CC BY
101
УДК 004.6
Выбор системы электронного документооборота для издательства «Детская литература»
В.И. Илчева, А.Ф. Иванько
Московский государственный университет печати имени Ивана Федорова 127550, Москва, ул. Прянишникова, 2А e-mail: [email protected], [email protected]
По данным DELPHI CONSULTING GROUP, только в США ежедневно появляется более 1 млрд страниц документов, а в архивах уже хранится порядка 1,3 трлн разных документов. Объем корпоративной текстовой информации удваивается каждые три года. Это означает, что для каждой организации вопросы оптимизации документооборота имеют главное значение.
По оценкам Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на поиск, согласование, создание и отправку документов, любой внутренний документ копируется в среднем до 20 раз и до 6% корпоративных документов безвозвратно теряется. Бесспорно, что эффективность работы организации в целом в значительной степени зависит от качества управления бизнес-процессами и документооборотом.
Системы электронного документооборота (СЭДО) давно стали решением этой проблемы для больших коммерческих организаций и органов государственной власти, однако средний и малый бизнес долгое время находился «без присмотра» соответствующих производителей. В последнее время ситуация стала меняться в лучшую сторону. Если прежде в автоматизации документооборота у нас были замечены только государственные структуры и большие предприятия, то в настоящее время в этот процесс все больше вовлекаются средние компании и даже
70
маленькие фирмы. Современные СЭДО уже дают ощутимый экономический эффект на предприятиях различного масштаба.
Что такое электронный документ, ДО, ЭДО, СЭДО? Существует много определений. Рассмотрим самые известные.
Электронный документ (ЭД) - это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, подходящей для восприятия человеком, а также для обработки в информационных системах или для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям.
Если анализировать это понятие, то следует, что ЭД - это информация в электронной форме, которая:
• удобна для восприятия человеком;
• может передаваться по телекоммуникационным каналам связи.
Поэтому можно сделать вывод, что ЭД представлен в электронном виде, может быть подписан электронной подписью и записан на магнитные, оптические или другие носители, что позволяет его быстро воспроизводить. ЭД отличается от бумажного документа тем, что его невозможно скрепить подписью или печатью. Эту функцию в нем выполняет электронная цифровая подпись (ЭЦП). Например, это может быть файл, записанный в текстовом редакторе и т.п.
Кроме того, ЭД могут быть формализованными, т.е., составленными в таком виде, что при помощи программных средств можно распознавать их содержимое, и не формализованными (скан-копия).
Документооборот представляет систему создания, передачи, приема, интерпретации, архивирования документов, контроля за их выполнением и защиты от неразрешенного доступа.
Электронныйдокументооборот (ЭДО) - это совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с осуществлением концепции «безбумажного делопроизводства».
Существуют несколько видов электронного документооборота: производственный, складской, управленческий, кадровый документооборот (процедуры кадрового учета), бухгалтерский, секретное и конфиденциальное делопроизводство, архивное дело (совокупность процедур архивного документооборота), и т.д.
СЭДО - это программное обеспечение, основными задачами которого являются организация и поддержка жизненного цикла электронных документов.
СЭДО появились сравнительно недавно и сейчас заняли свое место в информационной структуре организаций. Сначала в их задачу входила исключительно автоматизация документооборота. Это авто-
71
матизация не заменяла документных потоков, циркулирующих в организации.
Существуют несколько периодов эволюции СЭДО. Первый период начинается в 80-х годах XX века и продолжался практически до его конца. Второй период - это в середина 90-х годов. Компании начали создавать универсальные СЭДО, которые быстро масштабировались под нужды заказчиков. Технология создания конечного решения СЭДО состоит из двух этапов. На первом этапе создается унифицированное ядро СЭДО, а на втором этапе происходит внедрение, т.е. согласование процессов под нужды определенного заказчика. Такой подход снижает стоимость конечных решений, и обеспечивает возможности организационного и функционального масштабирования системы.
