CC BY
414
ГОСУДАРСТВЕННОЕ И РЕГИОНАЛЬНОЕ
УПРАВЛЕНИЕ
Организация документооборота в современных учреждениях*
Document management in the present-day institutions
В статье автор исследует организацию документооборота в современных учреждениях, основные проблемы, возникающие в процессе организации документооборота в учреждениях, предлагает пути их решения.
Ключевые слова и словосочетания: документооборот учреждения, входящие, исходящие и внутренние документы, электронный документооборот.
The paper studies the document management of the presentday institutions. Main issues of document management in the institutions and the ways of solutions to the mentioned issues are analyzed.
Keywords: document management of the institution, incoming and outgoing documents, electronic document management (paperless administration).
*Статья публикуется в рамках всероссийской конференции, посвященной Дню российской науки, состоявшейся 7 февраля 2020 года в Балаковском филале РАНХиГС
В текущей управленческой деятельности каждого учреждения или организации ежедневно решается большое количество вопросов, которые непосредственно связаны с регистрацией и распределением документации по основным документопотокам, которые впоследствии составляют документооборот учреждения. При этом, наиболее эффективная организация работы с документами возможна лишь путём развития информационно-документальных процессов как в масштабе государства в целом, так и в рамках конкретного учреждения или конкретной организации.
Предметом документационного обеспечения управления являются механизмы правильного оформления документов, которые отражают специфику деятельности учреждения или организации; надлежащую организацию документооборота в соответствии с требованиями нормативных документов [1].
Рациональная организация документооборота в современном учреждении предполагает точный учёт объема документов, участвующих в деятельности аппарата управления, т.е. подсчет входящих, исходящих и внутренних документов [2].
Анализ состава документов, которые используются в управленческой деятельности современного учреждения, позволяет своевременно корректировать содержание работы подразделений и проводить мероприятия, направленные на совершенствование управления учреждением, определять оптимальное количество документации по управлению деятельности учреждения.
Проведение анализа состава документации, используемой в процессе деятельности учреждения, необходимо и при ведении делопроизводства в бумажной форме, и при использовании систем электронного
Павкина
Наталия Николаевна
Старший преподаватель кафедры информационного и документационного обеспечения управления Балаковского филиала РАНХиГС
Natalia N. Pavkina
Senior Lecturer at the Department of Information and Document Management, Balakovo branch of RANEPA
e-mail: kpi.ranhigs bf@gmail.com УДК 930.25
документооборота. Проводя процесс учета и анализа документооборота, требуется подсчитать количество оригиналов документов и их заверенных копий, а также соответствие приложений к документам и их наличие.
Эффективному управлению деятельностью современного учреждения способствует грамотное управление его документооборотом [3].
В получении экономического эффекта, сопровождающего деятельность любого учреждения, существенным фактором становится оперативность в доступе к информации, степени сложности такого доступа и стоимости. В случае неэффективной организации документооборота, нарушений организации поиска, хранения и использования документов в учреждении происходит ухудшение управления, правильной и своевременной постановки управленческих задач и функций основной деятельности.
В современной литературе принято выделять основные задачи, решаемые в ходе управления документооборотом учреждения:
1. Правильное оформление документов (их соответствие требованиям стандартов, норм и правил оформления документации).
2. Верное распределение потоков документов (входящие, исходящие и внутренние).
3. Систематизация документов.
Увеличение документооборота, связанное с совершенствованием деятельности учреждения в целом, определяет необходимость повышения эффективности организации работы с документами.
Основными проблемами, возникающими в процессе организации документооборота в учреждении, являются:
- отсутствие систематизации при создании, регистрации и распределении документопотоков,
- нарушение целостности представления процессов маршрутизации документопотоков внутри учреждения,
- недостаточная координация деятельности сотрудников или структурных подразделений по своевременной передаче, регистрации, распределении и передаче документов, поступивших из различных источников - внешних или внутренних,
- снижение производительности труда сотрудника, осуществляющего управление документооборотом в учреждении, связанного с недостаточностью ресурсов - материально-технических, коммуникационных, информационных и иных.
В рамках современных концепций управления документооборота, необходимо придерживаться ряда положений, определяющих эффективность реализации функций по управлению документопотоками.
Так, в рамках технических вопросов, сопровождающих документооборот учреждения, необходимо своевременное обновление программного обеспечения, обновление антивирусной защиты (особенно при работе в сети Интернет), а также своевременное внесение необходимых сведений в систему электронного документооборота.
Технологические проблемы, сопровождающие документооборот современного учреждения, решаются такими программными средствами, как CASE, CALS, workflow [4].
Нередко проблемы возникают при подготовке нормативно-правовой базы, регулирующей документооборот учреждения, поскольку создание регулирующих локальных документов необходимо осуществлять в соответствии с последними изменениями законодательства, что вызывает вопросы у сотрудников, не обладающих необходимой квалификацией.
Автоматизация процессов документооборота привела к революционным изменениям в сфере работы с документами - их изготавливают сами авторы. Однако, эти изменения обязывают орган управления учреждением или должностное лицо, отвечающее за ведение делопроизводства,:
- издавать документы в пределах собственной компетенции;
- проверять, анализировать и приводить в соответствие с нормами и правилами, стандартами и действующим законодательством, документы, издаваемые в структурных подразделениях [5].
