CC BY
41
И.Г. Рзун
зав. кафедрой информатики и математики, к.физ.-мат.н., филиал Кубанского государственного университета
в г.Новороссийске I.G. Rzun
department chair of informatics and mathematics, KUBGU FGBOU VPO branch in Novorossiysk (kaf-im@nvr.kubsu.ru, 89887628638)
М.К. Мельник
студент, филиал Кубанского государственного университета
в г.Новороссийске М.К. Melnik
KUBGU FGBOU VPO branch in Novorossiysk (mactep4all@rambler.ru)
РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ АНАЛИЗА ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ
Аннотация. В статье рассмотрены средства анализа и обработки информации в бизнес-процессах. Наиболее значимым звеном в процессе моделирования является использование методология IDEF. Использование функциональной декомпозиции всего процесса автоматизации даёт анализ и оптимизацию разрабатываемой информационной системы.
Annotation. In article means of the analysis and information processing in business processes are considered. The most significant link in the course of modeling is use IDEF methodology. Use of functional decomposition of all process of automation gives the analysis and optimization of the developed information system.
Ключевые слова: бизнес-процесс, обработка информации, оптимизация потоков информации, язык диаграмм, базы данных, ER-моделирование, методология IDEF.
Key words: business process, information processing, optimization of flows of information, language of charts, databases, ER modeling, IDEF methodol-
°gy.
Последнее время наблюдается стремительный рост потока информации в сфере ведения бизнеса. В связи с этим возникает потребность электронного хранения и обработки данных. Практически все предприятия независимо от рода своей деятельности и размеров бизнеса используют современные технологии при совершении разного рода операций с информацией. Такой большой объем данных требует большой ответственности, компьютерной образованности и квалификации работников предприятия.
Эффективность и качество исполнения работы в организации напрямую зависит от корректности использования компьютерных технологий в процессе ее выполнения. Электронный учет и компьютерная обработка данных кардинально отличается от традиционных методов.
Компьютерный учет позволяет не только облегчить обработку информации, но и во много раз ускорить этот процесс, а также минимизировать вероятность человеческой ошибки. Это также позволяет оперативно получать данные для анализа финансового состояния предприятия. Большое количество обрабатываемой информации перерастает в качественный анализ, который может сыграть большую роль в неустойчивой и непостоянной экономической ситуации, которая характерна для настоящего времени.
Цель проекта состоит в разработке автоматизированной системы управления бизнес-процессами коммерческого предприятиями. В связи с поставленной цели были выделены следующие задачи:
-изучение основных теоретических аспектов автоматизации систем и проектирования баз данных;
- собрать и проанализировать информацию о предполагаемом объекте внедрения для последующей автоматизации системы управления;
- проектирование и конструирование интерфейса на базе «1С Предприятие
8.2»
Актуальность данного проекта заключается в том, что автоматизация системы управления позволяет решать необходимые задачи с минимальными потерями времени. Автоматизация процесса передачи и обработки информации позволит сократить время, требуемое на подготовку необходимых документов и отчетов, уменьшить количество времени, затрачиваемое на анализ текущей финансовой ситуации на предприятии.
Любому коммерческому предприятию свойственны хозяйственные операции, которые отражаются при ведении бухгалтерского учета. Данная информация хранится и используется по прямому назначению, то есть для предоставления налоговой, пенсионной и прочих обязательных видов отчетности, которые, в свою очередь, предоставляются в государственные органы. Однако накопленные данные можно использовать не только для предоставления отчетности в государственные органы, но и для анализа основных финансовых характеристик предприятия.
Ведение бухгалтерии подразумевает под собой занесение в базу данных соответствующей информации. Эта информация отражает хозяйственные операции на предприятии и, как следствие, напрямую связана с его экономическим состоянием. Указанная информация может быть использована для формирования отчетов о финансовом состоянии производства, которые в свою очередь позволят руководителю принять верное решение для улучшения производственных показателей. Эти решения могут включать в себя уменьшение каких-либо расходов, модернизация производства, перераспределение нагрузки с сотрудников или отделов...
Данная информация будет актуальна практически все время, так как она будет проходить несколько этапов контроля непосредственно на этапе внесения данных. Например, бухгалтер при занесении данных в информационную базу будет контролировать ввод всех значений, так как она будет использована для решения его круга проблем. В системе будем использовать полученную информацию, экспортируя ее непосредственно из хранилищ программного продукта. Бухгалтер может даже не знать о том, что занесенные им данные используются для каких-либо последующих калькуляций. Следующим этапом проверки слу-
жит непосредственный контроль системы. Все данные, введенные пользователем, должны удовлетворять определенному набору правил, заданных разработчиком или системой. В данном случае практически полностью исключается возможность появления в базе данных противоречивых или неправильных результатов.
