CC BY-NC-ND
430
Документоведение и архивоведение:
Современные аспекты управления документацией и архивами в России
М.П. Бобылева
НЕКОТОРЫЕ ОСОБЕННОСТИ СОВРЕМЕННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
В статье дана характеристика некоторых особенностей управленческого документооборота в условиях применения современных информационных технологий. Рассматриваются вопросы применения смешанного электронно-бумажного управленческого документооборота. Приводятся примеры отдельных процессов и процедур работы с документами.
Ключевые слова: информационные технологии, системы электронного документооборота, управление документацией.
Документ как предмет и результат управленческого труда не статичен. В процессе управленческого взаимодействия документ проходит различные состояния, может перемещаться физически, с ним совершаются разнообразные виды работ и операции, которые выполняют соответствующие руководители и специалисты, а также вспомогательный персонал. В связи с этим возникло понятие «документооборот», которое характеризует процесс работы с документами в динамике.
Для анализа современных особенностей документооборота важное значение имеет исторический опыт организации делопроизводства в нашей стране, в исследование которого внесли основополагающий вклад К.Г. Митяев, Т.В. Кузнецова, М.П. Илюшенко, М.И. Додонова, М.В. Ларин.
Эволюция форм документооборота происходит под влиянием множества факторов, основными из которых можно считать следующие: - развитие государственности и аппарата государственного управления;
© Бобылева М.П., 2015
- развитие форм организации коллективного производства, создания и укрупнения предприятий, развитие менеджмента как науки и практики управления;
- появление новых средств документирования и коммуникаций, информационные революции;
- развитие культуры и образования.
В условиях широкого применения современных информационных технологий документооборот модифицируется и, в сравнении с традиционным бумажным делопроизводством, приобретает ряд новых черт.
В первую очередь следует назвать:
- расширение применения электронных документов;
- развитие новых организационно-технологических форм документооборота;
- необходимость более высокого уровня системности при решении вопросов управления документацией и документооборотом;
- возрастание требований к информационной безопасности и защите информации;
- необходимость законодательной и нормативной регламентации новых особенностей документооборота;
- изменение роли служб управления документацией и квалификационных требований к специалистам в этой области.
Хотя этот перечень особенностей не является исчерпывающим, все они носят взаимосвязанный характер. Остановимся на некоторых из них.
С точки зрения технологии о современном документообороте уже сейчас можно говорить как об электронном. Его осуществление связано с применением различных технологий, в том числе основанных на корпоративных системах электронного документооборота (далее - СЭД), специальных интеграционных решениях для обмена документами между автономными СЭД отдельных организаций, электронной почте, взаимодействии посредством Интернета. Новые возможности связаны также с применением мобильных устройств и облачных технологий. При этом технологии электронного документооборота используются не только для работы с электронными документами, но для сопровождения процессов работы с электронными копиями документов, имеющих бумажные подлинники. Кроме того, часть документов сохраняет бумажную форму на большинстве стадий своего жизненного цикла. Поэтому с документоведческой точки зрения точнее будет говорить о существовании в настоящее
время смешанного (комбинированного) электронно-бумажного документооборота1.
При анализе состава документооборота современной организации можно условно выделить две сферы документооборота: управленческий и технологический, соотношение между которыми в организациях разных отраслей деятельности различается. Если для управленческого документооборота характерен значительный объем неформализованной и слабоструктурированной информации, то технологический документооборот, напротив, отличается, как правило, высокой степенью формализации информации и документов, а также процедур работы с ними. Отсюда автоматизированные технологии и работа с электронными документами гораздо быстрее внедряются и осваиваются в сфере технологического документооборота. В рамках конкретных бизнес-процессов процедуры управленческого и технологического документооборота могут сочетаться.
В период внедрения и освоения технологий электронного документооборота, 15-20 лет назад, применение управленческих документов в электронной форме было лишь эпизодическим и происходило как бы параллельно основному бумажному документообороту (имевшему уже устоявшиеся принципы организации). При этом происходило повторение простейших схем коммуникации и организационных формы работы, характерных для становления бумажного делопроизводства, включая слабую регламентацию и простейшие формы учета документов или даже его отсутствие. Теперь же электронная составляющая документооборота постоянно возрастает и появляются новые организационно-технологические формы2.
Современные системы электронного документооборота, по сути, представляют собой среду существования и обращения документов в электронной форме. Между электронной и неэлектронной (аналоговой) средами существует граница, не позволяющая документу перемещаться из одной среды в другую без изменения формы представления информации. При том, что современный документооборот является смешанным, сами среды, в которых протекают жизненные циклы бумажных и электронных документов, не смешиваются, так как имеют разную физическую природу. Вместе с тем информационные системы (имея принадлежность либо к электронной, либо к неэлектронной среде) могут включать метаинформацию как об электронных, так и неэлектронных документах одновременно. В связи с этим возникают некоторые практические вопросы, важные как для стадии обращения, так и хранения документов.
