перед составлением бухгалтерской отчетности.
Ключевые слова: разработка, учетные регистры, доходы, расходы, финансовый результат, информация, инструкции
В плане мероприятий Минфина России по реализации концепции развития бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации в целях повышения качества информации, формируемой в бухгалтерском учете и отчетности, включена разработка общих требований к регистрам бухгалтерского учета. При этом форма представления результатов такой разработки не определена.
Законодательные требования к регистрам бухгалтерского учета установлены ст. 10 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». В частности, там указано, что регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.
Законодательно закреплены такие основные признаки регистров, как систематизация данных первичных учетных документов по счетам бухгалтерского учета и их юридическая значимость - установление ответственности лиц, составивших и подписавших регистры.
По нашему мнению, информация на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях не может классифицироваться как учетные регистры. Регистром учетная информация становится, только если она отделена от машинного носителя и может использоваться независимо от него (например, при представлении в суд в качестве доказательства). Следовательно, необходимо уточнить, что учетный регистр является печатным (бумажным) документом, хотя и может вестись на машинных носителях.
Для обеспечения юридической значимости регистров необходимо, чтобы их основные (общие) признаки были законодательно закреплены, т.е. в указанных документах должны присутствовать следующие данные:
- указание, за какой период ведутся документы;
- указание на счета бухгалтерского учета, записи по которым ведутся в документах;
- сгруппированные и обобщенные данные по счетам бухгалтерского учета;
- итоговые суммовые данные за отчетный период по счетам бухгалтерского учета;
- подписи лиц, которые составили эти документы, и (или) главного бухгалтера [1].
Из перечисленных выше признаков в ст. 10 Закона о бухгалтерском учете закреплены только нормы в отношении группировки данных по соответствующим счетам бухгалтерского учета и наличия подписи лица, составившего регистр.
Наиболее полными документами, содержащими описание бухгалтерских регистров, порядок ведения учетных записей и взаимосвязь данных регистров и других учетных документов при ведении бухгалтерского учета по журнально-ордерной форме, являлись:
1. Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, утвержденная письмом Минфина СССР от 8 марта 1960 г. № 63. В данной Инструкции был приведен состав типовых регистров (журналов-ордеров и ведомостей) единой журнально-ордерной формы счетоводства и рекомендованных типовых форм разработочных таблиц для промышленных предприятий, строительных и снабженческо-сбытовых организаций;
2. Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для
небольших предприятий и хозяйственных организаций, утвержденная письмом Минфина СССР от 6 июня 1960 г. № 176. В этой Инструкции был приведен состав типовых регистров (журналов-ордеров и ведомостей) единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших промышленных предприятий, строительных, снабженческих, сбытовых и других организаций (При этом небольшими считались организации, в которых число счетных работников не превышало 5-7 человек) [2].
На основе этих документов Минфин СССР разрабатывал и утверждал регистры журнально-ордерной формы счетоводства для применения в других отраслях народного хозяйства: в проектных и изыскательских организациях, геологических организациях, автотранспортных хозяйствах, жилищных хозяйствах, на сельскохозяйственных предприятиях. Среди этого перечня нет хлебопекарных организаций.
Очевидно, что действующие нормативные правовые акты закрепляют право организаций самостоятельно выбирать форму бухгалтерского учета исходя из объема учетных работ, наличия вычислительной техники и других условий. При отсутствии законодательных и нормативных ограничений организации могут не только использовать рекомендованные формы бухгалтерского учета, но и разрабатывать свои оригинальные. Вместе с тем при самостоятельной разработке форм бухгалтерского учета должны соблюдаться общие методологические принципы бухгалтерского учета и положения принятой учетной политики.
Для оперативного контроля и управления доходами и расходами в целях повышения конечного финансового результата следует использовать установленную на предприятии систему учетных регистров, в которых формируется информация о себестоимости и выручке, а также об исчислении конечных финансовых результатов.
Первичное оформление отпуска сырья в производство, учет рабочего времени, отпуск материалов на ремонт и нужды производства осуществляется на основании первичных учетных документов в производственных цехах хлебопекарных организаций. Затем документы передаются в бухгалтерию для проверки и обработки, на их основании составляются сводные регистры учета расходов. Сводные регистры служат источником информации для калькулирования себестоимости хлебобулочной продукции [3].
