CC BY
735
УДК 930.22
05.25.00 Документальная информация
АНАЛИЗ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Каширина Елена Ивановна кандидат исторических наук, доцент кафедры компьютерных технологий и информационной безопасности
РИНЦ-SCIENCE INDEX. SPIN-^=1886-9172 [email protected]
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Кубанский государственный технологический университет», г. Краснодар, Россия
350072, улица Московская, 2, Краснодар, Россия
В статье обозначена проблема роста объема документооборота организации на примере высшего учебного заведения ФГБОУ ВО «Кубанский государственный технологический университет». На основе многолетней практики, автором проведен подробный анализ деятельности службы документационного обеспечения управления вуза и подробный анализ структуры документооборота с учетом специфики направленности деятельности организации. Определены основные задачи службы ДОУ, рассмотрены актуальные проблемы перехода на безбумажную технологию документационных ресурсов организации. Обозначены проблемы управления и использования документов, обусловленные неуклонным ростом документной информации. Определены основные факторы, влияющие на рост объемов документооборота. Невзирая на стремительное развитие электронного документооборота, на практике электронный документооборот дублирует традиционный бумажный. Тем не менее, сегодня подход к управлению документами формируется на основе электронных технологий. В результате исследования автор предлагает пути решения общей проблемы сокращения объемов документооборота в современных условиях
UDC 930.22
Documentary information
ANALYSIS OF WORKFLOW
Kashirina Elena Ivanovna Candidate of historical Sciences RSCI SPIN-code= 1886-9172 [email protected]
Federal State Budgetary Educational Institution of Higher Education «Kuban State Technological University», Krasnndar, Russia 350072, Monkovnkaya, 2, Krasnodar, Uunnia
The article has indicated the problem of the growth of document organization on the example of higher educational institution FGBOU "Kuban state technological University". Based on years of practice, the author conducted a detailed analysis of activity of service of documentary maintenance of management of the University and detailed analysis of the structure of the document taking into account the specifics of the direction of the organization. The article sets main tasks of service of the DOE, the actual problems of transition to paperless documentation of the organization's resources. We highlight problems of management and use of documents, due to the steady growth of documentary information. The major factors, influencing the growth of volumes of documents were given. Despite the rapid development of electronic document management in practice, electronic document duplicates the traditional paperwork. However, today the approach to document management is based on electronic technologies. The study of the author offers solutions to the general problem of reducing the volume of document workflow in the modern world
Ключевые слова: ДОКУМЕНТ, ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ДОКУМЕНТООБОРОТ, ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ, ДОКУМЕНТАЦИЯ, УПРАВЛЕНИЕ, ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ, СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Рок 10.21515/1990-4665-129-028
Keywords: DOCUMENT, RECORDS, WORKFLOW, ELECTRONIC DOCUMENT, DOCUMENTATION MANAGEMENT, DOCUMENT MANAGEMENT SERVICE, DOCUMENT MANAGEMENT
Культура работы с документами - это часть производственной культуры, являющейся важной предпосылкой успешной деятельности организации в условиях рынка. Документационное обеспечение управления является зеркальным отражением системы управления в целом. В этой связи система документооборота - такая же часть производственной инфраструктуры, абсолютно равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. До 1970 года в отечественной литературе по вопросам организации делопроизводства понятие «документооборот» толковалось по-разному. С принятием ГОСТа 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Действующий ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» трактует понятие «документооборот» аналогично [1]. В делопроизводственной практике словом «документооборот» обозначают также сумму документов получаемых, отправляемых и создаваемых в учреждении (структурном подразделении) за определенный период времени.
На основе многолетней практики выработано ряд правил рационального прохождения документов в учреждениях. Главный принцип рациональной организации документооборота предусматривает оперативное прохождение документов по наиболее краткому пути с минимальными затратами времени и труда. Здесь уместно привести слова В.И. Ленина, что необходимо принимать «за истинную меру производительности труда данного учреждения, прежде всего степень действительного и безотлагательного исполнения всех проходящих через него дел» [2].
