CC BY
6
УДК 655
Косинова Н.А. студент магистратуры 3 курс, факультет «Экономики и процессов управления» ФГБОУ ВО «Сочинский государственный университет»
Россия, г. Сочи
ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В РЕДАКЦИОННО-ИЗДАТЕЛЬСКОМ
ЦЕНТРЕ ВУЗА
Аннотация: В статье рассматриваются вопросы, связанные с переходом на использование электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в редакционно-издательском центре вуза.
Ключевые слова: редакционно-издательский центр (РИЦ), документооборот, информационные технологии, автоматизация.
Kosinova N.A. master student
3rd year, Faculty of Economics and Management Processes
Sochi State University Russia, Sochi
WAYS OF THE SYSTEM IMPROVEMENT OF DOCUMENT MANAGMENT IN THE PUBLISHING CENTER OF THE UNIVERSITY
Annotation: The article discusses issues related to the transition to the use of electronic document management and office automation at the university's publishing center.
Key words: publishing Center, document management, information technology, automation.
Деятельность, касающаяся управления в нашей стране, реализуется непосредственно через документацию, которая в свою очередь есть источник и результат такой деятельности. Работа с документацией имеет тесную связь с главным производственным процессом организации.
Важнейший недостаток классического управления документами -отсутствие возможности централизованного отслеживания передвижения документов учреждения в режиме реального времени. Чтобы это реализовать требуются колоссальные трудозатраты как на подробное ведение журналов и картотек всех подразделений, так и на быстрое централизованное объединение всей информации. Отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию
проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.
В связи с этим возникают такие проблемы как:
• невозможность отследить движение документов из-за отсутствия единой электронной системы;
• утеря документов в связи с большим документопотоком и сложной структурой организации (маршрутизаторы устарели);
• слишком затянутая процедура согласования, что приводит к нарушению сроков предоставления необходимых документов;
• дублирование документации;
• отсутствие своевременного контроля.
Развитие современных компьютерных технологий нашло отражение во всех сферах жизнедеятельности общества. Сегодня ни одно предприятие не работает без компьютеров, которые содержат различные программы, позволяющие не только ускорять процесс производства, но и существенным образом экономить рабочее время. Особенно это очевидно в работе полиграфических предприятий и издательств. Не так давно газета или книга макетировалась почти вручную и только на специализированной полиграфической технике, то сегодня этот процесс значительно упростился благодаря информатизации. Любое издательство, обладая стандартным набором компьютерных программ, может самостоятельно не только макетировать, но и подготавливать печатное издание к процессу производства.
Залогом успешной работы редакционно-издательского центра всегда является эффективная деятельность служащих. Но для качественного обслуживания потребностей клиентов устаревшие методы обработки информации уже не являются наилучшими. Сегодня необходимо иметь доступ к информационным ресурсам и сократить временные затраты на решение задач, не связанных с обслуживанием клиентов.
Отсутствие необходимости вручную тиражировать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри отдела и вуза, контролировать порядок передачи конфиденциальных сведений существенным образом снижает трудозатраты делопроизводителей. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами существенно повышает качество работы исполнителей, делает сроки подготовки документов более прогнозируемыми и управляемыми.
Совместное использование систем электронного документооборота (СЭД) и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.
Объем оборота документов, количества изданий научной и учебной литературы в университете с каждым годом растет и обычно слишком
большой, поэтому загораживает, заменяет основную деятельность. Это связано с развитием вуза, переходом на двухуровневую систему высшего образования и трансформацией специальностей. Следовательно, автоматизация документооборота существенно повысит эффективность деятельности РИЦ. Не следует забывать, что бумажный оборот документов вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные документы по -прежнему будут издаваться в бумажном виде.
На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий ассортимент СЭД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.
К видам работ, выполняемых автоматически, можно выделить одно из наиболее значимых для РИЦ вуза - создание плана издания на следующий календарный год. Графы заполняются по типу: подразделение, название издания, автор, вид издания, объем в учетно-издательских листах, дата предоставления, а также тираж. Руководитель центра, а также сотрудники могут отслеживать информацию о ходе реализации плана, отмечать предоставленные в срок работы, а также не предоставленные вовсе. Также, удобным и немаловажным плюсом является то, что в конце года при подведении итогов система электронного документооборота даст возможность получить разные формы отчетности такие как, общий коэффициент выполненной работы по плану, исполнение сроков предоставления работ, информацию о задержках со стороны авторов и сотрудников центра. СЭД позволяет отследить все этапы прохождения рукописей от стадии «принято в работу» до стадии «передано на склад». Индивидуальная учетная запись ответственного позволяет изменять, добавлять, а также удалять данные на этапе формирования плана.
Помимо формирования плана издания, СЭД позволяет заполнять заявки на издание, акты и лицензионные договора внутри системы. Передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно. Система сохраняет информацию о всем жизненном цикле документа, а также пользователях, ответственных за данный документ, что позволяет отследить стадию работы и своевременно найти документ, не потеряв его.
Проблемы автоматизированного документационного обеспечения на сегодняшний день не скоординированы, чтобы приступить к их грамотному и постепенному устранению. Главная проблема - это низкий уровень подготовки специалистов. Для ее решения следует: отправлять сотрудников на подготовку и переподготовку по программам, направленным на обучение ведению электронного документооборота; проводить семинары и регулярно знакомить сотрудников с изменениями в законодательстве, касающемся информационных технологий в управлении.
Развитие и применение информационных технологий в редакции позволит постоянно предоставлять информацию по запросу авторов, а также других отделов университета; обработать огромные массивы документации,
проходящие через центр, в том числе и архивные данные; повысить качество работы сотрудников и сократить время на поиск нужных документов; дублирование документов также сойдет на нет.
Использованные источники:
1. Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение [текст]: учебник / В. И. Андреева. - М.: Издательство КНОРУС, 2017. - 256 с.
2. Басаков М. И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [текст]: учебник / М. И. Басаков. — изд. 14-е, исправленное — Ростов н/Д : Феникс, 2014. — 376 с.
3. Басовская Е. Н. Делопроизводство [текст]: учебное пособие / Е. Н. Басовская, Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Е. М. Емышева. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 256 с.
4. Белов С. П. Подготовка предприятий к внедрению систем электронного документооборота [текст]: монография / С. П. Белов. - М.: Мир науки, 2016. - 210 с.
5. Доронина Л. А. Основы делопроизводства в государственном и муниципальном управлении [текст]: учебник / Л. А. Доронина. - М.: КноРус, 2018. - 360 с.
6. Миронова Г.В., Ершов А.К., Осипова Г.И. Сперанская Н.М., Кондрусь Е.А. Организация полиграфического производства. - М.: МГУП, 2002. -352с.
7. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2001. №1. С. 29-34.