Качественно начал изменяться подход к автоматизации с конца XX века. В России появились новые подходы к управлению, которые позволили повысить его эффективность уже методологически. Вследствие этого появилось понятие менеджмента качества и, соответственно, процессный подход к управлению. Информационные системы мгновенно отреагировали на эти направления. В результате появилось понятие WorkFlow, т.е. поток работ, который представляет из себя отдельные экземпляры деловых документно-ориентированных процессов. Современные СЭДО характеризуются появлением процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭДО быстро и эффективно адаптироваться под нужды компаний. На российском рынке появились системы западных разработчиков, например, IBM Lotus, Documentum, которые ввели понятие ECM - enterprise content management (в переводе - управление информацией предприятия). СЭДО представляет часть от ЕСМ-систем и появилось четкое разделение: сам документ и его информационная составляющая (контент).
Первоначально СЭДО строилась на базе двухзвенной архитектуры (СУБД - приложение). К 2005 году: на базе трехзвенной архитектуры: СУБД - сервер приложений - интерфейс пользователя.
Сейчас стандартом современных СЭДО являются следующие сферы деятельности: общее делопроизводство, архивное делопроизводство, кадровое делопроизводство (приказ о приеме работника на работу, график отпусков, личная карточка работника, платное расписание), коллегиальная работа и управление взаимоотношениями с клиентами (CRM - consumer relationship management).
Самые популярные и распространенные СЭДО в России: DocsVision (DocsVision), Directum (Directum), Globus Professional (Проминфосистемы), 1С:Документооборот (1C), ДЕЛО (ЭОС), Босс-рефе-
72
рент (БОСС - Референт, ГК АйТи), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Реализованный взгляд на СЭДО - это опыт оценить возможности и готовность программных продуктов решать современные проблемы организации ЭД на предприятии. Серийные системы более надежны и их новые версии приобретаются с минимальными затратами для организации.
Можно сделать следующие выводы:
• существуют системы для работы только со структурированной информацией;
• применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов является эффективным;
• электронные сообщения являются оперативным, надежным и удобным средством документационного обеспечения управления;
• система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, контроль исполнения, их передачу, сохранение и быстрый поиск информации.
Для демонстрации возможностей современных СЭДО, была выбрана популярная СЭД iTs-Office. Самая лучшая СЭДО для пользователя, должна быть: многофункциональной; стабильной; легкой в освоении; быстрой; надежной.
Можно сказать, что соответствующие требования по уровню обработки массивов информации и оперативность работ по производственному обслуживанию вероятны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.
Во время электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые смогут наиболее эффективно управлять своей фирменной информацией.
Процесс выбора программного комплекса для ЭДО можно представить так.
Первый шаг: изучаем списки функциональных возможностей. Отправная точка - перечень функциональных возможностей системы. Издательство ведет интенсивную официальную переписку со своими подразделениями и другими организациями. Поэтому критична функция регистрации входящих писем от контрагентов и государственных органов. Рассматриваем разделы: «Описание решения», «Возможности», «Решаемые задачи» и пр. Хороший пример - это система ТЕЗИС. В ее разделе «Функциональность» - простой и понятный перечень основных возможностей, разделенный по функциональным блокам. Это сразу дает возможность составить представление о системе. Плохой
73
пример - это DocsVision. В ней информация о функционале рассредоточена по описаниям платформы, бизнес-решений, модулей и доработок сторонних производителей. Чтобы разобраться в таком объеме данных нужно время.
Второй шаг - нужно искать релевантные примеры использования. После того, когда мы выбрали функционал, нужно понять, как именно это реализовано. Как в рамках возможности согласования документов будут выполняться нужные операции.Хороший пример -это Verdox. В его разделе «Виртуальный тур» представлено множество кейсов, любой из которых - демонстрация соответствующего процесса с подробным описанием и картинками. Плохой пример - это система МОТИВ. Там написана статья о необходимости и актуальности документооборота. Описаны проблемы, но не предлагаются конкретные решения.
Третий шаг - изучаем и рассматриваем скриншоты. Хороший пример - это Optima Workflow. Здесь полноразмерные скриншоты сопровождаются подробным описанием того, что на них изображено. Плохой пример - это БОСС-Референт. Тут отсутствуют скриншоты. Так и не удается понять - как выглядит эта система.
Четвертый шаг - смотрим видеоролики. Это самый простой способ посмотреть решение в действии. Видеоролики иллюстрирует работу системы. Хороший пример - это снова ТЕЗИС. В разделе «Видеоматериалы» существует большое количество видеороликов. Плохой пример - это DocLogix. В ней отсутствуют какие-либо комментарии многое совершенно непонятно.