Как в рамках одной СЭД среди включенных в базу данных документов в электронной форме отличить электронный документ (далее - ЭД) от электронной копии бумажного документа (далее -ЭКД)? Наличие или отсутствие того или иного вида электронной подписи (простой или усиленной) не будет являться определяющим критерием, поскольку при обращении и хранении документов в рамках одной базы данных СЭД может быть достаточно простой подписи. Отсюда возникает необходимость в составе регистрационных данных документа в СЭД иметь специальный признак (атрибут), указывающий на то, что документ изначально создан и подписан в электронном виде без создания бумажного подлинника.
Относительно организации хранения электронных документов одна из точек зрения состоит в том, что ЭД и бумажные документы следует приобщать в разные дела. С другой стороны, более полно удовлетворяются информационные потребности и используются возможности современных информационных систем в том случае, если ЭД и бумажные документы, относящиеся к одному вопросу, приобщать в одно дело, а не в разные. Тогда при наличии в информационной системе не только ЭД, но и ЭКД, списанных в конкретное дело по номенклатуре, пользователь может ознакомиться с полным составом дела. Как быть с той частью документов дела, которые существуют на бумажном носителе (то есть именно их ЭКД могут быть включены в СЭД)? Стоит ли распечатывать из СЭД имеющиеся файлы электронных документов, списанных в данное дело? Более эффективное решение может быть иным. В этом случае помогает знание процедур традиционного делопроизводства. В дело, в которое подшиты документы на бумажном носителе, при завершении его формирования помещается также полный перечень документов, списанных в данное дело. Это позволяет при работе с бумажным делом оценить весь его состав и при необходимости просмотреть затем файлы интересующих электронных документов.
Важной особенностью современного документооборота является то, что в условиях применения новых информационных технологий существующие терминологические границы понятия «документооборот» уже становятся узкими. Так, в традиционном отечественном делопроизводстве документооборот рассматривался как движение документов в рамках одной организации. Этот же подход сохранен и в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором закреплена формулировка, что документооборот - это «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки»3. Если ограничиться только этими
рамками, то получается, что движение документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией к документообороту не относится. Однако именно эта сфера обращения документов в условиях применения технологий электронного документооборота привлекает особое внимание. Свидетельством важности решения этих вопросов на государственном уровне является Постановление Правительства Российской Федерации от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»4.
Сейчас процессы документооборота выходят за пределы отдельной организации, Поэтому в зависимости от способов регламентации и применяемых технологий важно различать внутренний и внешний электронный документооборот. Хотя часть вопросов внешнего и внутреннего электронного документооборота взаимосвязана и взаимообусловлена, однако вопросы внутреннего электронного документооборота в основном относятся к сфере корпоративного, ведомственного регулирования, а вопросы внешнего документооборота - выходят за эти рамки и должны регулироваться государственными и межведомственными актами, а также договорами и соглашениями сторон, участвующих в обмене документами в электронной форме. Сейчас вопросы внешнего документооборота с использованием более развитых форм взаимодействия, включающих не только обмен документами, но и метаданными с информацией о ходе их рассмотрения и исполнения, становятся особенно актуальными.
В частности, в Центральном банке Российской Федерации (Банке России) для организации внутреннего электронного документооборота уже около 15 лет применяется и постоянно совершенствуется корпоративная технология, получившая название «взаимоувязанный документооборот». В этой связи система, обеспечивающая управленческий электронный документооборот в Банке России, интересна тем, что, с одной стороны, она представляет вариант корпоративной (ведомственной) системы, а с другой - может рассматриваться в известном смысле как модель межкорпоративного электронного документооборота, поскольку осуществляется взаимодействие большого числа систем автоматизации документооборота отдельных учреждений и организаций, входящих в систему Банка России, в масштабе всей страны5.
Вопрос о внутреннем и внешнем документообороте носит не только и не столько терминологический характер. Он непосредственно связан с развитием функций служб документационного обеспечения управления (далее - службы ДОУ). Если раньше де-
лопроизводственные службы отвечали за организацию документооборота только внутри организации, то в современных условиях службы ДОУ получают инструментарий и возможности управления документооборотом и контроля за движением документов не только в рамках своей организации, но и при осуществлении внешнего электронного документооборота.
Ряд наиболее сложных организационно-технологических задач возникает именно «на стыке» внешнего и внутреннего документооборота в условиях расширения применения электронных технологий.
Например, в современных условиях в электронной форме внешний документооборот государственных органов может осуществляться с использованием системы межведомственного электронного документооборота. При взаимодействии с гражданами и организациями электронный документооборот организуется через интернет-приемную или личные кабинеты на внешнем портале (официальном сайте в сети Интернет), интегрированными с используемой в организации системой внутреннего электронного документооборота, а также электронную почту. Иными словами, организацией может использоваться несколько каналов передачи документов в электронной форме при взаимодействии с внешней средой. При этом возрастает значение «сквозных» процессов работы с документами, возможность автоматизации распределения поступающих документов на потоки для дальнейшего направления определенных категорий документов по типовым маршрутам.