Как следствие отсутствует необходимость набора новых сотрудников, которые будут заниматься введением и обработкой информации, дальнейшим выводом полученных данных. Система способна выполнять указанные операции самостоятельно в любое время по запросу пользователя. Кроме того, скорость работы программного продукта во много раз превышает скорость работы сотрудника, что позволяет формировать отчеты «на лету». Еще одним преимуществом является возможность формирования пользователем совершенно любого вида отчета, анализируя финансовое состояние фирмы в нужных ему разрезах.
Для дальнейшей разработки программного продукта, прежде всего, необходимо изучить теоретические аспекты построения баз данных. В общем случае под базой данных понимают хранилище структурированных данных, при этом данные должны быть непротиворечивы, минимально избыточны и целостны.
Реляционные базы данных представляют собой связанную совокупность таблиц-сущностей базы данных. Связь между таблицами может присутствовать напрямую в структуре, а может лишь подразумеваться на неформализованном уровне. Каждая таблица базы данных определяется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, событию или явлению, а столбцы атрибутам объекта, события, явления. На практике таблицы сущности именуются таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты полями базы данных.
Одним из главных преимуществ реляционных баз данных является возможность хранить логически сгруппированные данные в различных таблицах и создавать связи между ними, формируя, таким образом, единую базу. Такая структура данных позволяет свести избыточность данных к минимуму, облегчает их ввод и организацию запросов и отчетов.
С понятием базы данных тесно связаны понятия «схема данных» и «модель данных». Схема базы данных - её структура, описанная на формальном языке, поддерживаемом СУБД. Модель данных - это абстрактное, самодостаточное, логическое определение объектов, операторов и прочих элементов, в совокупности составляющих абстрактную машину доступа к данным, с которой взаимодействует пользователь. Эти объекты позволяют моделировать структуру данных, а операторы - поведение данных.
Для решения вопроса непонимания между различными сотрудниками, каждый из которых выполняет свою часть работы, необходимо применять в процессе обмена информацией между специалистами общую модель, которая не усложнена техническими подробностями и не допускает двойных толкований. Одним из примеров модели такого типа является модель "сущность-связь".
ER-моделирование представляет собой нисходящий подход к проектированию базы данных. Процесс моделирования начинается с выявления наиболее важных данных, называемых сущностями и связей между данными, которые должны быть представлены в модели. Затем в модель вносятся дополнительные сведения, например, указывается информация о сущностях и связях, называемая
атрибутами, а также все ограничения, относящиеся к сущностям, связям и атрибутам. ER-моделирование - это важный метод, которым должен владеть любой проектировщик базы данных.
Под сущностью на уровне ER-моделирования подразумевается набор сущностей, а не единственная сущность. Иначе говоря, слово «сущность» в ER-моделировании соответствует таблице, а не строке в реляционной среде. В ER-моделировании отдельная строка таблицы называется экземпляром сущности. Связь это ассоциирование сущностей. Сущности, участвующие в связи, называются участниками. Связи между сущностями всегда действуют в обоих направлениях. Связи между сущностями можно классифицировать как «один-к-одному», «один-ко-многим», «многие-ко-многим». Каждая из них используется строго в определенном случае, и неверное применение может привести к некорректной работе базы данных. Следующим этапом работы является анализ объекта внедрения, то есть выявление критически важных особенностей предприятия, которые могут повлиять на формирование структуры базы данных.
Одним из важных этапов формирования сложных информационных сетей является построение функциональных моделей создаваемых систем. Для решения данных задач будет использоваться популярная методология IDEF.
IDEF0 - методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов. Отличительной особенностью IDEF0 является её акцент на соподчинённость объектов. В IDEF0 рассматриваются логические отношения между работами, а не их временная последовательность (поток работ).
Стандарт IDEF0 представляет организацию как набор модулей, здесь существует правило - наиболее важная функция находится в верхнем левом углу, кроме того есть правило стороны:
- стрелка входа приходит всегда в левую кромку активности,
- стрелка управления - в верхнюю кромку,
- стрелка механизма - нижняя кромка,
- стрелка выхода - правая кромка.
На рисунке 1 можно увидеть элементы графической нотации ШЕБО.
1 Управление г
Вход Работа (функция) Выход
1 Механизм к Вызов
Рисунок 1. Элементы графической нотации 1DEF0
При разработке система представляется как совокупность работ и функций. Сначала проводится описание системы в целом и ее взаимодействие с окружающим миром, затем проводится декомпозиция - система разбивается на подсистемы, которые в свою очередь могут содержать некоторое количество подсистем - и так далее до достижения нужного нам уровня подробности.
На рисунке 1 представлена контекстная диаграмма работы информационной системы для анализа экономической эффективности предприятия.