Как было отмечено ранее, существует проблема привлечения в учреждения, особенно в бюджетные, муниципальных, квалифицированных кадров, которые способны грамотно, точно и эффективно вести документооборот в процессе деятельности учреждения, что приводит к отсутствию упорядоченной системы, увеличению сроков обработки документов.
Таким образом, проблема эффективной организации ведения документооборота в современных учреждениях не теряет своей актуальности, что объясняется следующими причинами:
- существенное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и потоков документационного оборота в конкретном учреждении;
- способы и методы обработки документов, которые имеются в ряде учреждений, ежедневно осуществляющих распределение значительного количества документов, являются достаточно не совершенными.
К современному документообороту учреждения предъявляются ещё такие существенные требования, как своевременность, оперативность, достаточность [6].
Поскольку эффективность документооборота учреждения применима к управляемому объекту, то грамотное распределение потоков является обязательным условием, предписывается нормативными требованиями и является одним из средств укрепления контроля и законности.
Управление документацией подразумевает создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, а также снабжение документацией потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.
Рисунок 1. Схема документооборота учреждения
Чтобы в системе документооборота учреждения был порядок, необходимо правильно организовать документопотоки, которые, как было упомянуто выше, делятся на входящие, исходящие, внутренние.
Документооборот в учреждении подразумевает использование всех трёх потоков. Маршруты документов (этапы обработки) представлены на рис. 2, 3 и 4.
Входящие документы чаще всего поступают в учреждение извне: от клиентов, контрагентов, контролирующих органов, общественных организаций, органов местного самоуправления, граждан.
Рисунок 2. Маршрут движения входящих документов (этап обработки)
Исходящие документы направляются из учреждения в любое другое учреждение, организацию, предприятие или гражданам (ответы на поступившие в учреждение обращения).
Рисунок 3. Маршрут движения исходящих документов
Внутренние документы создаются в учреждении и в нем же проходят все этапы существования. Этот вид документации имеет различные формы, но схема их движения одинаковая: вначале они проходят путь исходящих документов, а на этапе исполнения осуществляются операции как входящих документов.
Рисунок 4. Маршрут движения внутренних документов
В настоящее время во всех учреждениях современной России в практике документационного обеспечения управления используют электронный документооборот. Для внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в учреждение необходимо провести следующие мероприятия (рис. 5).
1 этап 2 этап
Определение базовых процессов и процедур Определение требований к процесса документооборота
3 этап 4 этап
Формирование критериев выбора Выбор системы электронного док\"м ентооборога
г этап *---" 6 этап
Упрзу.п ение проектом внедрения Документ >фсе. ание системы
Рисунок 5. Общая схема этапов внедрения СЭД Однако в настоящее время во многих учреждениях наряду с электронным документооборотом продолжает использоваться традиционный документооборот, т.е. бумажный. Многие документы, поступающие с помощью электронной почты, распечатываются на бумажных носителях в нескольких экземплярах, что делает документооборот намного больше, чем он есть на самом деле. При этом затрачиваются большие денежные средства на приобретение бумаги, тонера и других средств копирования и тиражирования документов. А при передаче документов на бумажных носителях на исполнение и согласование затрачивается больше времени, нежели при использовании электронной почты.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что грамотная организация работы с документами - ведение документооборота современного учреждения - влияет на качество деятельности всего учреждения, и от качества ведения документации зависит успех управленческой деятельности в целом. Грамотное, своевременное, эффективное управление документооборотом способствует быстрому доступу к необходимой информации, которая поступила в учреждение по различным каналам: по почте, электронной почте, факсу, с помощью фельдъегерской связи или была доставлена курьером, сотрудником, вернувшемся в учреждение из командировки.
Именно поэтому, в каждом учреждении существенное внимание должно быть уделено грамотной организации документооборота, оперативности и четкости обработки информации, построению эффективной схемы движения документов. То есть, периодическая рационализация документооборота будет прямым образом способствовать качеству деятельности современного учреждения.
Библиографический список
1. Андросова, А. А. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности / А. А. Андросова, С. С. Конторусова // Молодой ученый. - 2017. - № 4. - С. 412.
2. Каширина, Е. И. Анализ документооборота / Е.И. Каширина // Научный журнал КубГАУ - Scientific Journalof Kub SAU. - 2017. - № 129. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: https://cyberleninka.ru/ artide/n/anaHz-dokumentooborota.
3. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Сост. Т.В. Сиганова. - 3-е издание, исправленное и дополненное. - Омск : Омский государственный университет, 2014. - С. 17.
4. Арасланова, В. А. Документационное обеспечение управления : учебно-практическое пособие в схемах, таблицах, образцах : учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по направлению бакалавров «Документоведение и архивоведение» / В.А. Арасланова.-2-е издание.-Москва:Директ-Медиа,2017.-С. 31.
5. Быкова, Т. А. Документационное обеспечение управления: Делопроизводство : учебное пособие / Т. А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л. В. Санкина. - 5-е издание. - Москва : ИНФРА-М, 2018. - С.72.
6. Гаврилина, В.А. Системы электронного документооборота / В. А. Гаврилина, В. В. Щукина // Современная техника и технологии. 2017. № 5 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: URL: http:// technology. snauka.ru/2017/05/13369.