Следовательно, между корпоративной СЭД (СЭД организации) и смежными информационными системами, прежде всего транспортными, необходима некоторая «буферная зона». Видится примерно следующая технология взаимодействия с применением средств информационной безопасности и защиты информации, которая включает ряд необходимых процедур: прием документов в электронной форме вместе с сопровождающими их метаданными, проверка электронной подписи, отправка уведомлений о поступлении (доставке) документов, сортировка документов в соответствии с заданными правилами (как автоматическая, так и автоматизированная, т. е. под контролем человека, если характеристики документа недостаточно формализованы), после чего официальная регистрация в СЭД получателя в конкретной группе документов в соответствии с принятой в организации классификацией, либо отправка уведомлений об отказе в регистрации по регламентированным основаниям, после регистрации - дальнейшее направление документа на рассмотрение в рамках СЭД. С одной стороны, видим, что состав перечисленных процедур близок первичной (или
экспедиционной) обработке бумажных документов, привычной для делопроизводственных служб. С другой стороны - радикально меняется характер труда, рутинные и трудоемкие процессы автоматизируются, применяются особые технологии, которые позволяют обеспечить «бесшовный» документооборот. Не менее сложными являются процедуры юридически значимого электронного документооборота со стороны организации - отправителя документа.
Какова роль в этих процессах специалистов служб ДОУ? Являются ли они участниками этих процессов и процедур или же будут ограничиваться только работой с бумажными документами? Важно, чтобы службы ДОУ должны становились центрами компетенции по работе не только с бумажными, но и электронными документами. Сотрудникам служб ДОУ, безусловно, нужны серьезные знания в области современных технологий. Вместе с тем не уменьшается необходимость фундаментальной подготовки в области до-кументоведения и смежных дисциплин.
В частности, в основе технологических настроек СЭД лежит документоведческий анализ структуры документоооборота и классификация документов. По мере достижения более высоких уровней зрелости в использовании технологий электронного документооборота становится возможным сделать документопотоки более структурированными и формализованными. На этой основе возможна унификация и регламентация процедур работы, которая может быть закреплена административными регламентами, технологическими картами или другими видами документов, а также реализована в технологических настройках СЭД, обеспечивающих автоматизацию конкретных бизнес-процессов.
Электронный управленческий документооборот не является «безлюдной» технологией. В условиях применения новых информационных технологий сохраняется необходимость предварительного рассмотрения документов, поступающих руководителю, что является одной из важных функций делопроизводственных служб. К примеру, процесс работы со многими организационно-распорядительными документами отличается сложностью и многовариантностью технологии в зависимости от хода и результатов рассмотрения документов руководителями разного ранга, исполнения поручений (резолюций), особенностей состава исполнителей. Поэтому роль человека в процессе работы с управленческими документами заключается не только в формально-логических операциях, но и в аналитической, эвристической деятельности.
Часто последовательность процедур работы с документами, совершаемых в электронной форме, прерывается на уровне руко-
водства. Руководителю обычно удобнее работать в одном формате (электронном или бумажном). Чем больший объем документов поступает в электронной форме, тем, как правило, охотнее используются электронные формы работы. Есть и обратные примеры, когда помощники или секретари, стремясь сохранить статус-кво, все поступающие руководителю документы распечатывают. А в новых условиях их основная задача должна стать иной - быть модератором в отношении документов, поступающих в электронной форме (включая не только, как говорится, входящие, но и проекты документов, поступающие на электронное согласование), осуществлять информирование руководителя о необходимости оперативного рассмотрения тех или иных документов.
Таким образом, особенности современного документооборота предполагают изменение роли и функций документационных служб. На первый план выступают организационные, контрольные и методические функции, а не только регистрация документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства. Работа по организации документооборота наполняется новым содержанием -требуется не просто формальный контроль за прохождением документов, а именно управление документооборотом, документопото-ками, доступом к электронным документам. Тем самым происходит реализация на практике новых задач управления документацией.
Примечания
1 Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. 296 с.
2 Бобылева М.П. Развитие новых форм управленческого документооборота в условиях применения современных информационных технологий // Вестник РГГУ. 2014. № 2 (124). Серия «Документалистика. Документоведение. Архивоведение» С. 21-30; Она же. Современный документооборот: новые информационно-технологические формы // Делопроизводство. 2013. № 2. С. 19-23.
3 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Стандартинформ, 2014. С. 4.
4 Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» // Собрание законодательства РФ. 2015. № 1. Ст. 284.
5 Бобылева М.П. Система автоматизации документооборота Банка России: этапы развития и организация использования. М.: Центр подготовки персонала Банка России, 2009. С. 16.
