CC BY
5УДК 651
И.В. Миллер
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МБОУ «ВАРЬЕГАНСКАЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ СРЕДНЯЯ ШКОЛА» (НИЖНЕВАРТОВСКИЙ РАЙОН, ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА)
В статье рассматривается система распорядительной документации муниципального бюджетного образовательного учреждения «Варьеганская общеобразовательная средняя школа» (поселок Варьеган, Нижневартовский район, Ханты - Мансийский автономный округ - Югра). Анализируется состав документов, их содержание и оформление.
Ключевые слова: система документации, управленческие документы, распорядительные документы, документационное обеспечение управления, документирование, образовательное учреждение, приказы.
Распорядительная документация принадлежит к основным системам управленческой документации учреждений и организаций любых форм собственности. Распорядительные документы содержат решения, идущие от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
Автором были исследованы распорядительные документы МБОУ «Варьеганская общеобразовательная средняя школа» (пос. Варьеган, Нижневартовский район). Система распорядительной документации средней школы была изучена по следующим видам документов: приказы по основной деятельности в количестве - 30, приказы по личному составу в количестве - 20.
С учетом сферы своего действия распорядительные документы средней школы относятся к правовым актам учреждения.
Документирование управленческой деятельности МБОУ «Варьеганская общеобразовательная средняя школа» осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами федерального и регионального уровней, равно как и на основе локальных документов - Устава образовательного учреждения [1] и Инструкции по документационному обеспечению [2].
Основаниями для издания распорядительного документа в анализируемом образовательном учреждении могут быть следующие случаи:
1. Необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов, а также ранее принятых решений МБОУ «Варьеган-ская ОСШ».
2. Необходимость осуществления собственной исполнительно - распорядительной деятельности, вытекающей из функции и задач образовательного учреждения.
В основном, распорядительная система анализируемого учреждения представлена приказами двух видов - по основной деятельности и по личному составу. Согласно Инструкции по документационному обеспечению, под приказом понимается локальный распорядительный акт, издаваемый руководителем учреждения, а в его отсутствие лицом, временно исполняющим его обязанности, в целях решения организационных, кадровых и других основных вопросов деятельности образовательного учреждения [2].
Приказы по организации работы средней школы или службы по вопросам финансирования, планирования, отчетности, снабжения и другим производственным вопросам относятся к
© И.В. Миллер, 2014.
ISSN 2223-4047
Вестник магистратуры. 2014. №2(29).
приказам по основной деятельности [3]. Проекты приказов подготавливаются различными службами по поручению директора средней школы или по собственной инициативе.
Анализ приказов показал, что текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, что соответствует стандартам на документацию. В констатирующей части приказов данной школы кратко излагаются цели и задачи, послужившие основанием для издания приказа. Эта часть приказа начинается словами и словосочетаниями - «В целях..», «В соответствии с ... », «Во исполнение...» и т.д. Во второй (распорядительной) части приказов данной школы излагаются поручения. Главное требование к тексту этой части приказа в основном соблюдено - наличие четких и ясных формулировок, не допускающих различных толкований.
В каждом пункте приказа указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.
Анализ показал, что наименование должности лица, подписавшего документ, указывается от левой границы текстового поля, отделяется от текста двумя интервалами. Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности, последняя буква фамилии граничит непосредственно с правым полем.
В МБОУ «Варьёганская ОСШ» приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке учреждения и содержат следующие реквизиты [3]: наименование организации, наименование вида документа, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий, указываются документы, в которых это обоснование изложено. Распорядительная часть приказа начинается распорядительным словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое напечатано прописными буквами без кавычек с новой строки с учетом абзацного отступа. Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых должно быть выделено в отдельный пункт.
Список визирующих лиц оформляется на оборотной стороне последнего листа приказа. После подписания приказа ему присваивается регистрационный номер. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах календарного года (№ 1, № 2 и т.д.). Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан иной срок введения его в действие.
Проанализировав приказы МБОУ «Варьёганская ОСШ», необходимо выявить следующие отклонения: 1. реквизит «справочные данные» в распорядительных документах не проставляется; 2. неправильно расположены некоторые реквизиты: регистрационный номер приказа, дата и документа; 3. текст печатается через один межстрочный интервал, что не соответствует правилам оформления документов; 4. преамбула приказов завершается словом «приказываю», которое печатается в разрядку.
Приказы по личному составу в Варьеганской школе имеют унифицированную форму. В соответствии с постановлением № 26 от 06.04.2001 Госкомстата России, существует 17 форм приказов по личному составу. Все они имеют электронную форму и заполняются на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и подписи руководителя.
При подготовке приказов о приеме на работу (№ Т-1), переводе на другую работу (№ Т-5), предоставлении отпуска (№ Т-6), прекращении трудового договора (№ Т-8) также используются унифицированные формы этих документов, утвержденные в установленном порядке. Приказы по личному составу подписываются руководителем в соответствии с установленным в учреждении порядком. Приказы по личному составу регистрируются и рассылаются специалистом по кадрам.
Обязательными реквизитами приказа по личному составу являются: наименование организации - автора, название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту. Распорядительная часть излагается в повелительной форме от первого лица, единственного числа и начинается словами «принять на работу», «перевести на другую работу» и т.д.
В тексте приказа о приеме на работу указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, структурное подразделение должность, условия приема на работу, оклад, северная надбавка, испытательный срок, основание для данного приказа, подпись и визы.
Подписанный руководителем учреждения приказ объявляют работнику под подпись. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.
Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в отделе делопроизводства, приказов по личному составу - в отделе кадров. В соответствии с инструкцией, после 2-х лет хранения в службах анализируемого учреждения документы передаются в его архив [2].
Таким образом, распорядительная документация МБОУ «Варьёганская ОСШ» представлена приказами, основаниями для издания которых является необходимость исполнения принятых нормативных правовых актов и необходимость осуществления собственной распорядительной деятельности. Содержание текстов приказов и расположение реквизитов не всегда соответствует государственным стандартам на документацию. Имеются расхождения с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти в оформлении текста: не соответствует шрифт реквизитов, размер интервалов, недочеты в оформлении элементов отдельных реквизитов.
Библиографический список
1. Устав муниципального бюджетного образовательного учреждения «Варьеганская общеобразовательная средняя школа» (новая редакция). Утвержден Решением Общего собрания трудового коллектива МБОУ «Варьеганская ОСШ». Приложение к постановлению главы Нижневартовского района от 29 октября 2011 г. № 1381. Варьеган, 2011.
2. Инструкция по документационному обеспечению МБОУ «Варьеганская ОСШ». Утверждена приказом директора МБОУ «Варьеганская ОСШ» от 20 марта 2009 г. № 138.
3. Приказ МБОУ «Варьеганская ОСШ» « О ....» от 27.01.2011 № 16-о.
МИЛЛЕР Ирина Валерьевна - магистрант, направление подготовки «Документоведение и архивоведение», Нижневартовский государственный университет.
