CC BY
81
РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ ФОРМИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА КОМПАНИИ
Мишутин Д.Ю.
(Институт проблем управления РАН, Москва) [email protected]
Введение
В современных экономических условиях эффективность бизнес-планирования существенным образом зависит от научной обоснованности и организации технологии бюджетирования, обеспечивающей увязку и контроль различных направлений деятельности (финансовой, операционной, инвестиционной) экономического субъекта в соответствии с поставленными стратегическими целями.
Практически все крупные компании составляют бюджеты, чтобы использовать их как средство планирования, контроля и оценки своей деятельности. Существует два основных подхода к бюджетированию: планирование «сверху вниз», когда бюджеты составляются, исходя из целей, поставленных руководством компании, и планирование «снизу вверх» - в этом случае планы деятельности подразделений передаются наверх для определения на их основе финансовых целей для компании в целом.
На практике используют оба подхода. Высший менеджмент Компании выдвигает некоторый набор стратегических показателей на определенный горизонт планирования, исходя из комплекса экономических и рыночных прогнозов. В свою очередь плановые службы составляют реальные планы хозяйственной деятельности Компании «снизу вверх».
1. Анализ бюджетного процесса Компании
При анализе бюджетного процесса Компании можно выделить центр планирования (ЦП), в котором происходит непосредственная подготовка бюджета, и субъекты бюджетного процесса (СБП), располагающие необходимой информацией для формирования бюджета.
В роли СПБ могут выступать как функциональные отделы Компании (отдел продаж, отдел инвестиционного планирования и т.п.), так и дочерние общества. Каждый СБП должен формировать и передавать в ЦП определенную совокупность показателей, закрепленную за ним Бюджет-
ным Регламентом. При этом внутри субъекта, как правило, разные исполнители отвечают за свой блок показателей.
В целом при формировании бюджета, используется: первичная информация, которую выдают СБП,
расчетная информация, получаемая в результате обработки первичной в ЦП,
исходящая информация, представляющая собой готовый пакет бюджетных документов, формируемый в ЦП и представляемый руководству компании.
Взаимодействие ЦП с СБП происходит на уровне передачи первичной информации из СБП в ЦП.
Исследования показали, что источники первичной информации могут быть представлены в различных формах:
в электронном виде в различных базах данных;
в электронном виде в произвольном файле, не связанном с какой-либо базой данных;
на бумажном носителе; выдаваться экспертом.
Последние три формы хранения первичной информации делают невозможным полностью автоматический режим передачи первичной информации из СБП в ЦП.
В результате проведенных исследований было выявлено, что не вся совокупность первичной информации требуется для формирования бюджета Компании (примерно 1-2%). Такая избыточность позволяет руководству Компании получить более полное представление о деятельности СБП, а также осуществлять контроль за достоверностью первичной информации в ЦП.
Таким образом, процесс формирования бюджета Компании можно разделить на этапы (рис.1):
Сбор первичной информации из СПБ и верификация данных;
Расчет исходящей информации с помощью имитационной модели; Формирование бюджета Компании (как документа).
Этап 1.
Сбор первінной
информациии
верификация
данных
Этап 2.
Расчет исходящей информации на модели бюджета Компании
Рис. 1. Общая схема формирования бюджета компании
2. Информационная технология сбора первичной информации
Первым этапом процесса бюджетного планирования является сбор первичной информации. При этом возможны два основных подхода к технологической реализации этого этапа:
1. Субъекты бюджетного процесса представляют необходимую информацию в произвольном формате, но ее состав и содержание отвечает некоторым общим требованиям.
2. Субъекты бюджетного процесса представляют необходимую первичную информацию, регламентированную не только по составу и содержанию, но и по форме представления.
Первый подход удобен для СБП, прост в реализации с технологической точки зрения, однако, он наиболее подвержен влиянию человеческого фактора, вследствие большого количества ручного труда при обработке первичной информации произвольного формата в ЦП.
Второй подход, предполагает наличие строгого бюджетного регламента, который позволяет автоматизировать процедуры сбора и контроля первичной информации.
Таким образом, эффективная автоматизация возможна только при втором подходе.
Рассмотрим подсистему сбора и верификации первичной информации более подробно (рис.2).
Рис. 2. Подсистема сбора и верификации первичной информации
В центре планирования находятся автоматизированные рабочие места (АРМ) администратора, кураторов бюджетного процесса и куратора модели бюджета Компании.
Администратор бюджетного процесса по команде руководства открывает (закрывает) бюджетный процесс на определенный горизонт планирования, назначает участников бюджетного процесса, настраивает систему в соответствии с изменениями организационной структуры Компании или Регламента.
Кураторы бюджетов (по видам бюджета, по периодам бюджетирования и т.п.) ответственны за сбор и верификацию первичных показателей. Автоматизированное рабочее место куратора обеспечивает формирование бюджетного документа, отправку его в СБП, проверку заполненного документа на непротиворечивость.
В обязанности куратора модели бюджета Компании входит формирование бюджета Компании как документа в соответствии с бюджетным регламентом.
В СБП находятся автоматизированные рабочие места клиентов подсистемы. При чем, в СБП может быть выделено рабочее место руководителя или ответственного исполнителя, имеющего права отсылки заполненных бюджетных документов в ЦП.
В зависимости от формы хранения первичной информации в СБП в рамках разработанной технологии предусмотрены три режима формирования бюджетного документа:
Полностью автоматический, если необходимая информация полностью хранится в электронном виде в базе данных в требуемом разрезе;
Полуавтоматический, если только часть необходимой информации хранится в электронном виде в базе данных в требуемом разрезе;
Полностью ручное формирование документа.
В автоматическом режиме, формирование структуры документа и заполнение его данными происходит в ЦП.
Формирование структуры документа и заполнение его данными для второго и третьего режима выполняются в два шага. На первом шаге формируется структура документа, т.е. документ заполняется набором статей в соответствии с Регламентом в СБП. Далее в ЦП генерируются расчетные формулы по заданным шаблонам, и документ с помощью АРМа куратора передается назад в СБП для заполнения данными (второй шаг).
Заполненный в СБП документ утверждается руководителем подразделения, после чего с помощью АРМа клиента системы передается в ЦП для дальнейшей обработки.
3. Модель бюджета Компании
Работа с моделью бюджета Компании осуществляется с помощью отдельного АРМа куратора бюджета Компании, позволяющего формировать исходящие показатели в автоматическом режиме.
В силу избыточности первичной информации (X), полученной на первом этапе бюджетного процесса, в имитационной модели бюджета Компании можно выделить два блока: массив входных данных (х) и расчетный блок (рис.3). Выходом модели является бюджет Компании (У).
Модель бюджета комании
Расчетный блок
Массив
входных
данных
модели
х
Рис. 3. Модель бюджета
Таким образом, модель бюджета Компании можно записать в виде:
У = Б[/&(х)) + к(х) + X], где g - нелинейное преобразование массива входных данных в расчетные показатели; / - преобразование расчетной информации в исходящую; к -преобразование массива входных данных в исходящую информацию; Б -оператор, в общем случае, нелинейного преобразования исходящей информации и первичных показателей в бюджет Компании. Причем, х = А[Х], где А - линейный оператор выделения массива входных данных модели из всей совокупности первичных показателей.
4. Заключение
В настоящий момент система проходит апробацию в крупной нефтяной вертикально интегрированной компании в части формирования бюджета по операционной деятельности.
