РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

либо вида продукции [3].

По ряду продуктовых категорий Россия действительно добилась импортозамещения и сегодня на своей территории производит 99% необходимого стране зерна, 93% мяса и мясных продуктов, 95% сахара, 84% молока. Об этом свидетельствуют данные Росстата и Минсельхоза на 2018 год.

Санкции проявили все слабые места в экономике страны, что позволило государство определить отрасли, которым необходима поддержка государства, что привело к развитию этих организаций и эффективности их деятельности.

Для улучшения экономического состояния организаций необходимо заменить импортную продукцию на отечественную, что сделает экономику страны более стабильной. Организации не будут зависеть от других государств [2].

Таким образом, санкции, которые вводятся против России, также оказывают негативное влияние на развитие экономики других государств, у которых пропадают рынки сбыта продукции. Несмотря на это Россия не может обойтись без импорта таких важных товаров, как лекарственные препараты, продукция для производства и др. Положительно, что отсутствие импортной продукции приводит к увеличению внимания на отечественные отрасли сельского хозяйства и фермерства. А продукцию, которую государство не может производить на своей территории, возможно закупать у стран, с которыми более благоприятные отношения.

Наблюдается негативное воздействие введения санкций во всех отраслях деятельности, но это ведет к развитию экономики внутри страны, что делает государство менее зависимым от других. Список использованной литературы:

1. Пономарева, Т.Г. Экономические союзы в функциональной модели глобальной экономики// экономика и управление. 2011. №10 (72). С.17-21.

2. Медведева, Т. А. Основы теории управления: учебник и практикум для академического бакалавриата / Т. А. Медведева. - Москва: Издательство Юрайт, 2019. - 191 с.

3. Максимова, В.Ф. Экономическая теория: учебник/ В.Ф. Максимова. - Москва: Издательство Юрайт, 2014 - 580 с.

© Сорокин В В., Матыцина Н.П., 2022

Ушакова О.А.

К.э.н., доцент ФГКОУ ВО «Военный университет» г. Москва, Россия

РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ

Аннотация

В условиях системной организации значение электронного документооборота трудно переоценить. Он является хранилищем используемых ранее управленческих документов организации, содержит в себе исторически репродуцированные знания организации, с учётом применений современных информационных технологий, обеспечивает квалифицированное функционирование современного персонала и подразделений организации. Современные возможности и настройки электронного документооборота, поддерживают возможность учёта и контроля бизнес-процессов, предотвращая его от потери или порчи, сокращают издержки на управление потоками документов, совершенствуя быстроту создания новых документов или модификацию старых. Ведут к совершенствованию автоматизации документооборота в части модернизации архивной и складской деятельности.

Ключевые слова:

документ, информация, электронный документ, информационная система, система электронного документооборота, организация, предприятия, процессы.

Изменения в принципах функционирования экономики страны, произошедшие в последние годы, коснулись не только производственно-хозяйственной деятельности и финансово-экономических процессов, но существенным образом отразились на методах и технологиях управления ими, на организации соответствующего управляющего электронного документационного обеспечения.

По указанным причинам та область управленческой деятельности, которая связана с подготовкой, обработкой и использованием документов (документационное обеспечение управления или, другими словами, документооборот), претерпела объективные изменения и в методологии, и в технологии, и в методической поддержке практических действий по работе с электронными документами.

В условиях системной организации значение электронного документооборота трудно переоценить. Он является не только хранилищем используемых ранее управленческих документов организации, которые могут быть использованы с целью анализа различных сторон деятельности управления, но и помочь в установлении причинно-следственных связей организационно-распорядительных документов и принятых по ним управляющих решений.

Значимость электронного документооборота заключается ещё и в том, что электронные документы, содержащие в себе исторически репродуцированные знания организации, с учётом применений современных информационных технологий, в электронном документообороте обеспечивают квалифицированное функционирование современного персонала и подразделений организации. А современные возможности и настройки электронного документооборота, являясь средством управления предприятием, поддерживают возможность учёта и контроля бизнес-процессов, где бы ни находились пользователи. К тому же, поддерживая одновременную работу многих пользователей с одним и тем же электронным документом, показывают изменения, предотвращают его от потери или порчи, сокращают издержки на управление потоками документов, совершенствуют быстроту создания новых документов или модификацию старых, сокращая время поиска нужных управленческих документов. Ведут к совершенствованию автоматизации документооборота в части модернизации архивной и складской деятельности.

