CC BY
23УДК 33
Демьянишников С.С.
магистрант
ФГАОУ ВО «Российский университет дружбы народов имени Патриса Лумумбы» (г. Москва, Россия)
Научный руководитель: Ямпольская Д.О.
к.э.н., доцент
ФГАОУ ВО «Российский университет дружбы народов имени Патриса Лумумбы» (г. Москва, Россия)
РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОГОВОРНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ
Аннотация: в данной статье рассмотрены актуальные на сегодняшний день вопросы цифрового влияния на экономическую сферу, его преимущества и недостатки, а также рассмотрены и проанализированы основные цифровые информационные платформы для обеспечения договорной деятельности.
Ключевые слова: информационные системы, договорная деятельность, электронный документооборот, организация.
В последнее время наблюдается тенденция стремительного внедрения информационных технологий, вектор развития которых направлен на замещение человеческого капитала, модернизацию существующих процессов и облегчение управления компанией. Технологии начали вытеснять самих людей: калькуляторы заменили счеты, станки на заводах начинают заменять рабочие
руки. Новейшие компьютерные программы отлично справляются с большей частью работы, контролируя производственные процессы. Большинство предприятий уже не могут представить свое существование без информационных систем, которые способствуют оптимизации всего производственного процесса, а именно: помогают увеличивать производительность и качество труда, исключая фактор человеческой ошибки, уменьшая финансовые затраты и время на обработку данных. Сегодня многие консалтинговые компании готовы похвастаться успешным внедрением системы управления договорами.
Вопросы эффективного управления договорами, контроль штрафных санкций и дебиторской задолженности волнуют каждого руководителя, поскольку трудно решить все данные проблемы, имея только бумажные носители. Отсюда и появляется главный вопрос: как подготовить и внедрить полноценную систему управления договорной деятельности и оценить ее эффективность?
Цель и задача создания и внедрения информационной системы управления договорной деятельностью - автоматизация работы менеджера по взаимодействию с клиентами, а также с другими сотрудниками компании, что поможет минимизировать трудовые и стоимостные расходы на осуществление типовых операций и минимизировать общее число ошибок.
Договоры - основа любого бизнеса. Они защищают компанию от регуляторных, операционных и финансовых рисков, определяют отношения
между компанией с поставщиками, а также клиентами или партнерами. Договоры определяют условия оплаты и обслуживания и цену продукта или услуг. Именно на их основе можно создать информационную систему управления договорами и по итогу успешно ее внедрить в компанию.
Одной из наиболее популярных и известных программных информационных систем считается «1С:Документооборот».
Программа нацелена на использование в организациях с развитой договорной д, в подразделениях крупных фирм, работающих с договорами, а также работниками, в чьи прямые обязанности входит заключение и ведение всех соглашений и договоров. Данный продукт владеет широкими возможностями функционала для несложной подготовки, отслеживания и контроля выполнения условий договоров:
• Имеет совсем несложное внедрение.
• Ведет учет договорных документов.
• Автоматическая формулировка файлов договоров, приложений, смет, заполняя их реквизитами из карточек.
• Автоматическая нумеровка документов.
• Автоматический подбор контрагентов по ИНН.
• Направление документов на согласование коллегам, отслеживание и хранение результатов согласования.
По итогу, применение «1С:Документооборот» в своем бизнесе позволит тратить намного меньше времени на подготовку документов. Появится возможность отслеживать согласование контракта, договора или счета, этапы договора, сбор закрывающих бумаг по договору.
Однако существуют и другие информационные системы для автоматизации документооборота. В качестве примера можно привести Directum - поддерживает полный цикл работы с договорами от подготовки документов до исполнения обязательств - а также Agiloft - его успешно внедрили свои системы в такие компании как: Honda и Audobon, и даже в Правительственное агентство
Соединенных Штатов, ответственное за гражданскую космическую программу, а также за аэронатику и аэрокосмические исследования - Nasa. Стоит также отметить Docsvision.