Сформированные в регистрах бухгалтерского учета расходы на производство хлебобулочной продукции переносятся в сводный регистр по видам продукции, и с учетом расходов на продажу формируется полная коммерческая себестоимость произведенной и реализованной продукции (табл. 1).
Данный регистр формирования информации об осуществленных расходах позволят обобщать информацию обо всех затратах хлебопекарной организации за месяц по видам продукции. Он являются источником данных для расчета калькуляций каждого вида продукции и для анализа рентабельности производства хлебобулочной продукции.
Таблица 1
Свод затрат на производство за месяц по цеху_
Виды продукци и Элементы затрат
Сырье Материал ы Заработна я плата Отчислени я Амортизац ия Прочие производственн ые расходы Косвенны е расходы Прочие расход ы Итого затрат
Хлеб «Осенний » 1800 980 1290 335 1140 645 7500 220 13910
20690 11264 14828 3851 13103 7414 86207 2529 159886
Итого по
видам продукци и 22490 12244 16118 4186 14243 8059 93707 2749 173796
Расходы на X 735 1934 503 997 1128 15930 55 21282
продажу
Всего
расходы по 22490 12979 18052 4689 15240 9187 109637 2804 195078
элемента
мзатрат
Учет доходов от реализации хлебобулочной продукции в хлебопекарных организациях
осуществляется на основании первичных документов - накладных на отгрузку продукции, счетов-фактур, товарно-денежных отчетов продавцов. Обобщающего регистра по направлениям доходов, как показывает практика, в хлебопекарных организациях Брянской области не используется.
Данные из первичных документов переносятся в журнал регистрации операций, на его основе по счету 90 «Продажи» формируется оборотно-сальдовая ведомость по каждой операции. Такие документы в крупных хлебопекарных организациях являются громоздкими из-за большого количества операций.
Проводить анализ объемов поступления по каналам реализации на основании таких ведомостей очень сложно. Мы предлагаем составлять в бухгалтерии сводный регистр формирования доходов по организации за месяц (табл. 2).
Данный регистр содержит основные направления реализации - розничная торговля населению, оптовая продажа посредникам, реализация организациям общественного питания, передача хлебобулочной продукции собственным работникам в счет оплаты труда и отдельно выделяется колонка «Прочие поступления», в которой будут отражаться данные по отличным от вышеназванных направлениям продаж, например, госзаказ.
Такое разграничение является оптимальным с точки зрения как формирования информации для отчета о прибылях и убытках, так и для анализа объемов ожидаемых доходов. Так, на основе данного документа в отчете о прибылях и убытках можно привести расшифровку выручки от реализации: розничная торговля (магазины и оплата труда в натуральной форме), оптовая продажа (организации общественного питания и оптовая продажа посредникам) и госзаказ.
Таблица 2
Регистр формирования информации о доходах за месяц__
Дата получения доходов Магазины Оптовая продажа Организации общественного питания Оплата труда в натуральной форме Поступления из прочих источников Итого доходов
01-05 20178 19300 1200 918 410 42006
06-10 25614 20150 1360 890 490 48504
11-15 23900 17650 1220 650 380 43800
16-20 19765 16890 1480 970 330 39435
21-25 24530 18600 1310 1020 450 45910
26-31 33492 16645 1623 1014 680 53454
Итого за месяц 147479 109235 8193 5462 2740 273109
С точки зрения предполагаемых объемов доходов можно ориентироваться на вторую категорию поступления доходов - оптовую продажу, поскольку взаимоотношения с такими покупателями закреплены договорными или длительными традиционными отношениями.
Конечный финансовый результат деятельности предприятия формируется как разница между доходами и расходами. Финансовые результаты - это заслуга организации. Прибыль при этом является результатом хорошей работы или внешних объективных и субъективных факторов, а убыток - результатом плохой работы или внешних отрицательных факторов.
При определении финансовых результатов экономических субъектов необходимо из доходов и расходов организации убрать все суммы, не представляющие сущности прибыли. Для хлебопекарных организаций к таким суммам могут относиться суммы, безвозмездно получаемые со стороны или передаваемые другим организациям, а также безвозмездное выделение средств государством (государственная помощь).
Отдельного регистра по учету финансового результата по обычным видам деятельности вести нецелесообразно, в регистре предусматриваются все источники формирования прибыли или убытка (табл. 3).
Предложенный регистр позволит сформировать информацию для составления отчета о прибылях и убытках.