Рациональная организация делопроизводства предполагает точный учет объема документооборота - подсчет количества всех поступивших,
отправленных и внутренних документов. Анализ состава документов, обращающихся в учреждении, позволяет вовремя корректировать содержание работ подразделений, осуществить мероприятия по усовершенствованию постановки делопроизводства, установить оптимальную численность делопроизводственной службы. Анализировать видовой состав документов необходимо как при традиционной бумажной технологии, так и при системе автоматизированной обработки документированной информации. Для определения объема документооборота целесообразно подсчитывать раздельно количество подлинных документов и копий, изготовленных средствами оперативного тиражирования (приложения к документам, удостоверенные копии).
Делопроизводство нормативно закреплено как самостоятельная отрасль деятельности. В соответствии с ГСДОУ документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, подчиненной непосредственно руководителю организации [3].
В Федеральном государственном бюджетном образовательном учреждении высшего образования «Кубанский государственный технологический университет» (КубГТУ) документирование и организацию работы с документами в университете обеспечивает Центр административного управления и контроля (ЦАУиК). В силу своей специфики в университете обрабатывается и хранится огромное количество информации, связанной с обеспечением учебного процесса, научно-исследовательских работ, патентных исследований, международного сотрудничества, организации проведения общественно значимых мероприятий в сфере образования и науки, оказание услуг по трудоустройству и иных видов деятельности, закрепленных в Уставе вуза [4]. Деятельность службы ДОУ многогранна. Прежде всего, на службу ДОУ ложится работа по налаживанию делопроизводства в вузе в целом и по осуществлению методического руководства работой с документацией и
информацией в рамках действующего законодательства. Задачи эти типовые:
- ведение делопроизводства и обеспечение документооборота организации, организация архива;
- осуществление методического руководства делопроизводством в структурных подразделениях, мониторинг их деятельности и контроль ведения делопроизводства;
- планирование, организация и координация деятельности подразделения делопроизводства, распределение работы в подразделении;
- разработка и актуализация нормативно-методической документации, в том числе инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел и приведение ее в соответствие с текущим состоянием структуры организации;
- организация работы по приему документов, по их регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения;
- подготовка и редактирование проектов различных документов, подготовка отчетных материалов и справок;
- организация эффективного контроля прохождения и сроков исполнения документов, правильности оформления документов, выполнения поручений руководства;
- координация взаимодействия службы делопроизводства с другими подразделениями и службами.
Вместе с тем, для достижения поставленных руководством целей и высоких результатов необходима реализация не менее важных задач:
- обеспечение сохранности документов;
- эффективный доступ к информации, содержащейся в документах;
- внедрение системы электронного документооборота;
- повышение продуктивности работы с документами и упрощение обмена документов между подразделениями;
- сокращение издержек организации на делопроизводство;
- организация регулярного и соответствующего законодательно-нормативным требованиям уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
- уменьшение риска судебного преследования или штрафных санкций со стороны контролирующих организаций (за неправильное хранение или уничтожение документов).
Возможности совершенствования документооборота на основе бумажных технологий ограничены, связана эта ситуация с увеличением количества документов и интенсивности их движения. В этом смысле большой потенциал оптимизации ДОУ посредством информационных технологий. Кубанский государственный технологический университет в январе 2012 года перешел на безбумажный документооборот с Минобрнауки России, т.е. обмен электронными сообщениями в рамках программного модуля «Взаимодействие» [5]. Информация, направляемая учредителем и в ответ университетом, представляет собой электронные образы документов, подготовленных на бумажном носителе.
Объем документооборота, обрабатываемый в Центре административного управления и контроля, существенно вырос по объективным причинам: увеличение контингента обучающихся, рост внебюджетной деятельности вуза, оптимизация организационной структуры университета. Значительно возросло количество копий документов, требующих удостоверения, для представления в государственные органы (Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки, Высшая аттестационная комиссия при Министерстве образования и науки Российской Федерации, Федеральное агентство по управлению госимуществом, отделения пенсионного фонда Российской Федерации, Федеральной налоговой службы, документация по закупкам и др.). Помимо учета документов, систематизации и обеспечения оперативного поиска возросла одна из основных и обязательных функций управления - постоянного и неослабного контроля. Значительный рост документооборота КубГТУ делает не эффективной традиционную
(ручную) технологию управления документами. В целях повышения оперативности обработки информации, доведения ее до исполнителя, контроля исполнения документов, осуществления информационно-справочной работы, а также в соответствии с основными направлениями Концепции информатизации КубГТУ разработана автоматизированная подсистема документооборота АСУ ВУЗ «Контроль исполнения поручений» (АСУ ВУЗ «КИП»). С помощью этого специализированного программного продукта достигается максимально широкий охват контролем исполняемой документации университета [6].