Таблица 1.1 «Функциональные возможности систем для решения задачи управления договорной деятельностью»
Критерии оценки Система DIRECTUM Система DocsVision Система 1С Документооборот
Функциональные возможности
Электронный архив 5 5 5
Управление потоками работ и контроль 5 4 4
Возможность интеграции с другими решениями 4 3 3
Долгосрочное архивирование 5 2 1
Поддержка бумажного документооборота 4 4 4
Информационная безопасность 5 5 5
Возможность интеграции с электронной почтой 5 5 5
Быстрое внедрение 5 4 5
Адаптированность к малому и среднему бизнесу 5 4 5
Удобство 4 4 3
Цена 4 3 5
Всего 51 43 45
Система управления договорной деятельностью DIRECTUM, анализируя таблицу, набрала наибольшее количество. Но также стоит отметить, что DocsVision смело подойдет крупным игрокам на рынках с мощной историей и именем. Компания, способная потянуть данную систему, скорее всего останется в выигрыше. Система 1С:Документооборот также имеет место быть и спокойно подойдет компаниям, где не нужно делать акцент на управлении потоками работ и контроль, на возможности интеграции с другими решениями и, в особенности,
на долгосрочном архивировании. При таком раскладе довольно заманчивая цена и хорошая адаптированность к малому и среднему бизнесу сыграют компаниям результативно и они останутся довольны системой.
Принятие решения по внедрению ИТ-решений означают значительные инвестиции для любого предприятия. Неудачный выбор системы может привести к серьезным потерям, которые в дальнейшем восстановить может оказаться довольно проблематичным. В то время как грамотный подход к выбору системы позволит получить решение, которое станет надежной технической платформой развития бизнеса, повысит качество обслуживания клиентов и качество работы самих сотрудников компании. Также обеспечит сокращение операционных затрат, да и существенно сократит общие затраты. Такая информационная система спокойно повысит управляемость бизнесом, повысит качество предоставляемых услуг, обеспечит выполнение самых приоритетных бизнес-задач, но и не даст забыть о второстепенных.
Рисунок 1. Основной бизнес-процесс после автоматизации (начало)
Рисунок 2. Основной бизнес-процесс после автоматизации (продолжение)
Рисунок 3. Бизнес-процесс «Заключение договора» после автоматизации
Классы можно рассматривать как типы объектов. Диаграммы Классов являются важным инструментов проектирования т.к. с помощью них можно спланировать структуру системы. На данной диаграмме представлены следующие классы: Пользователь системы, сотрудник предприятия, договор, продукция. Каждый из этих классов имеет свои атрибуты и список действий,
55
которые можно выполнять с ними. Диаграмма классов представлена на рисунке 4.
Сотрудник предприятия
Пользователь системы ^>Логин ¡%>Пароль <-> ^Табельный номер §>ФИО ^»Номер подразделения ^»Должность
^Использовать подсистемуО ^Выполнять должностные обязанностиО
Договор
^Наименование ^>Номер договора ^Дата составления Продукция
^>Код ^»Наименование ^»Производитель ^»Контрагент
^ФормированиеО ^РедактированиеО ^СогласованиеО *Утверждение() ^ПросмотрО <->
^ПокупкаО ^ПродажаО
Таким образом, для сравнения были взяты три программных продукта, реализующих поставленную задачу: 1. DIRECTUM; 2. DocVision 3. ^Документооборот. Все три продукта полностью соответствуют требованиям и поэтому проведен анализ по ряду интересующих критериев, такие как год выхода на отечественный рынок, область применения, стоимость лицензии на 1 рабочее место, интеграция с системами и требования к СУБД. Сравнение решений по интересующим критериям приведена в таблице 2. Таким образом, мы можем увидеть, что по данным показателям подойдут все информационные системы и, тем более, со всеми можно работать.
Таблица 2. Выбор информационной системы для решения задачи управления договорной деятельностью
Критерии оценки Система DIRECTUM Система ШЙШ Система 1С Документооборот
Страна производитель Россия Россия Россия
Класс системы ЕСМ ЕСМ ЕСМ
Выход на российский рынок 2003 2005 2004
Сфера пр1шенения Электронный документооборот п управление взаимодействием Электронный документооборот, делопроизводство. Электронный документа оборо i, делопроизводство.
Предназначенн е Интегрирует е единое целое управление электронными документами, управление деловыми процессами, канцелярию, управление договорами, управление показателями .эффективности и управление совещаниями и заседаниями. Интегрирует в единое целое задача делопроизводства, Еедение делопроизводства, создание корпоративной системы автоматизации документооборота, организация электронного архива. Интегрирует в единое целое задача делопроизв одства, создание корпоративной системы автоматизации документ о оборо та: организация электронного архива.