Таким образом, учетные регистры служат важным средством систематизации и накапливания информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и отражения на счетах синтетического и аналитического учета. Данные о хозяйственных операциях в первичных учетных документах, сгруппированные по определенным признакам, позволяют получить необходимые учетные показатели и сведения, используемые для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности хлебопекарной организации.
Возможны два варианта формирования учетных регистров:
1) данные сгруппированных по однородным признакам первичных учетных документов непосредственно по мере их поступления в бухгалтерию записываются в учетные регистры;
2) данные сгруппированных по однородным признакам первичных учетных документов в течение текущего месяца накапливаются, а по его окончании используются для заполнения регистров аналитического и синтетического учета.
Для учета доходов, расходов и конечных финансовых характерен второй вариант формирования регистров.
Таблица 3
Регистр формирования конечных финансовых результатов за месяц_
Показатель Финансо вый результа т от продаж Финансовы й результат от прочей деятельност и Суммы, поступивш ие от сторонних лиц безвозмезд но Государс твенная помощь Валовая прибыль формы №2 Конечный финансов ый результат
Розничная продажа хлебобулочной продукции 38927 - - - 38927 38927
Оптовая продажа хлебобулочной продукции 29350 - - - 29350 29350
Реализация активов - 56400 - - X 56400
Списание дебиторской задолженности - -14500 - - X -14500
Списание кредиторской задолженности - - 17890 - X 17890
Прочие поступления 230 - - 59000 59230 59230
Итого 68507 41900 17890 59000 127507 187297
При разработке собственных регистров бухгалтерского учета мы можем выделить следующую проблему. Сегодня, при активном использовании для ведения учета специализированных бухгалтерских программ, увеличении масштабов учетной работы, разделении функций между работниками бухгалтерии, многим бухгалтерам трудно, а порой и невозможно, увидеть и осознать взаимосвязь учетных процессов, начиная от обработки первичных документов и заканчивая отчетностью. Поэтому возникает риск создания документа, имеющего две возможные отрицательные характеристики:
1. форма регистра перегружена колонками и графами, не содержащими существенной информации;
2. регистр не содержит дополнительных строк и граф для разделения информации по отдельным направлениям, необходимым для формирования финансового результата и составления отчетности.
Поэтому в настоящее время несомненна актуальность подготовки нормативного документа, в котором отражены общие требования к регистрам бухгалтерского учета. Он должен носить универсальный характер и содержать рекомендации, применимые ко всем формам ведения бухгалтерского учета, включая самостоятельно разработанные организациями (в том числе разработанные по заказу организаций либо адаптированные с учетом особенностей организаций, системы автоматизированного ведения бухгалтерского учета).
На наш взгляд, целью разработки общих требований к регистрам бухгалтерского учета является выработка рекомендаций организациям в части формирования учетной политики в области технологии обработки учетной информации и порядка ведения контроля за полнотой, своевременностью и правильностью ведения учетных записей и обработки учетных данных. Кроме того, данный документ должен содержать обязательные сведения, которые организации будут формировать с учетом требований действующих законодательных актов в части составления информации и доходах и расходах организаций пищевой промышленности, к которым относятся хлебопекарные организации. Обобщая вышеизложенное, заметим, что составление сводных регистров в бухгалтерском учете любой организации, имеющих оптимальный набор информационных элементов, позволяет не только обеспечить правильное составление бухгалтерской отчетности, но и ведение анализа и контроля по направлениям производства и каналам сбыта.
The characteristic of calculating registers on the information forming about incomes, expenses and financial results of the baking organizations activity is given in the article.
The key words: calculalating registers, incomes, expenses, financial result, information, instructions
Список литературы
1. Дубовенко Л.А. Регламентация порядка ведения регистров бухгалтерского учета // Финансовые и бухгалтерские консультации,№ 3, 2005 г.
2. Поленова С.Н. Учетные регистры: виды, формы, порядок записей // Бухгалтер и закон, № 11,
2008 г.
3. Поленова С.Н.Первичные учетные документы в системе бухгалтерского учета //
Бухгалтер и закон, № 10 2008 г.
Об аторах
Мельгуй А.Э - кандидат экономических наук, доцент Брянского государственного университета имени академика И.Г. Петровского, есошуе81;^и@ yandexs.ru
Дедова О.В. - старший преподаватель Брянского государственного университета имени академика И.Г. Петровского ecomvest.bgu@ yandexs.ru
