ИЗУЧЕНИЕ ГРАЖДАНСКОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Основные цели цифровой трансформации учебной деятельности в начальной школе, по нашему мнению, состоят в следующем: улучшение образовательных результатов каждого ученика начальной школы; развитие онлайн-обучения младших школьников; трансформация и переосмысление существующей учебной деятельности в начальной школе; создание цифровой образовательной среды начальной школы; развитие гибкости в отношении учебного процесса посредством использования новых форм и методов обучения и организации учебной деятельности; стимулирование учебной активности и самостоятельности детей младшего школьного возраста за счет использования электронных ресурсов и интернет-ресурсов.

Выделите также основные проблемы, связанные с новой реальностью цифровой трансформации учебной деятельности в начальной школе: создание необходимой инфраструктуры цифрового обучения младших школьников; формирование новых образовательных стандартов, проектов и учебных программ; переподготовка и повышение квалификации педагогических кадров начальной школы; затруднения в учебной деятельности в дистанционном формате в силу специфики программ с долей практических заданий; необходимость активной разработки онлайн-системы документации и мониторинга качества учебных программ в начальной школе, и многое другое.

В заключении статьи, сделаем вывод, что цифровая трансформация учебной деятельности в начальной школе основана на технологическом прогрессе и предполагает использование прорывных цифровых технологий (онлайн-обучение, мобильное и адаптивное обучение, виртуальная реальность и др.), которые раздвигают границы научного познания.

Список использованной литературы:

1. Савина А.Г. Цифровая трансформация образовательного пространства: реалии и перспективы/ А.Г. Савина// Образование и наука без границ: фундаментальные и прикладные исследования. -Орел: Изд-во Орловский государственный университет экономики и торговли, 2017. - С. 208-211.

2. Трудности и перспективы цифровой трансформации образования/ А.Ю. Уваров, Э. Гейбл, И.В. Дворецкая и др.; под ред. А.Ю. Уварова, И.Д. Фрумина; Нац. исслед. ун-т «Высшая школа экономики», Ин-т образования. - М.: Издательский дом Высшей школы экономики, 2019. - С.16.

© Тарасенко М.Н., 2022

УДК 378.046.4

Ушакова О.А.

К.э.н., доцент ФГКОУ ВО «Военный университет» г. Москва, Россия

ИЗУЧЕНИЕ ГРАЖДАНСКОГО ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Аннотация

Современные военнослужащие офицеры, увольняющиеся в запас, проходят переобучение в Военном университете имени А. Невского по различным направлениям. Изучаемая дисциплина «Основы электронного документооборота» пользуется интересом со стороны слушателей, потому что деятельность вооружённых сил накладывает отпечаток на документооборот внутри вооруженных сил. А гражданская служба, на которую уходят увольняемые в запас военнослужащие офицеры, предполагает наличие современного, юридически значимого электронного документооборота и знание гражданского регламента

по гражданского делопроизводства.

Ключевые слова:

вооружённые силы, документ, информация, электронный документ, информационная система, система электронного документооборота, организация, предприятия, процессы.

Современный юридически значимый электронный документооборот - один из основных элементов в механизме управления организацией, для построения конкурентной системы бизнеса. Выстраивание эффективного документооборота необходимо как для успешной работы бизнеса в целом, так и организации деятельности подразделений бизнеса и взаимодействия между ними. Все больше организаций переходят на системы электронного документооборота и обмен электронными документами с различными смежниками и вышестоящими организациями.

Преимущества систем электронного документооборота очевидны. Оперативность создания документа, а также процессов, предшествующих его созданию: подготовка проекта документа, согласование, рецензирование; обмен информацией; получение ответов на запросы, кроме того, сокращение трудозатрат на организацию документооборота при внедрении систем электронного документооборота; сокращение документов, созданных на бумаге.

Современные системы электронного документооборота очень различны и в той или иной степени автоматизируют традиционные процессы бумажного делопроизводства в зависимости от программно-аппаратного комплекса и от возможностей модульной структуры, на которой построена сама система электронного документооборота.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота может содержать набор аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Возможности модульной структуры системы электронного документооборота, которые реализуются через нижеследующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

Модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online - форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.

Модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью

система электронного документооборота может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.

Модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам.

Модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.

Модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.

Модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.

Модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

В зависимости от программно-аппаратного комплекса и от возможностей модульной структуры документы и их метаданные автоматизируются через процессы:

- фиксация канала передачи документов;

- первичная фиксация документа в системе;

- оформление уведомления отправителю о получении документа;

- регистрация документа;

- оформление его маршрутизации;

- безопасное хранение документов в СЭД и отбор документов для выделения к уничтожению или для дальнейшего архивного хранения;

- перемещение документов в другую информационную систему.

Таким образом, электронные документы автоматизируют и отражают все процессы предприятий и организаций, а роль электронного документооборота как управленческого инструмента возрастает год от года.

Основные цели изучения основ электронного документооборота в военном университете это:

- приобщение увольняющихся военнослужащих к различным видам организационно-распорядительной гражданской документации, которая циркулирует в системе электронного документооборота и проводится или принимается к исполнению в электронном виде в гражданских организациях страны;

- деление гражданского документопотока организации на входящие, исходящие, внутренние;

- знакомство с формированием и актуализацией электронных шаблонов документов гражданской организации;

- включение в систему электронного документооборота электронного документа, полученного по телекоммуникационным каналам через МЭДО, СМЭВ, интернет, интернет-приемную с официального сайта госоргана, или сканированного документа в неизменяемом формате (PDF);

- знакомство с установленными правами доступа к системам и протоколирование всех действий системы для сохранения информации;

- применение средств электронной подписи и подтверждением юридической значимости электронного документа на протяжении всего срока его хранения;

- ведение электронной переписки для осуществления информационного взаимодействия с использованием таких систем электронного документооборота как МЭДО (межведомственная система электронного документооборота) и СМЭВ (систем межведомственного электронного взаимодействия).

Список использованной литературы:

1. Глава II Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015. № 526.

2. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.

3. Постановления Правительства РФ от 22.09.2009. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» и от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия».

4. Ушакова О.А. Основные принципы современных информационных технологий обучения // В сборнике: Новые информационные технологии в образовании. Сборник научных трудов XXI Международной научно-практической конференции. Под общей редакцией Д.В. Чистова. Москва, 2021. С. 283-286.

5. Ушакова О.А., Шевченко О.К. Использование информационных технологий в военном образовании // Современные проблемы науки и образования. 2020. № 6. С. 113.

6. Светлова Т. Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД // Делопроизводство и документооборот на предприятии. №12. 2020. с.12-16. URL: https://delo-press.ru/journals/documents/sovremennoe-deloproizvodstvo/57056-vstupili-v-silu-novye-tipovye-funktsionalnye-trebovaniya-k-sed/ (дата посещения 02.12.2021).

© Ушакова О.А., 2022