Пятый шаг - это демоверсия. Это - испытание системы в условиях тестирования в ситуациях, близких к реальным. Поэтому желательна демонстрационная версия или бесплатный пробный период. Хороший пример - это Verdox. Одна из систем, где демоверсия создается на лету, без установки, разговоров менеджеров и прочего. Плохой пример - не существует в открытом доступе демоверсии.
Шестой шаг - это ценник. Если функционал и технические требования нас устраивают, то сейчас самое главное - это стоимость. В нее включены прозрачность ценообразования и услуги внедрения. Хороший пример - это Optima Workflow. Нужно умножить количество пользователей на стоимость лицензии и прибавить единую стоимость видовых решений. Плохой пример - это Directum. У нее самый запутанный ценник - клиентские лицензии, серверные лицензии. У всех этих лицензий существуют три различные редакции, лицензии на дополнительные модули. Из-за этого нужно хорошо знать систему, чтобы самостоятельно собрать этот конструктор.
В табл. 1 представлен перечень некоторых из рассмотренных систем и субъективным мнением по каждому пункту.
74
Таблица 1
Рассмотренные системы субъективным мнением по каждому пункт
Название Список возмож- ностей Примеры исполь- зования Скрин- шоты Видео- ролики Демо- версия Ценообра- зование
Verdox *** *** ** * *** ***
Optima Workflow ** *** *** НЕТ ** ***
DocsVision * ** ** * *** *
ТЕЗИС *** НЕТ *** ** НЕТ **
МОТИВ * * ** ** ** ***
Directum * * ** *** НЕТ *
Е1 Евфат ** НЕТ * НЕТ * ***
БОСС- Референт ** НЕТ НЕТ НЕТ ** НЕТ
DocLogix * НЕТ НЕТ * * НЕТ
На основе представленной таблицы отдаем предпочтение системе Verdox, на основе которой будем проектировать систему ЭДО для издательства «Детская литература».
Библиографический список
1. Иванько А.Ф., ИванькоМ.А. Информационные технологии в издательском деле: учебное пособие. М., Изд-во МГУП имени Ивана Федорова, 2013. - 136 с.
2. Агальцов В.П. Информатика для экономистов : учебник / В.П. Агальцов, В.М. Титов - М.: Форум, 2011. - 447 с.
3. Алехина Г.В. Информатика. Базовый курс : учебное пособие / под ред. Г. В. Алехиной. - 2-е изд., доп. и перераб. - М.: Маркет ДС Корпорейшн, 2010. - 731 с.
4. ГудаА.Н. Информатика. Общий курс : учебник / А.Н. Гуда, М. А. Бутакова, Н. М. Нечитайло, А. В. Чернов ; под общ. ред. В.И. Колесникова. - 4-е изд. - М.: Издательско-торговая корпорация Дашков и К, 2011. - 399 с.
5. Информатика. Базовый курс / под ред. С.В. Симоновича. -2-е изд. - СПб.: Питер, 2011. - 639 с.
6. Макарова Н.В. Информатика и информационно-коммуникационные технологии. - СПб.: Питер, 2011. - 224 с.
7. Немцова ТИ, Назарова Ю.В. Практикум по информатике: учеб. пособие. Т. И. Немцова, Ю. В. Назарова. - М.: ИНФРА-М, 2011. -320 с.
75
8. Зайнудинов С, Землянский А. А., Тинякова В. И, Иванько А. Ф, Иванько М.А. Прикладные аспекты информационных технологий: учеб. пособие. - М.: Издательство РГАУ-МСХА им. Тимирязева, 2014. - 324 с.
9. Диплом: Управление системой документооборота на предприятии - URL: http://works.tarefer.ru/23/100048/index.html
10. ЕСМ-Журнал - URL: http://ecm-journal.ru/mustknow
11. Понятие электронного документа - URL: http://its.1c.ru/ db/eldocs#content:12:hdoc
12. Системы электронного документооборота - URL: https:/ /sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota
13. Современный электронный документооборот - URL: http://www.referatbank.ru/referat/preview/8972/referat-sovremennyy-elektronnyy-dokumentooborot.html
14. Электронный документооборот - URL: http:// www.docflow.ru/edu/glossary/detail.php?ID=27946
76