ИСПОЛЬЗУЕТСЯ В:
АВТОР: ПРОЕКТ:
ЗАМЕЧАНИЯ: 1 23456 78 9 10
ДАТА: 06.02.2015| РЕВИЗИЯ: 12.02.2015
■ РАЗРАБАТЫВАЕТСЯ
ЧЕРНОВИК
РЕКОМЕНДОВАНО
ПУБЛИКАЦИЯ
ДАТА
КОНТЕКСТ: ВЕРХ
Классификаторы
V-
Документы
Учетная политика
Банковские выписки
ГОСТы
Информационная система для
анализа экономической эффективности предприятия
АО
Данные для печати
Отчеты
Обмены
Лица, занимающиеся финансовым анализом
Информационная система для анализа экономической эффективности предприятия
Номер: 1
Рисунок 2. Контекстная диаграмма \DEF0
Как мы видим, результат может содержать большое количество информации, которая впоследствии может быть использована на предприятии. Например, формирование макетов документов, необходимых для работы или создание отчетов для анализа эффективности предприятия. Данная информация также может использоваться для обмена с другими информационными базами для последующего применения или анализа.
В нашем случае интерес представляет именно оперативное формирование отчетов о финансовом состоянии предприятия. Ведь в настоящее время необходимо иметь возможность быстрого и эффективного способа получения информации о различных аспектах работы предприятия.
Для дальнейшего анализа необходимо произвести функциональную декомпозицию всего процесса работы предприятия до необходимого нам уровня, а именно - получения результатов из внесенных данных.
АВТОР: ДАТА: 11.02.2015|
ПРОЕКТ: Декомпозиция процесса РЕВИЗИЯ: 12.02.2015
автоматизации ЗАМЕЧАНИЯ: 1 2345678910
РЕКОМЕНДОВАНО
ПУБЛИКАЦИЯ
/ /
,__ Бухглатер Проверка
целостности
А1 А2
Стандартизированный вывод
А7
Обработка данных для анализа
А4
7-
Пользовательские настройки
А6
Отчет А8
Рисунок 3. Диаграмма декомпозиции на уровне обработки
Из диаграммы видно, что стандартный блок бухгалтерского учета остается нетронутым, все вычисления происходят параллельно и не затрагивают результат основных расчетов. Это обеспечивается использованием информации из единого хранилища. Проверка целостности выполняется еще на этапе внесения данных, что позволяет быть уверенным в верности вывода данных для отчета.
Реализацию данного проекта удобно реализовать на платформе 1С: Предприятие 8.2. Так как на предприятии данный программный продукт используется для ведения бухгалтерского учета, то сразу снимается вопрос ввода данных, которые потребуются для дальнейшего расчета. Платформа также проведет проверку корректности ввода данных благодаря механизмам, встроенным в нее. Еще одно преимущество использования данного продукта - разработка прикладного решения не требует никаких затрат, так как оно выполняется уже на готовой платформе, которая может подвергаться изменениям.
Информация, поступающая в обработку, берется из различных регистров, существующих в самой системе. Дальнейший вывод отчета может быть настроен таким образом, чтобы пользователь был в состоянии самостоятельно решить, какие данные ему необходимо получить.
В результате оптимизации была разработана автоматизированная система, которая позволяет оперативно получать информацию о финансовом состоянии предприятия и рещает поставленные задачи перед компанией.
На данный момент рынок в этой сфере деятельности заполнен продуктами, осуществляющими решение общих проблем в управлении финансами. Однако часто возникает необходимость скорректировать и усовершенствовать продукт для более эффективного распределения ресурсов. Следовательно, на данный момент на рынке всегда остается место для данного вида деятельности. Отсутствие прямых конкурентов на рынке обусловлено отсутствием дополнительных затрат на приобретение лицензий на продукт, так как данный проект будет
разработан на базе лицензионной системы «1С: Предприятие».
Также отсутствует необходимость в каком-либо специализированном оборудовании или платном программном обеспечении, что делает разработанный проект коммерчески выгодным для предприятия. Для разработки необходимого продукта необходима лишь платформа «1С: Предприятие», которая уже имеется на предприятии. В данном случае оплачивается лишь разработка продукта. В процессе разработки данного проекта отсутствуют какие-либо риски разработки или деловые риски вследствие конкретно определенных цели и задач для ее достижения.
Список источников:
1. Старкова О.Н., Старков И.С., Рзун И.Г. // Информационные ресурсы и интеллектуальные активы современого предприятия // Журнал актуальной научной информации «Экономика и предпринимательство», № 9(50), 2014, с. 6-12.
2. Рзун И.Г. // Автоматизация учета заявок транспортного предприятия // Естественно-гуманитарные исследования. 2014. № 3 (5). С. 6-13.