Аналитическая информация, представленная в следующих таблицах, наглядно отражает количественную оценку документооборота в службе ДОУ Кубанского государственного технологического университета за последние пять лет.
Таблица 1
Количество приказов, регистрируемых в ЦАУиК за период 2012 по 2016гг.
№ п/п Приказы 2012г. 2013г. 2014г. 2015г. 2016г.
1 2 3 4 5 6 7
1 Приказы ректора по основной деятельности 444 468 401 450 303
2 Приказы ректора по административно-хозяйственным вопросам 378 325 369 374 435
3 Приказы по краткосрочным командировкам 634 620 642 690 667
Итого 1456 1413 1412 1514 1405
Таблица 2
Количество корреспонденции, получаемой и отправляемой ЦАУиК за
период 2012 по 2016г.
№ п/п Корреспонденция 2012 г. 2013 г. 2014 г. 2015 г. 2016 г.
1 2 3 4 5 6 7
1 Входящая 5362 4714 4916 5002 4141
2 Исходящая 5835 6290 5631 6027 7525
Итого 19233 20899 21342 22599 24785
Таблица 3
Количество входящих документов, регистрируемых в ЦАУиК за период
2012 по 2016г.
№ п/п Корреспонденты 2012 г. 2013 г. 2014 г. 2015 г. 2016 г.
1 2 3 4 5 6 7
1 Минобрнауки России (инструктивные письма) 471 604 797 953 991
2 Минобрнауки России (приказы) 52 43 29 49 44
3 Государственные органы Краснодарского края и местного самоуправления 854 837 818 960 811
4 Организации, предприятия, учреждения 1200 1272 1538 1510 1823
5 Учебные заведения 221 214 219 204 251
6 Граждане (обращения: предложения, заявления, жалобы) 143 159 176 165 199
7 Совет ректоров 49 71 34 28 28
8 Судебные органы 248 243 256 182 188
Итого 3238 3463 3867 4051 4335
Таблица 4
Количество исходящих документов, регистрируемых в ЦАУиК за период
2012 по 2016г.
№ п/п Адресаты 2012 г. 2013 г. 2014 г. 2015 г. 2016 г.
1 2 3 4 5 6 7
1 Минобрнауки России 501 672 850 1392 998
3 Административные органы Краснодарского края 165 199 322 821 313
4 Организации, предприятия, учреждения 1110 920 105 9 1147 973
5 Учебные заведения 106 149 241 301 159
6 Граждане 143 159 176 165 199
7 Документы по Совету ректоров 51 88 51 33 38
8 Судебные органы 374 241 348 252 244
Итого 1784 2427 305 3 4101 292 4
С учетом многократного тиражирования документов (в среднем делается 10 копий одного документа) объем документооборота возрастает примерно в 10 раз.
Проведенный анализ структуры документооборота университета отражает общую тенденцию устойчивого роста документированной информации. Это можно объяснить и объективными причинами, происходящими в обществе: численность населения страны, научно-технический прогресс, рост объемов производства, методы и формы
организации менеджмента, численный состав управленческого персонала и др.
Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и межведомственного взаимодействия (МЭДО) должно способствовать сокращению объемов документооборота. Однако важно подчеркнуть, что на сегодняшний день образовалось два параллельных документооборота: бумажного и электронного. Электронные документы в большинстве случаев лишь дублируют бумажные. Появление ксероксов и другой оргтехники, заменившие пишущие машинки, привело к тому, что многие организации необоснованно требуют удостоверенные светокопии документов, и процесс этот становится бесконтрольным. Просто работает принцип, «чем больше документов, тем лучше» или «на всякий случай». Это ложится дополнительной нагрузкой на персонал службы ДОУ.
Появляются новые виды деятельности. Например, закупочная деятельность требует сбора и подготовки колоссального объема документов для оформления участия в конкурсе. Для информации, в системе государственных закупок в России заключается ежегодно порядка 10 млн. контрактов.