Интеграция с системами ERP-система «BAAN», «БОСС Кадровик» «SAP-R3», «Галактика», и 1 С-ТТрр-тгфиятт-трйО MS, EMS, SCM, CRM, и т.д.: включая собственные системы заказчика и бухгалтерские системы. Позволяет легко извлекать данные из любой системы и переводить их в любую другую систеьг,-' или базу. ERP, СКМсисте мы, «Галактика», «АнваСй&е» и др. <:•: 1 С:Управленне торговлей»
Требование к СУБД Ьйкйяж. шнйыгяййЕййоьр лн1ВМБВ2 MS SQL Server, ЕВМ DB2 Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database
Стоимость лицензии на 20 100 рабочих мест 104000,400000 17 0000,4 95 000 205000,440000
Рассмотри процесс работы информационной системы DIRECTUM.
Рис. 5 Регистрация договора
На данном этапе договору присваивается автоматически регистрационный номер.
Рис. 6 Связанные документы
Рис. 7 Согласование договоров
Все документы, относящиеся к договору, автоматически связываются с его карточкой.
Рис. 8 Этапы договора
Таким образом, важность договорной работы подчеркивает, что правило об оказании услуг носит обязательный характер и направлено в первую очередь на обеспечение интересов всех субъектов хозяйствования. Интересы контрагентов не всегда совпадают, и в случае невыполнения обязательств обе стороны могут понести убытки, как финансовые, так и физические и так далее. И, довольно часто, расход времени и сил на юридическое преследование контракта или договора либо может быть весьма обременительным, либо и вовсе окажется в окончательном счёте тщетным и напрасным. В таком случае все условия соглашения будут одинаково понятными для каждой стороны и не допустят произвольных, своеобразных интерпретаций соглашения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:
1. А.М. Вендров, Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник, М.: Финансы и статистика, 2012.
2. Автоматизация управления предприятием, В.В. Баронов и др., М.: ИНФРА-М, 2018.
3. Вахнин И. Правовые вопросы подготовки и заключения договоров, образующих договорную систему // Коммерческое право. 2018. N 14. С. 1-7.
4. ГОСТ 34.601-90 Информационная технология. «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы стадии создания».
5. ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы».
6. Информационные системы управления производственной компанией: учеб. пособие / А.Л. Рыжко, А.И. Рыбников, Н.А. Рыжко. - М.: Общество с ограниченной ответственностью Издательство ЮРАИТ, 2017.
7. Информационные технологии управления: Учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Г.А. Титоренко, 2-е издание, доп., М.: «ЮНИТИ-ДАНА», 2005.
8. Информационный менеджмент и системы автоматизации управления предприятием. Уч. пособ. под ред. Калачанов В.Д., Рыжко А.Л. - М.: изд-во Сбербанка РФ, 2002.
9. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнова, М.: «Финансы и статистика», 2015.
10. Пугинский Б.И. Теория и практика договорного регулирования. М., 2008; Вахнин И.Г. Техника договорной работы. М., 2009, и др
11. Пугинский Б.И. Теория и практика договорного регулирования. М., 2018
12. Экономика, организация производства и информационный менеджмент в оборонной промышленности: сб. ... на предприятии: учеб. пособие / В. Д. Калачанов, А. И. Рыбников, А. Л. Рыжко, А. К. Шилов. — М.: Доброе слово, 2006.
13. http://www.directum.ru/ - официальный сайт компании «DIRECTUM»
14. http://www.docsvision.com/ - официальный сайт компании «DocVision»
15. http://v8.1c.ru/doc8/ - официальный сайт компании «1С: Документооборот»
Demyanishnikov S.S.
Master's student Peoples' Friendship University of Russia named after Patrice Lumumba (Moscow, Russia)
Scientific advisor: Yampolskaya D.O.
Ph.D., Associate Professor Peoples' Friendship University of Russia named after Patrice Lumumba (Moscow, Russia)
DEVELOPMENT OF AN INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM FOR THE COMPANY'S CONTRACTUAL ACTIVITIES
Abstract: this article examines the current issues of digital influence on the economic sphere, its advantages and disadvantages, and also examines and analyzes the main digital information platforms for ensuring contractual activities.
Keywords: information systems, contractual activity, electronic document management, organization.
