ОБЗОР СУЩЕСТВУЮЩИХ ТИПОВЫХ РЕШЕНИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

Вестник магистратуры. 2019. № 6-3(93)

ISSN 2223-4047

Т Е Х Н И Ч Е С К И Е

НАУКИ

УДК 004

Ю.В. Ярошик

ОБЗОР СУЩЕСТВУЮЩИХ ТИПОВЫХ РЕШЕНИЙ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

В статье рассматриваются и сравниваются существующие типовые решения для управления электронным документооборотом, которые позволяют упростить работу с документами и сэкономить средства и время, а также создать эффективную среду управления и функционирования организации.

Ключевые слова: Электронный документооборот, безбумажное делопроизводство, программное обеспечение.

В последние десятилетия появились и получили широкое распространение новые инструменты для эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении для обработки и хранения управленческих документов. В частности, получили широкое распространение такие понятия, как электронный документ, электронно-цифровая подпись, системы электронного документооборота. Электронный обмен данными — это реальность, с которой сталкивается практически любая организация.

В данный момент широко распространены следующие типовые решения для осуществления электронного документооборота: DIRECTUM, DocsVision, 1С:Документооборот. Обратимся к обзору данных программных продуктов.

Так, система электронного документооборота DIRECTUM является полноценной системой управления корпоративным контентом (ECM-системой) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе технологии Workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия. К функциональным преимуществам системы DIRECTUM относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности

© Ярошик Ю.В., 2019.

Научный руководитель: Круглик Владимир Михайлович - доктор технических наук, профессор, Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники, Беларусь/

ISSN 2223-4047

Вестник магистратуры. 2019. № 6-3(93)

настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов. [1]

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Цена базовой корпоративной серверной лицензии DIRECTUM составляет 1170 белорусских рублей. Пакет 50 базовых клиентских лицензий — 8550 рублей.

В СЭД DocsVision поддерживается создание сложных поисковых запросов с помощью XML, а также распределение прав доступа к поискам. Для оперативного доступа к необходимому документу в DocsVision поддерживается полнотекстовый и атрибутивный поиск. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки. Система предоставляет единое хранилище документов. Есть возможность загружать новые документы вручную или с помощью потокового сканера со скоростью до 100 документов в минуту. [2]

Цена базовой корпоративной серверной лицензии DocsVision составляет 1417 белорусских рублей. Пакет 50 базовых клиентских лицензий — 15588 рублей.

Основные направления работы СЭД 1С: Документооборот — делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно расширять при помощи плагинов. Маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности. Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам. [3]

Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не поддерживается работа с документацией СМК. Также нет возможности вести личные папки пользователя.

Цена базовой корпоративной серверной лицензии 1С:Документооборот составляет 1117 белорусских рублей. Пакет 50 базовых клиентских лицензий — 8180 рублей.

Сравнение данных систем электронного документооборота представлено в нижеследующей таб-лице.1.

Таблица 1

Сравнение типовых СЭД_

DIRECTUM DocsVision 1 С:Документооборот

Страна - разработчик РФ РФ РФ

Клиент Web/Windows/Mobile Web/Windows Web/Windows/Mobile

Стоимость 9720 р. 17005 р. 9297 р.

Демоверсия Отсутствует Присутствует Присутствует

Поддержка бумажного документооборота Ведение номенклатуры дел, регистрация документов, движение и исполнение документов, поиск и анализ информации Ведение номенклатуры дел, формирование дел и томов, архивирование дел Ведение номенклатуры дел, журнал передачи

Приведенный обзор отражает ключевые особенности ведущих типовых систем электронного документооборота. Общий анализ показывает, что решение от компании 1С, несмотря на относительно небольшой срок нахождения на рынке программного продукта (версии КОРП), не уступает двум другим решениям по основным параметрам, является более технологичным и более привлекательным по цене. Явным плюсом решения также служит распространенность платформы «1С:Предприятие» и большое количество специалистов по поддержке.

Библиографический список

1. DIRECTUM - Электронный документооборот и управление взаимодействием [Электронный ресурс] Режим доступа: http://rosa-it.ru/products/directum/

2. Автоматизация делопроизводства на платформе DocsVision [Электронный ресурс] Режим доступа: https://docsvision.com/products/

3. 1С:Документооборот [Электронный ресурс] Режим доступа: http://misoft.by/lcdoc/

ЯРОШИК ЮРИЙ ВЛАДИМИРОВИЧ - магистрант, Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники, Беларусь.