Нельзя не отметить особенности отечественной технологии обработки и исполнения документов, которая носит иерархическую модель управления - вертикальные и горизонтальные перемещения внутри организации, а это дополнительные справки, копии, листы согласования.
Если учесть горы документов, которые удостоверяются оттиском печати (учебные планы, студенческие билеты, зачетные книжки, удостоверения, дипломы и приложения к ним, все виды справок, доверенности, акты сверки, счета, договоры, заключения, рецензии, отзывы, грамоты и многое другое), то становится очевидным, насколько перегружена служба ДОУ в вузе.
Решения общей проблемы сокращения документооборота должны найти отражение на государственном уровне. Это - совершенствование государственной политики в области документационного обеспечения управления, создание единой централизованной системы электронного документооборота, обеспечение согласованной взаимной деятельности министерств и ведомств в части касающейся обмена документированной информации, оптимизация состава документации для представления физическими и юридическими лицами, отказ от удостоверения внутренних документов печатью и создания необоснованно лишних экземпляров копий документов, а самое главное, поднять статус службы ДОУ.
ЛИТЕРАТУРА
1. ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998, № 28).
2. В.И. Ленин, Полн. собр. соч., т. 54, С. 101-102.
3. ГСДОУ «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР от 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 23.05.1988 № 33).
4. Электронный ресурс. Режим доступа:
http://kubstu.ru /data/struct/0030/Ustav_ 26.02.2016.pdf (Дата обращения 14.04.2017) [http://kub stu.ru/data/struct/003 0/U stav_26.02.2016.pdf/ (accessed 14.04.2017)]
5. Каширина Е.И. Реализация концепции «Электронного правительства» в высшем учебном заведении / Е.И. Каширина // Научный журнал КубГАУ [Электронный ресурс]. - Краснодар: КубГАУ, 2017. - №127(03). - Шифр Информрегистра: IDA [article ID]: 1271703065 - Режим доступа: http://ej .kubagro.ru/2017/03/pdf/65 .pdf
6. Каширина Е.И. Совершенствование системы контроля в принятии управленческих решений/ Е.И. Каширина // Научные труды КубГТУ. [Электронный ресурс]. - Краснодар: КубГТУ, 2016. - № 03 - Режим доступа: http://ntk.kubstu.ru/file/841
REFERENCES
1. GOST R 7.0.8-2013. «Deloproizvodstvo i arhivnoe delo. Terminy i opredelenija» (vveden v dejstvie Postanovleniem Gosstandarta Rossii ot 27.02.1998, № 28).
2. V.I. Lenin, Poln. sobr. soch., t. 54, S. 101-102.
3. GSDOU «Gosudarstvennaja sistema dokumentacionnogo obespechenija upravlenija. Osnovnye polozhenija. Obshhie trebovanija k dokumentam i sluzhbam dokumentacionnogo
obespechenija» (odobrena kollegiej Glavarhiva SSSR ot 27.04.1988, Prikaz Glavarhiva SSSR ot 23.05.1988 № 33).
4. Jelektronnyj resurs. Rezhim dostupa:
http://kubstu.ru /data/struct/0030/Ustav_ 26.02.2016.pdf (Data obrashhenija 14.04.2017) [http://kubstu.ru/data/struct/0030/Ustav_26.02.2016.pdf/ (accessed 14.04.2017)]
5. Kashirina E.I. Realizacija koncepcii «Jelektronnogo pravitel'stva» v vysshem uchebnom zavedenii / E.I. Kashirina // Nauchnyj zhurnal KubGAU [Jelektronnyj resurs]. -Krasnodar: KubGAU, 2017. - №127(03). - Shifr Informregistra: IDA [article ID]: 1271703065 - Rezhim dostupa: http://ej.kubagro.ru/2017/03/pdf/65.pdf
6. Kashirina E.I. Sovershenstvovanie sistemy kontrolja v prinjatii upravlencheskih reshenij/ E.I. Kashirina // Nauchnye trudy KubGTU. [Jelektronnyj resurs]. - Krasnodar: KubGTU, 2016. - № 03 - Rezhim dostupa: http://ntk.kubstu.ru/file/841