Современное управление - это элемент и функция организованных систем различной природы (биологических, социальных, технических и др.). Управление обеспечивает сохранение или изменение структуры этих систем, поддерживает режим и реализацию цели их деятельности.

Главным признаком, отражающим сущность электронного документооборота в управлении, является воздействие на организацию с целью сохранения или изменения её состояния, через управляющие документы.

Управление как процесс представляет собой последовательность действий, которые обеспечивают необходимое состояние или изменение состояния управляемого объекта.

Цель электронного документооборота в процессе управления - объединение усилий участников документооборота для достижения конкретного результата.

Объектами электронного документооборота в управлении могут быть элементы и процессы организации: производственный процесс, режим и порядок работы, отделы и их функции, отдельные люди.

Субъектами электронного документооборота в управлении являются: движение элементов материальных, финансовых, людских, информационных потоков, а также потоков работ и управленческих решений в документированной форме: приказа, распоряжения, протокола, резолюции на документе, плана, программы, графика, документированного устного распоряжения.

Использование термина «управление» в русском и английском языках неоднозначно. В английском языке трудно найти полный аналог для русскоязычного термина «теория управления». Дело в том, что в английском языке отсутствует термин, аналогичный русскому термину «управление»: в нем имеется несколько слов, которые в зависимости от контекста переводятся как «управление».

Английское слово «контроль» (control) переводится на русский как «управление».

Иногда английский термин «администрирование» (administration) также переводится как «управление». Нередко в английском языке употребляется слово government, которое также переводится как «управление». Management также интерпретируется как «управление».

Обычно выделяют следующие основные функции управления: планирование, организация, исполнение, контроль.

• Планирование - определение целей: желаемого результата, на который должны быть направлены действия всех элементов организационной системы.

• Организация - определение действия, которое обеспечит получение результатов, соответствующих поставленным целям.

• Исполнение - действия для получения результатов, соответствующих поставленным целям.

• Контроль - проверка соответствия полученного результата запланированному, определение соответствия фактического результата фактическому результату предыдущих периодов, а также проверка выполнения установленных правил, соблюдения ограничений и требований.

Последовательность выполнения указанных выше функций, поддерживается управляющим документопотоком, который содержит в себе организационно-распорядительные и различные информационные документы.

Управление организацией предполагает деление управляющего документопотока, через делегирование полномочий по уровням управления. В результате в структуре организации определяются руководители всех уровней и подчиненные им сферы контроля, создается иерархия уровней управления и образуется цепь управляющего документопотока и организационно-распорядительной электронной документации.

В организации можно выделить три уровня управляющей электронной документации:

• оперативный уровень, руководители первичного звена: секретариат, мастера, и прочие специалисты, которые непосредственно работают с информационно-справочной, информационно-отчётной документацией, создавая первичную электронную документацию;

• уровень специалистов, руководители среднего звена, руководители подразделений, которые взаимодействуют на своем уровне с поставщиками и потребителями услуг и товаров, поставляя большую часть аналитической информации для создания информационной и распорядительной документации высшему руководству;

• руководители высшего звена: собственники бизнеса, топ-менеджеры, которые взаимодействуют с внешней средой, принимают важнейшие решения, отвечают за общую организацию работ и управление предприятием. Анализируя справочную документацию, разрабатывают распорядительную и организационную управляющую документацию.

Таким образом, для эффективной работы системы управления организацией между её элементами должно быть установлено надежное информационное взаимодействие, которое поддерживается управляющим электронным документооборотом.

Список использованной литературы:

1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

2. Ушакова О.А. Документоведение: Учебное пособие. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2017. - 64 с.: 60x90 1/16 ISBN 978-5-16-102985-5 (online).

3. Ушакова О.А. Интеграция науки «Документоведение». - Известия Российского экономического университета имени Г. В. Плеханова: Электронный журнал. - №4 (14). - 2013. - С. 58-65.

4. Ушакова О.А. Современная классификация документов. - Наука и образование в ХХ1 веке: сборник научных трудов по материалам Международной научно-практической конференции 30 сентября 2013 г.: в 34 частях. Часть 24; М-во обр. и науки РФ. Тамбов: Изд-во ТРОО «Бизнес-Наука-Общество», 2013. - С. 140-141.

© Ушакова О.А., 2022